Wie der Finanzanalyst Ben Cole Clockify für die Zeitblockierung verwendet

Viele Menschen versuchen verzweifelt, ihren Steuern zu entkommen, geschweige denn, sich für den Finanzsektor zu begeistern.

Einige kluge Köpfe haben jedoch ein Händchen dafür, Zahlen zu knacken und sich in alle Finanzfragen zu vertiefen. Ben Cole, der Präsident von ERP Connect Consulting, ist einer dieser Leute.

Sie fragen sich vielleicht, wie wir auf dieses Thema und Ben im Besonderen gestoßen sind. Nun, er hat Clockify kürzlich in einem seiner Social-Media-Beiträge erwähnt.

Das wiederum hat uns neugierig gemacht, was er tut, um sich inmitten der zeitraubenden, endlosen To-Do-Listen in seiner Branche zu organisieren. Vor allem wenn man bedenkt, dass er eine große, gut etablierte Firma verlassen hat, um sein eigenes Unternehmen zu gründen.

Also taten wir, was wir immer tun – Wir haben alle unsere Wies und Warums gesammelt und uns mit dem Mann selbst zusammengesetzt, um all diese Fragen zu stellen:

• Warum Ben beschlossen hat, sein eigener Chef zu werden,
• Wie er sein tägliches Arbeitspensum bewältigt,
• Was blockiert Zeit für Ben bei seiner Arbeit und
• Warum er Clockify seit 2 Jahren verwendet.

Lass uns gleich einsteigen!

Ben Cole: ein kleiner Einblick in das Leben eines Finanzanalysten

Ben beschreibt sich gerne als einen vielbeschäftigten, vielbeschäftigten Finanzprofi. Und damit übertreibt er nicht mit seiner Arbeitsbelastung. Im Gegenteil, er führt ein erfolgreiches Unternehmen mit fast einem Dutzend Mitarbeitern und muss viele Kunden betreuen.

Kurz gesagt, Ben Cole ist Präsident von ERP Connect Consulting, wobei ERP für Enterprise Resource Planning steht. Das ist Branchenjargon für die Aussage, dass sie Software erstellen, die:

• Pläne,
• Budgets und
• Berichte über die Finanzergebnisse eines Unternehmens.

Heute arbeitet und lebt Ben in Dallas, Texas. Dennoch hat er eine reiche Karriere hinter sich. Werfen wir also einen kurzen Blick auf das, was seinen aktuellen Bemühungen vorausging.

Ben schloss sein Studium an der Drake University mit einem Double Major in Finance and Information Systems ab. Seitdem ist er in die Finanzwelt eingetaucht.

„Ich habe 2016 im ERP-Bereich angefangen. Ich habe 5 Jahre lang bei einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gearbeitet und dann für ein kleineres Startup in Austin, Texas.“

Aber Ben ist kein typischer Finanztechniker, der kaum eine Work-Life-Balance aufrechterhält. Tatsächlich hat er eine stabile Beziehung zu seiner zukünftigen Frau, die er in ein paar Monaten heiraten wird.

Ebenso wichtig ist, dass er im Gegensatz zu seinen vorherigen Jobs jetzt entscheiden kann, welche Werte er in seinem Arbeitsumfeld vermitteln möchte. Zu den wichtigsten Unternehmenswerten gehören laut Ben:

• Qualität,
• Transparenz u
• Effizienz.

Aber auf jeden Fall fragen Sie sich vielleicht, warum er sich sonst entschieden hat, seinen Job bei einem großen Unternehmen zu kündigen, sein eigener Chef zu werden und ein Unternehmen seiner Art zu gründen.

Lass es uns herausfinden!

Warum Ben sich selbstständig gemacht hat

Im Gegensatz zu einigen seiner Kollegen dachte Ben, dass er alleine viel schneller wachsen könnte – als Teil eines bekannten Unternehmens zu sein. Und es war dieser Glaube, der ihn auf einen anderen Weg brachte.

