So erstellen Sie eine perfekte Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter

Schon als Kleinkind wurde uns beigebracht, nie zu spät zu kommen und immer vorbereitet zu sein. Manche können sogar noch die elterlichen Echos in ihren Ohren hören – Bist du bereit für die Schule?!

Dennoch gibt es viele Faktoren, die darüber entscheiden, warum jemand zu spät kommt oder nicht erscheint, insbesondere im Arbeitsumfeld. Krankheiten, Pendeln oder persönliche Probleme sind einige der Hauptfaktoren für Verspätung, die wir alle von Zeit zu Zeit erleben.

Heutzutage sind viele Arbeitgeber bis zu einem gewissen Grad recht tolerant, aber wo ziehen sie die Grenze? Die Antwort liegt in den Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter.

In den folgenden Absätzen werden wir:

• Gehen Sie die wichtigsten Punkte aller Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter durch.
• Bieten Sie kostenlose Richtlinienvorlagen an,
• Geben Sie Beispiele für das Ausfüllen an.
• Geben Sie von Fachleuten Tipps zu Anwesenheitsrichtlinien und
• Beantworten Sie einige der häufigsten Fragen zu den Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter.

Was ist eine Anwesenheitsrichtlinie?

Für den Fall, dass Sie noch nie von einer Anwesenheitsrichtlinie gehört haben oder Ihr Unternehmen einfach keine anwendet, finden Sie hier eine einfache Aufschlüsselung.

Eine Anwesenheitsrichtlinie stellt ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten dar, die klare Richtlinien für die Anwesenheit von Mitarbeitern in einem bestimmten Unternehmen festlegen. Solche Dokumente stellen sicher, dass alle Mitarbeiter über Regeln und Richtlinien zu folgenden Themen informiert sind:

• Verschiebungen,
• Mittagspausen,
• Verspätung,
• Verfahren (PTO, Blätter usw.) und
• Alle Disziplinarmaßnahmen, die sich aus der Nichtbeachtung der Regeln ergeben.

Nicht alle Richtlinien sind gleich und es liegt am Arbeitgeber, sie an seine Bedürfnisse anzupassen.

Dementsprechend liegt die Anzahl der Bedingungen und die genauen Informationen, die in solchen Policen enthalten sind, beim Arbeitgeber.

Was ist eine gute Anwesenheitsrichtlinie?

Eine allgemein „gute“ Anwesenheitsrichtlinie kann nicht wirklich ausgearbeitet werden, da es keine einheitliche Grundlage gibt, auf der Regeln definiert werden können.

Vereinfacht ausgedrückt unterscheiden sich Unternehmen und damit auch ihre Anforderungen. Daher ist eine gute Anwesenheitsregelung diejenige, die am besten zu einem Unternehmen passt.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung aller Aspekte, bei denen Ihnen Ihre Anwesenheitsrichtlinie helfen sollte, wenn Sie die bestmögliche Richtlinie für Ihr Unternehmen erstellen möchten.

Eine gute Anwesenheitsregelung trägt dazu bei, Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Mitarbeiter in Einklang zu bringen.

Eine 9- bis 17-Uhr-Schicht ist in der Geschäftswelt schon seit einiger Zeit Standard und viele können sich nicht vorstellen, in anderen Schichten zu arbeiten und ihre Zeitpläne umzustrukturieren.

Abhängig von der Art des Unternehmens und der Arbeit, die jeder Mitarbeiter verrichtet, können Veränderungen jedoch die natürliche Work-Life-Balance stören.

Nachtschichten wirken sich beispielsweise auf die persönliche Familienzeit des Mitarbeiters aus und stören seinen Schlafrhythmus. Daher könnte eine gute Richtlinie eine Klausel enthalten, die besagt, dass jeder Mitarbeiter nicht mehr als X Nachtschichten pro Monat/Woche arbeiten sollte, um die Bedürfnisse aller zu befriedigen.

Eine gute Anwesenheitsrichtlinie hilft Ihnen, die Arbeitszeiten zu verfolgen

Veraltete Systeme zur Arbeitszeiterfassung wiesen schon immer Mängel auf: Anwesenheitslisten gingen verloren oder jemand vergaß, sich ein- und auszustempeln.

Heutzutage nutzt jeder einen Zeiterfassungsgerät und es besteht keine Notwendigkeit, zusätzliche Arbeitskräfte für die Überwachung der Anwesenheit einzusetzen. Daher würde sich die Festlegung einer Richtlinie für die Verwendung einer Zeiterfassung sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als vorteilhaft erweisen, da dadurch Fehler minimiert würden und es allen ermöglicht würde, sich auf ihre Arbeitsaufgaben zu konzentrieren.

