Business-Kommunikationstools: Top-Lösungen für den Teamerfolg

Wenn einfache E-Mails, Anrufe, Chats und Besprechungen Ihr Unternehmen entscheidend beeinflussen können, sind außergewöhnliche Kommunikationstools ein Muss.

Was ist also die ideale Plattform für die Geschäftskommunikation? Die Wahrheit ist, dass es keine Einheitslösung gibt, aber es gibt einige, die nahe kommen.

Von KI-Add-ons über asynchrone Funktionen bis hin zu remote-freundlichen Funktionen – das Meer an Kommunikationstools ist riesig und überfüllt. Aus diesem Grund haben wir die besten zusammengestellt, die den Anforderungen der dynamischen verteilten Arbeitsumgebungen von heute gerecht werden.

Diese Tools sind wegweisend und stärken diejenigen, die sie nutzen. Doch zunächst wollen wir sehen, warum Geschäftskommunikation so wichtig ist.

Warum Geschäftskommunikation wichtig ist

Unter Geschäftskommunikation versteht man den Informationsfluss innerhalb und außerhalb einer Organisation. Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams, Führungskräften und externen Parteien, um Unternehmensziele zu erreichen.

Effektive Geschäftskommunikation kann Vertrauen aufbauen, die Produktivität maximieren und die Mitarbeiterbindung innerhalb von Teams erhöhen. Unterdessen sind Kommunikationsstörungen oft die Ursache für verpasste Erwartungen. Es geht in beide Richtungen.

Laut McKinsey kann schlechte Kommunikation den Erfolg von Geschäftsprojekten erheblich beeinträchtigen. Eine Umfrage ergab, dass 44 % der Führungskräfte Kommunikationsbarrieren im Team mit Projektverzögerungen und -ausfällen in Verbindung brachten und 18 % Fehlkommunikation für entgangene Umsätze verantwortlich machten, die sich manchmal auf Hunderttausende Dollar beliefen. Diese Erkenntnisse verdeutlichen die entscheidende Rolle effektiver Kommunikation für den Geschäftserfolg und die hohen Kosten, die mit Kommunikationsausfällen verbunden sind.

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Der aktuelle Stand der Geschäftskommunikation

Um die richtigen Tools auszuwählen, untersuchen wir zunächst, wie Teams kommunizieren. Basierend auf einer Studie von Project.co sieht die Teamkommunikation derzeit so aus:

• 31 % nutzen E-Mail.
• 30 % nutzen Team-Messaging-Tools wie Slack.
• 15 % nutzen Projektmanagement-Tools.
• 7 % kommunizieren per Telefon.
• 7 % kommunizieren von Angesicht zu Angesicht.

Viele Unternehmen führen dauerhaft Remote-Arbeit ein; Diese Einstellung bringt jedoch zusätzliche Kommunikationshindernisse mit sich, darunter Zeitverschwendung, verpasste Nachrichten, Burnout, fehlende Dateien, schlechte Kundenerfahrung und Kundenabwanderung.

Wenn Sie als Geschäftsinhaber mit Herausforderungen im Kommunikationsmanagement in einer Remote-Umgebung zu kämpfen haben, sind Sie nicht allein. Über 70 % der Unternehmen haben im vergangenen Jahr neue Tools eingeführt, um die Organisation, Kommunikation und Verwaltung von Projekten zu unterstützen.

Im Jahr 2024 gehen Unternehmen dazu über, einheitliche Kommunikationstools einzuführen, die Unsicherheiten reduzieren, die Entscheidungsfindung verbessern und die Bedürfnisse von Remote-Teams vollständig unterstützen. Diese Tools integrieren KI, asynchrone Kommunikation und verschiedene Geschäftskanäle und bieten eine zuverlässige, effektive und ansprechende Möglichkeit, die Kommunikation der Belegschaft zu verbessern.

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Am besten bewertete Tools für die Geschäftskommunikation

1) Nextiva

Nextiva ist ein Gartner-Award-Gewinner und zeichnet sich als erstklassige Plattform für Geschäftskommunikation aus. Durch die effiziente Kombination von Sprachanrufen, Team-Messaging, Videokonferenzen, Callcenter-Funktionen und Kundenverwaltungstools in einer benutzerfreundlichen Plattform hilft Nextiva Geschäftsinhabern, die Kontrolle über ihre Kommunikationskanäle zu übernehmen.

Unternehmen, die mit Nextiva zusammenarbeiten, können problemlos personalisierten, erstklassigen Kundenservice bieten und nahtlos mit ihren Teams kommunizieren, egal wo sie sich befinden.

