So verbessern Sie Ihre Geschäftskommunikation mit Audio-Messaging

Voice Messaging wird oft als Kommunikationsmethode für Unternehmen übersehen, auch wenn es mehrere Vorteile hat: Sie können in Ihrem eigenen Tempo auf ausdrucksstarke Weise kommunizieren, ohne im Büro sein zu müssen.

Unternehmen können schnell Audionachrichten erstellen und diese an Gruppen von Kunden oder Mitarbeitern senden. Es ist eine nützliche Möglichkeit, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben und mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

Hier erfahren Sie, wie Audio-Textnachrichten funktionieren und wie Sie eine Nachricht senden können, die Ihr Publikum sofort anspricht.

Wie Audio-SMS funktioniert

Eine Audiotextnachricht (auch Sprachtext genannt) ist eine kurze, aufgezeichnete Sprachnachricht, die Sie an einen oder mehrere Empfänger senden können.

Mit Audiotextnachrichten können Sie aufgezeichnete Sprachnachrichten und andere Audiodaten an die Telefone der Empfänger senden. Die Nachrichten werden als Telefonanrufe gesendet und als automatische Voicemails hinterlassen, wenn der Anruf nicht entgegengenommen wird.

So senden Sie eine Sprachnachricht

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sprachaufnahme in einer Textnachricht mit Ihrem Android-Telefon zu senden:

• Gehen Sie zu „Nachrichten“ und wählen Sie Ihren Empfänger aus.
• Klicken Sie auf das Symbol „Aufzeichnung“ (unten rechts auf dem Bildschirm) und halten Sie es gedrückt, während Sie Ihre Nachricht aufzeichnen.
• Klicken Sie auf das Pfeilsymbol (ebenfalls unten rechts), um Ihre Audiodatei zu senden.

Wenn Sie ein IOS-Telefon verwenden , gehen Sie folgendermaßen vor:

• Berühren und halten Sie die Schaltfläche „Audio aufnehmen“, um Ihre Audionachricht aufzunehmen.
• Tippen Sie auf die Schaltfläche „Nachricht abspielen“, um Ihre Nachricht anzuhören, bevor Sie sie senden.
• Tippen Sie auf die Schaltfläche „Audio senden“, um die Nachricht zu senden, oder auf die Schaltfläche „Audioaufnahme löschen“, um sie zu löschen.

Verschwinden Sprachnachrichten, bevor sie gelesen werden?

Das iPhone löscht Audionachrichten automatisch zwei Minuten, nachdem Sie sie angehört haben, es sei denn, Sie klicken auf „Behalten“. Um dies zu verhindern, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Nachrichten“ > „Ablaufen“ (unter „Audionachrichten“) und klicken Sie dann auf „Nie“. Gespeicherte Audionachrichten werden in der Nachrichten-App für iOS 12 und in der Sprachmemos-App für frühere Versionen gespeichert.

Tipps für Audio-SMS

Das Erstellen einer Audio-Textnachricht, die Menschen anspricht und Antworten generiert, ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. Alles, was Sie tun müssen, ist diese vier einfachen Regeln zu befolgen:

1. Vermeiden Sie Fachjargon

Jargon und Fachbegriffe, die Ihr Empfänger möglicherweise nicht versteht, stiften nur Verwirrung. Die Empfänger sollten schnell verstehen, worum es in Ihrer Nachricht geht, damit sie sofort antworten können.

2. Halten Sie es einfach

Halten Sie Ihre Nachrichten kurz und auf den Punkt. Dadurch werden sie klarer und leichter zu merken. Dies verhindert auch, dass Sie zu schnell sprechen.

3. Übung macht den Meister

Im Gegensatz zu Voicemail können Sie Ihre Audio-Textnachricht so oft aufzeichnen, wie Sie möchten, also nehmen Sie sich die Zeit, es richtig zu machen. Sie können einen Sprecher beauftragen, Ihre Sprachnachrichten aufzuzeichnen, wenn Sie beispielsweise geschäftliche Nachrichten in Sprachen senden möchten, mit denen Sie nicht vertraut sind.

