Was ist eine geschäftliche Anrufweiterleitung und wie richten Sie sie ein?

Durch die Anrufweiterleitung können Unternehmen Chancen nutzen, sobald sie „klingeln“.

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein reisender Verkäufer. Ständig in Bewegung, Tag für Tag Kunden treffen. Wenn ein Kunde Ihre Büronummer anruft, können Sie ihn nicht auf der Voicemail landen lassen oder den Anruf abbrechen.

Ihre Reaktion ist entscheidend für die Beziehung, die Sie zu ihnen haben. Anrufweiterleitungsfunktionen helfen Ihnen, eingehende Anrufe zu beantworten und sicherzustellen, dass sie die richtige Person oder das richtige Gerät erreichen.

Ob im Auto oder im Café, Sie können sicher sein, dass geschäftliche Anrufe beantwortet werden.

Was ist eine geschäftliche Anrufweiterleitung?

Die geschäftliche Anrufweiterleitung leitet eingehende Anrufe an eine andere lokale Nummer oder mobile App weiter. Mehrere Anrufweiterleitungsregeln arbeiten zusammen und können kombiniert werden, um Anrufe effizient und genau weiterzuleiten.

Das Ziel kann eine VoIP-Nummer (Voice over Internet Protocol), eine Festnetz- oder Telefonnummer, ein Mobiltelefon, ein virtuelles Telefonsystem, eine internationale Nummer oder eine automatische Telefonzentrale sein. Durch die Anrufweiterleitung folgen Ihnen Anrufe, wohin Sie auch gehen.

In einem VoIP-System erfolgt die Anrufverwaltung sofort, sodass Kunden keine Verzögerungen erleiden müssen. Wenn ein Kunde Ihre gebührenfreie oder VoIP-Nummer anruft, nimmt die Kommunikationsplattform den Anruf entgegen, prüft die Weiterleitungsregeln und leitet den Anruf entsprechend weiter.

Cloudbasierte Telefondienste berücksichtigen Ihre Präferenzen bei der Entscheidung, wer den Anruf entgegennehmen soll, wenn die ursprüngliche Nummer besetzt oder offline ist oder in typischen Situationen, in denen Ihre Teammitglieder nicht antworten können.

Der Unterschied zur herkömmlichen Anrufweiterleitung

Die VoIP-basierte Anrufweiterleitung unterscheidet sich erheblich von den herkömmlichen Anrufweiterleitungsoptionen. Wenn Sie sich für Ersteres entscheiden, erhalten Sie reichlich Flexibilität, Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.

Herkömmliche Anrufweiterleitungssysteme können die Anforderungen Ihres Unternehmens möglicherweise nicht erfüllen, ein VoIP-Dienst jedoch nicht.

So unterscheidet sich VoIP von der herkömmlichen Anrufweiterleitung:

• Bietet sequentielles Klingeln. Anrufe klingeln auf mehreren Nummern, bevor sie ihr Ziel erreichen. Wenn beispielsweise ein Anruf eingeht, klingelt zuerst Ihr Bürotelefon, dann Ihr Mobiltelefon und der Schreibtisch Ihrer Kollegen, wenn Sie nicht erreichbar sind.
• Bietet zeitbasierte Routing-Funktionen. Leiten Sie Anrufe basierend auf der Tageszeit an Nummern weiter. Beispielsweise würde ein eingehender Anruf außerhalb der Geschäftszeiten an Ihren Gegenüber gehen, der die Schicht nach Ihnen hat.
• Leitet einen Anruf bedingt weiter. Leitet einen Anruf gemäß festgelegten Bedingungen um, z. B. dem Leitungsstatus oder der Anrufer-ID. Wenn beispielsweise ein wichtiger Kunde Ihre geschäftliche Telefonnummer anruft und Sie nicht im Büro sind, können Sie ihn über einen VoIP-Dienst an Ihre private Nummer oder eine neue Nummer weiterleiten lassen.

Der herkömmliche Anrufweiterleitungsdienst informiert den Kunden darüber, dass ein Anruf weitergeleitet wird. Eine Studie von Zendesk aus dem Jahr 2020 ergab, dass Anrufweiterleitungen zwischen Abteilungen sieben von zehn Kunden irritieren.

Business-VoIP-Anbieter wie Nextiva helfen Ihnen dabei, Ihren Kunden solche Erlebnisse zu ersparen, indem sie Anrufweiterleitungen schnell und einfach ermöglichen.

