So schreiben Sie eine geschäftliche Entschuldigungs-E-Mail richtig (+ Vorlagen & Beispiele)

Zu wissen, wie man eine geschäftliche Entschuldigungs-E-Mail richtig schreibt, ist eine Fähigkeit, die Unternehmen lernen müssen, um gute Kundenbeziehungen aufzubauen.

Ein kurzes „Entschuldigung“-Brief reicht nicht aus.

In der schnelllebigen Welt, in der wir leben; Es ist leicht zu vergessen, wie ein einfacher Fehler Ihre Kunden belästigen kann. Was für Sie wie ein kleiner Schluckauf erscheinen mag, kann für Ihren Kunden stressige Folgen haben.

Sie verlassen sich auf Sie und möchten, dass das Produkt oder die Dienstleistung nahezu perfekt ist. Wenn etwas schief geht, erwarten sie, dass Sie schnell und klug handeln, um dieses Vertrauen zu bewahren.

Andernfalls werden Ihre Geschäftsbeziehungen angespannt und Sie verlieren letztendlich Kunden.

Wenn Sie jedoch schnell handeln und eine Entschuldigungs-E-Mail schreiben, können Sie viel dazu beitragen, sie glücklich zu machen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie genau das tun.

Sie erfahren, wie Sie eine geschäftliche Entschuldigungs-E-Mail für verschiedene Szenarien schreiben, und wir behandeln alles, was Sie wissen müssen.

Am Ende der Lektüre haben Sie Beispiele und Vorlagen, um das Vertrauen Ihrer Kunden zurückzugewinnen.

Das klingt gut?

Großartig, beginnen wir mit dem Warum.

Warum ist es wichtig, sich zu entschuldigen, wenn etwas schief geht?

Wir alle machen Fehler; das ist eine unglückliche Garantie im Leben. Die Art und Weise, wie wir auf Fehler reagieren, unterscheidet uns jedoch von anderen.

Wenn ein Unternehmen eine Bestellung vermasselt und allen die Schuld gibt, außer sich selbst, dann wird das beim Kunden natürlich nicht gut ankommen. Sie werden wütend und verärgert sein und sich wahrscheinlich woanders um ihre Geschäfte kümmern.

Nicht nur das.

Sie werden auch ihren Freunden und Kollegen von den schlechten Erfahrungen erzählen, die sie mit Ihrem Unternehmen gemacht haben, was zu negativen Bewertungen führen wird.

Hätte ein Unternehmen alternativ den Fehler erkannt und sich an den Kunden gewandt, sich entschuldigt und angeboten, die Dinge zu verbessern, würde dies zu einem besseren Ergebnis für alle Beteiligten führen.

Der Kunde wäre zufrieden, und das Unternehmen hätte immer noch den Respekt des Kunden.

Sie sollten niemals die Macht unterschätzen, sich bei Ihren Klienten und Kunden zu entschuldigen; es geht einen langen Weg, und die meisten Ihrer Kunden werden den hervorragenden Kundenservice zu schätzen wissen.

Laut Small Business Genius betrachten 95 % der Verbraucher Ihren Kundenservice als einen großen Faktor dafür, ob sie überhaupt mit Ihnen Geschäfte machen wollen.

Hier sind ein paar weitere Vorteile einer Entschuldigung.

1. Baut Markenloyalität auf . Ihre Kunden werden Ihnen in der Regel treu bleiben, wenn Sie sich schnell und effektiv entschuldigen.
2. Es hilft dem Geschäft . Indem Sie sich entschuldigen, verstehen Sie, was den Kunden überhaupt verärgert hat, und Sie können dies nutzen, um sicherzustellen, dass die Erfahrung ihm und anderen Kunden nicht noch einmal passiert.
3. Löst Verspannungen . Wenn sich jemand entschuldigt, wissen Sie die Geste zu schätzen – Psychology Today berichtet, dass eine Entschuldigung bei jemandem, der sich enttäuscht fühlt, eine heilende Emotion der Wertschätzung erzeugt.
4. Zeigt, dass Sie sich interessieren . Der Kunde sieht, dass Sie Maßnahmen ergreifen und die Dinge in Ordnung bringen. Die Entschuldigung schafft Vertrauen und Zuversicht, dass Ihr Unternehmen die richtigen Dinge tut.

Wie entschuldigt man sich beruflich?