Wie Nextiva die Geschäftskommunikation verbessert

Durch die Vereinfachung mehrerer Kanäle auf einer einzigen Plattform hilft Nextiva Unternehmen, Zeit zu sparen, personalisierten Kundensupport bereitzustellen, schnellere Entscheidungen zu treffen und kostspielige Fehlkommunikation zu vermeiden. Mit dem einheitlichen Kommunikationssystem von Nextiva verpassen Sie nie wieder eine Kunden- oder Mitarbeiternachricht.

Bemerkenswerte Funktionen

• All-in-One-Geschäftskommunikation (VoIP-Telefon, Team-Messaging, Video-Chat und mehr)
• Kundenbeziehungsmanagement
• Desktop- und mobile Apps (iOS und Android)
• KI-Workflow-Automatisierung und erweiterte Analysen
• Social-Media- und Reputationsmanagement-Tools
• Contact-Center-Lösungen und erweiterte Anrufweiterleitung

Kundenbewertung: 4,5 von 5 (2.908 G2-Bewertungen)

2) Locker

Slack ist das Kraftpaket unter den Team-Messaging-Apps und ersetzt häufig E-Mails als Hauptkommunikationskanal für Geschäftsteams. Darüber hinaus werden die Mitarbeiterkommunikation und die Dateifreigabe optimiert, sodass Informationen einfacher verteilt werden können.

Die benutzerfreundliche Oberfläche von Slack macht es einfach, mehrere Konversationen zu verwalten und den Überblick über die Kommunikationskanäle zu behalten, sodass Teams organisiert und auf dem gleichen Stand bleiben.

Wie Slack die Geschäftskommunikation verbessert

Slack erleichtert die Geschäftskommunikation, indem es alle Nachrichten, Dateien und Tools des Geschäftsteams auf einer benutzerfreundlichen Messaging-Plattform zentralisiert. Slack ersetzt für viele Unternehmen E-Mail und bietet ein Tool, das eine bessere Organisation, Geschwindigkeit und Sicherheit bietet.

Anstelle langer und überfüllter E-Mail-Ketten wird die Kommunikation in Kanälen organisiert, die einfach zu erstellen, zu durchsuchen und beizutreten sind. Jeder Kanal erleichtert Arbeitsgruppenchats, Mitarbeiterengagement und Teamzusammenarbeit.

Bemerkenswerte Funktionen

• Business-Instant-Messaging mit Dateifreigabefunktionen
• Durchsuchbare Gesprächskanäle
• Einfache Integration mit beliebten Produktivitäts-Apps und -Tools
• Einfache Einladungen für externe Teammitglieder oder Gäste

Kundenbewertung: 4,5 von 5 (32.191 G2-Bewertungen)

3) Vorstellung

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Notizen, Projektmanagement, Datenbanken, Bildergalerien und Kalender in einer einfachen und intuitiven Plattform vereint.

Beginnen Sie bei Null und passen Sie die Plattform an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen an oder nutzen Sie die Bibliothek professioneller Vorlagen von Notion für einen soliden Vorsprung. Diese Anpassungsfähigkeit macht Notion zu einer beliebten Wahl für Kleinunternehmer, die ein kostengünstiges und dennoch maßgeschneidertes Werkzeug mit einem breiten Anwendungsspektrum suchen.

Wie Notion die Geschäftskommunikation verbessert

Notion vereinfacht die Geschäftskommunikation, indem es Teams hilft, in einem einheitlichen Raum organisiert zu bleiben. Seine anpassbaren Tools zur Projektverfolgung und Aufgabendelegierung bieten Klarheit und Verantwortlichkeit für Remote-, Hybrid- oder In-Office-Teams.

Bemerkenswerte Funktionen

• Umfassende Notiz- und Dokumentations-App
• Vollständig anpassbare Aufgabenverwaltung und Datenbanken
• Projektmanagement mit Kalender- und Zeitleistenansichten
• Tools für den Austausch und die Zusammenarbeit

Kundenbewertung: 4,7 von 5 (5.031 G2-Bewertungen)

4) Asana

Als führendes Unternehmen im Bereich Projektmanagement ist Asana für seine elegante Benutzeroberfläche, umfassende Workflow- und Automatisierungsfunktionen sowie Ressourcenverwaltungsfunktionen bekannt.

Mit Asana können Teams alle ihre Projekte, Ziele und Verantwortlichkeiten einfach abteilungsübergreifend verwalten und qualitativ hochwertige Arbeit liefern. Da in Kürze prädiktive KI-Funktionen verfügbar sein werden, wird die Verwaltung von Projekten mit Asana noch besser.

