Lohnrückstände: Was bedeutet das?

Als Unternehmer müssen Sie sich um Ausgaben verschiedener Art kümmern. Und während Sie mit verschiedenen Geschäftsausgaben zu tun haben, haben Sie wahrscheinlich schon von Ihrem Steuerberater den Begriff „Lohnrückstände“ gehört – aber Sie waren sich nicht sicher, was er bedeutet.

Nun, wenn Sie Ihre Mitarbeiter für die geleisteten Stunden entschädigen, nachdem das Fälligkeitsdatum für diese Vergütung verstrichen ist, handelt es sich um Zahlungsrückstände .

Damit Sie Rückstände bei der Gehaltsabrechnung besser verstehen, haben wir einen kurzen Leitfaden erstellt, der nicht nur diesen Begriff, sondern auch einige andere Ausdrücke wie „Vorauszahlung“ und „laufende Zahlung“ erklärt – also bleiben Sie dran.

In diesem Blogbeitrag behandeln wir auch die folgenden Themen:

• Was bedeutet Zahlungsrückstand in der Gehaltsabrechnung,
• die Differenz zwischen rückständiger Lohnabrechnung und laufenden und Vorauszahlungen,
• Ein Beispiel für Nachzahlungen,
• Die Vor- und Nachteile der Zahlung von Mitarbeitern im Rückstand, und
• Häufig gestellte Fragen zu Zahlungsrückständen und Zahlungsrückständen in der Lohnabrechnung.

So lass uns anfangen.

Was bedeutet Zahlungsrückstand in der Gehaltsabrechnung?

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für die letzte Woche statt für die aktuelle Woche ausführen, gilt dies als rückständige Gehaltsabrechnung.

Mit anderen Worten, Ihre Mitarbeiter werden am Ende des festgelegten Zahlungszeitraums, dh am Ende ihrer Arbeitswoche, nicht bezahlt, sondern müssen einige Tage nach Ende des Zahlungszeitraums warten, um ihren Lohn zu erhalten.

Die meisten Unternehmen entlohnen ihre Mitarbeiter auf diese Weise, weil es für sie einfacher ist, die Gesamtlöhne für die aktuelle Lohnperiode zu berechnen.

Abgesehen von den geleisteten Arbeitsstunden muss ein Arbeitgeber bei der Berechnung der Vergütung auch andere Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Alle Steuern, die bezahlt werden müssen,
• Bezahlte Freizeit (PTO),
• Krankenstand,
• Tipps,
• Provisionen bzw
• Im Laufe der Zeit.

Sie können Ihre Mitarbeiter auch auf andere Weise entschädigen, also sehen wir uns im folgenden Absatz die Unterschiede zwischen Nachzahlung, laufender Zahlung und Vorauszahlung an.

Lohnrückstände vs. laufende vs. Vorauszahlung: Was sind die Unterschiede?

Wie bereits erwähnt, bedeutet Nachzahlung , dass Sie z. B. für die vergangene Woche statt für die laufende Woche abrechnen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter hingegen laufend bezahlen, bezahlen Sie sie an dem Tag, an dem der festgelegte Zahlungszeitraum endet.

Die laufende Zahlung kann für Arbeitgeber etwas schwierig sein, da sie die geschätzte Anzahl der Stunden berechnen müssen, die der Arbeitnehmer während dieses Zahlungszeitraums arbeiten wird. Die Berechnung der geschätzten Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden bedeutet, dass der Arbeitgeber schätzen muss, wie viele Stunden der Arbeitnehmer arbeiten wird, was von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden abweichen kann.

Wenn beispielsweise die Arbeitswoche eines Arbeitnehmers von Montag bis Sonntag geht und das Ende seines Lohnzeitraums am Freitag ist, müsste der Arbeitgeber, um ihn am selben Tag zu bezahlen, die Stunden früher (für Samstag und Sonntag) berechnen und die Anzahl der Stunden erraten gearbeitet wird es am Ende sein.

Vorauszahlung wäre das genaue Gegenteil von Nachzahlung. Wenn ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer im Voraus bezahlt, bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer vor dem normalen Gehaltsplan bezahlt wird.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter einen sogenannten Gehaltsvorschuss in Anspruch nehmen. Dieser Begriff bezieht sich auf die Situation, in der der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Prozentsatz seines Gehalts vor seinem üblichen Zahltag zahlen kann.

Auf diese Weise erhält der Arbeitnehmer seine Zahlung, bevor die übliche Lohnperiode endet.

Was ist ein Beispiel für eine Nachzahlung?

Um die Nachzahlung näher zu erläutern, schauen wir uns das Beispiel dieser Zahlungsart an.