Zeiterfassungssysteme wie Clockify automatisieren den Prozess bis zu dem Punkt, an dem das Ein- und Ausstempeln mit einer einfachen Anmeldung und zwei Klicks erledigt ist – Sie beginnen Ihre Schicht und beenden den Tag.

Eine gute Anwesenheitsrichtlinie klärt Richtlinien, die die Rechte der Arbeitnehmer unterstützen

Das Festlegen klarer Richtlinien hilft allen, sich an die Regeln zu halten und dabei keine Fehler zu machen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, wo die Grenze gezogen werden muss. Mit anderen Worten: Machen Sie Ihre politischen Punkte vernünftig .

Wenn die Arbeitszeiten beispielsweise zwischen 9 und 18 Uhr liegen, geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um zu geeigneten Zeiten Mittagspausen einzulegen, zum Beispiel zwischen 12 und 15 Uhr

Auch wenn physische Anwesenheit erforderlich ist, würde ein flexibler Arbeitsplan für Ihre Mitarbeiter mit Sicherheit allen zugute kommen, da sie so genügend Zeit haben, um zur Arbeit zu kommen, ohne zu viel von ihrer persönlichen Zeit vor oder nach der Schicht zu opfern.

Was gehört in eine Anwesenheitsrichtlinie?

Nachdem Sie sich nun mit dem allgemeinen Begriff der Anwesenheitsrichtlinien und ihrem Zweck vertraut gemacht haben, werden wir einige allgemeine Richtlinien und Punkte auflisten und erläutern, die jedes Unternehmen in seine individuellen Anwesenheitsrichtlinien aufnehmen sollte.

Allgemeine Richtlinien

Wie bereits erwähnt, gibt es einige allgemeine Richtlinien, die fast jedes Unternehmen in seine Anwesenheitsrichtlinien aufnimmt, und das sollten Sie auch tun.

Solche Richtlinien beziehen sich normalerweise auf:

• Arbeitszeiten (täglich und wöchentlich) und
• Ankunft/Abreise von der Arbeit (Büro oder Remote).

Einige Unternehmen verfügen über eine allgemeine Richtlinie für die Beantragung von Freistellung oder über eine spezifische Richtlinie, die detailliert auf die Bedingungen und die Art und Weise der Nutzung der angesammelten Freistellung eingeht.

Verspätung

Fast jedes Unternehmen gibt in seinen Anwesenheitslisten klare spezifische Richtlinien zum Thema Verspätung an.

Im Allgemeinen wird Verspätung als Verspätung zur Arbeit definiert, unabhängig von den genauen Minuten oder Sekunden. Dennoch ist es nur natürlich, dass Menschen aufgrund einer Reihe von Faktoren zu spät kommen, weshalb Unternehmen häufig eine Kulanzfrist anbieten – normalerweise ist ein Zeitfenster von 15 bis 20 Minuten zulässig.

Auch hier hängt die Kulanzfrist von der Art der Arbeit ab, die Ihre Mitarbeiter verrichten. Wenn die betreffende Aufgabe zeitkritisch ist, wird eine Verspätung möglicherweise nicht toleriert. Aus diesem Grund legen die meisten Arbeitgeber Richtlinien fest, in denen es klar heißt:

• Die Gnadenfrist,
• Zeitrahmen für die Benachrichtigung Ihres Vorgesetzten und
• Disziplinarmaßnahmen wegen Verspätung.

Bezahlte Freistellung (PTO) und entschuldigte Abwesenheiten

Arbeitnehmer sollten Anspruch auf PTO haben (bezahlt oder unbezahlt, je nachdem, wo sie leben), und die Anzahl der genutzten Tage hängt in der Regel von der Vereinbarung ab, die sie mit dem Arbeitgeber getroffen haben. Sie werden jedoch wahrscheinlich feststellen, dass es dafür ein bundesstaatliches/länderspezifisches Minimum gibt Anzahl der Tage, die Sie nutzen können.

Um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb auch im Urlaub zu gewährleisten, müssen jedoch bestimmte Vorschriften beachtet werden.

Darüber hinaus sollten solche Richtlinienbestimmungen beinhalten, dass Mitarbeiter:

• Benachrichtigen Sie Ihren Vorgesetzten im Voraus und
• Stellen Sie sicher, dass die meisten ihrer Kollegen ihren Urlaub nicht im gleichen Zeitraum geplant haben.

