6 wichtige Skripte für die automatische Vermittlung und Tipps zu deren Erstellung

Ein kleines Unternehmen zu führen bedeutet, unzählige Aufgaben zu bewältigen. Die Verwaltung von Telefonanrufen kann sich oft wie ein verlorener Kampf anfühlen. Verpasste Anrufe, frustrierende Wartezeiten und sich wiederholende Anfragen können Ihre kostbare Zeit verschlingen und dazu führen, dass sich Kunden vernachlässigt fühlen.

Aber es gibt eine Lösung, die erschwinglich, effizient und überraschend angenehm ist: automatische Telefonzentralen . Und eine der Schlüsselkomponenten für den erfolgreichen Einsatz einer automatischen Telefonzentrale ist ein Skript für die automatische Telefonzentrale, das als Ihr virtueller Empfangsmitarbeiter fungiert und Anrufer zum gewünschten Ziel führt.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über Skripte für die automatische Telefonvermittlung wissen müssen, mit Beispielen, um das perfekte Skript zu erstellen, das Ihren technischen Support verbessert, Ihr geschäftliches Telefonsystem durch effiziente Anrufweiterleitung und Rückrufoptionen verbessert und Ihren Kundenservice verbessert.

Was ist ein Auto Attendant-Skript?

Eine automatische Telefonzentrale ist ein automatisiertes Telefonbeantwortungssystem, das eingehende Anrufe weiterleitet und den Anrufern vorab aufgezeichnete Menüs und Optionen bereitstellt. Skripte für die automatische Telefonvermittlung steuern die Logik und den Ablauf eines automatischen Telefonzentralensystems.

Diese Skripte legen fest, welche Begrüßungen und Menüoptionen Anrufer hören und an welche verschiedenen Menüoptionen die Anrufe weitergeleitet werden.

Gut gestaltete Skripte für die automatische Telefonzentrale sorgen für ein reibungsloses Kundenerlebnis und reduzieren die Arbeitsbelastung für Ihr Callcenter und Ihr Kundensupport-Team.

Eine automatische Telefonzentrale kann so einfach sein wie eine Voicemail-Aufzeichnung, die Kunden mit spezifischen Aufforderungen weiterleitet.

Wenn wir also von einem Skript für die automatische Telefonzentrale sprechen, meinen wir die Aufforderungen und Informationen, die Ihre virtuelle Empfangsdame jedem anruft, der anruft, um auf Ihr Firmenverzeichnis zuzugreifen oder den nächsten verfügbaren Agenten zu erreichen.

Was in ein Skript für die automatische Weitervermittlung einzuschließen ist

Ein gutes Skript für die automatische Telefonzentrale kann einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen.

Folgendes sollten Sie einbeziehen:

Begrüßung und Einführung

Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und nennen Sie deutlich Ihren Firmennamen.

Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie [Firmenname] angerufen haben.“

️Öffnungszeiten und Feiertagsschließungen

Informieren Sie Anrufer über Ihre regulären Geschäftszeiten, einschließlich bevorstehender Änderungen oder Feiertagsschließungen.

Beispiel: „Unsere Bürozeiten sind Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr Eastern Time.“

Wenn es außerhalb der Geschäftszeiten liegt, bieten Sie alternative Optionen an, z. B. das Hinterlassen einer Nachricht, den Besuch der Website oder einen Rückruf am nächsten Werktag.

Menüpunkte

Halten Sie das Hauptmenü übersichtlich und beschränken Sie die Optionen auf 4-5 wesentliche Kategorien.

Geben Sie jede Option und die entsprechende zu drückende Taste deutlich an und priorisieren Sie die Optionen nach Häufigkeit der Nutzung und Dringlichkeit.

Beispiel: „Für Vertriebsanfragen drücken Sie 1. Für Kundensupport drücken Sie 2. Um eine bestimmte Abteilung zu erreichen, sagen Sie bitte deren Namen oder Durchwahlnummer oder drücken Sie 0, um mit dem nächsten verfügbaren Supportmitarbeiter zu sprechen.“

Anweisungen

Erklären Sie, wie Sie mit dem Menü interagieren, sei es durch das Drücken von Tasten oder das Sprechen von Befehlen.

