Die 5 besten Softwaretools zur Vermeidung von Unordnung in Bauprojektdokumenten

Die Verwaltung von Bauprojektdokumenten kann ein Verwaltungsaufwand sein, wenn Sie nicht die richtigen Tools verwenden.

Auftragnehmer und Bauunternehmen, eine Warnung: Wenn Sie glauben, dass das Einholen von Lizenzen und die Genehmigung von Verträgen und Entwürfen das Ende Ihrer Verantwortung in Bezug auf die Dokumentation ist, denken Sie noch einmal darüber nach.

Wenn Ihre Projektdokumente in Unordnung geraten, wird Ihre betriebliche Effizienz unauffällig beeinträchtigt. Und das ist schlecht für Ihr Geschäft.

Laut einem Bericht von PlanGrid und der Beratungsgruppe FMI wurde der Bauindustrie im Jahr 2018 ein Verlust von etwa 177 Mrd. .

Für ein durchschnittliches mittelständisches Bauunternehmen wurden die Verluste auf über 2 Milliarden US-Dollar pro Jahr geschätzt.

Glücklicherweise gibt es Softwarelösungen für das Baumanagement, die spezialisierte Funktionen bieten, die Ihrem Unternehmen helfen, Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu verbessern. Wir haben diesen Bericht mit fünf Baumanagement-Tools zusammengestellt, die von Capterra-Benutzern hoch bewertet werden.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Software zur Verwaltung Ihrer Bauprojektdokumente:

• Verbessern Sie die Rückverfolgbarkeit: Organisieren Sie relevante Dokumente an einem zentralen Ort, um sie leicht durchsuchbar zu machen.
• Verbessern Sie die Genauigkeit der Dokumentation: Minimieren Sie Fehler, die sich aus der manuellen Dateneingabe ergeben.
• Compliance-Probleme vermeiden: Pflegen Sie ein aktualisiertes und durchsuchbares Repository mit Vertragsvereinbarungen, Lizenzen und Zertifizierungen.
• Verbessern Sie die Teamzusammenarbeit: Ermöglichen Sie es Teams, projektbezogene Informationen schneller zu dokumentieren und auszutauschen.

Um für diesen Bericht ausgewählt zu werden, mussten die Tools eine überdurchschnittliche Gesamtbewertung (mindestens 4,5 von 5) aufweisen und relevante Dokumentenmanagement-Funktionalitäten bieten.

Lesen Sie hier mehr über unsere Auswahlmethodik.

Die 5 besten Softwaretools zur Verwaltung von Bauprojektdokumenten (alphabetisch sortiert)

1. Zuweiser

Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: 5.0/5 Bewertung des Kundendienstes: 5.0/5 Gesamtbewertung: 5.0/5

Assignar bietet Dokumentenverwaltungsfunktionen, mit denen Unternehmen Compliance-bezogene Informationen wie Zertifizierungen und Lizenzen an einem einzigen Ort speichern und nachverfolgen können. Das Tool sendet automatische Benachrichtigungen über Compliance-Zertifizierungen, die kurz vor dem Ablauf stehen oder bereits abgelaufen sind.

Wenn Sie es brauchen: Die Kosten für die Nichteinhaltung von OSHA-Standards können Sie mindestens 5.000 US-Dollar pro Verstoß kosten, und OSHA ist nicht die einzige Aufsichtsbehörde, die Bauunternehmen einhalten müssen. In einer Branche mit häufigen Gesetzesänderungen ist es eine zentrale Herausforderung, mit den sich entwickelnden Compliance-Anforderungen Schritt zu halten.

Assignar kann Ihnen dabei helfen, ein zentrales Repository mit Informationen wie Lizenzen, Erfahrungen und Zertifizierungen von Mitarbeitern/Subunternehmern zu verwalten. Das Tool warnt Sie auch vor Ablauf der Zertifizierung, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitsgesetze und Sicherheitsstandards einhalten.

Nachverfolgung der Compliance in Assignar ( Quelle )

2. CoConstruct

Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5 Bewertung des Kundendienstes: 5.0/5 Gesamtbewertung: 4,5/5

CoConstruct wurde entwickelt, um Ihnen beim Erstellen, Verfolgen und Organisieren der Dokumente zu helfen, die für die Verwaltung der Projektfinanzen erforderlich sind. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Finanzdokumente wie das Projektbudget und Rechnungen, sondern auch Arbeitszeitnachweise, die in Finanzprozessen häufig Verwendung finden.

Wenn Sie es brauchen: Wenn Ihr Bauunternehmen wächst, benötigen Sie schließlich ein branchenspezifisches Buchhaltungstool, um die Finanzprozesse und Dokumente Ihres Projekts zu zentralisieren und zu optimieren. An diesem Punkt sind die Buchhaltungsanforderungen Ihres Unternehmens jedoch möglicherweise einfach genug, um von einem Tool erfüllt zu werden, das Vorlagen zum schnellen Erstellen, Verwalten und Nachverfolgen von Finanzdokumenten bietet, wie z. B. CoConstruct.

Die Budgetverfolgungsvorlage des Tools hilft Benutzern, anfängliche Schätzungen mit den tatsächlichen Projektkosten zu verfolgen und zu vergleichen. Ebenso ermöglicht die Arbeitszeittabellenvorlage den Benutzern, die Zeit aufzuzeichnen, die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden, was ihnen letztendlich hilft, abrechenbare Stundenberichte zu erstellen, die an Kunden gesendet werden können.

