7 Best Practices für bessere BI-Berichte

BI-Berichte sind einer der wichtigsten Aspekte jeder BI-Implementierung. Bei unsachgemäßer Einrichtung können diese Berichte Verwirrung stiften und in einigen Fällen sogar ihre eigenen Endbenutzer in die Irre führen. Mit anderen Worten, das System ist für die Menschen, die es am dringendsten benötigen, möglicherweise nicht sinnvoll.

Andererseits können Ihnen gut gestaltete BI-Berichte und Dashboards helfen, schnell wichtige Erkenntnisse zu gewinnen und verborgene Muster in Ihren Daten zu entdecken.

Hier sind sieben Dinge, die Sie beim Entwerfen von BI-Berichten für Ihr Unternehmen beachten sollten, um die Rendite Ihrer Berichte zu maximieren.

1. Identifizieren Sie Berichtspflichten

Der erste Schritt besteht darin, eine vollständige Liste aller Beteiligten, Entscheidungsträger und Endnutzer für Ihre Berichte zu erstellen. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorstellung von der Zielgruppe Ihrer Leistungen.

Planen Sie Interviews (über persönliche Treffen, Telefon oder Skype) mit relevanten Stakeholdern, um alle Berichtsanforderungen von ihnen zu sammeln. An diesen Besprechungen sollten alle Führungskräfte, Manager und Datenanalysten teilnehmen, die sich Ihre BI-Berichte tatsächlich regelmäßig ansehen.

Sie können sich möglicherweise nicht mit allen Beteiligten gleichzeitig treffen. Vermeiden Sie es in solchen Fällen, sich mit schriftlichen Vorgaben oder E-Mails zu begnügen. Planen Sie stattdessen eine Reihe persönlicher Treffen und Follow-ups mit jeder Benutzergruppe ein, um alle Anforderungen vollständig zu identifizieren. Dies hilft Ihnen, widersprüchliche oder sogar widersprüchliche Anforderungen zu erkennen und im Voraus zu lösen, was später viel Zeit spart.

2. Identifizieren Sie die KPIs und Metriken für jeden BI-Bericht

Erstellen Sie als Nächstes eine Liste mit KPIs und Metriken, die Sie in jeder BI-Lieferung anzeigen möchten.

Planen Sie Interviews mit relevanten Stakeholdern, um herauszufinden, was sie in ihren Berichten sehen möchten.

Die meisten Unternehmen haben bereits einen Meldeprozess eingerichtet. Es ist nur so, dass Benutzer damit nicht zufrieden sind, entweder weil es nicht die erforderlichen Informationen liefert oder weil es ein fehleranfälliges System von Excel-Arbeitsmappen ist, die manuell oder mithilfe von Ad-hoc-Skripten erstellt werden.

Der Schlüssel liegt darin, ihre aktuellen Berichtssysteme zu analysieren, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was sie derzeit verfolgen, und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Vermeiden Sie es, sie direkt zu fragen, was sie in ihren Berichten sehen möchten. Es wird nur die Endbenutzer verwirren.

Wenden Sie sich bei Bedenken an die Stakeholder, um mögliche nächste Schritte zu besprechen. Es dauert zwei bis drei Iterationen, aber am Ende werden Ihre Benutzer eine gute Vorstellung davon haben, was sie in Ihren BI-Berichten erwartet.

3. Wählen Sie die richtige Visualisierung für jede Metrik

Einer der häufigsten Fehler bei der visuellen Darstellung von Informationen ist die Verwendung des falschen Diagramms oder der falschen Visualisierung. Es vermittelt nicht nur die falsche Botschaft, sondern kann in einigen Fällen sogar zu Verwirrung führen.

Hier sind zwei Diagramme, die die gleichen Informationen zeigen. Welche ist Ihrer Meinung nach intuitiver?

Wählen Sie eine Visualisierung, die die zugrunde liegenden Daten unterstützt

Im ersten Diagramm verschwendet der Betrachter zwangsläufig Zeit damit, zwischen der Diagrammlegende und den Tortenstücken hin und her zu gehen.

