Beste Spesenverwaltungssoftware für E-Commerce-Unternehmen

Wie ein Archäologe, der die Wüste durchkämmt, graben Sie schließlich diesen Google Ads-Beleg vom letzten März aus, der in den Tiefen Ihres Posteingangs vergraben ist. „Nur noch sechs übrig“, sagen Sie sich, während Sie das lange verschollene Artefakt in Ihre Buchhaltungssoftware hochladen.

Wir alle kennen den Schmerz, Belege von mehreren Anzeigenplattformen zu suchen und sie mit unseren Ausgaben abzugleichen. Aber der größte Teil dieser Frustration und Zeitverschwendung lässt sich mit der richtigen Spesenverwaltungssoftware vermeiden.

Viele Ausgaben, die in E-Commerce-Unternehmen üblich sind, werden von Spesenmanagement-Apps nicht wirklich als Ausgaben betrachtet. Diese Apps konzentrieren sich in der Regel auf allgemeine Geschäfts- und Reisekosten. Während auch E-Commerce-Unternehmen diese Ausgaben tragen, sind branchenspezifische Ausgaben wie Anzeigeneinnahmen und Zahlungen für mehrere Plattformen schwerer nachzuverfolgen.

Das macht es schwierig, eine gute All-in-One-Lösung zu finden, die den Nuancen des E-Commerce-Kostenmanagements gerecht wird. Um die manuelle Arbeit zu reduzieren, die Sie in die Verwaltung von Ausgaben investieren, und wertvolle Zeit für die Arbeit an Ihrem Unternehmen freizusetzen, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über Ihre Ausgaben?
• Würde Ihnen die Automatisierung der Quittungssammlung Zeit und Mühe sparen?
• Verfügt Ihre Software über die Vielfalt an Integrationen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein?
• Können Sie Ihre Ausgaben nach bestimmten Anbietern aufteilen?

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Softwareoptionen für das Ausgabenmanagement auf dem heutigen Markt

Es gibt eine große Auswahl, wenn es darum geht, eine gute Spesenverwaltungssoftware zu finden. Es gibt zwar einige Plattformen mit großartigen Funktionen, die für E-Commerce geeignet sind, aber sie sind nicht speziell auf die Bedürfnisse von E-Commerce-Unternehmen zugeschnitten. Schauen wir uns einige der Konkurrenten an.

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SAP stimmt überein

Bei SAP Concur geht es darum, Prozesse zu optimieren, um Effizienzeinsparungen zu erzielen, wobei der Schwerpunkt auf der Eliminierung manueller Dateneingaben, verlorener Quittungen und nicht geltend gemachter Mehrwertsteuerrückerstattungen liegt. Daher ist es vielleicht am besten für größere Organisationen geeignet.

• Erfassung und Übermittlung von Belegen über eine native App
• Automatisierte Spesenregeln für unternehmensweite Konsistenz
• Synchronisiert mit Datenfeeds von Banken, Kreditkarten und einigen Drittanbietern
• Automatische Spesenprüfungsprozesse
• Intelligentes Dashboard, um Ausgaben anhand von Budgets zu verfolgen

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Brex

Obwohl sich Brex nicht nur an E-Commerce-Marken richtet, richtet es sich an technologieorientierte Unternehmen, sodass es Überschneidungen mit E-Commerce gibt. Das direkte Spesenverwaltungsprodukt gibt es schon seit einiger Zeit, und es hat kürzlich seine Ausgabenverwaltungssoftware auf den Markt gebracht.

• Automatischer Quittungsabgleich, nachdem die Quittungen per E-Mail oder Text gesendet wurden
• KI-gestützte Anomalieerkennungsfunktion
• Synchronisiert Daten aus mehreren Quellen für den automatischen Kostenabgleich
• Globale Spesenerstattungen in lokalen Währungen
• Benutzerdefinierte Ausgabenberichte, um zu sehen, wo Einsparungen erzielt werden können

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Zoho-Ausgaben

Zoho Expense ist die App zur Verfolgung von Geschäftsausgaben aus der Zoho-Suite von Business-Tools, was bedeutet, dass sie in die anderen Finanzmanagement-Apps von Zoho integriert werden kann. Es ist eine sehr preisgünstige Plattform, die sich für die Abwicklung aller Aspekte des Ausgabenmanagements und der Berichterstattung für KMU eignet.

