Wie Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen

Effizienz ist 10 % davon, produktiv zu sein. Auf diesen Satz bin ich bei der Recherche für diesen Blogbeitrag gestoßen. Lassen Sie uns darauf näher eingehen. Effizienz bedeutet, Aufgaben schnell und gut zu erledigen. Andererseits müssen Sie sich, um produktiv zu sein, konsequent um Ihre wichtigen Aufgaben kümmern. Effizient zu sein ist also in gewisser Weise ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Produktivität.

Wenn Sie Ihre täglichen Aufgaben jetzt anscheinend nicht schneller erledigen können (ohne ihre Qualität zu beeinträchtigen), sind Sie wahrscheinlich frustriert. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie lernen können, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.

In diesem Artikel erfährst du:

• was effizientes Arbeiten bedeutet,
• wie man sich konzentriert und die Arbeit erledigt,
• wie Sie bei der Arbeit effizienter und effektiver werden.

Was bedeutet es, bei der Arbeit effizient zu sein?

Kennen Sie diese Filmszenen, wenn eine Person mit einem selbstbewussten Lächeln im Gesicht sehr schnell tippt? Diese Szenen werden normalerweise von fröhlicher Klaviermusik gefolgt. Wenn ich an Effizienz denke, sehe ich dieses Bild vor mir.

Wenn es um Arbeitsplatzeffizienz geht, geht es um mehr als das zuvor erwähnte spielerische Setting. Effizienz am Arbeitsplatz bedeutet, dass die Mitarbeiter die richtigen Aufgaben ordnungsgemäß ausführen, ohne zu viel Zeit oder Energie zu verschwenden. Auf diese Weise helfen die Arbeitnehmer ihren Klienten/Kunden, indem sie qualitativ hochwertigere Produkte/Dienstleistungen liefern. Daher tragen die Mitarbeiter zum Wachstum ihres Unternehmens bei. Außerdem sind effiziente Mitarbeiter auch produktiv, weil sie wissen, wie sie ihre Aufgaben verwalten und alle Aufgaben ordnungsgemäß und pünktlich erledigen.

Wie können Sie sich konzentrieren und Ihre Arbeit erledigen?

Werfen wir einen Blick darauf, was Sie tun können, um unabhängig von Ihrer beruflichen Position konzentriert zu bleiben und Ihre Arbeit mit Leichtigkeit zu erledigen.

Arbeiten Sie in kurzen Sitzungen, gefolgt von einer kurzen Pause

Laut der Studie der University of Illinois können „kurze Ablenkungen von einer Aufgabe die Fähigkeit, sich über längere Zeiträume auf diese Aufgabe zu konzentrieren, dramatisch verbessern“. Wenn Sie also mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, arbeiten Sie in kurzen Sitzungen von 20 bis 30 Minuten und machen Sie dann eine kurze 5-minütige Pause.

Sie können die Pomodoro-Technik ausprobieren, die aus 25-minütigen Arbeitssitzungen (Pomodoros) besteht. Machen Sie nach jeder Sitzung eine 5-minütige Pause. Wenn Sie vier Arbeitssitzungen beendet haben, können Sie eine längere Pause machen, etwa 30 Minuten. Wenn Sie glauben, dass 25 Minuten für Ihre Aufgaben zu kurz sind, können Sie Ihre Arbeit organisieren, indem Sie 90-Minuten-Pomodoros haben.

Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit während dieser Pomodoros auf Ihre Aufgabe, um Ihre Effizienz zu steigern.

Folgen Sie Ihrem circadianen Rhythmus

Ein zirkadianer Rhythmus ist ein 24-Stunden-Zyklus, der seinen Namen von dem lateinischen Ausdruck „circa diem“ hat, was „um einen Tag herum“ bedeutet. Zirkadiane Rhythmen regulieren Ihr geistiges und körperliches System. Außerdem hängt Ihre Konzentrationsfähigkeit von Ihrem zirkadianen Rhythmus ab. Manche Menschen sind morgens geistig wach, während andere nachmittags oder abends gedeihen.

Um Ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erledigen, sollten Sie Ihren Tag nach Ihrem circadianen Rhythmus organisieren. Wenn Sie mehr über Ihren zirkadianen Rhythmus erfahren möchten, achten Sie darauf, Ihre Fokusebenen mindestens zwei Wochen lang zu verfolgen. Du kannst zum Beispiel deinen Energielevel über den Tag verteilt auf einer Skala von 1 bis 10 aufschreiben. Planen Sie dann Ihre wichtigsten Aufgaben für die Zeiten mit der höchsten Wachsamkeit. Lassen Sie diese weniger kritischen Aufgaben für Zeiten, in denen Ihr Energieniveau niedriger ist.

