Rückgebühr: Vorteile, Nachteile und Tipps

Stellen Sie sich dieses reale Szenario vor: Ein Einzelhandelsgeschäft bestellt eine Charge von 500 Designer-Taschen bei einem Großhandelslieferanten und gibt an, dass die Taschen zu einem bestimmten Datum für eine geplante Werbeaktion eintreffen sollen.

Allerdings treffen die Taschen 3 Tage später als der vereinbarte Liefertermin ein. Dadurch verpasst der Einzelhändler das Aktionsfenster, was zu einem Umsatzverlust in Höhe von 1.000 US-Dollar führt. Der Einzelhändler bringt seine Enttäuschung über die Verzögerung zum Ausdruck und fordert den Großhändler auf, den Umsatzverlust durch Zusendung einer Rechnung über 1.000 US-Dollar auszugleichen.

Mit anderen Worten: Der Einzelhändler nutzt Nachforderungen , um die entgangenen Einnahmen vom Großhändler auszugleichen.

Was genau sind Nachforderungen und wie wirken sie sich auf Ihr Unternehmen aus?

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, was Rückforderungen sind und wie sie funktionieren, und zwar anhand einiger Beispiele aus der Praxis. Wir werden auch ihre Nachteile und Vorteile hervorheben, bevor wir 6 clevere Strategien auflisten, um Ihre Erfolgschancen bei Nachforderungen zu maximieren.

Was ist eine Rückforderung?

Nachzahlungen sind die Abrechnungen, die eine Partei (z. B. ein Einzelhändler oder ein Auftragnehmer) an eine andere Partei (z. B. einen Großhandelslieferanten oder einen Subunternehmer) sendet, wenn dieser aufgrund der Handlungen oder Fehler der zweiten Partei Verluste entstehen.

Um jedoch Rückforderungen zu erheben, müssen die beiden Parteien einen rechtsverbindlichen Vertrag abschließen, der festlegt, in welchen Situationen Nachforderungen erhoben werden.

In ihrem Buch mit dem Titel „Construction Accounting Deskbook“ definieren die Autoren Louis P. Miramontes und Huge L. Rice Nachbelastungen im Baukontext wie folgt:

„Abrechnungen für erbrachte Leistungen oder entstandene Kosten einer Partei, die gemäß der Vereinbarung von der Partei, der die Rechnung gestellt wurde, hätten erbracht werden müssen oder angefallen sein müssen. Eigentümer stellen den Generalunternehmern Gebühren in Rechnung, und Generalunternehmer rechnen den Subunternehmern Gebühren zurück.“

Während Rückforderungen typischerweise in der Baubranche vorkommen, kommen sie auch im Einzelhandel, in der verarbeitenden Industrie und in der Finanzbranche häufig vor.

Beispielsweise kann ein Unternehmen, das einen Softwareentwickler anstellt, Rückforderungen verlangen, wenn der Entwickler das Projekt verzögert oder die Software Mängel aufweist.

Ein Kreditkartenunternehmen kann einem Kunden Rückbelastungen ausstellen, wenn dieser seine Gebühren nicht rechtzeitig bezahlt. Im Zusammenhang mit Kreditkarten ist Ihnen möglicherweise auch der Begriff „Chargebacks“ begegnet.

Wir geben Ihnen keine Vorwürfe, wenn Sie sich fragen, ob Rückbuchungen und Rückbelastungen Synonyme sind. Der folgende Abschnitt beleuchtet das Thema.

Nachforderungen und Rückbuchungen: Was ist der Unterschied?

Im Gegensatz zu Rückbelastungen, die in mehreren Branchen verwendet werden, werden Rückbuchungen typischerweise in der Kreditkartenbranche eingesetzt. Nach Angaben der Federal Trade Commission soll das Rückbuchungsverfahren Verbraucher vor betrügerischen, unerwünschten oder falschen Kreditkartenbelastungen schützen.

Um mehr über den Unterschied zwischen Nachbelastungen und Rückbuchungen zu erfahren, haben wir Francis Fabrizi, AATQB (Association of Accounting Technicians Qualified Bookkeeper) bei Keirstone Limited kontaktiert.

Laut Fabrizi geht es bei der Unterscheidung zwischen den Bedingungen darum, wer die Anklage erhebt und wer sie begleicht. Im Gegensatz zu Nachbelastungen, bei denen die verantwortliche Partei (ein Händler, ein Lieferant, ein Kunde oder ein Subunternehmer) leistet die Zahlung direkt an die Partei, die Rückforderungen geltend macht, Rückbuchungen werden von Banken in der Regel erst nach erfolgloser Beilegung des Streits abgewickelt:

„Rückbuchungen werden typischerweise zur Beilegung von Streitigkeiten zwischen Händlern und Kunden eingesetzt, wenn der Kunde bereits versucht hat, das Problem direkt mit dem Händler zu lösen, und dabei erfolglos geblieben ist.“

Fabrizi erklärt anhand eines Beispiels, wie Rückbuchungen typischerweise funktionieren. Nehmen wir an, ein Kunde kauft mit seiner Kreditkarte ein Produkt in einem Geschäft und stellt fest, dass das Produkt defekt ist. Anschließend fordert er das Geschäft auf, den Betrag zurückzuerstatten, doch der Händler weigert sich, dies zu tun. Der Kunde reicht nun eine Beschwerde bei seiner Bank ein, die dem Kunden eine Rücklastschrift zur Rückerstattung des Betrags ausstellt.