Es gibt bestimmte Dinge, die Sie einschließen und tun müssen, wenn Sie sich entschuldigen. Wenn Sie professionell und aufrichtig wirken möchten, stellen Sie sicher, dass Ihre Entschuldigungs-E-Mails Folgendes enthalten und tun:

• Handeln Sie schnell: Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Ihren Kunden glauben zu machen, dass Sie sich nur entschuldigen, weil Sie sich aufgrund der zahlreichen Beschwerden über mangelnde Kommunikation entschuldigen müssen. Indem Sie schnell handeln und das Problem angehen, zeigen Sie, dass Sie die Situation im Griff haben.
• Adresskopf an : Erklären Sie, was passiert ist, und teilen Sie ihnen mit, warum Sie das Problem hatten. Wehre die Schuld nicht ab!
• Sprechen Sie sie mit Namen an: Personalisierung ist unerlässlich, wenn Sie sich per E-Mail entschuldigen. HubSpot berichtet, dass 99 % der Vermarkter bessere Kundenbeziehungen haben, wenn die E-Mail personalisiert ist.
• Seien Sie aufrichtig: Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden und machen Sie sich bewusst, wie sich das unglückliche Ereignis auf ihn ausgewirkt haben wird. Seien Sie empathisch und lassen Sie sie wissen, dass Sie die Unannehmlichkeiten und Schmerzen erkennen, die in Ihrer Entschuldigungs-E-Mail verursacht werden.
• Verantwortung übernehmen : Das Unternehmen hat einen Fehler gemacht, und um ihn zu korrigieren, müssen Sie die Hände hochheben und akzeptieren, dass Sie etwas falsch gemacht haben. Machen Sie keine Ausreden, auch wenn sie gültig sind, und sagen Sie ihnen, dass Sie etwas falsch gemacht haben und die Dinge verbessern möchten.
• Zeigen Sie ihnen das Licht : Sie haben zugegeben, dass Sie sich geirrt haben, und sich entschuldigt; Jetzt müssen Sie ihnen zeigen, wie Sie die Dinge verbessern können. Zeigen Sie ihnen das Licht am Ende des Tunnels – das erledigen wir für Sie usw.

Entschuldigungs-E-Mail-Vorlagen und Beispiele

Sie wissen jetzt, warum es wichtig ist, sich zu entschuldigen, wenn etwas schief geht, und welche Vorteile es Ihnen bringen kann, sich aufrichtig zu entschuldigen.

Wir haben auch die kritischen Aspekte einer professionellen Entschuldigung besprochen und was Sie in Ihre Entschuldigungs-E-Mails aufnehmen sollten.

Um Ihnen zu helfen, habe ich unten 8 verschiedene Entschuldigungs-E-Mails aufgelistet. Sie enthalten Vorlagen und reale Beispiele für verschiedene Szenarien und Probleme, denen Sie in Ihrem Unternehmen begegnen könnten.

Ich entschuldige mich bei allen Ihren Kunden

Wenn Sie jemals ein Problem haben, das den gesamten Kundenstamm betrifft, müssen Sie jedem Ihrer Kunden eine E-Mail senden.

In Marketing-Automatisierungsplattformen wie Encharge erhalten Sie Ihr Publikum als Benutzerprofile und können eine einmalige Broadcast-E-Mail an alle Ihre Kunden senden.

Die folgende Vorlage entschuldigt sich für Ausfallzeiten eines Softwareprodukts, aber Sie können den Wortlaut ändern, um ihn an Ihren Service oder Ihr Produkt anzupassen.

Dieses Problem hat zu Unannehmlichkeiten für den gesamten Kundenstamm geführt.

Beispiele für Betreffzeilen:

• Wir möchten uns bei {{person.firstName}} entschuldigen
• Eine aufrichtige Entschuldigung {{person.firstName}}
• Es tut uns so leid {{person.firstName}}

Die obige Vorlage verwendet Personalisierung in der Betreffzeile und im E-Mail-Text. Es geht auf das Problem ein und versichert dem Kunden, dass das Problem gelöst ist.

Es bietet auch eine Geste des guten Willens und Links zu einem vollständigen Bericht, der erklärt, was passiert ist.

Die meisten Leute, die diese E-Mail lesen, würden dem Unternehmen im Zweifelsfall zustimmen und sie dafür respektieren, dass sie sich an sie wenden.

Hier ist ein Beispiel von Agolia, sie verwenden eine kurze, auf den Punkt gebrachte E-Mail, in der sie Probleme mit Ausfallzeiten in ihrem Unternehmen ansprechen.

Senden einer Entschuldigungs-E-Mail an einen Kunden

Als nächstes ist eine Vorlage zum Senden einer Entschuldigungs-E-Mail an einen Kunden aufgrund einer Beschwerde oder eines Problems, das nur ihn betrifft.