Akzeptiere Gedankenabschweifung und Müßiggang

Kann Tagträumen nützlich sein und Sie effizienter machen? Überraschenderweise ja.

In ihrem Buch Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self spricht Manoush Zomorodi über die Bedeutung des Gedankenwanderns:

„ Wenn unsere Gedanken abschweifen, aktivieren wir den so genannten „Standardmodus“, den mentalen Ort, an dem wir Probleme lösen und unsere besten Ideen hervorbringen, und beschäftigen uns mit der sogenannten „autobiografischen Planung“, mit der wir unserer Welt einen Sinn geben und unser Leben und setzen uns Ziele für die Zukunft .“

Sie weist auch darauf hin, dass wir originell denken, wenn wir Abstand nehmen.

Lassen Sie sich also 10 oder 15 Minuten lang Tagträumen, während Sie eine sich wiederholende Aufgabe erledigen oder eine Pause machen. So finden Sie neue Lösungsansätze für Ihre Probleme oder komplexe Aufgabenstellungen, die Ihre Effizienz steigern. Außerdem können Sie während eines Meetings oder bei der Bewältigung einer herausfordernden Aufgabe konzentrierter arbeiten.

Abgesehen vom Gedankenwandern kann es auch wertvoll für Sie sein, untätig zu sein. So erklärt der Essayist und Cartoonist Tim Kreider in Cal Newports Buch Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World die Vorteile des Nichtstuns:

„ Müßiggang ist nicht nur ein Urlaub, ein Genuss oder ein Laster; es ist für das Gehirn so unentbehrlich wie Vitamin D für den Körper, und ohne es erleiden wir ein geistiges Leiden, das so entstellend ist wie Rachitis … es ist paradoxerweise notwendig, um jede Arbeit zu erledigen .

Aber was ist, wenn Sie zu beschäftigt sind und keine Zeit damit verschwenden können, untätig zu sein? Folgendes schlägt Cal Newport in diesem Buch vor.

” Schalten Sie am Ende des Arbeitstages Ihre Überlegungen zu Arbeitsangelegenheiten bis zum nächsten Morgen ab – kein E-Mail-Check nach dem Abendessen, kein mentales Wiederholen von Gesprächen und kein Planen darüber, wie Sie eine bevorstehende Herausforderung bewältigen werden; Schalten Sie das Arbeitsdenken vollständig ab .

Newport fügt hinzu, dass einer der Vorteile des Herunterfahrens darin besteht, dass „Ausfallzeiten dazu beitragen, die Energie aufzuladen, die für intensives Arbeiten erforderlich ist“. Und wie Newport es definiert, ist Deep Work „die Art von Arbeit, die Ihre Leistung optimiert“.

Wie können Sie bei der Arbeit effizienter und effektiver sein?

Wie bereits erwähnt, gibt es einen Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Wenn Sie effizient sind, erledigen Sie Ihre Aufgaben schnell und organisiert. Auf der anderen Seite, wenn Sie effektiv sind, erhalten Sie die gewünschten Ergebnisse. Wie Sie sich vorstellen können, müssen Sie bei Ihren beruflichen Aufgaben in beiden Bereichen hervorragende Leistungen erbringen. Werfen wir einen Blick auf die praktischsten Tipps für eine effiziente und effektive Arbeit.

Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zuerst auf die wichtigsten Aufgaben

Denken Sie zu Beginn eines jeden Tages an die wichtigsten Aufgaben des Tages. Versuchen Sie außerdem, realistisch zu bleiben und schreiben Sie bis zu drei Aufgaben auf, die Sie bis zum Ende des Tages erledigen müssen.

Ein klares Ziel vor Augen und vor Augen hilft Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und Ihre Effizienz und Produktivität zu verbessern.

Probieren Sie die Eisenhower-Matrix-Methode aus

Eine der nützlichsten Möglichkeiten, Prioritäten zu setzen, ist es, die Eisenhower-Matrix-Technik auszuprobieren. Diese Zeitmanagementmethode hilft Ihnen dabei, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen.

Die Eisenhower-Matrixmethode umfasst vier Zeitquadranten:

1. wichtige und dringende Aufgaben,
2. wichtige, aber nicht dringende Aufgaben,
3. nicht wichtige, aber dringende Aufgaben,
4. nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben.

Die Aufgaben aus dem ersten Quadranten sind also Ihre Prioritäten. Wenn Sie damit fertig sind, nehmen Sie die aus dem zweiten Quadranten in Angriff. Apropos dritter Quadrant: Sie sollten diese Aufgaben an Ihre Kollegen delegieren. Schließlich sollten die Aufgaben aus dem vierten Quadranten eliminiert werden.

