Die Bedeutung von Audit-Protokollen für digitale Marketingteams

Beim Anblick eines Analyse-Dashboards bricht Panik aus, drei Tage nachdem die Kampagne Ihres Kunden live gegangen ist. Den Zahlen zufolge haben Ihre Anzeigen 50.000 Click-Throughs generiert, aber ihre entsprechende Post-Click-Landingpage? Es wurden nur 10.000 Besuche registriert.

Wo sind die fehlenden 40.000 Besucher?

Hektisch spüren Sie die Anzeigen auf und machen eine frustrierende Entdeckung: Jede von ihnen zeigt auf eine 404-Seite.

Irgendwann hat jemand in Ihrer Organisation Mist gebaut – und ohne ein detailliertes Audit-Protokoll wissen Sie nicht, wer oder wie. Jetzt ist Ihre Agentur für Tausende verschwendeter Werbegelder am Haken, und Sie wissen nicht, wie Sie das Problem in Zukunft verhindern können. Was werden Sie Ihrem Kunden sagen?

Was ist ein Audit-Log (auch bekannt als Audit-Trail)?

Ein Audit-Protokoll (oder Audit-Trail) ist eine detaillierte, chronologische Aufzeichnung der in einem Verfahren durchgeführten Aktionen oder an einem Projekt vorgenommenen Anpassungen. Sie sind auch in Bereichen wie Medizin, Buchhaltung, IT und digitalem Design üblich – insbesondere wenn Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Humorvoll weist Lysa Myers von WeLiveSecurity darauf hin, warum:

Wenn Sie schon längere Zeit Administrator sind, wissen Sie, dass Benutzer bemerkenswert kreativ sein können, wenn es darum geht, Dinge zu tun, die Sie nicht erwarten würden. Wenn Sie nicht wissen, was Sie nicht über die Vorgänge in Ihrem Netzwerk wissen, kann dies zu vielen schlaflosen Nächten führen. Dies muss jedoch nicht als unvermeidlich hingenommen werden; Die Audit-Protokollierung kann Ihnen diesen Einblick in die Vorgänge geben, sodass Sie versuchen können, die Schritte des Benutzers zurückzuverfolgen, wenn etwas Seltsames passiert.

Mit anderen Worten, Audit-Protokolle geben Ihnen eine schrittweise Aufschlüsselung darüber, wer was wann getan hat – an Ihrer Kampagne, Ihrer Website oder an welchem ​​​​Projekt Sie auch immer arbeiten – um Ihnen zu helfen, den Erfolg Ihres Prozesses zu maximieren und Fehler zu minimieren.

Warum jedes Marketingteam ein Audit-Protokoll führen sollte (oder eine Audit-Protokoll-Software verwenden sollte)

Die Verwendung von Audit-Log-Software bietet mehrere Vorteile für Marketingagenturen und -teams gleichermaßen. Aus diesem Grund sollten Sie wichtige Aktionen bei jedem Schritt verfolgen.

1. Machen Sie Ihr Team verantwortlich

Es ist wahr, dass Sie durch die Verfolgung der Aktivitäten Ihres Teams sehen können, wenn sie einen Fehler machen, nachdem es passiert ist, und dann entsprechend darauf reagieren können. Untersuchungen zeigen jedoch, dass das Führen eines Überwachungsprotokolls auch dazu beitragen kann, Fehler zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Stellen Sie sich ein Experiment der Washington University vor, bei dem drei Forscher darauf abzielten, Mitarbeiterdiebstähle in Restaurants mit ungezwungener Atmosphäre im ganzen Land wie Applebee's, Olive Garden und Chili's einzudämmen.

Wie die Forscher feststellten, kann Mitarbeiterdiebstahl in der Gastronomie verschiedene Formen annehmen. Es geht nicht nur darum, aus der Kasse zu stehlen – Diebstahl kann auch das Verschenken einer kostenlosen Runde Getränke gegen ein größeres Trinkgeld sein. Dem Personal wird vertraut, dass es jede Transaktion in ein POS-System eingibt, aber das geschieht nicht immer.

