Die besten Wege zur effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz

Jede Kommunikation am Arbeitsplatz sollte klar, freundlich und leicht zu bewerten sein. Dies gilt unabhängig davon, wer die beabsichtigte Zielgruppe ist. Eine unzureichende Kommunikation kann sich auf ein Unternehmen auswirken.

Tatsächlich konnte in einer Umfrage unter 1.000 IT-Unternehmen mehr als 1 von 4 Projekten seine Fristen nicht einhalten. Wieso den? Schlechte Kommunikation. Das kann in jeder Branche passieren. Mit dem richtigen Wissen sind solche Situationen völlig vermeidbar.

So schaffen Sie effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation ist wichtig, um im Team erfolgreich zu sein. Verbindungen helfen Ihnen, Ziele zu setzen, Bemühungen zu koordinieren, neue Ideen zu entwickeln und vieles mehr. Anschließend schließen die Mitarbeiter erfolgreiche Projekte pünktlich ab. Noch wichtiger ist, dass Führungskräfte ihre Ziele nach Bedarf anpassen.

Ineffektive Kommunikation kann Probleme verschlimmern und zu Verzögerungen führen. Je länger das Projekt dauert, desto höher wird eine schlechte Kommunikationswirkung sein.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie am Arbeitsplatz effektiver kommunizieren können, sind die folgenden Schritte ein guter Ausgangspunkt.

Wissen, mit wem Sie sprechen

Um effektiv zu kommunizieren, müssen Sie zuerst überlegen, mit wem Sie sprechen. Nicht jeder verarbeitet Informationen gleich oder reagiert gut auf einzelne Kommunikationskanäle. Die Wahl des besten Kommunikationswegs ist der wichtigste Teil einer erfolgreichen Kommunikation am Arbeitsplatz.

Zum Beispiel sind Personen in höheren Positionen innerhalb eines Unternehmens oft am empfänglichsten für Kritik und „negatives“ Feedback. In vielen Fällen werden sie positive Kommentare komplett ignorieren. Für diese Menschen sind objektive und faktenbasierte Informationen oft am wertvollsten.

Halten Sie Ihre Botschaft klar

Nachdem Sie sich überlegt haben, worauf der Empfänger reagieren könnte, ist es wichtig zu wissen, was Sie sagen werden. Die Dinge klar und leicht verständlich zu halten, hilft einem Zuhörer, sich auf das zu konzentrieren, was er braucht.

Bleiben Sie empfänglich und selbstbewusst

Wenn Sie positiv und aufgeschlossen bleiben, senden Sie das Signal, dass Sie effektiv kommunizieren können. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass es möglich ist, sich mit Ihnen zu unterhalten. Wenn Menschen den Ruf entwickeln, unnahbar zu sein, kann es schwierig sein, diese Meinung zu ändern.

Feedback akzeptieren

Feedback ist schwierig zu liefern. Das kann man sich schnell zu Herzen nehmen. Wenn Sie jedoch effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten, sollte dies akzeptiert werden. Selten ist die Kommunikation eindeutig, besonders wenn ein Team involviert ist.

Wenn Sie Feedback jeglicher Art annehmen, ist es wichtig, ein aktiver Zuhörer zu bleiben. Sie müssen das Gesagte objektiv bewerten und dann eine Antwort finden. Wenn es viel zu klären gibt, danke der anderen Person für ihren Beitrag und melde dich bei ihr, sobald du eine angemessene Antwort hast. Ein voreiliges Fazit kann die Kommunikationsbemühungen verlangsamen.

Verschiedene Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Nicht jede Art der Kommunikation ist für jede Gruppe und Situation geeignet. Kultur und Hintergrund können beeinflussen, welche Kommunikationsformen für eine bestimmte Gruppe am effektivsten oder am einfachsten anzuwenden sind.

Es ist jedoch auch wichtig, die Kommunikationskanäle zu begrenzen, die von einem bestimmten Team oder für ein Projekt verwendet werden. Wenn zu viele Kanäle verwendet werden, kann dies die Zeit erheblich verlängern, die Teammitglieder benötigen, um wichtige Informationen zu finden.