Da diese Methode Ihnen hilft, Ihren Arbeitstag klarer zu überblicken, kann die Eisenhower-Matrix-Technik auch Ihr Zeitmanagement verbessern. So erledigen Sie Ihre Aufgaben effizienter und produktiver.

Widmen Sie etwas Zeit für tiefe Arbeit

Gerade bei anspruchsvollen oder für Ihre berufliche Position essenziellen Aufgaben spielt das bereits erwähnte Deep Work eine entscheidende Rolle. Wenn Sie diese Aufgaben erledigen müssen, müssen Sie konzentriert sein und Ablenkungen um jeden Preis vermeiden.

Da ich beispielsweise Content-Autor bin, besteht meine intensive Arbeit darin, Blogs zu schreiben. Um in eine tiefe Arbeitsstimmung schlüpfen zu können, höre ich am liebsten klassische Musik oder Filmmusik. Diese Musikgenres helfen mir, produktiv zu bleiben und den Blog fertig zu schreiben.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und in Deep Work einzusteigen, schlägt Newport das folgende Deep-Work-Ritual vor:

• Wählen Sie, wo Sie arbeiten und wie lange. Sie müssen einen ruhigen Ort für Ihre intensiven Arbeitsphasen finden. Widme außerdem, wenn möglich, einen bestimmten Teil deines (Heim-)Büros nur für Deep Work. Zum Beispiel ein Konferenzraum, eine ruhige Bibliothek oder ein bequemer Sessel, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, überlegen Sie, wie lange Sie in der Zone bleiben müssen, um die Aufgabe erledigen zu können.
• Entscheiden Sie, wie Sie arbeiten werden. Setzen Sie sich spezifische Ziele für Ihre Deep-Work-Phase. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel schreiben, können Sie die Anzahl der Wörter oder die Anzahl der Zwischenüberschriften regulieren, die Sie während einer intensiven Arbeitsphase fertigstellen müssen. Darüber hinaus können Sie auch einen Website-Blocker aktivieren, sobald Sie mit der Arbeit beginnen, um sich nicht mit sozialen Medien oder Nachrichten abzulenken.
• Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Arbeit unterstützen. Ihr Deep-Work-Ritual sollte auch alle wesentlichen Dinge abdecken, die Sie während der Arbeit benötigen. Zum Beispiel eine Tasse Kaffee oder einen Snack für den Fall, dass Sie Hunger bekommen. Wählen Sie außerdem die richtige Beleuchtung und einen bequemen Stuhl.

Dies sind nur einige Ideen, wie Sie Ihr Deep-Work-Ritual angenehmer und effektiver gestalten können. Sie können das Ritual jederzeit ändern, damit es besser zu Ihnen und Ihren Aufgaben passt.

Vermeiden Sie Multitasking

Wenn Sie zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen, wechseln Sie tatsächlich Ihren Fokus zwischen diesen Aufgaben. Dies wird als Kontextwechsel bezeichnet, und da Sie schnell von einer Aufgabe zur nächsten springen, scheint es, als würden Sie zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen.

Aber Multitasking ist nicht so effektiv, wie es scheinen mag. Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe richten und dann schnell auf die andere, benötigt Ihr Gehirn mehr Zeit und Energie, um den Kontext zu laden und neu zu laden.

Aus diesem Grund sollten Sie Multitasking vermeiden. Wenn Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, werden Sie effizienter.

Wenn Sie jedoch mit Arbeit überschwemmt sind und keine andere Wahl haben, als Multitasking zu betreiben, befolgen Sie unsere Tipps, wie Sie zwischen Projekten und Aufgaben wechseln können, ohne an Produktivität einzubüßen.

Zerlegen Sie Ihre größeren Aufgaben in kleinere

Seien wir ehrlich: Wenn Sie wissen, dass Sie eine komplexe Aufgabe erledigen müssen, die viel Zeit und Energie erfordert, werden Sie nicht motiviert sein, mit der Arbeit daran zu beginnen. Also, statt eine größere Aufgabe für den ganzen Tag zu haben, teilen Sie sie in kleinere Aufgaben auf.

Beispielsweise müssen Sie eine Illustration für den Blogbeitrag erstellen. Indem Sie diese Aufgabe in kleinere Teile zerlegen, erhalten Sie Aufgaben wie:

1. den ersten Entwurf machen,
2. sich mit einem Content-Autor in Verbindung setzen, um den ersten Entwurf zu besprechen,
3. Nehmen Sie die Änderungen vor, falls erforderlich,
4. Fügen Sie ein Logo oder ein ähnliches Detail hinzu und
5. Fügen Sie dem Projektmanagement-Tool eine Illustration hinzu.

Sobald Sie die erste Aufgabe erledigt haben, fühlen Sie sich motiviert, weiterzumachen. Somit wird die Erledigung einer größeren Aufgabe einfacher zu bewältigen sein.