Die Bank fordert den Betrag später vom Händler zurück.

Ebenso kann ein Kunde auch falsche oder unerwünschte Belastungen seines Kreditkartenausstellers anfechten. In diesem Fall storniert die ausstellende Bank (die Bank, die die Kreditkarte ausgestellt hat) die Belastung vorübergehend, während sie die Angelegenheit untersucht.

Wie funktionieren Rückforderungen?

Sehen wir uns anhand eines Beispiels aus der Baubranche an, wie Nachforderungen in der Praxis funktionieren.

Ein Bauunternehmer (eine Partei) schließt mit einem Subunternehmer (einer anderen Partei) einen Vertrag über die elektrische Verkabelung eines Gebäudes ab.

Wenn der Subunternehmer die Arbeiten nicht innerhalb der vereinbarten Zeit fertigstellt, führt dies zu einer Projektverzögerung, da die anderen Aufgaben von der Fertigstellung der Elektroarbeiten abhängen. Diese Verzögerungen können zu zusätzlichen Kosten für den Auftragnehmer führen, der Arbeitskräfte möglicherweise für einen längeren Zeitraum als ursprünglich geplant behalten muss.

In diesem Fall kann der Auftragnehmer dem Subunternehmer diese zusätzlichen Arbeitskosten als Nachbelastung in Rechnung stellen.

Im Allgemeinen helfen Rückforderungen:

• Kosten gerecht verteilen,
• Verantwortung fördern,  
• Erleichterung der Streitbeilegung und
• Verbessern Sie das Projektmanagement.

Indem sie Parteien für ihre Handlungen zur Rechenschaft ziehen, fördern Nachforderungen Transparenz und finanzielle Fairness.

Nun fragen Sie sich vielleicht, ob Nachforderungen ein gesetzlicher Anspruch sind. Der nächste Abschnitt konzentriert sich auf die rechtlichen Aspekte von Nachforderungen.

Sind Rückforderungen ein Rechtsanspruch?

Da es keine spezifischen Gesetze zu Nachforderungen gibt, werden diese in der Regel durch einen Vertrag zwischen zwei Parteien geregelt, wie zum Beispiel:

• Der Auftragnehmer und Subunternehmer,
• Der Einzel- und Großhändler,
• Das Kreditkartenunternehmen und Verbraucher bzw
• Der Hersteller und Vertreiber.

Ordnungsgemäß ausgearbeitete und einvernehmlich vereinbarte Verträge sind rechtsverbindlich. Das heißt, wenn eine Partei gegen die Vertragsbedingungen verstößt, hat die andere Partei das gesetzliche Recht, Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise eine Nachforderung der Forderung zu verlangen oder ein Gerichtsverfahren einzuleiten.

Allerdings gibt es in der Baubranche einige Gesetze, wie zum Beispiel den Prompt Pay Act, die sich indirekt auf Nachzahlungen auswirken. Das Prompt Pay Act stellt sicher, dass Auftragnehmer und Subunternehmer pünktlich bezahlt werden.

Viele Staaten (Colorado, Texas, New York, Illinois, Maryland und South Carolina, um nur einige zu nennen) haben ein Treuhandfondsmodell eingeführt, bei dem das Geld, das Eigentümer an den Auftragnehmer zahlen, treuhänderisch verwaltet wird. Der Auftragnehmer kann den Treuhandfonds nur zur Bezahlung der Subunternehmer für die erbrachten Leistungen verwenden.

Mit anderen Worten: Der Auftragnehmer kann die Treuhandgelder nicht als Nachforderungen für fehlerhafte Arbeiten einbehalten, die der Subunternehmer in einem anderen Vertrag ausgeführt hat.

Es ist wichtig zu beachten, dass die meisten Gesetze der US-Bundesstaaten Auftragnehmern oder Subunternehmern das Recht einräumen, die Zahlung zu verweigern, wenn eine andere Partei die vereinbarten Aufgaben nicht erfüllt. Wenn der Subunternehmer beispielsweise nicht die richtigen Materialien wie vereinbart zur Verfügung stellt und es dadurch zu Mängeln am Gebäude kommt, kann der Auftragnehmer dem Subunternehmer eine Nachforderung in Rechnung stellen.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie viel eine Partei als Nachforderungen geltend machen kann.

