So starten Sie Ihre Zeiterfassung

Die Einbindung der Zeiterfassung in Ihren Arbeitsalltag kann eine Herausforderung sein, wie dies bei jeder Praxis der Fall ist, die für Sie noch neu ist. Ganz gleich, ob Sie Ihre Arbeitszeit wöchentlich zu einem Stundenzettel hinzufügen oder die Zeit täglich mit einem Timer verfolgen möchten, es ist allzu leicht, dies zu vergessen. Zumindest anfangs.

In diesem Artikel bieten wir 10 Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, die Zeit regelmäßig zu verfolgen und diese Aktivität zu einer Gewohnheit zu machen.

1. Machen Sie sich klar, warum Sie die Zeit erfassen

Wenn Sie nicht im Voraus entscheiden, warum Sie die Zeit erfassen möchten, wird es schwieriger sein, diese Praxis zu übernehmen – denken Sie also zuerst über Ihre Gründe nach:

• Möchten Sie die Zeit erfassen, um Ihren Kunden genauere Rechnungen zu stellen?

Die Zeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Kunden einfacher und präziser Rechnungen zu stellen. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise 20 $ pro Stunde in Rechnung stellen und 20 Stunden für ein bestimmtes Projekt nachverfolgen, wissen Sie sofort, dass Sie 400 $ für Ihre Arbeit an diesem Projekt in Rechnung stellen müssen.

• Möchten Sie die Zeit erfassen, um Ihre Produktivität zu analysieren?

Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die Zeit wirklich verbringen, wenn Sie an einem Projekt arbeiten sollten. Vielleicht denkst du zum Beispiel nur, dass du 8 Stunden am Tag konzentriert auf deine Projektarbeit verbringst. Ihre Zeitergebnisse können jedoch zeigen, dass Sie 5 Stunden dieser Zeit mit E-Mails, Besprechungen oder einfach nur mit Zögern am Telefon verbringen.

• Möchten Sie die Zeit verfolgen, um Ihre Rentabilität zu bewerten?

Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen, die Zeit, die Sie für ein Projekt aufwenden, mit dem Geld zu vergleichen, das Sie damit verdienen, um zu verstehen, ob sich Ihre Zeit und Mühe wirklich auszahlen. Wenn Sie beispielsweise 400 Euro für 20 Arbeitsstunden in Rechnung stellen, aber in dieser Zeit 500 Euro für Arbeitsgeräte und Internetnutzung ausgeben, geben Sie in Wirklichkeit mehr aus, als Sie verdienen, und müssen Ihren Stundensatz entsprechend erhöhen.

• Verlangt Ihr Unternehmen, dass Sie die Zeit während der Arbeit erfassen?

Dieser vierte Grund hängt mit der Unternehmenspolitik zusammen, die Ihren eigenen Wunsch nach Zeiterfassung aus der Gleichung nimmt. Aber nur weil Sie sich nicht entschieden haben, die Zeit selbst zu erfassen, bedeutet das nicht, dass die oben aufgeführten Vorteile nicht für Sie gelten. Sie werden weiterhin in der Lage sein, Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, den Kunden genaue Rechnungen zu stellen, aber auch die Geschäftsprozesse durch die Berichtsanalyse der Produktivität und Rentabilität Ihres Teams zu verbessern.

Sobald Sie verstehen, warum Sie die Zeit erfassen möchten oder müssen, wird es viel einfacher sein, diese Praxis zu übernehmen.

2. Definieren Sie Ihre Zeiterfassungsroutine

Um die Praxis der Zeiterfassung zu kultivieren, müssen Sie entscheiden, wie eine erfolgreiche Zeiterfassungsroutine für Sie aussehen würde – und welchen Ansatz Sie wählen sollten, um sie Wirklichkeit werden zu lassen.

Definieren Sie die Grundlagen Ihrer Zeiterfassungsroutine

Denken Sie zuerst darüber nach, wann Sie die Zeit erfassen möchten. Werden Sie es tun, während Sie arbeiten oder wenn Sie mit der Arbeit fertig sind? Die Antwort wird verdeutlichen, wie Sie die Zeit erfassen sollten:

• Möchten Sie die Zeit erfassen, während Sie arbeiten? Sie müssen es mit einem Timer tun.
• Möchten Sie Zeit nach der Arbeit hinzufügen? Sie müssen dies manuell tun, indem Sie die Dauer für Ihre Projekte und Aufgaben hinzufügen.