So funktioniert die geschäftliche Anrufweiterleitung

Die geschäftliche Anrufweiterleitung erfolgt über einen dreistufigen Prozess, um sicherzustellen, dass Sie wichtige Anrufe entgegennehmen:

1. Erhalten. Wenn jemand Ihre VoIP-Nummer wählt, läuft der Anruf über den VoIP-Dienstanbieter. Der Server weiß genau, was mit dem eingehenden Anruf zu tun ist. Sie können es entsprechend den Geschäftsanforderungen programmieren.
2. Verfahren. Der VoIP-Anbieter befolgt eine Reihe von Regeln, um die Rufweiterleitungsnummer zu bestimmen. Sie können Anrufe jederzeit weiterleiten oder einfach weiterleiten, wenn Sie nicht antworten können. Ihr VoIP-Dienstanbieter geht auf Ihre Bedürfnisse und Vorlieben ein.
3. Verbinden. Die Kommunikationsplattform verbindet den Anruf mit dem Gerät, der Nebenstelle oder der externen Telefonleitung. Die Weiterleitung erfolgt schnell und der Anrufer empfindet sie nicht als verzögert. Wenn Sie jedoch festgelegt haben, dass die Weiterleitung nur dann erfolgt, wenn Sie nicht abheben, klingelt das Telefonsystem.

Für eine größere Anwendung, beispielsweise in einem Callcenter, können eingehende Anrufe basierend auf der gewählten virtuellen Telefonnummer, der Auswahl der automatischen Telefonzentrale und den Fähigkeiten der Callcenter-Agenten weitergeleitet werden. Wenn Callcenter-Mitarbeiter nicht verfügbar sind, werden Anrufe häufig wieder in die Anrufwarteschlange eingereiht.

Allgemeine Regeln für die Weiterleitung geschäftlicher Anrufe

Die Fälle für die Anrufweiterleitung können bei großen und kleinen Unternehmen unterschiedlich sein.

Einige kombinieren es möglicherweise mit Anrufweiterleitung, Warteschlangen oder interaktiver Sprachantwort (IVR), während andere die Anrufweiterleitung verwenden, um Anrufe umzuleiten, wenn sie im Urlaub sind und das Büro verlassen.

Die folgenden Regeln helfen Ihnen, die Anrufweiterleitungseinstellungen entsprechend Ihren Präferenzen zu konfigurieren.

Rufen Sie immer weiter

Sie können diese Regel so einstellen, dass alle eingehenden Anrufe automatisch an ein anderes Gerät oder eine andere Nummer weitergeleitet werden. Die Regel hilft normalerweise, wenn Sie das Büro für längere Zeit verlassen, beispielsweise im Urlaub.

Wenn VoIP auf „Immer weiterleiten“ eingestellt ist, können Sie geschäftliche Anrufe auf einem Mobiltelefon entgegennehmen.

Wählen Sie eine bestimmte Nummer und überlassen Sie den Rest Ihrem VoIP-Dienstanbieter. Einige Systeme benachrichtigen die ursprüngliche Nummer, wenn sie den Anruf weiterleiten. Sie können diese Benachrichtigungen auf der VoIP-Schnittstelle einsehen.

Wussten Sie? Mit VoIP von Nextiva können Sie Anrufe für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine automatische Telefonzentrale weiterleiten. Und die Einrichtung ist einfach – überzeugen Sie sich selbst .

Rufweiterleitung selektiv

Basierend auf festgelegten Regeln können Sie einzelne Anrufe gezielt an eine bestimmte Nummer weiterleiten.

Angenommen, Sie verlassen das Büro für ein paar Tage, möchten aber sicherstellen, dass Sie Anrufe von Ihren wichtigsten Kunden erhalten. Fügen Sie ihre Nummer zu VoIP hinzu und leiten Sie ihre Anrufe an Ihr Mobiltelefon weiter.

Mit der VoIP-Anrufweiterleitung von Nextiva können Sie bei jeder Weiterleitung des Anrufs eine Rückruferinnerung erhalten. Es hilft Ihnen, an potenziell wertvollen Chancen festzuhalten und gleichzeitig Ihre Angst vor dem Verpassen (FOMO) in Schach zu halten.

So hilft Ihnen Nextiva dabei, Anrufe von ausgewählten Kunden weiterzuleiten.

Rufen Sie weiter, wenn besetzt ist

Wenn Sie mit einem anderen Anruf beschäftigt sind oder einfach nur eine Auszeit nehmen, hilft diese Regel dabei, Anrufe an eine andere Nummer und sogar an eine Voicemailbox umzuleiten. Dies ist äußerst hilfreich, wenn Sie die Anklopffunktion deaktiviert haben oder die Telefonanlage des Unternehmens im Ruhemodus (Bitte nicht stören) arbeitet.

Bei einem VoIP-Dienst erhalten die Anrufer kein Besetztzeichen, da das System sie schnell auf ein anderes geeignetes Gerät umleitet, sei es iPhone, Android oder ein anderes Gerät.