Wie Asana die Geschäftskommunikation verbessert

Die Projektmanagementfunktionen von Asana bieten kleinen und großen Teams einen vollständigen Überblick über Aufgaben, Projektzeitpläne und Aktualisierungen. Die optimierte Benutzeroberfläche stellt sicher, dass jeder über Aufgaben und Verantwortlichkeiten informiert ist, wodurch die Notwendigkeit übermäßiger Nachrichten verringert und Missverständnisse minimiert werden.

Bemerkenswerte Funktionen

• Umfassendes Projektmanagement-Tool
• Anpassbare Projektansichten (z. B. Kanban-Boards) und Berechtigungen
• Beliebte App-Integrationen (z. B. Miro-Whiteboard-Integration)
• Projektvorlagen und Dashboards

Kundenbewertung: 4,3 von 5 (9.550 G2-Bewertungen)

5) Zoho One

Zoho One wird oft als Geschäftsbetriebssystem bezeichnet und integriert Anwendungen für Vertrieb, Marketing, Support, Buchhaltung, Betrieb und Personalwesen in einer Plattform.

Mit über 55 zur Auswahl stehenden Anwendungen können Geschäftsinhaber die Plattform vollständig an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Ziel von Zoho ist es, Barrieren zwischen Abteilungen zu beseitigen und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Wie Zoho One die Geschäftskommunikation verbessert

Zoho One vereint Kommunikation, Projektmanagement, CRM, Finanzen und integrierte Personalressourcen-Tools in einer Plattform und ermöglicht so eine bessere Koordination und einen besseren Informationsfluss zwischen den Geschäftsabteilungen.

Bemerkenswerte Funktionen

• All-in-one-Plattform mit mehr als 55 CRM-, Vertriebs- und Marketing-Tools
• Kollaborationsfunktionen und Produktivitätsfunktionen
• Finanz- und Personalmanagement-Tools
• Anpassbares und skalierbares Tool

Kundenbewertung: 4,4 von 5 (19.129 G2-Bewertungen)

6) Webstuhl

Mit Loom können Teams ganz einfach interaktive Videos aufnehmen und mit Teamkollegen und Kunden teilen. Dieses einzigartige Tool hilft Teams, Probleme zu lösen, Feedback zu geben und die Produktivität zu steigern.

Die asynchrone Natur des Video-Sharings und die menschliche Note verbessern die Konzentration, Klarheit und Verbindung innerhalb verteilter Teams.

Wie Loom die Geschäftskommunikation verbessert

Loom bietet benutzerfreundliche Bildschirm- und Videoaufzeichnungstools und bietet damit eine persönliche und ansprechende Möglichkeit, Informationen und Feedback auszutauschen, insbesondere für Remote-Teams.

Mit Loom können Sie Webinare aufzeichnen, auf Nachrichten mit detailliertem Video-Feedback antworten und wiederkehrende Informationen unternehmensweit verteilen.

Bemerkenswerte Funktionen

• Benutzerfreundliche Videoaufzeichnung und -freigabe auf zwei Bildschirmen
• Transkriptions- und Untertitelfunktionen
• Interaktive Zuschauerreaktionen und Erkenntnisse
• Einfache Integration mit gängigen Produktivitätstools

Kundenbewertung: 4,7 von 5 (1.827 G2-Bewertungen)

Auswahl des besten Kommunikationstools für Ihr Unternehmen

️ Ist cloudbasiert und lässt sich schnell einrichten

Ein cloudbasiertes Tool ermöglicht den einfachen Zugriff von überall und eignet sich daher ideal für verteilte und globale Unternehmen, um über Cloud-Speicher zu kommunizieren und Dateien auszutauschen.

Die Wahl eines Tools, das nur minimale Konfiguration erfordert und sich in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren lässt, verhindert Ausfallzeiten und ermöglicht Ihrem Team einen schnellen Einstieg.

️ Bietet eine Mischung aus asynchronen und Echtzeit-Kommunikationsfunktionen

Die Kommunikationsplattform Ihrer Wahl sollte eine Mischung aus asynchronen (z. B. E-Mail und Team-Messaging) und Echtzeit-Kommunikationsfunktionen (z. B. Videokonferenztools und Instant-Messaging-Apps) bieten. Diese Mischung berücksichtigt unterschiedliche Arbeitsstile und Projektanforderungen und sorgt gleichzeitig für Flexibilität bei der Kommunikation Ihres Teams, insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen.

Asynchrone Kommunikation soll Ablenkungen und Benachrichtigungen minimieren und dem Empfänger ein ungestörtes Arbeiten ermöglichen.