4. Geben Sie klare nächste Schritte an

Am Ende Ihrer Nachricht sollten die Empfänger genau wissen, was Sie als Nächstes von ihnen erwarten. Ein klarer Aufruf zum Handeln löst Reaktionen bei Ihrem Publikum aus, also stellen Sie sicher, dass Sie ihn in jede Kommunikation einbeziehen.

So senden Sie eine Sprachnachricht mit TextMagic

Die Verwendung von TextMagic zum Senden von Audio-Textnachrichten ist einfach und in wenigen Schritten erledigt.

Ein weiterer Vorteil von Audio-Textnachrichten ist, dass sie geplant werden können. Sie können mehrere Personen gleichzeitig kontaktieren.

Text zu Sprache

Bei Text-to-Speech-Nachrichten senden Sie einen Text, der von einem Text-to-Speech-Programm verarbeitet und in eine Audiodatei umgewandelt wird. Auf diese Weise können Sie auch dann dringende Audionachrichten senden, wenn Sie keine Aufnahme machen können.

• Wählen Sie im Hauptmenü „Verfassen“.
• Wählen Sie „Text-to-Speech“ aus.

• Geben Sie Empfänger in das Textfeld ein oder gehen Sie zu Kontakt/Listen, die ein Popup-Fenster öffnen.
• Überprüfen Sie die Nummern oder Listen, an die Sie das Audio senden möchten, und bestätigen Sie, indem Sie auf „X Kontakte/Listen hinzufügen“ klicken. Dadurch gelangen Sie auch zurück zum Hauptbildschirm.
• Wählen Sie die Nummer aus, von der Sie die Nachricht senden möchten.
• Geben Sie Ihren Text in das Nachrichtenfeld ein. Darüber hinaus können Sie Nachrichten mit benutzerdefinierten Feldern personalisieren.
• Klicken Sie auf „Vorschau“, um Ihre Nachricht anzuhören.

• Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Nachricht sofort zuzustellen, oder auf „Nachricht planen“, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.
• TextMagic bietet ein kostenloses Text-to-Speech-Tool: Sie können Texte zur Konvertierung in Audiodateien senden. Wenn Sie gleichzeitig auf mehr als eine Nachricht antworten möchten, sollten Sie dieses Tool verwenden.

Sprachübertragung

Mit der Sprachübertragung können Sie eine Audiodatei von bis zu 90 Sekunden hochladen. Sie können es dann als Sprachnachricht an Empfänger senden.

• Wählen Sie im Hauptmenü „Verfassen“.
• Wählen Sie „Sprachübertragung“.

• Geben Sie Empfänger in das Textfeld ein oder gehen Sie zu Kontakt/Listen, die ein Popup-Fenster öffnen.
• Überprüfen Sie die Nummern oder Listen, an die Sie das Audio senden möchten, und bestätigen Sie, indem Sie auf „X Kontakte/Listen hinzufügen“ klicken. Dadurch gelangen Sie auch zurück zum Hauptbildschirm.
• Wählen Sie die Telefonnummer aus, von der Sie die Nachricht senden möchten.
• Klicken Sie auf „Audio auswählen“ und es erscheint ein neues Popup-Fenster, in dem Sie „Neues Audio hochladen“ auswählen können, um eine Datei von Ihrem Computer herunterzuladen, oder wenn Sie bereits Audiodateien in Ihrem TextMagic-Konto haben, werden diese unten angezeigt und Sie können einfach markieren Sie diejenigen, die Sie senden möchten.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Use Recording“, um zum Hauptfenster zurückzukehren.
• Klicken Sie auf "Senden" oder "Nachricht planen".

Unternehmen profitieren von Audio-SMS

Audio-SMS bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Es kann zur Verbesserung der Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden sowie als Marketinginstrument eingesetzt werden.