Rufen Sie weiter, wenn Sie nicht antworten

Sie können den VoIP-Dienstanbieter so konfigurieren, dass Anrufe an eine andere Nummer weitergeleitet werden, wenn sie nicht innerhalb einer festgelegten Anzahl von Klingeltönen entgegengenommen werden. Es verhindert, dass Anrufer auf der Voicemail landen, und verbindet sie mit einer anderen Person.

Unbeantwortete Anrufe können leicht zu einem schlechten Erlebnis für den Anrufer führen. Rund 67 % der Kunden brechen frustriert Anrufe ab, wenn sie das Support-Team nicht erreichen können.

Ihre Kunden fühlen sich besser unterstützt, wenn Sie bewusst versuchen, ein solches Erlebnis zu vermeiden.

Hier ist ein Beispiel für die Festlegung dieser Regel für Nextivas VoIP. Es leitet Anrufe nach dreimaligem Klingeln weiter.

Fallstudie: Entdecken Sie, wie 88.7 The Bridge Nextiva nutzte, um die Anrufweiterleitung zu verbessern und das Kommunikationsmanagement zu optimieren.

Rufen Sie weiter, wenn Sie nicht erreichbar sind

Es gibt Dinge, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Was würden Sie tun, wenn Ihr gesamtes Support- oder Erfolgssystem aufgrund eines Ausfalls ausfällt?

Sie können Anrufe an andere Nummern weiterleiten, wenn die ursprünglichen Nummern offline gehen. Dies hilft Ihnen, auch unter schwierigen Umständen konsistent Support zu leisten.

Standortweiterleitung

Wenn an einem Standort Ausfälle auftreten, wird es schwierig, Kunden in derselben Region umzuleiten. Mit der Standortweiterleitung können Sie VoIP so konfigurieren, dass alle Anrufe innerhalb eines Bereichs an Geräte in anderen Büros mit einer anderen Ortsvorwahl umgeleitet werden.

Was sind die geschäftlichen Vorteile der Anrufweiterleitung?

Die Anrufweiterleitung trägt zur Maximierung der Produktivität bei, insbesondere wenn Unternehmen eine hybride Arbeitsumgebung einführen. Es lässt keinen Platz, um einen Anruf durchzulassen.

Im Folgenden sind einige weitere bemerkenswerte Vorteile aufgeführt, die es Unternehmen bietet.

• Bequemlichkeit. Sie können Anrufe auf jedem Telefon entgegennehmen, sodass Unternehmen rund um die Uhr erreichbar sind. Wenn einige Ihrer Vertriebs- oder Supportmitarbeiter ausfallen, können Sie für Kunden erreichbar sein, indem Sie Anrufe an den Rest des Teams umleiten.
• Flexibilität. Mit den Routing-Regeln können Sie den VoIP-Dienstanbieter nach Ihren Wünschen anpassen. Beispielsweise leitet das System Anrufe basierend auf der Tageszeit oder der Anrufer-ID weiter.
• Unterstützt verteilte Arbeitskräfte. Wenn Teams über die ganze Welt verstreut sind, hilft Ihnen die VoIP-Anrufweiterleitung dabei, die richtige Person unabhängig von ihrem physischen Standort zu erreichen. Ihr IT- oder Verwaltungsteam muss seinen Fokus nicht auf die Verteilung von Anrufen verlagern. VoIP erledigt das für Sie und macht IT-Teams effizienter bei dem, was sie am besten können.
• Verhindert verpasste Gelegenheiten. Ihr Team kann Ausfallzeiten in Kauf nehmen, das Gleiche gilt jedoch nicht für das Unternehmen. Wenn Sie bei der Betreuung Ihrer Kunden in den Hintergrund treten, kann dies Ihr Geschäftswachstum beeinträchtigen. Sie können sich die verpassten Anrufe Ihrer Kunden nicht leisten. Diese Anrufe ermöglichen es kundenorientierten Teams, Anrufer anzusprechen, wenn sie Interesse zeigen. Die VoIP-Anrufweiterleitung hilft dabei, solche Möglichkeiten zu nutzen.
• Verbessert den Kundenservice. Nur wenige Kunden sind geduldig, wenn es darum geht, die Fragen und Probleme von Käufern und Nutzern zu lösen. In solchen Fällen möchten Sie sicherstellen, dass sie beaufsichtigt werden. Das VoIP leitet diese Anrufe an verfügbare Agenten weiter, ohne sie mehrmals weiterzuleiten oder Rückrufe zu vereinbaren.

Fallstudie: EagleRider nutzt Nextiva, um exzellenten Kundenservice zu bieten. Die Software hilft EagleRider, Anrufe an sein Team in Las Vegas weiterzuleiten, wenn die ursprüngliche Nummer offline geht oder nicht antwortet.