Nehmen wir an, John arbeitet im Café und hat seine übliche Schicht von 8:00 bis 17:00 Uhr am Montag, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag, aber er beschließt, am Freitag einen freien Tag zu nehmen.

Sonntag wäre der Tag, an dem die Arbeitswoche endet, daher berechnet sein Arbeitgeber Johns Lohn normalerweise am selben Tag. Diesmal berücksichtigt sein Arbeitgeber auch die bezahlte Freizeit (in diesem Beispiel ist der freie Tag der Freitag).

In diesem Fall wird John nicht sofort bezahlt. Er wird fünf Tage nach Ende der vorangegangenen Arbeitswoche bezahlt, das heißt, er erhält seine Zahlung am folgenden Freitag. Mit anderen Worten, John wird nachträglich bezahlt.

Wenn Sie sich fragen, warum John nicht sofort bezahlt wurde, werden wir es gleich erklären.

Die Nachzahlung ist für Johns Arbeitgeber bequemer, da er sich einige Zeit nehmen kann, um Faktoren wie bezahlte Freizeit zu berücksichtigen, bevor er die endgültige Gehaltsberechnung durchführt.

Welche Vorteile hat es, Mitarbeiter im Nachhinein zu bezahlen?

Es gibt mehrere bemerkenswerte Vorteile der Zahlung von Mitarbeitern im Rückstand, also lassen Sie uns mehr darüber erfahren.

Vorteil Nr. 1: Nachzahlungen helfen Arbeitgebern, alle Faktoren einzubeziehen

Die Zahlung von rückständigen Mitarbeitern gibt Arbeitgebern mehr Zeit, alle Faktoren wie Überstunden, bezahlte Freizeit oder Provisionen zu berechnen, bevor sie Zahlungen leisten.

Um mehr über dieses Thema zu erfahren, haben wir uns an Wendy Ha, die Gründerin, Hauptberaterin und Beraterin von AgileCPA, gewandt.

Wendy ist Chartered Professional Accountant (CPA) und Certified Management Accountant (CMA) mit über 10 Jahren Erfahrung als Führungskraft im Finanz- und Rechnungswesen.

Ihrer professionellen Meinung nach lässt die Bezahlung von Mitarbeitern im Rückstand mehr Zeit, um die variable Vergütung (d. h. Provisionen) genau zu berechnen:

„Nehmen wir zum Beispiel an, ein Technologieverkäufer hat am 13. Januar einen Deal abgeschlossen und die Person hat im Allgemeinen Anspruch auf eine Provision von 10 %. Wenn die Zahlung in der folgenden Woche erfolgt, kann sich das Finanzteam Zeit nehmen, um alle erforderlichen Genehmigungen zur Freigabe der Provision zu berechnen und einzuholen.“

Vorteil Nr. 2: Nachzahlungen reduzieren Ungenauigkeiten

Vergleichen wir es mit der laufenden Zahlung, bei der der Arbeitgeber die Stunden des Arbeitnehmers erfassen kann, während er noch arbeitet, bietet die nachträgliche Zahlung genügend Zeit, um die Stunden genauer zu verfolgen und zu berechnen.

Laut Wendy gibt es bestimmte Fälle, in denen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer rückständig bezahlen müssen:

„Wenn die Arbeitgeber stundenweise Angestellte haben und per Direktüberweisung bezahlen wollen, müssen sie nachzahlen. Angenommen, in einem Einzelhandelsunternehmen für Bekleidung ist es unmöglich, stündliche Mitarbeiter für den 14. Januar zu bezahlen, wenn das Zahlungsdatum am selben Tag ist. Das Einzelhandelsgeschäft würde nicht wissen, wie viele Stunden sie an diesem Tag gearbeitet haben. Außerdem kann das Unternehmen die Gelder nicht direkt einzahlen, da die endgültigen Gehaltsabrechnungen normalerweise am Vortag eingereicht werden müssen.“

Vorteil Nr. 3: Nachzahlungen helfen Unternehmen bei ihrem Cashflow

Unternehmen zahlen oft in Verzug, weil sie dadurch Zeit haben, flexibler mit ihren Cashflows umzugehen. Laut der British Business Bank „ist der Cashflow ein Maß für die Menge an Bargeld, die in einem bestimmten Zeitraum in Ihr Unternehmen ein- und ausgeht“.

Sehen wir uns noch einmal an, wie Wendy diesen Vorteil erklärt:

„ Das Verzögern der Zahlung kann dem Unternehmen beim Cashflow helfen. Da die Dienstleistung von den Mitarbeitern erbracht wird, erhält das Unternehmen möglicherweise bereits Zahlungen von seinen Kunden. Eine Verzögerung der Gehaltsabrechnung um 1 oder 2 Wochen hilft beim Cashflow, insbesondere wenn das Unternehmen andere finanzielle Verpflichtungen hat, die es zu erfüllen hat.“

Was sind die Nachteile, wenn Mitarbeiter im Rückstand bezahlt werden?