Diese Vorlage entschuldigt sich dafür, dass dem Kunden die falschen Zahlungsinformationen gesendet wurden:

Themenbeispiele:

• Bitte akzeptieren Sie unsere Entschuldigung {{person.firstName}}
• Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten {{person.firstName}}
• Entschuldigungsmitteilung für {{person.firstName}}

Nachrichtentext:

Ihre Entschuldigungs-E-Mails müssen nicht förmlich und trocken sein, wenn dies nicht zu Ihrer Markenstimme passt. Hier ist ein helles Beispiel einer Entschuldigungs-E-Mail mit einem Rabatt (als symbolische Geste) der Kosmetikmarke Bumble And Bumble. Beachten Sie das Wortspiel mit „boo-boo“ und dem Namen ihrer Marke, die ebenfalls mit zwei Bs beginnt.

Entschuldigungs-E-Mail mit falschen Informationen

Diese kurze Entschuldigungsvorlage ist ideal, wenn Sie sich bei einem oder mehreren Kunden entschuldigen möchten.

Es gibt kein Ablenken der Schuld, und sie unternehmen Schritte, um ihr Vertrauen zurückzugewinnen.

Themenbeispiele:

• {{person.firstName}} Wir möchten uns entschuldigen
• {{person.firstName}} Eine aufrichtige Entschuldigung
• {{person.firstName}} Es tut uns wirklich leid

Nachrichtentext:

Falsche E-Mail gesendet? Es ist nicht das Ende der Welt. Tatsächlich ist es eine Chance, Ihre Markenpersönlichkeit zu zeigen und Ihren Kunden zu versichern, dass Sie es beim nächsten Mal richtig machen. Wie dieses Beispiel von Filter Easy:

Entschuldigung für schlechten Service

Schlechter Service ist der Grund, warum viele Klienten und Kunden die Verbindung zu dem von ihnen genutzten Unternehmensdienst abbrechen.

Sie müssen Ihrem Kunden versichern, dass dies ein einmaliges Problem ist und dass Sie bereit sind, die Extrameile zu gehen, um die Dinge für ihn zu verbessern.

Diese Vorlage dient dazu, mit einem Kunden nachzufassen, nachdem er einen schlechten Service erhalten hat.

Beispiele für Betreffzeilen:

• Wir können uns nicht genug entschuldigen {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Wir entschuldigen uns
• Tiefste Entschuldigung {{person.firstName}}

Nachrichtentext:

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Entschuldigungs-E-Mail über schlechten Service zu starten. Das folgende Beispiel von Evernote verwendet einen anderen Ansatz, der die Kunden darüber informiert, dass sich die Dinge ändern werden. Es ist ehrlich, tiefgründig und persönlich.

Entschuldigung für verspätete Lieferung

Verspätete Lieferungen können Stress und erhebliche Unannehmlichkeiten für Ihre Kunden verursachen. Oft hat sich der Kunde frei genommen, um auf die Lieferung zu warten, und wenn die Lieferung nicht ankommt, sind sie verständlicherweise wütend und verärgert.

Sie müssen sich entschuldigen und die Dinge besser machen, oder sie werden in Zukunft woanders einkaufen.

Themenbeispiele:

• Entschuldigung für verspätete Lieferung {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Entschuldigung für die verspätete Lieferung
• Tut mir leid, dass wir zu spät sind {{person.firstName}}

Nachrichtentext:

Die obige E-Mail ist eine Fortsetzung der E-Mail-Vorlage, die Sie mit den neuen Lieferdetails gesendet haben.

Ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage von 7 Bridges ist unten:

CEO entschuldigt sich für schwerwiegende Vorfälle

Wenn ein schwerwiegender Vorfall passiert, müssen Sie das Problem direkt angehen.

Diese Entschuldigungs-E-Mail muss etwas länger sein und auf eine Seite auf Ihrer Website verlinken, auf der erklärt wird, was passiert ist und was das Unternehmen unternimmt, um das Problem zu beheben.

Die folgende Vorlage entschuldigt sich und übernimmt die volle Verantwortung dafür, mehr getan zu haben, um die Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Themenbeispiele:

• {{person.firstName}} Eine Entschuldigung vom CEO
• {{person.firstName}} Eine Entschuldigung vom Geschäftsführer
• {{person.firstName}} Eine aufrichtige Entschuldigung von MD

Nachrichtentext:

Schauen Sie sich das folgende Beispiel von Slack an – die versendete E-Mail bezieht sich auf eine schwerwiegende Sicherheitsverletzung:

Vergessen Sie nicht, dass Sie in solchen Fällen proaktiv informieren müssen, ob der Benutzer Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen soll. Im Folgebeispiel unten stellt Slack sicher, dass alle Benutzerkonten sicher sind, indem es sie auffordert, ihre Passwörter zurückzusetzen:

Entschuldigung für falsche Rechnung

Niemand möchte mehr bezahlen, als er muss. Wenn also eine Rechnung mit dem falschen Betrag eintrifft, ist es verständlich, dass der Kunde verärgert und verwirrt ist.