Darüber hinaus muss jeder Arbeitgeber unvorhergesehene Umstände berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Krankheiten,
• Geburt,
• Unfälle und
• Verschiedene Notfallsituationen.

In solchen Fällen wird in der Richtlinie auf jeden Fall festgelegt, dass Sie Ihren Vorgesetzten innerhalb kürzester Zeit benachrichtigen und die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Bestätigung des Grundes für die Abwesenheit vorlegen müssen.

Unentschuldigte Abwesenheiten

Selbstverständlich muss sich der Arbeitgeber bei unentschuldigtem Zuspätkommen oder Fehlen absichern.

Wir können zwischen zwei Arten unentschuldigter Abwesenheiten unterscheiden:

• Kein Anruf, keine Showcases, und
• Aufgabe des Arbeitsplatzes.

Kein Anruf, keine Show

„No Call No Show“ spricht praktisch für sich – ein Mitarbeiter erscheint nicht am Arbeitsplatz oder meldet sich nicht, wenn die Arbeit ohne vorherige Ankündigung aus der Ferne ausgeführt wird. Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen eine Richtlinie festlegen – ob No-Call-No-Show toleriert werden kann, wie oft dies passieren kann und nach welchen Kriterien festgestellt wird, ob es sich bei der Übertretung um einen Fall von No-Call-No-Show handelt.

In manchen Notfällen ist es möglich, dass der Mitarbeiter seinen Vorgesetzten nicht benachrichtigen konnte und ihm daher Disziplinarmaßnahmen auferlegt wurden, obwohl das betreffende Problem ihn hätte entschuldigen können. Daher ist es wichtig, die Parameter des No-Call-No-Show-Verbots klar zu definieren und die potenziellen Fälle aufzulisten, die in diese Kategorie fallen könnten.

Aufgabe des Arbeitsplatzes

Ein schwerwiegenderer Verstoß ist die Aufgabe des Arbeitsplatzes – das Nichterscheinen am Arbeitsplatz oder das Nichteintreten aus der Ferne für mehrere Tage ohne vorherige Ankündigung. Auch hier ist es Sache des Arbeitgebers, festzulegen, wie viele Fehltage als Arbeitsabbruch gelten.

Disziplinarmaßnahmen

Im Falle eines Verstoßes gegen die oben genannten Richtlinien und deren Nichteinhaltung steht es dem Arbeitgeber frei, alle Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen, die den Kriterien entsprechen. Die Schwere des Verstoßes bestimmt in der Regel die Art der Disziplinarmaßnahme, wie zum Beispiel:

• Ersttäterverwarnung durch den direkten Vorgesetzten,
• Schriftliche Warnung des Managers,
• Letzte Warnung – Treffen mit der Personalabteilung und
• Beendigung.

Allerdings müssen alle Disziplinarmaßnahmen in der Anwesenheitsordnung klar dargelegt werden, damit sie wirksam sind.

Ausnahmen

Es ist Sache des Arbeitgebers und der Rechtsabteilung, im Einklang mit dem Gesetz geeignete Ausnahmen von Disziplinarmaßnahmen zu schaffen. In vielen Fällen kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter aufgrund gesetzlicher oder staatlicher Anforderungen von der Arbeit fernbleibt und von der Arbeit befreit wird, z. B.:

• Pflicht der Jury,
• Militärdienst,
• Gesetz über Familien- und Krankenurlaub – FMLA-Urlaub,
• Wahlurlaub,
• Notfallurlaub usw.

Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter, die Sie herunterladen und zum Erstellen Ihrer eigenen Richtlinien verwenden können.

Um die Kopie der Mitarbeiteranwesenheitsrichtlinie (KOSTENLOSE VORLAGE) herunterzuladen, klicken Sie auf den Link, der zu diesem Format führt. Daraufhin wird eine neue Registerkarte mit der folgenden Frage angezeigt:

Möchten Sie eine Kopie der Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter erstellen?

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopie erstellen“, um die Vorlage zu kopieren und zu bearbeiten. Sobald die Kopie auf Ihrem Drive gespeichert ist, können Sie sie bearbeiten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

️ Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter (KOSTENLOSE VORLAGE)

Wie fülle ich die Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie aus?

Als Nächstes füllen wir die Vorlage aus, um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie das Endprodukt aussehen soll. Bedenken Sie, dass die Informationen im Beispiel fiktiv sind und nicht die tatsächlichen Anwesenheitsrichtlinien des Unternehmens widerspiegeln.