Dasselbe gilt, wenn Sie Ihre Zeiterfassungsroutine aufbauen möchten, indem Sie zuerst die Methode auswählen:

• Möchten Sie die Zeit mit einem Timer verfolgen? Sie müssen dies täglich tun, indem Sie Vorkehrungen treffen, die sicherstellen, dass Sie daran denken, den Timer zu starten und zu stoppen, wenn Sie die Arbeit beginnen und beenden.
• Möchten Sie Zeit manuell hinzufügen? Sie können dies tun, nachdem Sie eine Aufgabe, ein Projekt, einen Arbeitstag oder eine Arbeitswoche abgeschlossen haben. Darüber hinaus können Sie durch manuelles Hinzufügen von Zeit auch Zeit im Voraus hinzufügen. Dies kann eine geeignete Ergänzung zu Ihrer Routine sein, wenn Sie nach einem Zeitplan arbeiten und sich gezwungen fühlen, Ihrer Zeiterfassungssoftware „8 Stunden, am Montag, den 4 ist eine Woche im Voraus.

Definieren Sie zusätzliche Details für Ihre Zeiterfassungsroutine

Sobald Sie sich entschieden haben, wann und wie Sie die Zeit erfassen möchten, müssen Sie sich um die Details kümmern:

Wie werden Sie die Tracking-Zeit mit einem Timer angehen?

• Werden Sie die Zeit anhalten, wenn Sie eine kurze Pause machen?
• Werden Sie verschiedene Aufgaben innerhalb eines Projekts separat verfolgen?

Wenn Sie Zeit manuell hinzufügen, wann werden Sie dies tun?

• Wie beenden Sie jede Aktivität?
• Am Ende des Arbeitstages?
• Oder vielleicht jeden Freitag?

Welche Daten fügen Sie zur Kategorisierung hinzu?

• Werden Sie Projekte definieren und hinzufügen?
• Werden Sie Tags und Aufgaben definieren und hinzufügen?
• Werden Sie eine Kombination aus Projekten, Aufgaben und Tags hinzufügen?

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, erhalten Sie ein klareres Bild davon, welche Art von Zeiterfassungsroutine Sie verfolgen möchten.

3. Starten Sie die Zeiterfassungsroutine in kleinerem Maßstab

Um mit der Zeiterfassung zu beginnen oder einer Übung regelmäßig nachzugehen, benötigen Sie Willenskraft .

Laut Forschung ähnelt Willenskraft einem Muskel – je mehr Sie ihn im Laufe des Tages benutzen, desto ermüdeter wird er. Aber wenn man bedenkt, dass Muskeln stärker werden, je mehr Sie sie im Laufe der Zeit benutzen, deuten weitere Untersuchungen darauf hin, dass Sie Ihre Willenskraft stärken können, je mehr Sie sich an Ihre Gewohnheiten halten.

Fangen Sie also klein an, anstatt sich von Anfang an von Kopf bis Fuß in die Praxis der Zeiterfassung zu stürzen.

Anstatt die Zeit für alle Projekte und Pausen mit einem Timer zu verfolgen, Aufgaben und Tags zu allen Zeiteinträgen hinzuzufügen und dann jede Woche mehrere Arten von Berichten zu erstellen, beginnen Sie damit, die Zeit regelmäßig manuell hinzuzufügen:

• Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages 5 Minuten Zeit, um die Zeit, die Sie an diesem Tag für bestimmte Projekte aufgewendet haben, manuell hinzuzufügen (z. B. 3 Stunden für „Projekt A“ und 5 Stunden für „Projekt B“).
• Kümmern Sie sich vorerst nicht darum, Aufgaben oder Tags hinzuzufügen, regelmäßig Berichte zu erstellen oder die Zeit für jede einzelne Aktivität mit einem Timer zu verfolgen.

Laut einer 2009 im European Journal of Social Psychology veröffentlichten Studie dauert es durchschnittlich 66, um eine neue Gewohnheit zu entwickeln, wobei 18 Tage das Minimum sind.

Seien Sie also geduldig mit sich selbst, bis Sie anfangen, Ihrer grundlegenden Zeiterfassungsroutine regelmäßig zu folgen, ohne groß darüber nachzudenken.