VoIP-Funktionen, die die Anrufweiterleitung verbessern

Das Kommunikationsmanagement erfordert mehr Fähigkeiten und Funktionalitäten, um einen nahtlosen internen Arbeitsablauf zu schaffen. Diese Funktionen sind praktisch und optimieren das gesamte Geschäftskommunikationsmanagement eines Unternehmens.

Gleichzeitiges Klingeln

Gleichzeitiges Klingeln erhöht die Chancen eines Teams mit Kundenkontakt, den Anruf entgegenzunehmen. Bei Anrufen klingelt jedes registrierte Gerät gleichzeitig. Denken Sie daran, es ist nicht nur das Bürotelefon; Es handelt sich um jedes Gerät, das Sie eingerichtet haben.

Bei gleichzeitigem Klingeln erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Anruf schnell von einem der registrierten Geräte entgegennehmen. Ihre Agenten können beispielsweise wählen, ob sie einen Anruf am Tischtelefon oder am Mobiltelefon entgegennehmen möchten.

Voicemail zur E-Mail-Transkription

VoIP-Dienstanbieter wandeln Voicemail-Nachrichten in Text um, während sie sie an E-Mail-Postfächer senden. Es erleichtert die Aufzeichnung und ermöglicht es dem Team, den Voicemail-Inhalt schnell zu scannen, ohne den gesamten Ton anzuhören. Es spart Zeit. Teams können die eingesparte Zeit in Aktivitäten investieren, die ihre Supportqualität weiter verbessern.

Darüber hinaus hilft ein gemeinsam nutzbarer Voicemail-Inhalt den Teams, sich besser zu koordinieren und zusammenzuarbeiten. Dadurch bleibt der Kontext konsistent, auch wenn mehr als eine Person mit dem Kunden interagiert.

Erweiterte Anrufweiterleitung

Durch die erweiterte Anrufweiterleitung werden Anrufe an Personen weitergeleitet, die besser in der Lage sind, eine bestimmte Kundenanfrage zu beantworten. Sie können Anrufweiterleitungsregeln basierend auf Faktoren wie der Anrufer-ID oder der Tageszeit anpassen.

Die Verfügbarkeit eines kompetenten Support-Spezialisten kann jedoch variieren. Es wäre hilfreich, wenn Sie die Anrufweiterleitungstechnik nutzen würden, um Anrufe an einen anderen Spezialisten umzuleiten.

Mit VoIP von Nextiva können Sie komplexere Anrufflusspfade erstellen, um jeden Anruf effizient zu verwalten.

Anrufwarteschlangen

Jedes kundenorientierte Team bindet seine Kunden anders ein. Die VoIP-Software fügt eingehende Anrufe zur Warteschlange hinzu, wenn alle besetzt sind. Es liefert anpassbare Wartemusik oder Nachrichten und ermutigt Anrufer, geduldig zu bleiben.

Kombinieren Sie Anrufwarteschlangen mit Anrufweiterleitung, um Anrufe an den nächsten verfügbaren Vertreter weiterzuleiten, der effektiv auf die Bedürfnisse und Anwendungsfälle der Kunden eingehen kann.

Interaktive Sprachantwortsysteme (IVR).

Mit einem IVR-System können Anrufer selbst die Abteilung oder den Dienst auswählen, die sie benötigen. Sie können dies mit einer Anrufweiterleitung koppeln, um Anrufer an den geschäftlichen Anschluss oder den privaten Telefonanschluss weiterzuleiten, der für ihre individuellen Bedürfnisse am besten geeignet ist. Es ist kein manueller Eingriff erforderlich.

Das System leitet den Anrufer automatisch an die Person weiter, die ihn unterstützen kann, und sorgt so für ein hervorragendes Erlebnis.

Beginnen Sie noch heute mit der Weiterleitung von Geschäftsanrufen

Durch die Anrufweiterleitung bleibt Ihr Unternehmen auch dann am Laufen, wenn Ihr Team dies nicht tut. Seine Flexibilität passt sich Ihren Geschäfts- und Kundenanforderungen an, sodass Sie nichts verpassen.

Nextiva ist nicht ohne Grund ein erstklassiges Geschäftstelefonsystem. Es bietet erweiterte Funktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufaufzeichnung, Anrufwarteschlangen und IVR. Die einfache Einrichtung und Verwendung macht es zu einer beliebten Wahl für über 150.000 Unternehmen .

Ab dem Moment, in dem Sie Nextiva nutzen, erhalten Sie volle Unterstützung. Die Weiterleitung geschäftlicher Anrufe ist ein Kinderspiel und Sie können sie jederzeit ändern.

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