• Scannen Sie Quittungen über iOS oder Android
• Automatisierte Spesenabrechnung
• Ziehen Sie Kreditkarten-Feeds ein und automatisieren Sie die Abstimmung
• Vereinfachte und automatisierte Genehmigungsprozesse
• Integrierte Kaufanfragen für mehr Kontrolle über Ausgaben

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Aufwenden

Expensify ist eine App, um unterwegs den Überblick über Geschäftsausgaben zu behalten. Die meisten Spesenverwaltungsfunktionen können auf Ihrem Telefon ausgeführt werden, während eine Reihe praktischer Integrationen dazu beitragen, Prozesse rund um das Hochladen und Zuordnen von Belegen zu automatisieren und zu rationalisieren.

• Belegscanner in der nativen App
• Kreditkartenimporte mit automatischer Belegzusammenführung
• Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für Spesenrichtlinien
• Integriert sich in Sage, QuickBooks, Xero und Oracle
• Belegintegrationen mit Uber, Trainline, The Parking Spot und mehr

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QuickBooks

Eine der vielen Funktionen der intelligenten Buchhaltungssoftware QuickBooks ist das integrierte Spesenverwaltungstool. Es gibt offensichtliche Vorteile, wenn Ausgaben über Ihre Buchhaltungsplattform abgewickelt werden. Seine Funktionen wurden nicht speziell für E-Commerce entwickelt, aber viele von ihnen lassen sich auf E-Commerce-Unternehmen übertragen.

• Automatische Organisation und Zuordnung von Belegen zu Transaktionen
• Verbinden Sie Ihre Bank- und Kreditkarten-Feeds
• Sofortige Sortierung der Ausgaben in die richtige Steuerkategorie
• Machen Sie ein Foto von Belegen und senden Sie diese per E-Mail an Ihr QuickBooks-Konto
• In-App-Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter

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So handhaben Sie das E-Commerce-Ausgabenmanagement

Der beste Weg, um mit minimalem Zeitaufwand den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten, besteht darin, in eine Plattform oder App zu investieren, um die Geschäftsausgaben im Auge zu behalten. Die richtige Software für Ihr Unternehmen hängt von der Art der Ausgaben ab, die Ihnen normalerweise entstehen.

Für die meisten E-Commerce-Unternehmen umfasst dies:

• Automatisches Gruppieren von Ausgaben auf sinnvolle oder logische Weise
• Reduzierung der Zeit, die benötigt wird, um eine Quittung von einem Posteingang oder Konto dorthin zu bringen, wo sie benötigt wird
• Automatisierung der Erfassung und des Imports von Belegen von häufig genutzten Plattformen und Anbietern
• Zeitersparnis beim Herunterladen und Zuweisen von Google Ads-Belegen

Die Software und Apps, die wir oben vorgestellt haben, haben großartige Funktionen und kreuzen einige der Kästchen an, aber keine davon ist ausschließlich auf E-Commerce ausgerichtet. Deshalb müssen wir unseren Hut in den Ring werfen…

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Juni

Wir wissen, dass es schwierig ist, eine All-in-one-Lösung für das Spesenmanagement zu finden. Aus diesem Grund sind wir große Fans von Software, die Ihnen hilft, die gesamte Bandbreite an Plattformen zu integrieren, die Sie für die erfolgreiche Führung Ihres Unternehmens benötigen. Das ist auch der Grund, warum unsere Plattform so aufgebaut ist.

Karten auf den Tisch: Juni ist keine Spesenmanagement-Software. Aber es geht uns nur darum, die finanziellen Bedürfnisse von E-Commerce-Unternehmen zu erfüllen, was bedeutet, dass es erhebliche Überschneidungen gibt.