Also hatten Experimentatoren in 392 Restaurants in 39 Bundesstaaten eine Diebstahlüberwachungssoftware installiert, um zu sehen, ob sie intrigante Mitarbeiter erwischen könnte. Es warnte Manager nicht nur, wenn das Unternehmen geradezu bestohlen wurde, sondern auch, wenn es verdächtige Muster identifizierte, die auf schändliches Verhalten der Mitarbeiter hindeuten könnten.

Das Ergebnis?

Über 2.000 $ Einsparungen pro Woche für Restaurants. Dieser Artikel der New York Times fasst den Grund dafür hervorragend zusammen:

Die Auswirkungen, sagen Forscher, kamen nicht von der Entlassung von Arbeitern, die an Diebstahl beteiligt waren, sondern hauptsächlich von ihrem geänderten Verhalten. Da die Kellner wussten, dass sie überwacht wurden, zogen sie nicht nur alle unethischen Praktiken zurück, sondern konzentrierten sich auch darauf, die Kunden dazu zu bewegen, dieses Dessert oder ein zweites Bier zu trinken, um Einnahmen für das Restaurant und Trinkgelder für sich selbst zu erhöhen.

Am Ende erwischte die Software nicht viele Diebe, aber die Mitarbeiter hielten sich an das Protokoll, weil sie wussten, dass sie verfolgt wurden.

Eine andere Studie der Newcastle University zeigte, dass sogar die Illusion, dass jemand zuschaut, das Verhalten von Menschen verändern kann. Als Forscher in einer öffentlichen Cafeteria Poster mit menschlichen Augen aufhängten, räumten doppelt so viele Menschen hinter sich auf, als wenn Poster mit Blumen an den Wänden hingen.

Durch die Verwendung eines Überwachungsprotokolls können Sie das Verhalten auf die gleiche Weise beeinflussen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter wissen lassen, dass ihr Verhalten nachverfolgt werden kann, müssen Sie sicherstellen, dass das Protokoll immer eingehalten wird. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken über faule Fehler oder Versuche machen, eine Kampagne zu untergraben.

2. Machen Sie Ihre Kunden zur Rechenschaft

Den Kunden Zugang zu wichtigen Inhalten zu gewähren, hat seine Vorteile, wie die Möglichkeit, Stakeholder-Feedback vor dem Abschluss eines Projekts einzuholen. Gleichzeitig hat es auch das Potenzial, mehr Probleme zu verursachen, als es löst.

Wenn Sie sich mithilfe eines Kooperationsmodells in das Unternehmen Ihres Kunden integrieren, ähnlich wie es die Agentur 85SIXTY tut, besteht immer die Möglichkeit, dass zwischen Ihrem und ihrem Team mit dem Finger gezeigt wird, wenn etwas schief geht.

Was passiert, wenn Sie als Freelancer ein Post-Click-Landingpage-Design einreichen, das irgendwie verloren geht, nachdem es an den Content Marketing Manager weitergegeben wurde? Was passiert, wenn die von Ihnen generierten Leads verschwinden, aber mehrere Mitarbeiter Ihres Kunden Zugriff auf ein CRM haben?

Wenn eine Seite gelöscht wird, Leads verloren gehen oder ein Design geändert wird, können Sie das Gezänk mit einer Schritt-für-Schritt-Liste der Aktionen und den Personen, die sie durchgeführt haben, stoppen, bevor es beginnt. Ihre Mitarbeiter sind vielleicht die ersten, die Sie überprüfen, aber sie sind nicht immer die Schuldigen.

3. Vermeiden Sie zukünftige Fehler und replizieren Sie Erfolge

Als George Santayana sagte: „Diejenigen, die die Geschichte nicht lernen, sind dazu verdammt, sie zu wiederholen“, bezog er sich nicht auf Erkenntnisse aus Audit-Protokollen, aber er hätte es genauso gut sein können.

Mit einer detaillierten Darstellung der Schritte, die jedes Ihrer Teammitglieder vom Anfang bis zum Ende Ihres Projekts unternimmt, können Sie sowohl Fehler als auch Fehler aufzeigen.

Wenn alle Ihre Anzeigen wie im vorherigen Beispiel auf eine 404-Seite verweisen, könnte der Grund dafür sein, dass ein Designer versehentlich Ihre Post-Click-Zielseite gelöscht hat. Oder es könnte sein, dass ein bezahlter Marketingmanager die URL Ihrer Seite mitten in der Kampagne geändert hat.