Nachfolgend finden Sie Abschnitte, die den vier gängigsten Tools für eine effektive Kommunikation in einer Arbeitsumgebung gewidmet sind. Es gibt auch Statistiken und Tipps, die Ihnen helfen, die beste Kommunikationsoption für Ihren Arbeitsplatz auszuwählen.

Gruppenpräsentationen und Meetings

Meetings können nützliche Werkzeuge sein, um effektiv zu kommunizieren, wenn Sie ein paar Regeln beachten. Erstens sollten Ihre Sitzungen maximal 15 Minuten dauern. So bleiben alle bei der Sache. Es verhindert auch, dass das Meeting zu spät stattfindet.

Fünfzehn Minuten sollten ausreichend Zeit sein, um ein Thema zu behandeln. Sie können die drängendsten Fragen beantworten und Aufgaben zuweisen. Zur Unterstützung gehören visuelle Hilfsmittel. Sie können dies mit einer Zusammenfassung der behandelten Punkte sowie wichtigen Aufgaben und Daten mit Aufzählungszeichen tun.

Darüber hinaus können kurze Präsentationen vor kleineren Gruppen dazu beitragen, kognitiver oder sozialer Ermüdung vorzubeugen. Dies trägt zu einer effektiven Kommunikation während des gesamten Arbeitstages bei.

Wenn möglich, kann die Einbindung eines visuellen Elements den Arbeitern helfen, sich an die Informationen zu erinnern.

Das kann bedeuten

• Diashow einrichten
• Erstellen eines Diagramms oder einer Liste
• inklusive Imageboard.

Alles, was den anderen Leuten helfen kann, die von Ihnen präsentierten Informationen zu visualisieren, kann zu einem unvergesslicheren Meeting führen.

Treffen von Angesicht zu Angesicht

Viele Arbeitnehmer bevorzugen konstruktive Kritik, wenn sie sachlich vorgetragen wird. Sie bevorzugen es sogar 7 % mehr als positives Feedback. Viele Führungskräfte vermeiden es jedoch, Kritik oder Verbesserungsvorschläge zu äußern, weil ihnen der Prozess unangenehm ist.

Private Treffen von Angesicht zu Angesicht können dabei helfen, Kritik zu äußern oder entgegenzunehmen. Ältere Arbeitnehmer sind jedoch offener für Gespräche darüber, wie sie sich verbessern können, und bevorzugen persönliche Treffen.

Gespräche sind eine großartige Möglichkeit, um schwierige Themen zu behandeln. Gespräche verhindern Konflikte. Es ist jedoch nie eine schlechte Idee, persönliche Besprechungen mit einer Erinnerung per SMS oder E-Mail nachzuverfolgen. Überprüfen Sie die wichtigsten Punkte und Höhepunkte Ihres Gesprächs, um eine Aufzeichnung zu erstellen.

Arbeitnehmer, die neu in einem Bereich sind, jung sind oder ein geringeres Selbstvertrauen haben, haben es möglicherweise schwerer, Fakten zu kommunizieren. Sie bevorzugen E-Mail oder SMS.

Textnachrichten oder Online-SMS

Die Verwendung von Textnachrichten am Arbeitsplatz ist eine neue Kommunikationsmethode. Wenn Sie jedoch die Kommunikation innerhalb eines Teams verbessern möchten, insbesondere in einem Team, das aus jüngeren Mitgliedern besteht, ist Text möglicherweise der richtige Weg.

Textnachrichten haben positive Ergebnisse. Erstens sind sie visuell. Visuelle Kommunikationsmethoden sind 25 % effektiver als mündliche Kommunikation. Wenn Sie die beiden Ansätze kombinieren, z. B. mit einer mündlichen Präsentation und einer textbasierten Nachbereitung, können Sie mit einer 55-prozentigen Steigerung der Kundenbindung im Vergleich zur reinen Präsentation rechnen.