Der National Law Review zufolge kann die Partei, die Rückforderungen verlangt (im obigen Beispiel der Auftragnehmer), nur einen Betrag in Rechnung stellen, der dem Betrag entspricht, den sie für die Nachbesserung der fehlerhaft ausgeführten Arbeiten aufgewendet hat.

Was ist ein Beispiel für eine Rückforderung?

Zu den häufigsten Gründen für die Geltendmachung von Rückforderungen gehören:

• Verzögerungen,
• Sachbeschädigung,
• Material- oder Verarbeitungsfehler und
• Mangelhafte Einhaltung der Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften auf der Baustelle.

Wir werden für jedes Szenario Beispiele aus der Praxis besprechen, damit Sie besser verstehen, wie Rückforderungen funktionieren.

Beispiel Nr. 1: Nachzahlungen für Verspätungen

Im obigen Abschnitt haben Sie gesehen, wie eine nicht rechtzeitige Fertigstellung von Arbeiten zu Nachzahlungen führen kann. Nachzahlungen können auch dann anfallen, wenn ein Lieferant Waren verspätet liefert oder ein Kunde nicht rechtzeitig Zahlungen für von ihm erworbene Dienstleistungen oder Waren leistet.

Darüber hinaus können Kreditkartenunternehmen Rückgebühren erheben, wenn Karteninhaber ihre Kreditkartenzahlungen nicht rechtzeitig leisten. Bei diesen Gebühren handelt es sich um eine Strafe für die Nichteinhaltung der in der Vereinbarung festgelegten Zahlungsfrist.

Nachzahlungen können auch von Groß- und Einzelhändlern in Anspruch genommen werden, wenn eine andere Partei Zahlungen verzögert. XYZ ist beispielsweise ein Großhändler für Gewürze. John betreibt ein Einzelhandelsgeschäft und kauft regelmäßig Gewürze von XYZ, daher sendet der Großhandelsladen monatlich Rechnungen an John.

Im Juli lieferte XYZ die Gewürze jedoch wie gewohnt an John, versäumte jedoch die Rechnungsstellung für einige Artikel. Infolgedessen fügte der Eigentümer von XYZ diese Posten als Rückstände zu der Rechnung hinzu, die er im August an John schickte.

Beispiel Nr. 2: Nachforderungen wegen Sachschäden

Hierbei handelt es sich um die Kosten, die einer Partei durch einen von einer anderen Partei verursachten Sachschaden entstehen. Die Gebühren werden in der Regel dem Verursacher in Rechnung gestellt und zur Deckung der Kosten für die Behebung des Schadens verwendet.

Verursacht ein Hotelgast beispielsweise Schäden an einem Hotelzimmer, etwa durch kaputte Möbel oder zerstörtes Eigentum, kann das Hotel eine Rückerstattung verlangen, um die Kosten für die Reparatur oder den Ersatz beschädigter Gegenstände zu decken.

Beispiel Nr. 3: Nachforderungen wegen mangelhafter Arbeitsleistung

Eine der häufigsten Ursachen für Nachforderungen ist mangelhafte Verarbeitung.

Shea Connelly Development (SCD) hat Revive als Subunternehmer für zwei Bauprojekte engagiert, eines in Park Place und das andere in Glendale.

SCD behauptete, dass Revives Arbeit am Park Place nicht den Standards entsprach, und entließ Revive daher aus diesem Projekt. SCD sagte, dass sie einen anderen Subunternehmer beauftragen müssten, um die schlechte Arbeitsqualität von Revive beim Park Place-Projekt zu beheben. Infolgedessen würden sie den Betrag, den sie für die Reparatur der Arbeit von Revive aufgewendet hätten, von allen Zahlungen abziehen, die sie Revive schuldeten.

Hier ist ein weiteres Szenario aus der Immobilienbranche. Nehmen wir an, ein Immobilieneigentümer hat eine Hausverwaltung mit der Instandhaltung seines Wohnhauses beauftragt. Der Vertrag zwischen diesen beiden Parteien legt bestimmte Verantwortlichkeiten und Qualitätsstandards fest.

Nach einer routinemäßigen Inspektion des Wohnhauses stellt der Grundstückseigentümer fest, dass es Probleme gibt, wie z. B. kaputte Sicherheitsausrüstung und nicht reparierte Schäden an der Außenseite des Gebäudes.

Der Eigentümer kontaktiert die Hausverwaltung, um sie über die Probleme zu informieren, und bittet die Firma, die Probleme innerhalb einer bestimmten Frist zu beheben. Dies gelingt dem Unternehmen jedoch trotz Mahnung nicht.

Der Grundstückseigentümer behebt die Probleme, indem er ein anderes Unternehmen beauftragt und die Kosten für die Behebung der Probleme berechnet. Diese Aufwendungen stellt der Eigentümer der Hausverwaltung dann als Nachforderungen in Rechnung.