Sprechen Sie mit Ihrem Team

Beschäftigte Teammitglieder, die unterwegs sind, haben möglicherweise nicht die Zeit, anzuhalten und einen Text einzugeben. Schnelles Aufnehmen und Versenden einer Nachricht statt eines Anrufs spart Zeit – für Mitarbeiter im Außendienst und im Büro. Ebenso können Teammitglieder, die keine Zeit haben, einen Text oder eine E-Mail zu lesen, eine Nachricht abhören. Es ist nicht nötig, auf den Bildschirm ihres Telefons zu schauen.

Da Audiotextnachrichten als Telefonanruf zugestellt werden, sind sie nützlich, wenn Mitarbeiter eine Nachricht sofort hören müssen.

Beispielsweise beschloss der Bekleidungseinzelhändler Bob's Stores, seine 35 Geschäfte während des Hurrikans Sandy zu schließen, und musste eine Warnung senden. Per Sprachübertragung konnten sie innerhalb weniger Minuten über 200 Mitarbeiter alarmieren.

Sprachnachrichten ermöglichen es Ihnen auch, persönlicher mit Teammitgliedern in anderen Zeitzonen zu kommunizieren.

Für Remote-Teams kann die Kommunikation nur per Text und Instant Messaging unpersönlich sein. Audio-Textnachrichten können eine menschlichere Note verleihen, wenn Sie nicht alle gleichzeitig online sein können.

Verbinden Sie sich mit Kunden

Audio-Textnachrichten können Ihre Kommunikation mit Kunden verbessern; Beispielsweise können Sie Sprachnachrichten mit Updates zum Projektfortschritt, Terminerinnerungen oder Buchungsbestätigungen senden.

Das Senden einer Sprachübertragung oder einer Text-to-Speech-Nachricht erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten. Folglich kann dies die Nutzung Ihres Dienstes für Kunden erleichtern.

Dies hilft Ihren Kunden nicht nur, sich an ihre Termine zu erinnern, sondern verhindert auch entgangene Gewinne durch verpasste Buchungen.

Beispielsweise verlieren Zahnärzte durchschnittlich 31.500 US-Dollar pro Jahr durch verpasste Termine. Aus diesem Grund verwendet RevenueWell die Sprachübertragung, um monatlich 80.000 personalisierte Terminerinnerungen zu senden.

Eine Audio-Textnachricht kann routinemäßigen Kundeninteraktionen eine persönlichere Note verleihen als eine E-Mail oder eine SMS. Es zeigt den Kunden auch, dass Sie ein zusätzliches Maß an Sorgfalt bieten.

Konvertieren Sie mehr Leads

Audio-SMS ist die ansprechendste Art, Marketingmitteilungen an Ihre Leads und Kontakte zu senden. Sie können sie in jeder Zeitzone mit geplanten Nachrichten kontaktieren.

Durch die Erstellung und Personalisierung von Audiodateien in jeder Phase der Interaktion mit einem Lead ermöglicht die Audio-Textnachricht konsistentere Folgekontakte.

Wenn Sie innerhalb einer Minute nach Erhalt der Informationsanfrage auf einen Lead antworten können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Verkauf tätigen, viel höher. Trotzdem antworten nur 7 % der Unternehmen innerhalb von fünf Minuten. Automatisierte Audio-Textnachrichten ermöglichen eine nahezu sofortige Reaktion auf Leads. Dadurch kann Ihr Vertriebsteam mehr Conversions aus bestehenden Leads erzielen.

Abgesehen davon, dass Sie schneller reagieren, stellt Audio-SMS auch sicher, dass Ihre Live-Agenten mehr Zeit damit verbringen können, mit qualifizierten Leads zu sprechen, und weniger Zeit damit verbringen, darauf zu warten, dass Leads ans Telefon gehen.

Sind Sie bereit, mit Audionachrichten zu beginnen?

Audio-Textnachrichten funktionieren viel schneller als Tippen und sind praktischer für jedes Unternehmen, insbesondere für internationale Unternehmen, in denen Mitarbeiter in mehr als einer Sprache kommunizieren. Es gibt keine Tippfehler, es spart Zeit und eine Nachricht kann zu einem Zeitpunkt geöffnet werden, der für den Empfänger am bequemsten ist.