Alles, was wir tun, ist darauf ausgerichtet, Ihre Bedürfnisse als Inhaber eines E-Commerce-Unternehmens zu erfüllen. Wenn die meisten Ihrer Ausgaben aus Medienkäufen und Online-Transaktionen bestehen, bietet Ihnen Juni viele Dinge, die Sie von einer Ausgabenverwaltungssoftware benötigen. Werfen wir einen Blick auf einige von ihnen.

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Ausgabenübersicht in Echtzeit

Juni zieht alle Transaktionen aus Ihren Bank-Feeds, Kreditkartentransaktionen, Zahlungs-Gateways, Werbenetzwerken und anderen Konten in ein einziges Dashboard. Das bedeutet, dass Sie Ihre Ausgaben ganz einfach an einem Ort verfolgen können.

Sie können auch Quittungen an Transaktionen anhängen, um alles für Ihren Buchhalter oder Ihr Finanzteam vorzubereiten.

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Mehrere virtuelle Karten

Mit der sofortigen Erstellung virtueller Karten und so vielen Karten, wie Sie benötigen, hilft Juni Ihnen, Ihre Ausgaben am Zeitpunkt der Ausgabe zu verwalten. Weisen Sie eine Karte Ihren Google Ads-Ausgaben, eine andere Facebook-Werbung und eine dritte Amazon zu. Behalten Sie den Überblick über Abonnements, indem Sie eine Karte Shopify, eine andere Klaviyo und eine dritte Yotpo zuweisen.

Oder folgen Sie dem Beispiel des Elektronikhändlers Boltshop und erstellen Sie für jeden Lieferanten eine eigene Karte. Auf diese Weise lassen sich alle Ausgaben, die sich auf einen bestimmten Lieferanten beziehen, einfach kategorisieren. „Juni hat uns enorm dabei geholfen, ein neues Maß an Kontrolle über unser Geschäft zu erlangen“, sagt Mitgründer Max Bekink.

Teilen Sie Ihre Ausgaben so auf, wie es für Sie am besten geeignet ist, sodass alle damit verbundenen Ausgaben sofort auf einer einzigen Karte zusammengefasst sind.

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Gruppen- und Benutzerberechtigungen und -kontrollen

Geben Sie Einzelpersonen oder Gruppen von Mitarbeitern ganz einfach die Erlaubnis, bestimmte Karten zu verwenden, damit Sie kontrollieren können, wer für welche Karten Geld ausgeben kann.

Sie können auch Limits für bestimmte Karten festlegen, Genehmigungsabläufe für Ausgaben erstellen und Notizen hinzufügen, um Ausgaben zu klären.

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Bis zu 40 Konten mit mehreren Währungen

Erstellen Sie so viele IBAN-Konten, wie Sie benötigen, als zusätzliche Möglichkeit, die Ausgaben zum Zeitpunkt der Ausgabe aufzuschlüsseln. Holen Sie sich IBAN-Konten in GBP, EUR, USD und SEK*, damit Sie in der Währung ausgeben können, die am sinnvollsten ist, und gleichzeitig alle Transaktionen in jeder Währung für eine einfache Ausgabenverfolgung sofort gruppieren. Erstellen Sie bis zu zehn Konten für jede Währung.

*SEK-Konten derzeit nur für in der EU ansässige Unternehmen verfügbar.

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Automatischer Belegabgleich von Google Ads

Die vielleicht größte Zeitverschwendung für E-Commerce-Unternehmen, wenn es um das Ausgabenmanagement geht, sind Google Ads-Belege. Posteingänge durchsuchen, sich zum Google Ads-Dashboard durchklicken, Rechnungen und Quittungen herunterladen und diese Kartentransaktionen zuweisen. Es ist ein großer Verwaltungsaufwand, wenn Sie eine große Anzahl von Transaktionen zu bewältigen haben. Die Google Ads-Integration und der automatische Belegabgleich von Juni sparen Ihnen sofort einen großen Teil dieser Zeit.

Entdecken Sie, wie Juni Ihnen noch heute mehr Zeit sparen kann