Wenn es darum geht, säumige Mitarbeiter zu bezahlen, gibt es auch einige Nachteile, also schauen wir sie uns an.

Nachteil Nr. 1: Zahlungsrückstände führen dazu, dass Mitarbeiter auf ihre Zahlung warten

Wenn Sie gerade eine harte Arbeitswoche hinter sich haben, kann es sicherlich Ihre Stimmung heben, wenn Sie sofort auf das hart verdiente Geld zugreifen können. Nachträgliche Zahlungen hindern Mitarbeiter daran, weshalb einige Mitarbeiter dies möglicherweise als weniger wünschenswerte Vergütungsoption empfinden.

Nachteil Nr. 2: Nachzahlungen können für Mitarbeiter, die sich an laufende Zahlungen gewöhnt haben, eine schwierige Umstellung sein

Jeder Übergang kann für Mitarbeiter etwas schwierig sein, insbesondere wenn es um die Gehaltsabrechnung geht. Wenn Sie sich entscheiden, auf Nachzahlung umzustellen, müssen Sie sich der möglichen Folgen bewusst sein, die dies für Ihre Mitarbeiter haben kann. Vielleicht haben sich Ihre Mitarbeiter an das aktuelle Zahlungssystem gewöhnt, und der Übergang von laufenden zu rückständigen Zahlungen ist nicht etwas, was sie erwartet haben.

Ein oder zwei Wochen ohne Bezahlung können sich auf die Finanzen Ihrer Mitarbeiter auswirken. Um eine gute Beziehung zu Ihren Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, aber auch finanziellen Nöten vorzubeugen, müssen Sie ihnen wahrscheinlich auch eine Art Übergangsgeld (das ist eine einmalige Zahlung in Form eines Vorschusses, z Beispiel).

Häufig gestellte Fragen zu Zahlungsrückständen und Zahlungsrückständen in der Lohnabrechnung

Wenn Sie mehr über Zahlungsrückstände und Zahlungsrückstände in der Gehaltsabrechnung erfahren möchten, sehen Sie sich diese häufig gestellten Fragen an, die wir für Sie herausgegriffen haben.

Lohnrückstände vs. Nachzahlungen: Was ist der Unterschied?

Wie wir bereits erwähnt haben, beziehen sich Lohnrückstände auf die Situation, in der Arbeitnehmer für die in der vorherigen Lohnperiode geleisteten Stunden anstelle der laufenden Lohnperiode entschädigt werden.

Aber was ist mit rückständigen Zahlungen ?

Laut Forbes bedeutet rückständige Zahlung „für Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen, nachdem die Bedingungen erfüllt oder das Fälligkeitsdatum verstrichen sind“. Wenn Sie beispielsweise mit Ihrer Stromrechnung im Rückstand sind und Ihr Haus bereits mit Strom versorgt wurde, bedeutet dies, dass Ihre Stromrechnung im Nachhinein bezahlt wird.

Was bedeutet Zahlungsrückstand in der Buchhaltung?

Rückstände in der Buchhaltung können in mehreren Fällen auftreten, und der erste Fall, den wir erwähnen werden, ist der Fall einer rückständigen Zahlung – zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen Ihren Lieferanten rückständig bezahlt.

Angenommen, Sie besitzen ein Restaurant und kaufen Ihr Gemüse bei einem bestimmten Anbieter.

Obwohl Sie mit Ihrem Lieferanten Zahlungsbedingungen festgelegt haben – um sie vor dem 30. Januar zu bezahlen – haben Sie dies nicht getan. Sie haben Ihr Gemüse erhalten, aber die Zahlungsfrist versäumt, also müssen Sie Ihren Verkäufer jetzt nachträglich bezahlen.

Mit anderen Worten, wenn Sie als Geschäftsinhaber mit Zahlungen, die Sie Ihren Lieferanten schulden, im Rückstand sind, handelt es sich um Zahlungsrückstände.

Anbieter können Sie manchmal zur Zahlung einer Verzugsgebühr auffordern, also denken Sie daran, wenn Sie entscheiden, ob eine Nachzahlung die beste Option für Ihr Unternehmen ist.