Auf der anderen Seite macht es das zweite Diagramm leicht, den Verkaufstrend zu erkennen, auch ohne auf die tatsächlichen Zahlen zu schauen.

Für jede Metrik ist es wichtig, eine Visualisierung auszuwählen, die die zugrunde liegende Botschaft in Ihren Daten unterstützt.

Unten finden Sie ein Flussdiagramm, das Ihnen bei der Entscheidung hilft, welche Visualisierung Sie verwenden sollten, um Ihre KPIs und Metriken darzustellen, je nachdem, welche Art von Informationen sie enthalten.

Finden Sie das richtige Diagramm für Ihre Daten (Quelle)

4. Gestalten Sie die Berichtselemente in Ihren BI-Berichten

Sobald Sie herausgefunden haben, was (Metriken) in Ihren Berichten angezeigt werden soll und wie (welche Visualisierung), ist es an der Zeit, sie auf leicht verständliche Weise anzuordnen, um Ihr Berichtsmodell zu entwerfen.

Wir wissen aus verschiedenen Eye-Tracking-Studien, dass unsere Augen beim Lesen von Webseiten in der oberen linken Ecke der Seite beginnen. Während wir den Seiteninhalt lesen, bewegen sich unsere Augen von links nach rechts und bilden F- oder Z-förmige Muster.

Der Schlüssel liegt darin, dieses natürliche Lesemuster zu unserem Vorteil zu nutzen, um Informationen auf intuitive Weise zu präsentieren. Zeigen Sie die wichtigsten und dringendsten Informationen in der oberen linken Ecke Ihrer Berichte an. Informationen mit niedriger Priorität und sich langsam ändernde Informationen sollten in der unteren Hälfte Ihres Berichts angezeigt werden.

Zeigen Sie wichtige und dringende Informationen in der oberen linken Ecke von Berichten an

Hier ist ein Beispiel für ein schlecht gestaltetes BI-Dashboard:

Ein schlecht gestaltetes BI-Dashboard

Die oberen beiden Diagramme („Top 10 Kunden nach YTD-Umsatz“ und „Anzahl der Benutzer nach Altersgruppe“) ändern sich nicht häufig.

Andererseits wurden häufig wechselnde Tabellen wie „Signups per month“ und „Daily Metrics“ unten platziert.

Infolgedessen muss ein Endbenutzer jeden Tag, wenn er sich diesen Bericht ansieht, die oberen beiden Diagramme durchgehen, die die meiste Zeit gleich aussehen, bevor er zu den Informationen gelangt, die sich regelmäßig ändern.

5. Wichtige Informationen hervorheben

BI-Berichte sind vollgepackt mit vielen Informationen und können schnell visuell ablenken. Führen Sie die Benutzer der Software mit visuellen Hinweisen zu den richtigen Zahlen und Trends.

Die Verwendung der richtigen Farben ist eine leistungsstarke Möglichkeit, wichtige Informationen in Ihren BI-Berichten und Dashboards hervorzuheben.

Wenn Sie sich beispielsweise das folgende Dashboard ansehen, wohin gehen Ihre Augen?

Verwenden Sie Farben, um die Augen des Berichtsbenutzers auf wichtige Informationen zu lenken

Vielleicht haben Sie sich wegen ihrer Farben das Tortendiagramm unten rechts oder das Liniendiagramm oben links angesehen. Genau dazu soll Sie diese Grafik anregen. Vermeiden Sie jedoch die Verwendung zu vieler Farben, da dies zu visuellem Rauschen führen kann.

Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass einige Farben auffälliger sind als der Rest. Wenn sich also ein bestimmtes Diagramm oder eine Visualisierung von anderen abhebt, dann schenken wir dieser Berichtskomponente gemäß den Gestalt-Prinzipien mehr Aufmerksamkeit und versuchen herauszufinden, warum sie anders ist.