Nachverfolgung der in Projekten verbrachten Zeit in CoConstruct ( Quelle )

3. Dashpivot

Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: 5.0/5 Bewertung des Kundendienstes: 4,5/5 Gesamtbewertung: 5.0/5

Dashpivot ist ein Bauprojektmanagement-Tool, das Funktionen zum Erfassen und Organisieren von Baustellendaten bietet. Die digitalen Formulare unterstützen das Hochladen von Foto- und Videodateien, sodass die Teams vor Ort projektbezogene Daten an einem zentralen Ort sammeln, hochladen und verwalten können.

Bei Bedarf: Die manuelle Handhabung von Baustellendaten ist nicht nur zeitaufwändig, sondern macht Sie auch anfälliger für Datenerfassungsfehler.

Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter, die Änderungsaufträge dokumentieren, möglicherweise nicht den genauen oder vollständigen Satz von Änderungen angeben, die von Kunden angefordert werden. Laut einer von TrackVia durchgeführten Umfrage, bei der mehr als 500 Bau- und Ingenieurfachleute befragt wurden, glauben 65 % der Manager, dass manuelle Prozesse dazu führen, dass Änderungen und Arbeitsaufträge zumindest zeitweise verpasst werden.

Um Baustellendaten genauer zu erfassen, können Sie ein Tool wie Dashpivot nutzen, mit dem Sie digitale Formulare/Umfragen erstellen können, die als standardisierte Vorlagen für Ihre Mitarbeiter dienen. Sie können beispielsweise eine Vorlage für „Änderungsaufträge“ erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Außendienstmitarbeiter bei der Erfassung von Änderungsaufträgen keine notwendigen Informationen auslassen.

Erstellen eines digitalen Formulars mit Dashpivot ( Quelle )

4. Rakete schätzen

Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5 Bewertung des Kundendienstes: 5.0/5 Gesamtbewertung: 5.0/5

Estimate Rocket hilft Auftragnehmern bei der Erstellung von Dokumenten, die für das Management von Projekten wichtig sind, wie z. B. Projektkostenschätzungen und Angebotsvorschläge. Das Tool bietet integrierte Vorlagen, die Auftragnehmern helfen, professionell aussehende Dokumente zu entwerfen und Fehler bei der Kostenberechnung zu reduzieren.

Bei Bedarf: Unabhängig davon, welche Art von Auftragnehmer Sie sind, müssen Sie zwangsläufig Dokumente wie Angebotsvorschläge und Baukostenvoranschläge erstellen und verwalten. Ein hastig erstellter Kostenschätzungsbericht kann Berechnungsfehler, doppelte oder ausgelassene Daten und andere Schätzfehler aufweisen, die Ihnen einen Vertrag kosten könnten.

Estimate Rocket bietet Vorlagen, die Ihnen helfen können, Kostenvoranschläge zu berechnen und gleichzeitig Dateneingabefehler zu vermeiden. Sie können die benötigte Materialmenge und Abmessungen hinzufügen, und die Personal- und Materialkosten werden automatisch berechnet.

Erstellen eines Kostenschätzungsberichts mit Estimate Rocket ( Quelle )

5. JobNimbus

Bewertung der Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5 Bewertung des Kundendienstes: 4,5/5 Gesamtbewertung: 4,5/5

JobNimbus ist eine Baumanagementlösung, die es Auftragnehmern ermöglicht, eine zentralisierte Bibliothek aller projektbezogenen Dokumente (einschließlich Rechtsverträge und Bürgschaften) zu erstellen. Zu den zusätzlichen Dokumentenverwaltungsfunktionen gehören Dateifreigabe und E-Signatur.

Wenn Sie es brauchen: Das Erstellen und Pflegen aktueller Aufzeichnungen von Vertragsvereinbarungen ist eine wichtige Aufgabe für jedes Bauunternehmen.

Hier kann ein Tool wie JobNimbus Abhilfe schaffen. Mit diesem Tool können Sie ein zentrales Repository erstellen, um alle Dokumente zu verfolgen, die mit einem bestimmten Kunden, Subunternehmer oder Lieferanten geteilt und von ihm empfangen wurden.

Sie können auch elektronische Unterschriften von Beteiligten entgegennehmen, um Verträge zu genehmigen, wodurch der Prozess der Vertragsverwaltung schneller und vollständiger Beweis wird.

Verfolgungsstatus von Vertragsdokumenten in JobNimbus ( Quelle )

Fazit und nächste Schritte

Obwohl die fünf oben genannten Tools von Benutzern auf Capterra hoch bewertet werden, erfüllen sie möglicherweise nicht unbedingt alle Ihre Geschäftsanforderungen.

Weitere Lösungen finden Sie auf unserer Kategorieseite für Baumanagement-Software. Dort können Sie benutzerdefinierte Filter anwenden, um Produkte basierend auf Parametern wie der Anzahl der unterstützten Benutzer, Preismodellen und Bereitstellungsoptionen in die engere Wahl zu ziehen.

Methodik

Um in die engere Wahl zu kommen, mussten Produkte folgende Kriterien erfüllen:

• Die Produkte mussten die folgenden Dokumentenverwaltungsfunktionen bieten:
  • Cloud-Dokumentenspeicherung und -archivierung an einem zentralen Ort
  • Dokumentenerfassung mit der Möglichkeit, Dokumente zu scannen und hochzuladen
  • Volltextsuche, damit Benutzer Dokumente suchen und abrufen können
• Produkte benötigten mindestens 20 Benutzerbewertungen auf Capterra (veröffentlicht in den letzten zwei Jahren).
• Die Produkte mussten eine hohe Empfehlungswahrscheinlichkeit aufweisen (eine durchschnittliche empfohlene Bewertung von mindestens 9 von 10 auf Capterra).