Beispiel Nr. 4: Nachzahlungen wegen Sicherheitsproblemen

Nehmen wir an, ein Lebensmittellieferant schließt mit einem Lebensmittelverarbeitungsunternehmen einen Vertrag über die Lieferung bestimmter Lebensmittelzutaten von höchster Qualität ab.

Der Lieferant liefert die Zutaten und da es sich um die erste Charge an Zutaten handelt, führt das Lebensmittelverarbeitungsunternehmen eine gründliche Qualitätsprüfung durch. Das Unternehmen stellt fest, dass einige Inhaltsstoffe kontaminiert sind, was zu Gesundheitsrisiken führen kann.

Das Lebensmittelverarbeitungsunternehmen erhebt Nachforderungen zur Deckung der Kosten für die Durchführung von Qualitätskontrollen und die Entsorgung kontaminierter Produkte.

Auch in der Baubranche kommt es häufig zu Nachforderungen wegen Sicherheitsbedenken.

Das in London ansässige Bauunternehmen Multiplex Construction Europe Ltd beauftragte Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, einen Subunternehmer für Betonarbeiten für ein Bauprojekt.

Multiplex beauftragte außerdem einen anderen Subunternehmer, BRM Construction, mit der Konstruktion der Gleitschalungsanlage (Baumaschine, die kontinuierlich Beton gießt und formt), die für die Betonarbeiten von Bathgate verwendet wurde.

Zu einem späteren Zeitpunkt kündigte Multiplex seinen Vertrag mit Bathgate, das in Konkurs gegangen war, und stellte einen neuen Subunternehmer ein. Nach der Inspektion der bisher geleisteten Arbeit erklärte der neue Subunternehmer, dass sowohl die Gleitschalungsanlage als auch die Betonarbeiten fehlerhaft und unsicher seien.

Multiplex forderte die Kosten für den Austausch dieser unsicheren Ausrüstung und Betonarbeiten als Rückforderungen in Höhe von über 12 Millionen Pfund (ca. 14,6 Millionen US-Dollar) sowohl von BRM als auch von Bathgate.

Vorteile von Nachladungen

Nachforderungen können in bestimmten Situationen viele Vorteile haben – insbesondere bei Bau- und Vertragsbeziehungen, bei denen Probleme umgehend behoben werden müssen. Hier sind einige der häufigsten Vorteile der Verwendung von Rückgebühren.

Vorteil Nr. 1: Nachbelastungen könnten bei der Kostendeckung helfen

Laut Tom Zauli, Senior Vice President und General Manager bei SOFTRAX, besteht der größte Vorteil von Rückbelastungen darin, dass sie einem Unternehmen dabei helfen, Einnahmen zurückzugewinnen, die andernfalls entgangen wären:

„Der Hauptvorteil von Nachbelastungen besteht darin, dass das Verfahren es einem Unternehmen ermöglicht, Einnahmen zurückzugewinnen, die andernfalls verloren gegangen wären.“

Nachforderungen können einen gewissen Schutz bieten, falls ein Subunternehmer oder Lieferant seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Diese Gebühren sind eine Möglichkeit, Kosten zu kompensieren, die bei komplexen Projekten in die Millionen gehen können.

Um Ihre Chancen auf Rückforderungen zu erhöhen, stellen Sie sicher, dass Sie anderen Parteien stets zeitnah und korrekt Rechnungen ausstellen.

Vorteil Nr. 2: Nachforderungen fördern die Rechenschaftspflicht und Verantwortung

Nachforderungen können dazu beitragen, die Verantwortlichkeit zu fördern, indem sie Vertragsbrüche verhindern und minderwertige Arbeit abschrecken. Dies ermutigt alle Beteiligten – seien es Lieferanten, Subunternehmer, Kreditkartenaussteller oder Kunden –, verantwortungsbewusst zu handeln, um Rückbelastungen zu vermeiden.

Beispielsweise schließt ein Lebensmittelhersteller mit einem Einzelhändler einen Vertrag über die pünktliche Lieferung von Lebensmitteln ab. Dank der Einbeziehung der Klausel über Nachzahlungen weiß der Hersteller, dass ihm Nachzahlungen in Rechnung gestellt werden, wenn er keine qualitativ hochwertigen Produkte liefert oder diese nicht rechtzeitig liefert.

Daher achtet der Hersteller besonders darauf, Verzögerungen oder Qualitätsprobleme zu vermeiden.

Ebenso versteht der Einzelhändler die Notwendigkeit, die Qualität der Produkte sorgfältig zu überwachen und etwaige Kosten für die Behebung von Verzögerungen oder fehlerhaften Produkten zu verfolgen. Diese Wachsamkeit stellt sicher, dass sie zu Recht Rückforderungen verlangen können, falls die andere Partei ihren Verpflichtungen nicht nachkommt.