4. Führen Sie schrittweise neue Aspekte der Zeiterfassung ein

Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, die Zeit in kleinerem Maßstab zu verfolgen, ist es an der Zeit, Ihre Routine zu erweitern. Wenn es beispielsweise für Sie zur Norm geworden ist, jeden Tag ohne Fehler manuell Zeit hinzuzufügen, können Sie beginnen:

• Zeit für Pausen hinzufügen
• Zeiterfassung mit einem Timer
• Hinzufügen weiterer Details zu Ihren Zeiteinträgen, wie z. B. Aufgaben und Tags

Gehen Sie auch die zusätzlichen Funktionen in Ihrer Zeiterfassungssoftware durch und entscheiden Sie, welche anderen Elemente Sie in Zukunft in Ihre Routine integrieren möchten.

Arbeiten Sie daran, sich an jede Funktion nach der anderen zu gewöhnen, bis Sie sie auf natürliche Weise in Ihren Arbeitsablauf integrieren .

Wenn Sie ein Manager sind, der eine Zeiterfassungsroutine in Ihrem Team implementieren möchte, gilt der gleiche Ratschlag – führen Sie nicht alle Aspekte der Zeiterfassung auf einmal ein und haben Sie Geduld, während sich Ihr Team anpasst.

5. Definieren Sie ein Belohnungssystem, um die Zeiterfassung zu motivieren

Chris Bailey, der Autor des Produktivitätsbuchs „The Productivity Project “ , schlägt vor, dass Sie sich jedes Mal mit „Gewohnheitspunkten“ belohnen, wenn Sie eine gute Gewohnheit erfolgreich umsetzen. Sie können ein solches Belohnungssystem implementieren, um sich selbst zu ermutigen, auch die Praxis der Zeiterfassung zu verfolgen.

Angenommen, Sie haben die Gewohnheit, die Projektzeit mit einem Timer zu verfolgen, Pausenzeiten separat zu verfolgen und regelmäßig Projekte, Aufgaben und Tags zu definieren – so können Sie „Gewohnheitspunkte“ für jeden Teil des Prozesses definieren:

• Starten eines Timers, wenn Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen: 5 Punkte
• Hinzufügen einer Beschreibung, eines Projekts, einer Aufgabe und eines Tags zum Laufzeiteintrag: 5 Punkte
• Stoppen des Timers bei jeder Pause: 5 Punkte
• Starten des Timers, wenn Sie die Arbeit an einem Projekt wieder aufnehmen: 5 Punkte
• Starten eines Timers bei einem neuen Projekt oder einer Pause, jedes Mal, wenn Sie den Timer für das vorherige Projekt stoppen: 5 Punkte
• Stoppen des letzten Timers am Ende des Tages: 5 Punkte

Insgesamt sind das 30 Punkte pro Tag – Sie können eine Checkliste führen, die Sie jeden Tag verwenden, um Ihre Ergebnisse zu bewerten, entweder in einem Notizbuch oder in einer Tabelle.

Wenn Sie die maximale Punktzahl erreicht haben, achten Sie darauf, diese Punkte „einzulösen“ – Belohnungen sind wichtig, um Gewohnheiten zu kultivieren, da sie einen extrinsischen Motivator darstellen, der Ihnen helfen soll, Ihre Routine voranzutreiben.

Wenn Sie beispielsweise jeden Tag alle Punkte markieren und 30 Punkte erzielen, können Sie sich eine Folge Ihrer Lieblingsfernsehsendung ansehen oder nach der Arbeit ein duftendes Bad nehmen.

6. Verbinden Sie die Zeiterfassung mit einer Praxis, die Sie bereits haben

Wenn Sie bereits eine etablierte Arbeitsroutine haben, können Sie die Zeiterfassung mit einer bestehenden Arbeitsgewohnheit verknüpfen – und sogar Ihre Zeiterfassung verwenden, um die Zeit zu verfolgen, die Sie benötigen, um diese Gewohnheit auszuführen.

Wenn Sie zum Beispiel dazu neigen, E-Mails zum ersten Mal zu Beginn der Arbeit um 9:00 Uhr und dann zum zweiten Mal um 16:30 Uhr zu beantworten, bevor Sie die Arbeit des Tages beenden, kombinieren Sie diese Praxis mit Zeiterfassung .

Wenn Sie die Zeit während der Arbeit erfassen, starten Sie den Timer um 9:00 Uhr, bevor Sie Ihre erste E-Mail öffnen, und stoppen Sie den Timer, wenn Sie um 17:00 Uhr Ihre letzte E-Mail für den Tag beantworten. Das Gleiche gilt für die manuelle Zeiterfassung – fügen Sie einfach Ihre Arbeitszeit hinzu, sobald Sie die E-Mail-Arbeit am Ende des Arbeitstages erledigt haben.