Smartphone-Besitzer sind auch mit SMS bestens vertraut. Diese Daten besagen, dass 97 % der Smartphone-Nutzer jede Woche SMS schreiben. Im Vergleich zu anderen Chat-Kommunikationsoptionen ist das Versenden von SMS vertraut. 80 % der derzeitigen Berufstätigen verwenden SMS für geschäftliche Zwecke, und 70 % würden dieses Verhalten fördern.

So großartig Textnachrichten auch sein können, um einen Datensatz bereitzustellen, auf den man sich leicht beziehen kann, sie können für manche schwierig zu interpretieren sein. Dies kann es einfacher machen, Chat- und Text-Apps am Arbeitsplatz zu verwenden, um bei der Sache zu bleiben und auf den Punkt zu kommen. Jedes emotional aufgeladene Gespräch, wie Kritik oder konstruktives Feedback, wird immer noch am besten von Angesicht zu Angesicht geführt.

SMS ist auch eines der am meisten bevorzugten Medien für die Arbeitsplatzplanung oder das Teilen von Updates und Bulletins. In einer von der West Virginia State University durchgeführten Studie bevorzugten die Teilnehmer viermal häufiger Textnachrichten für positive Updates und Besprechungsmitteilungen.

E-Mail und Newsletter

E-Mail ist möglicherweise der produktivste Weg, um Kommunikation am Arbeitsplatz zu senden und zu empfangen. Der durchschnittliche Mitarbeiter erhält weit über 100 arbeitsbezogene E-Mails pro Tag, die als bevorzugtes Kommunikationsmittel schnell auf der Strecke bleiben.

Die jüngsten Generationen, die heute in den Arbeitsmarkt eintreten, senden selten E-Mails.

• Nur 6 % der Gen Z-Teilnehmer einer Pew-Studie aus dem Jahr 2012 haben überhaupt E-Mails verschickt.
• E-Mail ist nicht das richtige Kommunikationsmittel, wenn Sie wichtige Informationen übermitteln müssen.

Die heutigen Posteingänge sind überlastet.

• Bis zu 60,8 % der Mitarbeiter haben wissentlich die Kommunikation am Arbeitsplatz per E-Mail ignoriert.

• Fast 1 von 2 gab an, dass ein anderes Kommunikationstool besser gewesen wäre.
• Arbeiter behaupten, dass E-Mail die Kommunikation tatsächlich reduziert.
• Textnachrichten haben eine Leserate von 97 %.

Vorteile effektiver Kommunikation am Arbeitsplatz

Unternehmen mit einem hohen Maß an erfolgreicher Kommunikation erzielen laut einer 5-Jahres-Studie 47 % höhere Renditen.

Erfolgreiche Kommunikation wird definiert als die Fähigkeit zu wissen, was ihre Mitarbeiter wollen. Außerdem bedeutet es, dass Sie wissen, wie man innerhalb der Branche des Unternehmens erfolgreich kommuniziert. Sie planen und setzen sich Ziele, die konsequent erreicht werden.

Darüber hinaus reduziert erfolgreiche Teamkommunikation je nach Branche Konflikte und Unternehmensfluktuation um 40 bis 50 %.

Fazit – Ja, Sie können effektiv kommunizieren

Diese Tatsachen machen es deutlich. Es ist leicht zu erkennen, wie die in dieser Studie enthaltenen Unternehmen effektiv kommunizieren. Mit ein wenig Hilfe können Sie am Arbeitsplatz effektiv kommunizieren. Finden Sie das richtige innovative Tool in Ihrer Branche.

Sie können Ihre Botschaft schnell vermitteln. Kommunizieren Sie effektiv, und Ihre Botschaft wird verstanden. Die Wahrheit ist, dass effektive Kommunikation dazu führen kann, dass Veränderungen schneller Fuß fassen. Es führt zu einer höheren Akzeptanz.

Denken Sie daran, dass Sie effektiv kommunizieren, wenn Sie konstruktive Kritik äußern und offen kommunizieren. Wieso den? Einfach. Mitarbeiter können sich verbessern und erhalten Feedback, das ihnen dies ermöglicht.