Vorteil Nr. 3: Nachbelastungen können zu einem verbesserten Projektmanagement führen

Durch die Verfolgung und Dokumentation von Rückständen können Projektinhaber und Buchhalter Einblicke in die gesamten Forderungen und Verbindlichkeiten gewinnen. Unter Forderungen versteht man das Geld, das Kunden einem Unternehmen schulden, und unter Verbindlichkeiten versteht man das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten oder Gläubigern schuldet.

Projekteigentümer können auch die Bereiche bemerken, in denen die Kosten aufgrund von Fehlern oder Versäumnissen seitens der Anbieter oder Subunternehmer steigen. Sie können diese Bereiche dann angehen, um das Projektkostenmanagement zu optimieren.

Vorteil Nr. 4: Nachforderungen können helfen, Streitigkeiten vorzubeugen

Laut Tom Zauli können Nachforderungen eine entscheidende Rolle dabei spielen, die häufigsten Streitursachen in der Geschäftswelt zu verhindern:

• Schlechte Arbeitsqualität,
• Projektabbruch,
• Betrügerische Aktivitäten und
• Zahlungsbezogene Probleme.

Am Beispiel der Bauindustrie erklärt Tom, dass Nachzahlungen Subunternehmer davon abhalten, etwas anderes als die beste Arbeit zu leisten:

„Zur Abschreckung müsste eine Nachbelastung in den Vertrag des Subunternehmers aufgenommen werden, wobei der Subunternehmer idealerweise die Möglichkeit einer Nachbelastung anerkennt. Dies könnte sich dadurch auswirken, dass die Rückbelastungsklausel dafür sorgt, dass ein Subunternehmer pünktlich eine aggressive Frist einhält, weil ihm bewusst ist, dass jede Verzögerung seinerseits zu einer Rückverrechnung führen würde.“

Tom betont auch die Bedeutung einer „klaren und zeitnahen Kommunikation“, um die Angelegenheit zu klären, die Nachzahlungen erforderlich machte.

Darüber hinaus sollten wir die Bedeutung der Dokumentation als Instrument zur Streitbeilegung betonen – beide Parteien müssen die Vertragsbedingungen klar formulieren und etwaige mangelhafte Arbeiten sorgfältig dokumentieren.

Wenn beispielsweise eine Partei die mangelhafte Arbeit der verantwortlichen Partei gründlich dokumentieren kann, kann sie die Gründe für die Erhebung solcher Gebühren begründen.

Kommt es zu einem Rechtsstreit im Zusammenhang mit Nachforderungen, kann eine genaue und umfassende Dokumentation beiden Parteien dabei helfen, ihre Ansprüche zu begründen.

Vorteil Nr. 5: Rückforderungen helfen bei der Behebung von Qualitätsproblemen

Wie wir oben gesehen haben, können Nachforderungen als Abschreckung für minderwertige Arbeit wirken.

Diese Gebühren bieten auch einen Mechanismus zur Behebung und Behebung von Qualitätsproblemen oder -mängeln bei:

• Verarbeitung,
• Materialien, bzw
• Einhaltung vertraglicher Anforderungen.

Dadurch kann sichergestellt werden, dass das Projekt die gewünschte Qualität und die gewünschten Standards erfüllt. Durch den Einsatz von Nachzahlungen als Instrument zur Abschreckung minderwertiger Arbeit können Projektmanager die Qualitätskosten (die Gesamtkosten, die einem Unternehmen entstehen, um die Qualität seiner Produkte oder Dienstleistungen sicherzustellen) minimieren.

Nachteile von Nachladungen

Nachforderungen bringen mehrere Nachteile mit sich, die sich auf beide Vertragsparteien auswirken können. Hier sind einige der häufigsten Nachteile von Nachladungen.

Nachteil Nr. 1: Nachforderungen können zu Streitigkeiten führen

Wie Sie sich vielleicht aus dem vorherigen Abschnitt über Leistungen erinnern, haben wir hervorgehoben, wie Nachforderungen bei der Streitbeilegung hilfreich sein können. Es mag widersprüchlich erscheinen zu erwähnen, dass sie auch Anlass zu Streitigkeiten sein können.

Dennoch hängt die Richtigkeit beider Aussagen ab von:

• Die Klarheit der Vertragsbedingungen hinsichtlich Nachforderungen,
• Wie gründlich ist die Dokumentation bezüglich Rückforderungen?
• Die Art und Weise, wie die Nachforderungen umgesetzt werden.

In der Finanzbranche kommt es häufig zu Streitigkeiten im Zusammenhang mit Kreditkartenbelastungen (oder Rückbuchungen), wobei die Rückbuchungsquote bei 0,60 % liegt. Das bedeutet, dass 6 von 1.000 Kreditkartentransaktionen umstritten sind.