Abgesehen von der Zahlung von Zahlungsrückständen an Lieferanten können andere Fälle von Zahlungsrückständen in der Buchhaltung in 3 Arten von Zahlungsrückständen eingeteilt werden:

1. Rentenrückstände – Wie Forbes erklärt, „wird die Rentenzahlung am Ende eines festgelegten Zeitraums und nicht am Anfang gezahlt, spricht man von einer Rentenzahlung.“ Beispielsweise gelten Hypothekenzahlungen als rückständige Annuität.
2. Mahnungen – Mahnungen treten in einer Situation auf, in der es wenige Aktionäre eines Unternehmens gibt und einer von ihnen die fällige Anzahl von Aktien auf Abruf nicht zahlt.
3. Dividendenrückstände – Wenn ein Unternehmen Dividendenrückstände hat, bedeutet dies, dass es bis zum Fälligkeitsdatum keine Dividendenzahlung an Vorzugsaktionäre – also an diejenigen Aktionäre, die im Gegensatz zu Stammaktionären Vorrang vor den Gewinnen einer Gesellschaft haben – geleistet hat.

Wie kann das Risiko von Zahlungsrückständen reduziert werden?

Abgesehen von der Zahlung von rückständigen Mitarbeitern gibt es auch eine sogenannte Zahlungsrückstandsabrechnung.

Bei der nachträglichen Rechnungsstellung stellen Sie Ihrem Auftraggeber oder Kunden Rechnung, nachdem Sie ihm Dienstleistungen oder Waren erbracht haben.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Risiken einer verspäteten Rechnungsstellung zu reduzieren, wie beispielsweise das Risiko von Zahlungsausfällen, oder sogar bestimmte Risiken zu vermeiden, haben wir einige praktische Tipps aufgelistet.

Tipp Nr. 1: Verwenden Sie eine Rechnungssoftware, um Ihre Rechnungen im Auge zu behalten

Die Verwendung einer Rechnungssoftware trägt dazu bei, das Risiko einer rückständigen Rechnungsstellung zu verringern, da Sie alle Ihre Rechnungen an einem Ort verfolgen können.

Tatsächlich gibt Ihnen die richtige Rechnungssoftware einen detaillierten Überblick über Ihre bezahlten und überfälligen Rechnungen.

In Clockify können Sie beispielsweise Rechnungen entweder als Gesendet oder Nicht gesendet markieren, und wenn ein Fälligkeitsdatum für eine gesendete Rechnung überschritten wird, erhält die Rechnung automatisch den Status Überfällig .

Sie können die Erinnerungs-E-Mail auch als freundlichen Hinweis auf die überfällige Rechnung verwenden.

All diese Optionen können die Nachverfolgung der Zahlungen Ihrer Kunden vereinfachen und die Risiken verringern, die manchmal mit rückständigen Zahlungen einhergehen.

Tipp Nr. 2: Führen Sie Bonitätsprüfungen bei potenziellen Kunden durch

Um den Umgang mit unzuverlässigen Kunden zu vermeiden, können Sie Bonitätsprüfungen durchführen, um zu beurteilen, ob sie durchgehend pünktlich zahlen können.

Ein Arbeitgeber kann die Kredithistorie einer Person überprüfen, indem er sich deren Kreditauskunft ansieht – Kreditauskünfte listen Ihre:

• Rechnungszahlungshistorie,
• Darlehen,
• Laufende Schulden und
• Andere Finanzinformationen.

Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie verspätete oder fehlende Zahlungen erhalten und Ihre Geschäftsfinanzen gefährden.

Fazit: Prüfen Sie vor der Nachzahlung, ob dieses System für Sie funktioniert

Wie Sie sehen können, ist die Bezahlung von Mitarbeitern einige Tage nach Ende der Lohnperiode eine nützliche Praxis für Arbeitgeber, da sie mehr Zeit haben, die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter genauer zu berechnen.

Mitarbeiter hingegen sind möglicherweise nicht immer für dieses Zahlungssystem. Manchmal brauchen sie etwas Zeit, um sich daran zu gewöhnen, dass sie später als gewöhnlich bezahlt werden, insbesondere wenn sie an einen anderen Zahlungsplan gewöhnt sind.

Entscheiden Sie sich dennoch für eine nachträgliche Zahlung Ihrer Mitarbeiter, müssen Sie sich der Vor- und Nachteile bewusst sein, die diese Zahlungsmethode mit sich bringen kann. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob die Nachzahlung die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist oder ob Sie sich für eine andere Option entscheiden sollten.

Wie auch immer Sie sich letztendlich für die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter entscheiden, versuchen Sie, das Zahlungssystem zu wählen, das für alle Beteiligten am bequemsten ist.

️ Haben Sie Ihre Mitarbeiter schon einmal nachträglich bezahlt? Möglicherweise haben Sie bereits das richtige Zahlungssystem gefunden, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, um Mitarbeiter für geleistete Arbeitsstunden zu entschädigen. Teilen Sie uns dies unter [email protected] mit, damit wir Ihr System das nächste Mal ausprobieren können. Und wenn Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat, teilen Sie ihn bitte mit jemandem, von dem Sie glauben, dass er daran interessiert sein könnte, ihn zu lesen.