Es wäre hilfreich, wenn Sie schnell handeln würden, um die Sorgen des Kunden zu lindern.

Themenbeispiele:

• Aufrichtige Entschuldigung {{person.firstName}}
• Wir müssen uns bei {{person.firstName}} entschuldigen
• Wir haben einen Fehler gemacht {{person.firstName}}

Nachrichtentext:

Entschuldigung für verspätete Zahlungen

Verwenden Sie diese Vorlage, um sich für verspätete Zahlungen zu entschuldigen. Sie können es an Ihre Lieferanten oder Ihre Belegschaft senden.

Es ist eine natürliche Reaktion von Menschen, nervös zu werden, wenn Zahlungen verspätet sind, also handeln Sie schnell und versuchen Sie, sie zu beruhigen.

Themenbeispiele:

• Entschuldigung für verspätete Zahlung {{person.firstName}}
• Entschuldigung für die verspätete Zahlung {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung

Nachrichtentext:

5 Fehler, die Sie beim Schreiben einer geschäftlichen Entschuldigungs-E-Mail vermeiden sollten

Es werden unvermeidliche Fehler gemacht, wenn Leute Entschuldigungs-E-Mails schreiben – einige sind offensichtlich; manche nicht.

Sehen Sie unten nach, ob Ihre E-Mails dieselben Fehler machen:

Fehler Nr. 1: Entschuldigung, aber

Das Schreiben einer E-Mail zur Entschuldigung sollte niemals die folgenden Wörter enthalten:

"Es tut mir leid aber."

Dieser Satz wird die Entschuldigung verwässern und das, was Sie zuvor gesagt haben, unwichtig erscheinen lassen.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre Hände hochhalten und die volle Verantwortung für den Fehler übernehmen.

Fehler Nr. 2: Andere beschuldigen

Dieser Fehler bezieht sich auf Fehler Nummer eins, denn anderen die Schuld zu geben bedeutet nicht, Verantwortung zu übernehmen.

Geben Sie niemals anderen Menschen oder Umständen die Schuld, wenn etwas schief geht. Ja, es gibt einen kleinen Prozentsatz der Zeit, in der die Dinge außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, aber selbst dann wird es Ihnen keinen Gefallen tun, das „Schuld“-Spiel zu spielen.

Und Ihre Kunden stört es auch nicht. Alles, was sie wollen, ist, dass Sie ihnen sagen, dass das Problem vorbei ist.

Fehler Nr. 3: Zu spät aufhören

Versuchen Sie immer, sich so früh wie möglich zu entschuldigen. Wenn Sie es zu spät tun, werden Ihre Kunden wütend und sie werden Ihre Entschuldigung als hohl ansehen.

Sie werden auch denken, dass Sie sich nur entschuldigen, weil Sie sich über Ihre fehlende Reaktion beschwert haben.

Fehler Nr. 4: Klingt nicht aufrichtig

Sie müssen mit Ihrer Entschuldigung aufrichtig sein.

Geben Sie ihnen das Gefühl, dass es Ihnen aufrichtig leid tut, was passiert ist, indem Sie die Entschuldigungs-E-Mail mit tief empfundener Besorgnis und Enttäuschung schreiben.

Fehler Nr. 5: Keinen Anreiz bieten

Wenn du eine aufrichtige Entschuldigung schreibst, in der du dein Bedauern und deine Besorgnis über das Geschehene ausdrückst, besteht eine gute Chance, dass sie dir eine weitere Chance geben.

Wenn Sie ihnen einen Anreiz bieten, bei Ihnen zu bleiben, z. B. einen Rabattcode oder ein Service-Upgrade, erhöhen Sie Ihre Chancen auf Vergebung noch weiter.

Das Fazit zum Schreiben einer geschäftlichen Entschuldigungs-E-Mail

Sie verstehen jetzt, wie man eine geschäftliche Entschuldigungs-E-Mail schreibt, und Sie haben alles, was Sie dazu brauchen.

Die Informationen in diesem Artikel ermöglichen es Ihnen, für fast jeden Vorfall eine Entschuldigungs-E-Mail zu schreiben.

Ja, Sie müssen möglicherweise ein paar Zeilen hinzufügen und ein paar Wörter bearbeiten, aber insgesamt sind die Vorlagen und Beispiele alles, was Sie brauchen.

Bevor Sie sich entschuldigen, denken Sie daran, schnell zu handeln, aufrichtig zu sein und immer zu verstehen, wie sich Ihre Kunden und Klienten fühlen.

Wenn Sie dies tun, besteht eine gute Chance, dass sie Ihnen eine zweite Chance geben.