Da Nachforderungen zu Rechtsstreitigkeiten führen und Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen können, sollten sie laut Fabrizi nur als letztes Mittel eingesetzt werden, nachdem andere Mittel zur Beilegung oder Verhinderung von Streitigkeiten ausprobiert wurden:

„Es ist wichtig zu beachten, dass Nachzahlungen zu einer negativen und kontroversen Beziehung zwischen den Parteien führen können, was zu Misstrauen und Unmut führt. Sie können auch Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten und Anfechtungen sein, insbesondere wenn sie nicht durch ausreichende Beweise oder Unterlagen gestützt werden oder wenn sie gegen die Vertragsbedingungen oder die geltenden Gesetze und Vorschriften verstoßen.“

Wie Sie sehen, ist eine sorgfältige Dokumentation der Schlüssel zur Vermeidung solcher Streitigkeiten.

Nachteil Nr. 2: Es kann schwierig sein, rückständige Gebühren zurückzufordern

Es gibt viele Gründe, warum es schwierig sein kann, rückständige Gebühren zurückzufordern, wie zum Beispiel:

• Verzögerungen bei der Abrechnung von Rückständen: Wenn Rückstände im aktuellen Abrechnungszeitraum nicht übermittelt werden, kann es beim Empfänger zu einer unangenehmen Überraschung kommen. Letzterer kann sich in diesem Fall möglicherweise nicht an die Gründe für Nachforderungen erinnern oder ist nicht bereit, diese Gebühren zu zahlen.
• Unzureichende Dokumentation : Mangelnde Dokumentation (oder schlecht geführte Dokumente) kann es für die Partei, die die Nachforderungen geltend macht, schwierig machen, ihren Anspruch nachzuweisen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn der Empfänger eine Klage gegen die Nachforderungen einreicht. Im Allgemeinen liegt die Beweislast dafür, dass die andere Partei Nachforderungen schuldet, beim Kläger (demjenigen, der die Nachforderungen von einer anderen Partei geltend macht).
• Mangelnde Kommunikation: Erfährt der Rückstandsempfänger erst mit Erhalt der Rechnung von der Belastung, ist die Wahrscheinlichkeit, dass er den Betrag sofort begleichen kann, gering.

Da Nachzahlungen zudem häufig umstritten sind, kann die Beitreibung ein komplizierter Prozess sein und häufig langwierige Rechtsstreitigkeiten mit sich bringen.

Nachteil Nr. 3: Rückforderungen können missbraucht werden

Die Möglichkeit einer missbräuchlichen Verwendung von Nachforderungen ist insbesondere dann hoch, wenn die Vertragsbedingungen vage oder schlecht formuliert sind.

Eine Partei kann Nachforderungen missbrauchen, indem sie die Kosten erhöht, eine schlechte Arbeitsqualität ohne Beweise behauptet oder zusätzliche Gebühren hinzufügt, die nicht Teil der ursprünglichen Vereinbarung waren.

Hier ist eine weitere Möglichkeit, Nachforderungen zu missbrauchen. Einige Auftragnehmer beauftragen dieselben Subunternehmer für mehrere Verträge. Diese Auftragnehmer fügen in den Vertrag rechtswidrige Klauseln ein, dass, wenn der Subunternehmer in einem Vertrag mangelhafte Arbeiten ausführt, Nachzahlungen für alle anderen Verträge gelten.

Dies bedeutet, dass der Auftragnehmer bei mangelhafter Leistung des Subunternehmers an dem aktuellen Projekt Nachforderungen für alle anderen Projekte , die der Subunternehmer für den Auftragnehmer durchführt, verlangen kann.

In manchen Fällen werden Nachforderungen als Vergeltungsmaßnahme eingesetzt. Wenn eine Partei mit der Leistung oder den Handlungen einer anderen Partei unzufrieden ist, kann sie als Strafmaßnahme auf die Erhebung von Nachforderungen zurückgreifen, auch wenn die Anschuldigungen nicht gerechtfertigt sind.

Nachteil Nr. 4: Rückbelastungen können sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken

Verweigert die Partei, die die Nachforderungen erhält, die Zahlung, kann es sein, dass derjenige, der die Nachforderungen erhebt, diese Kosten tragen muss.

Verweigert ein Lieferant beispielsweise die Rückzahlung von Entgelten an einen Einzelhändler wegen verspäteter Warenlieferung, muss dieser diese Kosten tragen.

Selbst wenn Lieferanten oder Subunternehmer sich bereit erklären, die Nachzahlungen zu begleichen, verlieren diejenigen, die die Nachzahlungen geltend machen, Zeit und Geld bei der Durchsetzung der Zahlung. Langwierige Streitbeilegungsverfahren können zu einer finanziellen Belastung für die Partei führen, die Nachforderungen verlangt, und sich auf Projektzeitpläne und -budgets auswirken.

Wir können uns die Daten einer Studie von Arcadis ansehen, um eine Vorstellung von den Kosten und Zeitplänen zu bekommen.