Wenn Sie anfangen möchten, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden, wäre es perfekt, wenn Sie sie mit anderer von Ihnen verwendeter Software koppeln könnten – Zeiterfassungssoftware bietet im Allgemeinen Integrationen mit beliebten Apps, die bereits regelmäßig verwendet werden, also sollte dies nicht der Fall sein kein Problem sein.

Wenn Sie beispielsweise Trello verwenden, um Ihre Projekte zu verwalten und den Fortschritt zu verfolgen, den Sie mit Aufgaben machen, können Sie nach Zeiterfassungserweiterungen suchen, die Ihren Trello-Karten eine Zeiterfassungsschaltfläche hinzufügen.

Nehmen wir an, Sie haben bereits die Angewohnheit, Ihre Trello-Karten über Spalten mit den Namen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu verschieben, um Ihren Fortschritt bei Aufgaben anzuzeigen.

Wenn Sie eine Karte aus der Spalte „Zu erledigen“ in die Spalte „In Bearbeitung“ verschieben, koppeln Sie diese Aktivität einfach mit der Aktivität des Klickens auf die Zeiterfassungsschaltfläche.

Indem Sie eine Zeiterfassungsschaltfläche in Ihren Karten haben, können Sie sich auch leichter daran erinnern, den Timer anzuhalten, wenn Sie die Karte von der Spalte „In Bearbeitung“ in die Spalte „Fertig“ verschieben.

7. Markieren Sie die Tage, an denen Sie Ihre Zeiterfassungsroutine erfolgreich durchgeführt haben

In den ersten Monaten, in denen Sie Ihre Zeiterfassungspraxis noch aufbauen, sollten Sie einen Kalender haben, in dem Sie Ihre Bemühungen verfolgen. Dieser Rat stammt aus der beliebten Produktivitäts- und Zeitmanagementtechnik namens „Die Seinfeld-Methode“ , die Sie wie folgt anwenden sollten:

• Hängen Sie einen Kalender an Ihren Arbeitsplatz.
• Unabhängig davon, was Ihre Zeiterfassungsroutine beinhaltet, setzen Sie jeden Tag, an dem Sie sie wie vorgeschrieben durchführen, ein „X“ für diesen Tag.
• Wenn Sie jeden Tag die Zeit verfolgen, wächst die Anzahl der Tage mit „X“.
• Bald werden Sie eine mit „X“ markierte Kette von Tagen aufbauen, die Ihr Engagement für die Zeiterfassung demonstrieren und Sie motivieren, keinen Tag zu verpassen und somit „die Kette zu unterbrechen“.

Machen Sie sich natürlich keine Sorgen, wenn Sie einen Tag verpassen.

Laut James Clear bedeuten individuelle Fehler in Ihrer Routine zum Aufbau von Gewohnheiten nicht viel, wenn Sie so schnell wie möglich wieder auf Kurs gehen. Wenn Sie also vergessen haben, die Zeit mit einem Timer für einen Tag zu verfolgen, bedeutet das nicht, dass Ihr gesamtes bisheriges Engagement für die Praxis umsonst war.

Erstens können Sie Ihre fehlende Zeit jederzeit manuell hinzufügen.

Und zweitens können Sie sich immer besser bemühen, Ihre Zeiterfassungsroutine wie erwartet morgen durchzuführen.

8. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die Sie dazu ermutigt, Zeit zu erfassen

Die beste Vorsichtsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit verfolgen, ist die Schaffung einer Umgebung, die Sie ermutigt , die Praxis von Beginn Ihres Arbeitstages an fortzusetzen.

Erstens können Sie die Website Ihrer Zeiterfassungssoftware als Startseite festlegen , dh diejenige, die zuerst angezeigt wird, wenn Sie Ihren Browser starten. Wenn Sie in Google Chrome arbeiten, müssen Sie nur einige Schritte ausführen, um dies zu aktivieren:

• Klicken Sie auf die drei Punkte oben auf Ihrer Chrome-Browserseite, um weitere Optionen zu erhalten
• Einstellungen auswählen"
• Wählen Sie unter „Beim Start“ die Option „Eine bestimmte Seite oder einen Satz von Seiten öffnen“.
• Klicken Sie auf „Neue Seite hinzufügen“ und geben Sie https://clockify.me/ ein.

Jetzt werden Sie jedes Mal, wenn Sie Ihren Browser öffnen, aufgefordert, die Zeit für ein Projekt, eine Aufgabe oder sogar einige tägliche Aktivitäten zu verfolgen.

