Vom Chaos zur Kontrolle: Projektmanagement im Agenturumfeld meistern

Ganz gleich, ob Sie ein Team damit beauftragen, ein neues Agenturprodukt auf den Markt zu bringen oder Marketingkampagnen für Ihre Kunden abzuwickeln, vieles von dem, was Agenturteams tun, kann durch die Linse des Projektmanagements betrachtet werden. Starke Projektmanagementmethoden können Ihnen dabei helfen, Maßnahmen zu definieren und umzusetzen, die Arbeit innerhalb von Fristen und Budgets zu halten und Ihre Angebote kontinuierlich zu verbessern.

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Wenn Sie Ihre Möglichkeiten zum Weiterverkauf digitaler Marketingressourcen verbessern oder neue Marketingkampagnen für Kunden erstellen und verwalten möchten, sollten Sie die Implementierung von Projektmanagement für Agenturen in Betracht ziehen. Entdecken Sie unten einige Tipps und Ressourcen dafür.

Warum ist Projektmanagement für Agenturen wichtig?

Marketingkampagnen können als Projekte betrachtet werden. Jedes hat sein eigenes Budget, seine eigenen Ziele, Herausforderungen und Einschränkungen. Das Jonglieren all dieser Komponenten – oft für zahlreiche Kampagnen und Kunden – kann schwierig sein, wenn Sie nicht die Fähigkeiten zur Verwaltung dieser Komponenten verfeinert haben.

Ein effektives Projektmanagement kann Ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen und sogar zu positiven Ergebnissen wie höheren Agentureinnahmen führen, da Sie in der Lage sind, Prozesse zu rationalisieren, mit weniger mehr zu erledigen und die Ergebnisse ständig zu verbessern.

Zu den allgemeinen Vorteilen des Projektmanagements, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Agentur rezessionssicher zu machen, gehören:

• Verbesserte Effizienz. Projektmanagementmethoden konzentrieren sich auf die effiziente Nutzung von Ressourcen, damit Teams ihre Arbeit auch bei begrenzten Zeitplänen termingerecht abschließen können.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit. Kunden sind in der Regel zufriedener, wenn Sie starke Projektmanagementmethoden implementieren, weil sie die Kommunikation verbessern und sicherstellen, dass die Ergebnisse qualitativ hochwertig sind, pünktlich sind und im Rahmen des Budgets liegen.
• Erhöhte Rentabilität. Projektmanagement ist oft mit Kosteneinsparungen verbunden, die den Gewinn steigern können.

Stile und Methoden des Projektmanagements

Das Agenturprojektmanagement kann sich auf eine oder mehrere bestehende Projektmanagementmethoden stützen. Testen Sie verschiedene Ansätze, um herauszufinden, was für Ihre Teams und Kunden funktioniert, beginnend mit einigen der unten beschriebenen Favoriten.

Wasserfall

Beim Wasserfall-Ansatz unterteilen Teams Projekte in Phasen und schließen sie linear ab. Die Arbeit an jeder Phase beginnt erst, wenn die vorangegangene Phase abgeschlossen ist, wodurch ein kaskadierender Wasserfall der Arbeit entlang der Projektzeitleiste entsteht.

Wasserfall ist ein guter Ansatz, wenn Sie wiederholbare Prozesse erstellen möchten, die Sie bei großen Marketingvorhaben verwenden können. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie neue Websites erstellen und starten oder die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten verwalten.

Agil

Agiles Projektmanagement verfolgt einen iterativen Ansatz, der jedes Projekt in kleine Phasen unterteilt, die schnell abgeschlossen werden können. Es baut auch Feedbackschleifen und Flexibilität ein und unterstützt so Veränderungen innerhalb des Prozesses, während sich das Projekt entwickelt.

Ziehen Sie agile Projektmanagementmethoden in Betracht, wenn Sie eine Agentur gründen, an der Steigerung des Umsatzes einer Start-up-Agentur arbeiten oder eng mit einem etablierten Kunden an einer Marketingmaßnahme zusammenarbeiten, die für Sie beide neu ist.

Gedränge

Scrum ist ein spezifisches agiles Framework, das Ihnen hilft, die Projektmanagement-Philosophie strukturierter anzuwenden. Das Framework umfasst Werte und Prinzipien, die die Projektmanagementbemühungen aufeinander abstimmen und Scrum-Teams, einschließlich Product Owner und Scrum Master, einbeziehen.

Erwägen Sie die Implementierung von Scrum für komplexe Marketingprojekte, die schnelle, aber sorgfältig geführte Teams aus qualifizierten Fachleuten erfordern, wie zum Beispiel die Website-Entwicklung.

Projektmanagement-Tools für Agenturen

Wie auch immer Sie sich entscheiden, Projektmanagement für Agenturen zu implementieren, technische Tools können Ihnen dabei helfen, die Team- und Kundenkommunikation zu unterstützen, Anstrengungen zu verwalten und positive Ergebnisse beim Online-Verkauf von Dienstleistungen zu steigern.