Beispiel: „Bitte geben Sie die entsprechende Nummer ein oder sagen Sie den Namen, um an die richtige Abteilung weitergeleitet zu werden.“

️ Überlaufoption

Bieten Sie eine Ersatzoption für Anrufer, die keine Menüoption auswählen oder auf Probleme stoßen. Bieten Sie an, sie mit einem Live-Vertreter zu verbinden, hinterlassen Sie eine Nachricht in der allgemeinen Voicemail-Mailbox oder besuchen Sie die Website für häufig gestellte Fragen.

Beispiel: „Wenn Sie die gesuchte Antwort nicht gefunden haben, drücken Sie bitte 0, um mit einem Vertreter zu sprechen, oder sagen Sie ‚Betreiber‘.“

Beispiele für Auto Attendant-Skripts

Wenn Sie Schwierigkeiten beim Schreiben Ihres Skripts für die automatische Telefonzentrale haben, sollten Ihnen diese Beispiele reichlich Inspiration für den Einstieg geben:

1. Einfache Begrüßung der automatischen Telefonzentrale

Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firmenname]. Unsere Öffnungszeiten sind [Landesbürozeiten].

Um eine bestimmte Abteilung zu erreichen, drücken Sie bitte eine der folgenden Optionen:

• Für die Vertriebsabteilung drücken Sie 1.
• Für die Rechnungsabteilung drücken Sie die 2.
• Für den Kundensupport drücken Sie die 3.
• Für alle anderen Anfragen drücken Sie bitte die 4.
• Um eine Nachricht zu hinterlassen, drücken Sie 5.
• Um diese Nachricht zu wiederholen, drücken Sie *.“

2. Nachricht der automatischen Telefonzentrale außerhalb der Geschäftszeiten

"Hallo! Sie haben [Firmenname] außerhalb unserer normalen Geschäftszeiten erreicht.

Wir haben geöffnet [Öffnungszeiten angeben]. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Voicemail mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und einer kurzen Nachricht. Wir rufen dann am nächsten Werktag zurück.

Um eine Voicemail zu hinterlassen, drücken Sie 0 oder bleiben Sie in der Leitung.“

3. Feiertags- und Sonderwerbebotschaften

Erwägen Sie das Hinzufügen von Feiertagsgrüßen oder besonderen Werbebotschaften, um neue Produkte, Preisaktualisierungen oder zeitlich begrenzte Angebote hervorzuheben.

Zum Beispiel: „Frohe Feiertage wünscht Ihnen [Firmenname]! Unsere Büros sind am [Datum] aufgrund des [Feiertags] geschlossen. Bitte drücken Sie 1, um eine Voicemail-Nachricht zu hinterlassen oder rufen Sie nach der Feiertagsschließung für den nächsten verfügbaren Agenten zurück.“

Oder heben Sie eine Sonderaktion hervor: „Willkommen bei [Firmenname]! Wir freuen uns, nur diesen Monat 20 % Rabatt auf alle Abonnements für Neukunden anbieten zu können. Um mit einem Vertriebsmitarbeiter über dieses zeitlich begrenzte Angebot zu sprechen, drücken Sie bitte 0 oder sagen Sie „Vertreter“.

4. Mehrsprachige Begrüßung

Hallo! Gracias por llamar a [Firmenname]. Für Englisch drücken Sie 1. Para Espanol, oprima el 2.

5. Abteilungsspezifische Begrüßung

„Hallo und willkommen in der Abteilung [Name der Abteilung] von [Firmenname].

• Für [von der Abteilung bereitgestellte Leistung] drücken Sie bitte 1.
• Wenn Sie bereits Kunde sind, drücken Sie die 2
• Um mit einem Vertreter der [Abteilung] zu sprechen, 3.

Wenn Sie wegen eines [speziellen Problems] anrufen, besuchen Sie bitte unsere Website unter [Website-Adresse], um sofortige Hilfe zu erhalten.

Danke für deinen Anruf. Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag"

Beispiel: „Willkommen in der Vertriebsabteilung von Nextiva. Für Informationen zu unseren Produkten drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie bereits Kunde sind, drücken Sie die 2. Um mit einem Vertriebsmitarbeiter zu sprechen, drücken Sie bitte die 3. Bei anderen Fragen besuchen Sie bitte unsere Website unter nextiva.com , um sofortige Hilfe zu erhalten.“

6. Vorlagen für benutzerdefinierte Voicemail-Begrüßungen

Erwägen Sie die Verwendung der folgenden Vorlagen, um benutzerdefinierte Voicemail-Begrüßungen zu erstellen:

Standard-Voicemail-Begrüßung: „Sie haben die Voicemail-Box von [Name] erreicht. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht und ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück. Um eine Voicemail zu hinterlassen, drücken Sie 0 oder warten Sie einfach auf den Ton. Danke schön."