Indem Sie ein Überwachungsprotokoll führen oder eine Überwachungsprotokoll-Software verwenden, die Änderungen an Ihren Projekten automatisch verfolgt, wissen Sie warum. Und wenn Sie die Gründe dafür kennen, können Sie Fehler minimieren und erfolgreiche Prozesse in Zukunft replizieren.

4. Bestimmen Sie die Effektivität Ihres Tools

Ihre Kunden und Mitarbeiter sind nicht die einzigen, die das Potenzial haben, ein Projekt zu machen oder zu scheitern. Ihr Werkzeug kann es auch. Und laut dem National Institute of Standards and Technology kann Ihnen ein Audit-Protokoll dabei helfen, herauszufinden, wann:

Die Audit-Trail-Analyse kann häufig zwischen bedienerinduzierten Fehlern (bei denen das System möglicherweise genau wie angewiesen ausgeführt wurde) und systembedingten Fehlern (z. B. aufgrund eines schlecht getesteten Ersatzcodes) unterscheiden. Wenn beispielsweise ein System ausfällt oder die Integrität einer Datei (entweder Programm oder Daten) in Frage gestellt wird, kann eine Analyse des Audit-Trails die Abfolge von Schritten rekonstruieren, die vom System, den Benutzern und der Anwendung unternommen wurden.

Das Überprüfen Ihres Tools auf Störungen und Inkonsistenzen ist nichts Neues. A/A-Tests helfen Vermarktern, A/B-Testsoftware zu kalibrieren, und Prüfprotokolle können dasselbe für andere Tools tun.

Wenn beispielsweise Ihr Audit-Protokoll zeigt, dass seit Beginn der Kampagne Ihres Kunden niemand auf eine Post-Click-Zielseite zugegriffen hat, könnte die Tatsache, dass Ihre Anzeigen auf eine 404-Seite verweisen, ein Indikator dafür sein, dass Ihr Tool schuld ist. Und ein Follow-up mit dem Kundensupport-Team dieses Tools wird aufdecken, was schief gelaufen ist.

5. Beweise aufbewahren

Wie Agenturmitarbeiter wissen, können Kunden lästig sein. Einige geben schlechtes Feedback; andere zahlen nicht pünktlich. Und in einigen Fällen können Kunden so stur sein, dass sie nicht bereit sind zuzugeben, dass sie falsch liegen.

Im seltenen Fall führt ein Streit um Tausende von verschwendeten Werbegeldern zu einer Androhung rechtlicher Schritte; Eine Überwachungsprotokolldatei kann dabei helfen, den Schuldigen nachzuweisen.

War die letzte Person, die auf diese Post-Click-Zielseite – jetzt eine 404-Seite – zugegriffen hat, Ihr Kunde? Wenn einige Recherchen ergeben, dass Ihr Tool nicht schuld ist und Sie nach dem Start der Kampagne nicht auf die Seite zugegriffen haben, ist kein Detektiv erforderlich, um herauszufinden, wer im Fall der fehlenden Post-Click-Landung schuld ist Seite.

Jedes Team sollte ein Audit-Log führen

Wer hat was wann gemacht? Welcher Fehler führte zum Scheitern der gesamten Kampagne Ihres Kunden? Welches Unternehmen ist für diese Tausende von verschwendeten Werbegeldern verantwortlich?

Ohne ein Überwachungsprotokoll der wichtigsten Aktionen und Aktualisierungen haben Sie keine Möglichkeit, dies zu erfahren.

Gleichzeitig kann es unglaublich mühsam sein, Audit-Protokolle zu pflegen. Von Ihren Mitarbeitern zu verlangen, jede Aktion in einer Tabelle oder einem manuellen Tool zu verfolgen, kann ein Unternehmen Stunden an Produktivität pro Woche kosten.

Eine bessere Alternative? Überwachungsprotokollierungssoftware, die Aktionen in einem System automatisch verfolgt. Mit dem neuen Instapage-Audit-Log erhalten Sie genau das:

Wissen Sie genau, was wann mit Ihrem Konto passiert und wer dafür verantwortlich ist. Auf diese Weise werden Fehler nur einmal gemacht, während sich die Erfolge vervielfachen und Ihren Arbeitsablauf rationalisieren.

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