Die beiden folgenden Diagramme zeigen beispielsweise dieselben Informationen:

Verwenden von Farben zum Hervorheben von Informationen in einer Grafik oder einem Diagramm

Die zusätzlichen Farben im ersten Diagramm liefern jedoch keine zusätzlichen Informationen. Im Gegenteil, sie lassen uns denken: „Bedeutet grün, dass im Oktober etwas Gutes passiert ist?“

Im zweiten Diagramm sagt uns die Verwendung einer einzelnen Farbe, dass alle Balken dieselbe Metrik (dh Verkäufe) messen. Es hilft uns auch, Verkaufstrends zu erkennen und Vergleiche zu ziehen.

Der Schlüssel liegt also darin, Farben strategisch einzusetzen, um die wichtigsten Informationen in Ihren BI-Berichten hervorzuheben und die unwichtigen/nicht dringenden zu unterdrücken.

6. Gruppieren Sie verwandte KPIs und Metriken zusammen

Da BI-Berichte verwendet werden, um Erkenntnisse abzuleiten und Maßnahmen zu ergreifen, ist es wichtig, dass sie Endbenutzern dabei helfen, schnell Verbindungen innerhalb der Daten herzustellen.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, verwandte Informationen zu gruppieren und diese Informationen zusammen zu platzieren. Schauen Sie sich das Dashboard unten an:

Gruppieren Sie zusammengehörige Informationen, um Verbindungen aufzuzeigen

Im obigen Dashboard ermöglichen Ihnen die Farbe und Position der Diagramme, zugehörige Informationen schnell zu verstehen und zu vergleichen:

1. Die erste Zeile enthält Informationen zu Gesamtmetriken wie Umsatz, Gewinn, Marktanteil
2. Die zweite Zeile zeigt Verkaufskennzahlen zu einzelnen Produkten
3. Die dritte Zeile enthält regionale Verkaufsinformationen

Wenn Sie verwandte Informationen weit voneinander entfernt platzieren, kann dies ebenfalls zu Verwirrung führen und es den Benutzern erschweren, die Verbindung zu erkennen.

7. Holen Sie sich eine Genehmigung für die Mock-ups

Wenn Sie mit den Modellen zufrieden sind, gehen Sie zurück zu den Stakeholdern und holen Sie deren Zustimmung ein, da sie diejenigen sind, die Ihre Berichte regelmäßig verwenden werden.

Stellen Sie sicher, dass sie die Informationen in Ihren Berichten verstehen und auch wissen, wie sie verwendet werden. Wenn Ihre Berichte beispielsweise interaktive Funktionen wie Drop-downs, Filer und Drill-downs haben, stellen Sie sicher, dass die Endbenutzer wissen, wie sie sie verwenden müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Dies ist ein iterativer Prozess, der Wochen oder sogar Monate dauern kann, da die Beteiligten möglicherweise nicht sicher sind, was sie in ihren Berichten sehen oder wie sie es präsentieren möchten. Es ist ratsam, die Anzahl der Besprechungen zur Berichtsprüfung zu begrenzen und dies im Voraus zu kommunizieren. Beispielsweise führen wir in der Regel bis zu drei Iterationen der Berichtsprüfung mit unseren Kunden über einen Zeitraum von ein bis zwei Monaten durch.

Holen Sie sich vor allem eine formelle, schriftliche Genehmigung für Ihre Mock-ups, damit Sie mit der Erstellung der eigentlichen Berichte beginnen können. Dies hilft Ihnen, unnötige Iterationen abzuwehren, die Ihr Projekt möglicherweise verzögern. Andernfalls erhalten Sie während der gesamten Implementierung ständig Änderungsanforderungen.

Verpacken

Gut gestaltete BI-Berichte machen es Endbenutzern leicht, die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu erledigen – sei es die Überwachung des täglichen Betriebs, die Durchführung von Ad-hoc-Analysen zur Untersuchung von Problemen oder die Untersuchung von Daten auf neue Wachstumsmöglichkeiten.

Der Schlüssel ist, Ihre Zielgruppe zu verstehen – wer sie sind, welche Probleme sie haben, welche Informationen sie wollen und wie sie sie verwenden werden. Sobald Sie dies herausgefunden haben, präsentieren Sie die Informationen so, dass Endbenutzer schnell Erkenntnisse gewinnen und Entscheidungen treffen können.