Begrüßung außerhalb des Büros: „Sie haben [Name] erreicht. Ich werde vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] nicht im Büro sein und keinen Zugriff auf die Voicemail haben. Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an [alternativer Kontakt].“

Callcenter -Begrüßung: „Vielen Dank, dass Sie das Kundensupportcenter von [Unternehmen] angerufen haben. Aufgrund des hohen Anrufaufkommens hinterlassen Sie bitte eine Voicemail-Nachricht mit Ihrem Namen, Ihren Kontodaten und Ihrem Problem. Ein Vertreter wird Sie dann innerhalb eines Werktages zurückrufen. Um eine Nachricht zu hinterlassen, drücken Sie jetzt 0.“

Tipps für ein ausgefeiltes Skript für die automatische Vermittlung

Skripte für die automatische Telefonzentrale optimieren Ihr Telefonsystem und verbessern den Kundenservice , aber nur, wenn sie richtig gemacht werden.

Hier finden Sie einige Tipps und Best Practices zum Schreiben von Skripts für die automatische Telefonvermittlung:

Klarheit und Prägnanz

Halten Sie es kurz und bündig: Niemand möchte einer langen, ausschweifenden Begrüßung zuhören. Achten Sie darauf, dass Ihre erste Begrüßung weniger als 15 Sekunden dauert, und halten Sie jede Menüoption kurz und prägnant.

Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und Fachbegriffe, die Ihre Anrufer möglicherweise nicht verstehen. Halten Sie sich an einfaches Englisch und seien Sie in Ihren Menüoptionen so präzise wie möglich.

Organisation und Ablauf

Priorisieren Sie die am häufigsten verwendeten Optionen: Platzieren Sie die Optionen, die Anrufer am wahrscheinlichsten verwenden, an den Anfang des Menüs. Das erspart ihnen Zeit und Frust.

Verwenden Sie eine logische Reihenfolge: Gruppieren Sie verwandte Optionen und stellen Sie sicher, dass das Menü leicht verständlich ist. Beispielsweise könnten Sie Vertrieb, Support und Abrechnung unter der Option „Kundenservice“ zusammenfassen.

Bieten Sie einen Fluchtweg an: Geben Sie Anrufern immer die Möglichkeit, mit einem Live-Operator zu sprechen oder eine Voicemail zu hinterlassen. Dies ist wichtig für Anrufer, die die gewünschte Option nicht finden oder einfach lieber mit einem Menschen sprechen möchten.

Professionalität und Freundlichkeit

Verwenden Sie einen professionellen Ton: Ihr Autoassistent sollte freundlich und hilfsbereit klingen, aber auch professionell sein. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang oder allzu lockerer Sprache.

Nehmen Sie mit hochwertiger Stimme auf: Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufnahme klar und leicht verständlich ist. Niemand möchte eine kratzige oder dumpfe Aufnahme hören.

Halten Sie es auf dem neuesten Stand: Stellen Sie sicher, dass Ihr Skript für die automatische Telefonzentrale bei allen Änderungen in Ihrem Unternehmen, wie z. B. neuen Durchwahlen oder Abteilungsnamen, auf dem neuesten Stand ist.

Technologie und Prüfung

Nehmen Sie auf wie ein Profi: Investieren Sie in professionelle Sprecher oder üben Sie eine klare Diktion und ein klares Tempo für Ihre Aufnahmen.

Nutzen Sie die Technologie: Nutzen Sie interaktive Sprachantwortfunktionen ( IVR) , um Anruferinformationen zu sammeln, bevor Sie sie weiterleiten, und sparen Sie so Zeit.

Testen und verfeinern: Testen Sie Ihr Skript regelmäßig mit echten Anrufern und nehmen Sie Anpassungen basierend auf deren Feedback vor. Denken Sie daran, es ist nie in Stein gemeißelt!