„Was mich hauptsächlich dazu veranlasst hat, den Sprung zu wagen, war das Umfeld, in dem ich mich befand. Sie müssen warten, bis Sie an der Reihe sind, um die gewünschte Beförderung oder Gehaltserhöhung zu erhalten.“

Im Gegensatz dazu verwendet Bens Unternehmen ein direktes Vergütungsmodell. Einfach ausgedrückt bedeutet dieses Modell, dass die Mitarbeiter auf der Grundlage dessen bezahlt werden, was sie produzieren – dh sie verdienen ihre Vergütung abhängig davon, was sie in das Unternehmen einbringen. Vor allem aber ist Ben zuversichtlich, dass dieser Ansatz dazu beiträgt, ein Team zu vergrößern, damit es sein volles Potenzial ausschöpfen und dauerhafte Fähigkeiten entwickeln kann – Fähigkeiten, die die Berufsaussichten aller zukunftssicher machen:

„Wenn alles schief geht und [ein Unternehmen] nicht funktioniert, habe ich immer noch die Fähigkeiten und das technische Wissen, um für jede Art von Unternehmen zu arbeiten, in dem ich zuvor gearbeitet habe.“

Wie Ben seinen Arbeitsalltag bewältigt

Die meisten erfolgreichen Menschen haben ein System, das sie erfolgreich macht.

Ebenso ist Ben ein vielbeschäftigter Finanzprofi und muss jeden Tag mit mehreren Aufgaben und Projekten jonglieren. Aber kein Tag ist wie der andere.

„Ganz ehrlich, jeder Tag ist ein bisschen anders. Heute Morgen bin ich aufgewacht, habe ein schnelles Training gemacht, nur um das Blut zum Fließen zu bringen; und hatte einen internen Anruf, um einige Entwicklungsteile für unsere Anwendungen durchzugehen.“

Aber was passiert, nachdem er all diese morgendlichen Zusammenfassungen und energetisierenden Aktivitäten aus dem Weg geräumt hat?

„Heute Nachmittag habe ich ein paar Kundenanrufe und ein weiteres Projekt, das diese Woche startet. Ich denke, das Größte ist, mit den Änderungen Schritt zu halten und flexibel zu sein, um sich um die Dinge mit der höchsten Priorität zu kümmern.“

Mit so viel auf seinem Teller waren wir gespannt darauf, etwas über Bens prominenteste Stolpersteine ​​in seinem Arbeitstag zu erfahren.

„Ich denke, das größte Hindernis ist das Unerwartete. Also, im Moment habe ich heute noch 6 oder 7 Meetings. Aber man weiß nie, wann jemand anruft und etwas braucht.“

Abgesehen von dem endlosen Strom eingehender Anfragen muss Ben immer noch mit der begrenzten Ressource, die wir Zeit nennen, auskommen. Daher macht er es wesentlich, das Wesentliche von allem anderen zu trennen.

„Zeit ist immer dein größtes Gut. Du bekommst nicht mehr davon; und wirklich in der Lage zu sein, diese Dinge zu priorisieren und zu sehen, was Sie jetzt tun müssen, im Vergleich zu dem, was warten kann, und wirklich zu versuchen, nicht entgleist zu werden.“

Das bereitet die Bühne für die nächste Frage, die wir Ben geschickt haben. Sie haben es erraten: Prioritäten!

Bens Gedanken zum Setzen von Prioritäten

Um ihn mit dem wohl Wichtigsten in seiner Branche – und eigentlich jeder anderen Branche – anzufangen, sprachen wir darüber, Prioritäten von Nicht-Prioritäten zu unterscheiden.

„Ich bin ein Typ mit großen To-Do-Listen. Und manchmal können To-Do-Listen sogar aus dem Ruder laufen. Auf meiner To-Do-Liste stehen normalerweise 20 oder 30 Dinge.“

Aber Ben hat eine Lösung für die ständig steigenden Anforderungen an seine Zeit.

„Ich versuche immer, [ein Konzept] zu verwenden, das ‚Today's Top 3' genannt wird. Ich schreibe buchstäblich die 3 Dinge auf, die ich heute erledigen möchte. Am Ende des Tages schaue ich [und frage mich]: Ist mein Tag erfolgreich? Es ist erfolgreich, wenn ich diese 3 Dinge erledigt habe. Ich weiß nicht, was kommt [aber ich bin immer] hyperkonzentriert und priorisiere diese Top 3.“

Ben sagt, dass er glücklich ist, wenn er diese wichtigsten Aufgaben erledigt und eine Feedback-Schleife erzeugt. Interessanterweise zieht er es jedoch vor, seine kritischen Punkte auf einem physischen Post-it-Zettel zu notieren.