Die Studie ergab, dass der Wert von Streitigkeiten in der Baubranche im Jahr 2020 zwar durchschnittlich 54,26 Millionen US-Dollar erreichte, die Beilegung dieser Streitigkeiten jedoch 13,4 Monate dauerte.

Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Nachforderungen

Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsinhaber, ein Projektmanager oder ein Lieferant sind, der einer anderen Partei Rückforderungen in Rechnung stellen möchte, können Sie mit diesen Tipps die Chancen auf eine Rückerstattung maximieren.

Tipp Nr. 1: Entwerfen Sie einen narrensicheren Vertrag

Die meisten Streitigkeiten über Nachforderungen entstehen durch schlecht formulierte Verträge oder mangelndes Verständnis dessen, was der Vertrag beinhaltet.

Der erste Schritt zur Beitreibung rückständiger Forderungen besteht also darin, einen narrensicheren Vertrag auszuarbeiten, der Folgendes klar definiert:

• Arbeitsumfang,
• Erwartete Qualitätsstandards,
• Zeitleisten und
• Zahlungsbedingungen.

Beschreiben Sie vor allem die Bedingungen, unter denen Nachzahlungen erhoben werden können (z. B. minderwertige Materialien oder unterlassene Reinigung der Baustelle), das Verfahren für deren Ausstellung und die damit verbundenen Kosten.

Tipp Nr. 2: Sorgen Sie für eine kontinuierliche Kommunikation

Durch die Aufrechterhaltung eines stetigen Kommunikationsflusses können Sie Missverständnisse vermeiden und die Beziehungen zu Ihren Lieferanten/Subunternehmern verbessern. Eine kontinuierliche Kommunikation kann auch die Chancen erhöhen, etwaige Nachforderungen zurückzufordern.

Planen Sie regelmäßige Projektbesprechungen mit Lieferanten, Subunternehmern oder anderen Dritten ein, um den Fortschritt zu überprüfen, Bedenken auszuräumen und Probleme zu besprechen, die möglicherweise zu Nachbelastungen führen können.

Laut Tom Zauli helfe eine offene Kommunikation auch dabei, unangenehme Überraschungen bei der Versendung einer Rechnung über Nachforderungen zu vermeiden.

„Ein Unternehmen sollte während aller Phasen des Nachbelastungsprozesses eine offene und proaktive Kommunikation mit dem Kunden/der betroffenen Partei pflegen, einschließlich der Gründe für die Erhebung der Belastung. Kommunikation hilft dabei, Erwartungen zu wecken, eine Eskalation der Angelegenheit zu verhindern und die Kundenbeziehung intakt zu halten.“

Tipp #3: Führen Sie regelmäßige Qualitätskontrollen durch

Regelmäßige Qualitätsprüfungen können dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Arbeiten gemäß den festgelegten Standards ausgeführt werden.

Darüber hinaus können Sie bei Feststellung von Mängeln formelle Mängelberichte erstellen und diese dem Verantwortlichen mitteilen. Wenn der Verantwortliche die Mängel nicht innerhalb der vorgegebenen Frist behebt, können Sie die Berichte als Grundlage für Rückforderungsansprüche verwenden.

Tipp #4: Dokumentieren Sie alles

Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen aller projektbezogenen Aktivitäten, wie z. B. Arbeitsfortschritte, Änderungsaufträge und die Ergebnisse Ihrer Qualitätsprüfung.

Machen Sie Fotos, um den Stand der Arbeit in verschiedenen Phasen zu dokumentieren, insbesondere wenn Bedenken hinsichtlich der Arbeitsqualität oder der Einhaltung von Vorschriften bestehen.

Diese Dokumentation ist wichtig, um etwaige Nachforderungen zu belegen.

Vergessen Sie vor allem nicht, die Kommunikation mit Ihren Subunternehmern oder Lieferanten zu dokumentieren, einschließlich mündlicher Vereinbarungen, an die Sie sich später möglicherweise nicht mehr genau erinnern können.

Tipp Nr. 5: Gehen Sie bei der Geltendmachung von Rückforderungen schrittweise vor

Obwohl es keine spezifischen Gesetze gibt, die Rückforderungen regeln, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte bei der Geltendmachung von Rückforderungen zu befolgen sind. Dies kann Ihre Heilungschancen im Streitfall verbessern.

In der Baubranche empfiehlt die National Law Review, dass derjenige, der Rückforderungen geltend macht, zunächst dem Verkäufer oder Subunternehmer eine schriftliche Mitteilung über mangelhafte Arbeit zukommen lassen sollte. In der Bekanntmachung sollten alle Probleme im Zusammenhang mit den Diensten oder Materialien ausführlich beschrieben werden.

Dieser Prozess kann auch in anderen Branchen und Kontexten funktionieren.

Wenn der Vertrag dem Verantwortlichen eine Frist zur Behebung dieser Mängel vorsieht, stellen Sie sicher, dass Sie ihm Gelegenheit dazu geben.