Darüber hinaus können Sie Clockify auch verwenden, um Ihr Projekt in kleinere Aufgaben zu unterteilen. Diese Art der Arbeit mit Aufgaben ist praktisch, da Sie Ihr Projekt wie eine To-Do-Liste organisieren können. Markieren Sie die Aufgaben dann als erledigt, sobald Sie sie erledigt haben. Außerdem kann Ihnen ein solcher Zeitplan dabei helfen, Projekte und Aufgaben für Ihre Kunden zu verfolgen.

Begrenzen Sie die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen

Wie im Asana-Bericht The Anatomy of Work Index festgestellt, ist die Beantwortung ständiger E-Mails und Nachrichten der Hauptgrund dafür, dass Mitarbeiter zu spät arbeiten. Es ist wahrscheinlich, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung sehen oder hören, den Drang verspüren, sie zu überprüfen. Aber es wird nicht immer einfach sein, sich danach wieder zu konzentrieren.

Versuchen Sie, die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, zu begrenzen, es sei denn, Ihr Job erfordert, dass Sie aktiv sind und so schnell wie möglich auf Nachrichten antworten. So können Sie beispielsweise zu Beginn und am Ende des Arbeitstages Ihre E-Mails abrufen.

Abgesehen von dieser Option sollten Sie beim Schreiben von E-Mails genauer sein. Dadurch wird die Kommunikation mit Ihren Kollegen oder Partnern präziser und Sie vermeiden das Hin- und Her-E-Mails. Daher werden Sie weniger von E-Mails abgelenkt, wodurch Sie effizienter und produktiver arbeiten können.

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind solche, die regelmäßig auftreten, z. B. jeden Tag, einmal pro Woche oder einmal pro Monat. Dies können Aktivitäten wie das Beantworten von E-Mails und die Teilnahme an Besprechungen sein.

Um Zeit zu sparen, die Sie für wiederkehrende Aufgaben aufwenden, sollten Sie diese mit einer Aufgabenverfolgungs-App überwachen. Dann wissen Sie genau, wie viele Stunden pro Tag Sie wiederkehrenden Aufgaben widmen. Daher können Sie einige dieser Aufgaben automatisieren.

Beispielsweise können Sie Clockify verwenden, um Vorlagen für Ihre Projekte zu erstellen. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie und Ihr Team normalerweise mit Projekten zu tun haben, die die gleichen Aufgaben erfordern. Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie in Zukunft für jedes ähnliche Projekt verwenden.

Apropos E-Mail-Verwaltung: Sie sollten mit der Kategorisierung Ihrer Nachrichten beginnen, indem Sie Labels verwenden. Labels sind eine Art Ordner in Ihrem Posteingang. Sie können beispielsweise das Label „Wichtig“ hinzufügen, damit Sie jederzeit problemlos auf diesen Ordner zugreifen und andere Nachrichten ignorieren können. Sobald Sie sich um Ihren Posteingang gekümmert haben, können Sie sich nur noch auf die Arbeit konzentrieren und Ihre Effizienz und Produktivität steigern.

Denken Sie an Ihre Gesundheit und die Notwendigkeit, neue Energie zu tanken

Wenn Sie hungrig oder schläfrig sind, können Sie nicht klar denken und produktiv sein. Unterschätzen Sie also niemals die Bedeutung einer guten Nachtruhe oder eines guten Frühstücks.

Tatsächlich gibt es bestimmte Arten von Lebensmitteln, die extrem gut für Ihre Gehirnleistung und damit für Ihre Produktivität sind. Dies ist ein Superfood, und wir haben bereits einen Blog, der Superfood-Snacks gewidmet ist, die die Produktivität steigern können.

Achten Sie neben Essen und Schlafen auf regelmäßige Bewegung. Auch wenn Sie kein Fan davon sind, können Sie jeden Tag nach der Arbeit wenigstens einen Spaziergang machen. Sie werden bald feststellen, wie diese Routine Ihnen hilft, sich von der Arbeit zu erholen und zu entspannen.

Fazit

Effizient mit Aufgaben umzugehen bedeutet, sie korrekt und zeitnah zu erledigen. Dazu müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit nur auf Ihre Aufgaben richten und Ablenkungen vermeiden.

Wie machst du das? Indem Sie in kurzen Sitzungen arbeiten oder Ihrem circadianen Rhythmus folgen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gehirn auch eine Auszeit braucht, also fühlen Sie sich frei, um in Gedanken zu wandern. Diese Aktivität wird sicherlich Ihre Effizienz steigern.

Wenn Sie sowohl an Ihrer Effizienz als auch an Ihrer Produktivität arbeiten möchten, finden Sie in diesem Artikel einige praktische Tipps, die Sie ausprobieren können.