Regelmäßige Updates

Überprüfen Sie das Skript der automatischen Telefonzentrale regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Anweisungen und Optionen aktuell sind. Veraltete Informationen klingen unprofessionell.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie ein effektives Skript für die automatische Telefonvermittlung erstellen, das Anrufer schnell und effizient an die richtige Abteilung weiterleitet. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, das Drehbuch sorgfältig zu erstellen, zahlt sich dies durch einen besseren Kundenservice aus.

Vorteile einer automatisierten Vermittlung

Die Implementierung einer automatisierten Vermittlung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen Geld sparen und gleichzeitig das Kundenerlebnis verbessern.

Mit anpassbaren Sprachansagen und Optionen, um Anrufer direkt mit den gewünschten Abteilungen oder Diensten zu verbinden, optimieren automatisierte Telefonzentralen die Anrufweiterleitung.

Unternehmen berichten von spürbaren Kostensenkungen durch die Integration einer automatischen Vermittlung, da weniger Personalressourcen für die Weiterleitung und Verwaltung eingehender Anrufe benötigt werden.

Gleichzeitig profitieren Kunden von einer längeren Verfügbarkeit außerhalb der normalen Geschäftszeiten und einem schnelleren Self-Service für häufige Anfragen wie die Überprüfung des Kontostands oder des Bestellstatus.

Automatisierte Vermittlungssysteme zeigen, wie sich die intelligente Telefonmenütechnologie sowohl für Unternehmen als auch für Verbraucher durch verbesserte Anrufverwaltung und Servicezugänglichkeit auszahlt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine automatische Telefonzentrale:

• Spart Geld, ohne auf den Kundenservice zu verzichten. Autoassistenten bieten einen professionellen Empfang zu einem Bruchteil der Kosten für die Einstellung von Personal.
• Vermittelt ein elegantes, seriöses Markenimage. Automatische Telefonzentralen lassen kleine Unternehmen mit einer ausgefeilten Anrufweiterleitung etabliert erscheinen.
• Filtert Anrufe , um Anrufer den richtigen Abteilungen zuzuordnen.
• Priorisiert hochwertigere eingehende Anrufe besser .
• Verbessert den Kundenservice. Automatische Telefonzentralen beantworten jeden Anruf umgehend und leiten Anrufe mithilfe interaktiver Sprachantworttechnologie höflich weiter. Dies verhindert Frustration durch verpasste Anrufe.
• Entlastet das Personal von der manuellen Anrufweiterleitung und der Kundenbetreuung, anstatt sich wiederholende Anrufe entgegenzunehmen.

So finden Sie eine erschwingliche automatische Telefonzentrale

Um Anrufe zu leiten und ein professionelles Image zu vermitteln, ist die Erstellung effektiver Skripts für die automatische Telefonvermittlung unerlässlich. Das richtige Telefonmenüsystem leitet Kunden nahtlos zur richtigen Abteilung und spart den Mitarbeitern gleichzeitig Zeit bei der Beantwortung grundlegender Anfragen.

Allerdings sind nicht alle Lösungen gleich.

Um robuste Funktionen zu erhalten, ohne die Bank zu sprengen, greifen zukunftsorientierte Unternehmen auf VoIP-Telefondienste wie Nextiva zurück. Nextiva bietet hochentwickelte automatische Vermittlungs- und Anrufweiterleitungstechnologie über ein intuitives, cloudbasiertes System, das speziell für kostenbewusste, wachsende Unternehmen entwickelt wurde.

Mit Nextiva können Sie ganz einfach in wenigen Minuten und ohne technisches Fachwissen individuelle Menüs für die automatische Vermittlung, professionell aufgezeichnete Stimmen, Nebenstellen, Zeitpläne, Namenswahlverzeichnisse und mehr erstellen.

Die dynamische Funktionalität lässt sich an die Geschäftsanforderungen anpassen, während sich die transparente Preisgestaltung an Ihr Budget anpasst und zu Beginn nur 18,95 $ pro Monat beträgt.

In einem überfüllten Markt für Geschäftstelefonsysteme machen Nextivas stressfreie Einrichtung, erstklassige Funktionen, 24/7-Kundensupport und skalierbarer Service es zu einem erstklassigen Anbieter von automatischen Telefonzentralen für versierte Unternehmen jeder Größe.