Wenn der Verantwortliche trotz Ihrer Mitteilung keine Maßnahmen ergreift, informieren Sie ihn unbedingt schriftlich darüber, welche Korrekturmaßnahmen Sie ergreifen werden, um die mangelhafte Arbeit zu beheben.

Geben Sie der verantwortlichen Partei die Möglichkeit, bei der Durchführung der Abhilfemaßnahmen anwesend zu sein, und stellen Sie sicher, dass Sie den Abhilfevorgang dokumentieren. Sie können beispielsweise Fotos oder Videos von den von Ihnen durchgeführten Reparaturarbeiten machen.

Sobald die Nachbesserung abgeschlossen ist, übermitteln Sie dem Verantwortlichen alle relevanten Rechnungen, Kostenvoranschläge und sonstigen Unterlagen.

Tipp Nr. 6: Verfolgen Sie Rückstände umgehend und stellen Sie sie in Rechnung

Wenn Rückforderungen nicht rechtzeitig in Rechnung gestellt werden, kann dies dazu führen, dass die verantwortliche Partei die ausstehenden Gebühren vergisst. Tom Zauli betont, wie wichtig eine zeitnahe und genaue Abrechnung ist, um die Chancen auf Rückerstattung rückständiger Gebühren zu maximieren:

„Ich ermutige alle Unternehmen, dafür zu sorgen, dass alle Abrechnungen korrekt und pünktlich erfolgen, und im Abrechnungsprozess über angemessene Automatisierung und Kontrollen zu verfügen.“

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt und zeitnah sind, ist die Verwendung von Zeiterfassungs- und Rechnungstools wie Clockify.

Mit Clockify können Sie Projekte für jeden Vertrag oder Untervertrag erstellen, bei dem möglicherweise Nachzahlungen anfallen. Dies hilft, Zeit und Ausgaben genau zu verfolgen.

Sie können Zeiteinträge (sowohl für abrechenbare als auch nicht abrechenbare Arbeit) hinzufügen, wann immer Sie in Clockify Arbeit im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe ausführen. Die Zeiteinträge können Stunden umfassen, die für die Behebung von Mängeln, Nacharbeiten oder andere Aktivitäten im Zusammenhang mit Nachbelastungen aufgewendet wurden.

Neben der Zeiterfassung können Sie mit Clockify auch die Ausgaben für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, erfassen. Zu jeder Ausgabe können Sie detaillierte Notizen hinzufügen, in denen die geleistete Arbeit, der Grund für die Nachbelastung und alle relevanten unterstützenden Informationen, wie z. B. Quittungen, beschrieben werden. Zu den Ausgaben können Materialkosten, Kosten für Subunternehmer oder andere Ausgaben gehören, die direkt mit der Nachbelastungsfrage in Zusammenhang stehen.

Diese Dokumentation ist für die Begründung der Nachforderungen von entscheidender Bedeutung.

Später können Sie alle Ausgaben in einer Rechnung darstellen.

Darüber hinaus können Sie individuelle Berichte zu jedem Projekt oder Unterauftrag erstellen. Diese Berichte können als umfassende Aufzeichnung des angefallenen Zeit- und Kostenaufwands dienen und erleichtern so die Vorlage einer klaren Begründung für Nachforderungen.

Fazit: Dokumentation und Kostenverfolgung sind der Schlüssel zum Nachbelastungserfolg

Nachforderungen können für Unternehmen eine gute Möglichkeit sein, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten und sicherzustellen, dass jeder zur Rechenschaft gezogen wird. Sie können Rückbelastungen nutzen, um Streitigkeiten vorzubeugen oder beizulegen und das Projektmanagement zu verbessern.

Der Vorbehalt besteht jedoch darin, dass sie verantwortungsvoll und unter Berücksichtigung der vertraglichen Verpflichtungen und der geltenden Gesetze verwendet werden sollten.

Letztendlich hängt die Wirksamkeit von Nachforderungen von der Ausarbeitung klarer Verträge, einer sorgfältigen Dokumentation und der Kostenverfolgung ab.

Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps befolgen, können Sie Ihren Erfolg bei Nachforderungen verbessern.

Dennoch empfehlen wir Ihnen, rechtlichen Rat einzuholen, bevor Sie Rückbelastungen in Ihre Geschäftsstrategie integrieren.

️ Habt ihr Tipps, wie man die Chancen auf Beitreibung rückständiger Forderungen verbessern kann? Vielleicht standen Sie bei der Abrechnung von Nachforderungen vor besonderen Herausforderungen. Wir laden Sie ein, diese Tipps und Erfahrungen mit uns unter [email protected] zu teilen, und wir werden unser Bestes tun, um sie in unserem nächsten Artikel ins Rampenlicht zu rücken. Wenn Sie diesen Artikel aufschlussreich fanden, denken Sie bitte darüber nach, auf die Schaltfläche „Teilen“ zu klicken und das Wissen an andere weiterzugeben.