„Ich bin ein großer Befürworter davon, etwas auf ein Blatt Papier zu schreiben, weil es einen wirklich dazu zwingt – ob es nun die Top 3 oder die Top 5 sind. Ich denke, es ist, als würde man sich Ziele setzen. Wenn du deine Ziele so hoch steckst, dass du weißt, dass du sie nie erreichen kannst, sind sie nicht wirklich Ziele, oder?“

Er glaubt, dass Profis ihre Ziele realistisch einschätzen müssen, denn etwas zu tun, ohne irgendwo anzukommen … Was soll das nochmal?

Für unser letztes Kapitel in Bens Geschichte scherzen wir über ein paar bewährte Produktivitätstechniken und darüber, wie Clockify dazu passt.

Tracking-Zeit: Der Game-Changer in Bens Arbeitsleben

Das Leben eines Finanzexperten und Präsidenten eines wachsenden Unternehmens kann anstrengend sein. Stelle dir das vor!

Aber im Ernst, Ben muss Zeit für das Wesentliche einplanen und sich auch um die kleinen, weniger wichtigen Dinge kümmern. Den ganzen Tag, jeden Tag. Um durchgehend produktiv zu bleiben, muss Ben sein Arbeitspensum effizient und effektiv angehen. Und er behauptet auch nicht, dass es ein Spaziergang im Park sei, seine persönlichen und beruflichen Ambitionen unter einen Hut zu bringen. Ganz im Gegenteil.

„‚Ich würde sagen, die größte Überschneidung in meinem Privat- und Berufsleben ist, dass ich extrem beschäftigt bin. Ob es darum geht, neue Produkte zu entwickeln oder neue Kunden zu gewinnen oder einfach nur mit meinem Privatleben Schritt zu halten, da ich eine Verlobte habe und wir eine Katze und einen Hund haben; [and] Ich liebe es, Golf zu spielen und ich liebe es, Ski zu fahren.“

Das Heilmittel gegen so viel Stress und Chaos? Neben anderen Plattformen hat Ben festgestellt, dass Clockify ein praktisches Tool ist, das ihm hilft, bis zum Ende seiner Tage das Gefühl zu haben, viel erreicht zu haben.

Wie auch immer, hier ist eine Vorschau auf den LinkedIn-Beitrag, der unser Interesse geweckt hat, Ben zu interviewen.

Es überrascht nicht, dass wir neugierig waren, wie Ben auf Clockify gestoßen ist und welche Vorteile sein Team durch die Nutzung unserer Zeitblockierungs-App in den letzten 2 Jahren erzielt hat.

Wie Ben auf Clockify stieß

Ben ist seit fast einem Jahrzehnt erfolgreich im Finanzsektor tätig und nutzt dabei viele leistungsstarke Tools zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. Aber er sagt, es sei ihm peinlich, seine bevorzugte Plattform für die Zeiterfassung zu erwähnen, bevor er sich für Clockify entscheidet. Spoiler-Alarm – es war Excel.

„Wir haben ungefähr 3 Monate, nachdem ich mein Unternehmen gegründet hatte, damit begonnen, Clockify zu verwenden. Und einer meiner Kollegen stellte mir das Tool vor. Er hatte einen Prototyp einer Clockify-Integration mit Business Central.“

Vor allem die nützliche Integration (zwischen Clockify und Business Central) führte Ben zu der Erkenntnis, dass Clockify ein Game-Changer in seiner Arbeit sein könnte.

Warum Ben glaubt, dass Clockify eine enorme Zeitersparnis ist

Ben hat das Gefühl, dass er Clockify schnell angenommen hat, weil er zu dieser Zeit ein Ein-Personen-Team war. Aber er glaubt, dass es auch für jede große Belegschaft ziemlich einfach ist, das Tool anzunehmen – solange Sie den Onboarding-Prozess eher früher als später beginnen.

„Mein großes Ding ist es, die Tools zu implementieren, bevor Sie sie brauchen, weil es so viel einfacher ist, andere an Bord zu nehmen. Wenn Sie 10 Mitarbeiter haben, die alle in Excel arbeiten, und Sie dann versuchen, sie dazu zu bringen, zu Clockify zu wechseln – es ist immer noch möglich und wahrscheinlich nicht allzu schwierig – aber es ist viel einfacher [es vorher zu tun].“

Mit über 80 Integrationen funktioniert Clockify nahtlos mit einer Vielzahl von Apps. Ben sagt, er sei sehr zufrieden damit, wie ihm die Integration mit Business Central jede Woche Stunden einspart.