Ein Beispiel für den Einführungsteil der Mitarbeiteranwesenheitsrichtlinie (Vorlage).

Ein einleitender Teil einer Anwesenheitsrichtlinie ist wichtig, um den Ton des Dokuments festzulegen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was sie erwartet. Hier ist ein Beispiel, das Sie verwenden können:

Bei WHMOF Kompromisse einzugehen und einen Mittelweg zu finden, ist der Schlüssel zur Gewährleistung absoluter Professionalität und zum Erreichen unserer Ziele. Daher stellen die folgenden Richtlinien unsere Erwartungen an jeden einzelnen Mitarbeiter dar. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie mit der Zustimmung und Unterzeichnung dieses Dokuments alle darin enthaltenen Bestimmungen einhalten und zu deren Einhaltung verpflichtet sind, um Disziplinarmaßnahmen zu vermeiden.

Ein Beispiel für Arbeitszeitpolitik

Hier ist ein Beispiel für die Arbeitszeitregelung, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können:

Ein Beispiel für Verspätungspolitik

Die Verspätungsrichtlinie ist das wichtigste Segment, das Sie in Ihre Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter einbeziehen sollten. So können Sie Ihr eigenes herstellen:

Ein Beispiel für eine Richtlinie zu bezahltem Urlaub (PTO) und entschuldigter Abwesenheit

Wenn Ihr Unternehmen PTO anbietet, finden Sie hier ein Beispiel für eine Richtlinie, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können:

Ein Beispiel für eine Richtlinie zu unentschuldigtem Fehlen

Das Folgende ist ein Beispiel für eine Richtlinie, die Sie für unentschuldigte Abwesenheiten festlegen können:

Ein Beispiel für Disziplinarmaßnahmenpolitik

Selbstverständlich führt die Nichtbeachtung der Richtlinien zu Disziplinarmaßnahmen. Hier sind einige der Sanktionen, die Ihr Unternehmen nutzen oder anpassen kann:

Ein Beispiel für Ausnahmen

Ausnahmen von den Regeln sind in allen Rechtsdokumenten durchaus üblich. Einige der häufigsten Ausnahmen in den USA sind unten aufgeführt:

Hiermit akzeptiere ich die Bedingungen der Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter und bestätige, dass ich die Disziplinarmaßnahmen gelesen und verstanden habe, die bei Nichteinhaltung der genannten Richtlinien folgen können.

Wie verbessert man eine Anwesenheitsrichtlinie?

Die Vorlage und die Beispiele, die wir zur Verfügung gestellt haben, sind keineswegs eine endgültige Antwort auf eine perfekte Anwesenheitsrichtlinie, aber sie sollten Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben können, wie Sie Ihre eigene erstellen können.

Andererseits orientieren sich die Richtlinien selbst immer an den Bedürfnissen des Unternehmens, weshalb es nie eine allgemeingültige Anwesenheitsrichtlinie geben wird.

Allerdings gibt es beim Erstellen eines eigenen Dokuments einige Dinge zu beachten.

Tipp Nr. 1: Seien Sie immer konkret

Stellen Sie sicher, dass es keinen Spielraum gibt, den die Mitarbeiter nutzen können. Wenn die Richtlinie beispielsweise vorsieht, dass Verspätungen bis zu 15 Minuten immer toleriert werden, werden die Mitarbeiter dies bemerken und ihre Schicht immer um 9:15 Uhr beginnen (wenn ihre Schicht um 9:00 Uhr beginnt).

Geben Sie daher an, wie oft ein Mitarbeiter innerhalb einer Woche/eines Monats verspätet sein darf.

Tipp Nr. 2: Seien Sie gerecht und fair

Niemand möchte harte Arbeitsbedingungen tolerieren. Dennoch ist es verständlich, wenn Sie strenge Richtlinien haben, die eng mit dem Erfolg des Unternehmens verknüpft sind. Gehen Sie daher Kompromisse ein und stellen Sie sicher, dass alle zufrieden sind.

Wenn es beispielsweise wichtig ist, dass alle Mitarbeiter spätestens um 9 Uhr morgens vor Ort sind und keine Verspätung erlaubt ist, kompensieren Sie dies durch eine lange Mittagspause oder zusätzliche Urlaubstage.