Da virtuelle Meetings immer beliebter werden, wünschen sich Teams mehr asynchrone Arbeitsformate. Eine Studie aus dem Jahr 2023 ergab, dass 42 % der Wissensarbeiter mehr von diesem Arbeitsstil wollten, während nur 14 % weniger davon wünschten. Zu den weiteren wesentlichen Vorteilen der asynchronen Arbeit gehört die Möglichkeit, Burnout zu minimieren, das Selbstvertrauen des Teams zu stärken und die Produktivität zu steigern.

Darüber hinaus können Unternehmen, die sich durch asynchrone Arbeit auszeichnen, entsprechende Daten nutzen, um ihre KI-gesteuerte Effizienz zu steigern.

️ Löst praktische Geschäftsanforderungen

Berücksichtigen Sie die praktische Natur jedes Tools und konzentrieren Sie sich auf seine wesentlichen Funktionen, da sie sich auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams beziehen, anstatt sich durch zusätzlichen Schnickschnack ablenken zu lassen. Klar, neue KI-Funktionen klingen vielleicht topaktuell und cool, aber lohnt sich der Wechsel, wenn die Funktionen, die Sie am häufigsten nutzen, nicht über die Funktionalität verfügen, die Sie benötigen?

Unabhängig davon, ob Sie Projekte verwalten, Ideen sammeln oder Online-Meetings durchführen, sollte jedes Tool diese Aufgaben verbessern und nicht erschweren.

️ Integriert sich in vorhandene Apps

Wenn Sie ein etabliertes Unternehmen sind, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über einige Teamkommunikationstools, von denen Sie sich nicht trennen möchten. Stellen Sie sicher, dass jede neue Plattform eine einfache Integration mit den Apps und Tools bietet, die Ihr Unternehmen bereits verwendet.

Nehmen Sie es einfach von der Peer-to-Peer-Software-Bewertungsseite G2: Integrationen reduzieren den Zeitaufwand für das Jonglieren mit separaten Tools erheblich und steigern die Produktivität. Nextiva lässt sich problemlos in beliebte Tools wie Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams und Oracle Sales Cloud integrieren .

️ Bietet mobile und Desktop-Apps

Heutzutage können viele Teams von überall aus arbeiten. Die Wahl von Tools, die so mobil sind wie Ihr Team, steigert die Produktivität auf eine Weise, die sich für die Teammitglieder richtig anfühlt. Mobile und Desktop-Apps sorgen dafür, dass sie von zu Hause, im Café oder am Arbeitsplatz aus verbunden und produktiv bleiben können. Die Überbrückung der Lücken zwischen Zuhause, Büro und mobilen Arbeitsplätzen ist wichtiger denn je.

️ Hat flexible Preispläne

Die richtigen Tools bieten Preisoptionen, die sich an Ihr Unternehmen anpassen lassen. Suchen Sie nach flexiblen Preisplänen, die grundlegende Funktionen in den unteren Stufen bieten und gleichzeitig erweiterte Funktionen für große Teams bereitstellen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, vermeiden Sie den mühsamen Wechsel zu einem anderen neuen Tool. Wählen Sie eines aus, das sich von Anfang an an Ihre sich ändernden Anforderungen anpassen und erfüllen kann.

Verbessern Sie die Produktivität und arbeiten Sie schneller mit Nextiva

Im vergangenen Jahr sind die Kunden- und Marktanforderungen gestiegen, und unsere Erwartungen an eine Kommunikationsplattform gehen weit über das hinaus, was wir uns noch vor einem Jahrzehnt vorgestellt hatten.

Kommunikationstools sind der Schlüssel zur Förderung der Teamarbeit und zur Steigerung der Unternehmensproduktivität.

Die richtigen Tools können Klarheit schaffen, die Entscheidungsfindung verbessern und das neue Hybridmodell der Remote-Arbeit vollständig unterstützen. Mit Blick auf die Zukunft wird KI eine noch größere Rolle bei der Revolutionierung der externen und internen Kommunikation spielen und intelligentere, intuitivere und zunehmend automatisierte Möglichkeiten für die Verbindung und Zusammenarbeit bieten.

Jedes der besprochenen Tools – Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One und Loom – bietet einzigartige Funktionen. Diese Plattformen stehen an vorderster Front bei der Verbesserung der Geschäftskommunikation und werden mit der Weiterentwicklung der KI immer effizienter, vorausschauender und personalisierter.

Wenn Sie die besten Möglichkeiten für Ihre Geschäftskommunikationsstrategie erkunden, ist es wichtig, die richtigen Tools auszuwählen. Nextiva zeichnet sich durch eine einheitliche, cloudbasierte Plattform aus, die auf die Kommunikationsbedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist und sich an das Wachstum Ihres Teams anpasst. Entdecken Sie, wie Nextiva Ihre Geschäftskommunikation verändern kann.

Häufig gestellte Fragen zu Kommunikationstools