„Es funktioniert reibungslos und spart mir jetzt wahrscheinlich 4 Stunden pro Woche. [Bei der derzeitigen Größe unseres Teams] würde ich wahrscheinlich einen ganzen Tag brauchen [manuell]. Ich weiß, dass es 4 Stunden dauern würde, weil ich früher 2 gebraucht habe, als ich es nur in Excel gemacht habe. Und seitdem haben wir 10 Xed.“

Abgesehen davon, dass Ben eine Menge Zeit spart, erleichtert Clockify es ihm, Rechnungen innerhalb der Plattform zu erstellen und an Kunden zu senden.

„Ich könnte mir unsere Organisation ohne Clockify nicht vorstellen, da es alle Zeiteinträge übernimmt und sie direkt in eine Rechnung in meinem Finanzsystem einfügt. Dann klicke ich einfach auf eine Schaltfläche und alle meine Rechnungen werden per E-Mail an meine Kunden gesendet.“

Clockify-Funktionen, die Ben am besten gefallen

Mit Dutzenden praktischer Funktionen für Privatpersonen und Unternehmen kann Clockify Arbeitsabläufe auf einfache Weise verbessern. Von der Zeiterfassung bis hin zum Berichten und Exportieren von Daten können Sie mit Clockify Ihre Zeit effizienter verwalten.

Sehen wir uns also an, welche Funktionen Ben am hilfreichsten findet, wenn es um die Arbeit mit Kunden und Teammitgliedern geht.

Funktion Nr. 1: Zeitblockierung + Kalenderintegration

Ben sagt, dass das Blockieren des Kalenders eine nette Geste zu seinem vollen Terminkalender ist.

„Ich habe dieses Meeting, das ich als administrativ kennzeichnen kann, und das nächste Meeting, das ich möglicherweise habe, ist ein kostenpflichtiges Kundenmeeting. Also, [es ist hilfreich, in der Lage zu sein], das zu verwenden und am Ende des Tages – gehen Sie zu Clockify und klicken Sie buchstäblich einfach auf jedes Kalenderereignis.“

Darüber hinaus ermöglicht die Kalenderansichtsfunktion Bens Team, transparent zu arbeiten und ein kristallklares Bild ihrer Aufgaben, Aktivitäten und Ereignisse zu erhalten. Abgesehen davon lässt Clockify sein Unternehmen schneller und einfacher bezahlt werden – ohne Reibungsverluste.

„Im Grunde wandeln Sie es in einen abrechenbaren Kundenzeiteintrag oder einen administrativen Eintrag um – und Clockify verfolgt, wie viel Zeit jeder arbeitet. Der Kalender ist also absolut die Nr. 1, die ich verwende.“

Das optisch ansprechende Layout der Aktivitäten ist jedoch nicht das Einzige, was Ben an Clockify liebt. Er nutzt den Kalender auch als Terminplaner und Produktivitäts-Kraftpaket.

Interessanterweise speichert Ben anstehende Ereignisse oder Aufgaben schnell, indem er 30-Minuten-Blöcke in seinem Kalender erstellt. Er verwendet einfache Beschreibungen wie X, Y, Z client . Und das wirkt bei ihm Wunder!

Darüber hinaus nutzt Ben die Kalenderansicht als zweites Gehirn, da sie es ihm und seinem Team ermöglicht, so viele verschiedene Dinge wie nötig im Auge zu behalten.

„An einem verrückten Tag wird es schwer sein, sich an 15 verschiedene Meetings zu erinnern, die Sie hatten. Vielmehr stehen sie bereits in meinem Kalender. Ich klicke sie einfach an.“

Insgesamt ist Ben mit Clockify zufrieden, weil es ihm und seinem Unternehmen jeden Monat Dutzende von Stunden einspart.

Funktion Nr. 2: Ein-/Ausstempeln

Clockify ermöglicht es Bens Team, eines der lästigsten Dinge zu vermeiden – die Zeiterfassung. Also haben wir ihn gebeten, uns seinen Senf dazu in einem realen Szenario zu geben.