Tipp Nr. 3: Stellen Sie sicher, dass jeder die Richtlinien versteht

Es ist nicht lächerlich zu behaupten, dass die meisten von uns, einschließlich Arbeitnehmer und Arbeitgeber, das Lesen von Dokumenten überspringen und sie einfach unterschreiben. Außerdem könnte der juristische Fachjargon für manche schwierig sein und zusätzliche Erläuterungen erfordern.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie oder Ihre Personalabteilung die Punkte der Mitarbeiteranwesenheitsrichtlinie mit allen Mitarbeitern besprechen, damit alle an Bord sind und sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Tipp #4: Compliance belohnen

Es wird sicherlich Mitarbeiter geben, die alle Richtlinien, Richtlinien und Regeln befolgt haben. Daher wäre es unfair, sie für ihre harte Arbeit und ihr Engagement nicht zu belohnen.

Darüber hinaus könnten die Vorteile einer perfekten Anwesenheitsliste als Motivation für andere Mitarbeiter dienen und auch dazu beitragen, ihre Produktivität zu steigern.

Häufig gestellte Fragen zu den Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter

Wenn einige der zuvor genannten Begriffe etwas verwirrend waren, sollte der FAQ-Bereich alles klären.

Was ist eine Standard-Anwesenheitsrichtlinie?

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei einer Standard-Anwesenheitsrichtlinie um eine Reihe von Dokumenten, die das Anwesenheitsverhalten der Mitarbeiter regeln. Die oben beschriebene Richtlinie enthält in der Regel Einzelheiten zu Folgendem:

• Arbeitsschichten,
• Verspätung,
• Zapfwelle und
• Sonstige anwesenheitsbezogene Angelegenheiten.

Was ist eine angemessene Anwesenheitsregelung?

Eine angemessene Anwesenheitsregelung ist diejenige, die sowohl den Arbeitnehmern als auch dem Arbeitgeber gerecht wird. Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter haben genügend Spielraum, um Privat- und Berufsleben in Einklang zu bringen, während die Arbeitgeber perfekte Anwesenheit und Ergebnisse vorweisen können.

Was ist eine gleitende 6-monatige Anwesenheitsrichtlinie?

Als rollierender 6-Monats-Zeitraum wird in der Regel der Zeitraum der vorangegangenen 6 Monate definiert, der als Grundlage für die Berechnung eines bestimmten Ereignisses – in diesem Fall der Anwesenheit – dient.

Im Allgemeinen verwenden Unternehmen und Unternehmen, die auf dieser Grundlage arbeiten, auch ein Anwesenheitspunktesystem, um gute Anwesenheit zu belohnen und Verspätungen zu „bestrafen“. Nach 6 Monaten werden jedoch alle Anwesenheitspunkte und Daten gelöscht und die Mitarbeiter können neu beginnen.

Was ist eine verschuldensunabhängige Anwesenheitsrichtlinie?

Ein fehlerfreies Anwesenheitssystem ist uns allen aus der frühen Schulzeit bekannt. Über ein Punktesystem werden Punkte für Verspätungen und Fehlzeiten vergeben, und wenn Sie genug davon sammeln, werden Disziplinarmaßnahmen eingeleitet.

Was ist eine Anwesenheitsliste?

Mithilfe einer Anwesenheitsliste werden die Anwesenheitsinformationen jedes Mitarbeiters erfasst und gespeichert, um ein vollständiges Bild der Leistung des Mitarbeiters zu erstellen.

Zu diesen Dokumenten gehören in der Regel:

• Ein-/Ausstempelaufzeichnungen,
• Gesamtarbeitsstunden in einem Monat/Jahr,
• Pausen pro Monat/Jahr,
• Krankheitstage pro Monat/Jahr und
• In einem Monat/Jahr genutzt lassen.

Fazit: Eine gute Anwesenheitsregelung hilft, berufliche Ziele zu erreichen

Wie der Titel schon sagt, wird die Verbesserung Ihres gesamten Anwesenheitssystems und die Aktualisierung Ihrer Richtlinien viel bewirken.

Dies würde sich nicht nur auf die Effizienz auswirken und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter während der gesamten Dauer ihrer Schicht anwesend sind, sondern auch die Produktivität steigern, indem eine perfekte Anwesenheit belohnt wird.

Insgesamt helfen Präzision und klare Richtlinien dabei, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

️ Wendet Ihr Unternehmen Anwesenheitsrichtlinien an? Lassen Sie es uns unter [email protected] wissen und wir werden Ihre Gedanken möglicherweise in diesen oder einen unserer zukünftigen Artikel einfließen lassen. Teilen Sie diesen Beitrag auch mit jemandem, der eine Zeiterfassung benötigt, um das Anwesenheitssystem seiner Mitarbeiter zu verbessern.