Als weitere Lösung können Sie Ihre Zeiterfassungs-App auch geräteübergreifend installieren , sodass Sie bei jedem Öffnen Ihrer Geräte das Symbol der App auf Ihrem Desktop und/oder Mobiltelefon haben. Die bloße Anwesenheit der App neben Ihren Arbeitsordnern und Dateien kann als weitere Erinnerung dienen, dass Sie die Zeit erfassen sollten.

9. Finden Sie einen Verantwortlichkeitspartner

Untersuchungen der American Society of Training and Development zeigen, dass Menschen mit 65 % höherer Wahrscheinlichkeit ein Ziel erreichen, wenn sie sich gegenüber einer anderen Person dazu verpflichten. Darüber hinaus zeigt die gleiche Studie, dass Menschen mit 95 % höherer Wahrscheinlichkeit ein Ziel erreichen, wenn sie sich regelmäßig mit ihren Rechenschaftspartnern darüber treffen.

Wie Sie wahrscheinlich vermuten, können Sie diese Rechenschaftspflicht bei allem, was Sie tun, implementieren, einschließlich der Zeiterfassung:

• Wenn Sie ein Angestellter sind, können Sie die Initiative ergreifen und einen Partner für Verantwortlichkeit unter Ihren Kollegen finden.
• Wenn Sie ein Manager sind, der für die Personen verantwortlich ist, von denen erwartet wird, dass sie die Zeit erfassen, können Sie diese Partner selbst zuweisen.

In jedem Fall können die Accountability-Partner dann am Ende der Woche regelmäßige 10-minütige Besprechungen abhalten, um zu beurteilen, ob sie ihre vorgeschriebenen Zeiterfassungsroutinen eingehalten haben, und sogar einige Verbesserungsideen diskutieren.

10. Wenn Sie im Management sind, setzen Sie ein persönliches Beispiel für Zeiterfassung

Wenn Sie ein Manager sind, der versucht, die Zeiterfassung in die Arbeitsroutine Ihres Teams zu integrieren, können Sie ihn am besten dazu ermutigen, diese Praxis zu pflegen, indem Sie ihm ein persönliches Beispiel geben. Ist es schließlich realistisch zu erwarten, dass die Gewohnheit beim Team bleibt, es sei denn, der Manager ist bereit, sich die Mühe zu machen, die Arbeitszeit zu verfolgen?

Denken Sie zuerst über die Zeiterfassungsroutine nach, die Sie einrichten möchten. Erklären Sie Ihrem Team Ihre Erwartungen und kündigen Sie an, dass Sie auch die Zeit auf die gleiche Weise verfolgen werden – und bleiben Sie Ihrem Wort treu:

• Möchten Sie, dass Ihr Team die Zeit nicht nur für Projekte, sondern auch für projektbezogene Aufgaben erfasst? Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Zeiterfassung auch unterscheiden, an welchen projektbezogenen Aufgaben Sie arbeiten.
• Soll das Team Zeiteinträge, die Sie dem Kunden bereits in Rechnung gestellt haben, mit Tags versehen, um sie in Ihrem Zeiterfassungsarchiv als solche zu markieren? Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren eigenen Zeiteinträgen immer das Tag „in Rechnung gestellt“ hinzufügen.

Indem Sie die Zeit zusammen mit Ihrem Team verfolgen, machen Sie es ihnen angenehmer, die Praxis selbst zu übernehmen.

Einpacken

Wie bei jeder Übung, die Sie in Ihre normale Routine integrieren möchten, erfordert die Kultivierung der Gewohnheit, die Zeit zu verfolgen, etwas Geduld. Sobald Sie verstehen, warum Sie die Zeit erfassen und welche Art von Routine Sie kultivieren möchten, beginnen Sie mit den Grundlagen und führen Sie nach und nach zusätzliche Zeiterfassungselemente ein. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die Sie dazu ermutigt, die Zeit zu verfolgen, und vergessen Sie nicht, Ihren Fortschritt zu verfolgen, Ihre Erfolge zu belohnen und sicherzustellen, dass Sie für die Praxis verantwortlich sind. Managern wird außerdem empfohlen, mit gutem Beispiel voranzugehen und gemeinsam mit ihren Teams die Zeit zu verfolgen. Als Ergebnis all der aufgeführten Bemühungen und Initiativen wird sich die Zeiterfassung wahrscheinlich als regelmäßiges, natürliches Element in Ihrem Arbeitsalltag etablieren.