„Jeder, der im professionellen Service arbeitet, mag es am wenigsten, die Zeit einzugeben, wann immer es sein mag. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, 15 Minuten damit zu verbringen, Ihre gesamte Zeit manuell einzugeben. Clockify macht es also sehr einfach, das zu rationalisieren, sowohl von meiner Seite als auch von der Seite des Benutzers.“

Mit dieser Funktion kann Ben die Anwesenheit der Mitarbeiter einfach nachverfolgen und Ein- und Ausstempelberichte erhalten. Aber am wichtigsten ist, dass sein Team seine Zeit bequem auf jedem Gerät erfassen kann, entweder online oder offline.

Funktion Nr. 3: Automatische Erinnerungen

Anstatt seinen Teammitgliedern nachzujagen, um Zeiteinträge vorzunehmen, kann Ben andere, wichtigere Dinge tun. Wie? Nun, Clockify erledigt die Arbeit für ihn und sendet automatische Erinnerungen an Teammitglieder.

„Clockify hat großartige Funktionen, um die Leute daran zu erinnern, ihre Zeit einzureichen. So muss ich niemandem hinterherlaufen. Clockify macht das für mich, was ich wirklich gut gesehen habe, wenn es darum geht, wie schnell die Leute ihre Zeit investieren.“

Um Erinnerungen festzulegen, wie es Ben jeden Tag tut, müssen Sie nur Folgendes auswählen:

• Arbeitszeiten und Arbeitstage und
• Die Zeit, nach der Clockify Ihnen eine Erinnerung senden soll.

Das ist es!

Funktion Nr. 4: Berichte

Ein weiteres nettes Feature, über das Ben gerne spricht, sind Clockify-Berichte. Diese Ergänzung hilft seinem Team, Projekte zu verwalten und zu erfahren, was alle in letzter Zeit so gemacht haben.

Neben der Vermeidung von Zeitverschwendung lässt Ben mit der einzigartigen Clockify-Berichtsfunktion sehen, wo und wie sein Team Zeit verbringt, indem er eine vollständige Zusammenfassung der erfassten Stunden – und sogar der abrechenbaren Stunden – in übersichtlichen Berichten erhält. Alles, was Ihr Team tun muss, ist, die Zeit mit einem Echtzeit-Tracker aufzuzeichnen oder die Stunden manuell im Stundenzettel einzutragen.

Ben erklärt, wie ihm die Berichte es ermöglichen, die massive Arbeitsbelastung seines Unternehmens im Griff zu behalten.

„Wenn jemand am Montag keine Stunden [getaktet] hat, kann ich das sehen; Aus Sicht des Projektmanagements hilft es mir zu sagen: „Sie sind nicht mehr so ​​stark ausgelastet.“

Am Dienstagmorgen kann sich Ben einen Bericht vom Montag ansehen, um zu sehen, wer woran wie lange gearbeitet hat. Wenn er bemerkt, dass einige Mitarbeiter bei einigen Aufgaben zu wenig leisten, kann er umschalten und andere Aufgaben zuweisen.

Zusammenfassung: Verwenden Sie Tools, um sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren

Es war eine tolle Zeit, Ben zu interviewen! Und wenn Sie genau hinsehen, werden Sie einige Themen und mundgerechte Lektionen sehen, die er aus seiner reichen Erfahrung geteilt hat.

Also, hier sind ein paar Imbissbuden, die Sie wahrscheinlich in Ihrem Leben und Ihrer Arbeit verwenden können:

• Verlassen Sie ein Unternehmen, wenn Sie glauben, dass es Ihr Wachstum verhindert,
• Perfektionieren Sie Ihre Fähigkeiten im Handumdrehen, um Ihre Jobaussichten zukunftssicher zu machen,
• Etablieren Sie Werte, um das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter zu fördern,
• Verfolgen Sie die Zeit, die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden, um den größten Nutzen zu erzielen.
• Verlassen Sie sich auf Werkzeuge, anstatt sich auf Menschen zu verlassen, um sich an Dinge zu erinnern, und
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe für langfristigen Erfolg.

Auf jeden Fall sind wir froh, dass Clockify Ben und seinem Team geholfen hat, ihre Produktivität in die Höhe zu treiben.

️ Haben Sie eine Erfolgsgeschichte zum Thema Zeiterfassung, die Sie teilen möchten? Schreiben Sie uns an [email protected] und Sie haben die Chance, in einem unserer zukünftigen Artikel vorgestellt zu werden. Und wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat und Sie ihn hilfreich fanden, teilen Sie ihn mit jemandem, von dem Sie glauben, dass er davon profitieren würde.