Mehr als die Hälfte der Projektmanagement-Experten geben an, dass sie vor der Herausforderung stehen, effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten (Exploding Topics). Wichtig sind Projektmanagement-Tools und White-Label-Ressourcen, die die Zusammenarbeit verbessern können.

Die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit eines Projektmanagement-Tools stehen für die meisten Benutzer an erster Stelle (Techopedia). Achten Sie bei der Auswahl der Tools für Ihre Teams darauf, ob diese über die Funktionen verfügen, die den Projekterfolg unterstützen. Sie können Ihre Recherche mit einigen der folgenden Optionen beginnen.

Trello

Bildquelle: Trello

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool im Kanban-Stil, mit dem Sie einen visuellen Ansatz für das Projektmanagement erstellen können. Erstellen und weisen Sie Projekttafeln, Karten und Aufgaben zu und verwalten Sie Aufgabenlisten und Dokumente in derselben Ansicht.

Trello eignet sich gut für kleine und mittlere Teams mit spezifischen Arbeitsabläufen. Für Teams, die darüber hinaus skalieren, kann es etwas chaotisch werden.

Asana

Asana ist ein umfassendes Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten. Sie können automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, die sicherstellen, dass Projektaufgaben nahtlos in die nächste Phase und an die verantwortliche Partei weitergeleitet werden. Integrierte E-Mail- und Benachrichtigungsoptionen halten alle auf dem Laufenden.

Damit Asana für Sie funktioniert, kann es jedoch einige Zeit dauern und die Erstellung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe erfordern. Dies ist eine bessere Option für Agenturen, die Ressourcen für die Verwaltung von Asana bereitstellen können, während Asana sie bei der Verwaltung von Projekten unterstützt.

Basislager

Bildquelle: Basecamp

Basecamp ist ein Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Sie Projekte in verschiedene Aufgabenlisten aufteilen können, die dann je nach Projekt- oder Aufgabentyp, Fälligkeitsterminen oder der Person, der sie zugewiesen sind, angezeigt werden können.

Basecamp ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, das Ihnen bei der Verwaltung unterschiedlicher Teams helfen kann, insbesondere wenn Ihre Marketingprojekte auf externe Ressourcen wie Freiberufler angewiesen sind.

Andere Projektmanagement-Tools

Zu den weiteren Tools, mit denen Sie das Projekt- und Aufgabenmanagement in Ihre digitale Marketingstrategie integrieren können, gehören:

• To-doist
• Click-up
• Jira
• Wrike
• Smartsheet
• Moxie
• Podio

Bildquelle: Podio

Projektmanagementprozesse für verschiedene Arten von Agenturen

Das Projektmanagement für Marketingagenturen sieht nicht überall gleich aus und es ist wichtig, diese Methoden und Tools an Ihre individuelle Agenturstrategie anzupassen. Beispielsweise unterscheiden sich die Projektmanagementanforderungen eines Teams, das an der Entwicklung einer Präsenz als Google Workplace-Reseller arbeitet, von den Anforderungen eines Teams, das Videoinhalte für Kunden erstellt.

Hier sind einige schnelle Tipps zur Entwicklung des richtigen Projektmanagementprozesses für verschiedene Agenturtypen:

• Marketingagenturen. Berücksichtigen Sie den Umfang Ihres Inhaltsbedarfs und ob Sie einen Projektansatz benötigen, der redaktionelle Aufgaben unterstützt. Wasserfall funktioniert hier gut, und Sie können den Ansatz mit digitalen Tools anpassen, um Teile des Prozesses zu automatisieren.
• Digitale Werbeagenturen. Da die Anzeigenverwaltung eine fortlaufende Aufgabe sein kann, sollten Sie erwägen, einen Projektmanagement-Workflow für die Erstellung neuer Kampagnen zu entwickeln, bevor Sie diese an reguläre Geschäftsprozess-Workflows übergeben.
• Designagenturen. Wählen Sie Projektmanagement-Tools, die Ihr Team visuell unterstützen, wie zum Beispiel Gantt-Diagramme und Kanban-Karten.
• Softwareentwicklungsagenturen. Da agile und Scrum-Methoden speziell für technische Entwicklungsteams entwickelt werden, beginnen Sie mit einem bestehenden Ansatz und bauen Sie von dort aus Anpassungen für Ihr Team ein.

Projektmanagement-Tipps für Agenturen

Welchen Ansatz Sie auch für das Projektmanagement Ihrer Agentur verfolgen, erwägen Sie die Implementierung einiger der folgenden Best Practices, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen:

• Kommunizieren Sie klar. Vermeiden Sie die Verwendung von Projektmanagement-Begriffen, die Kunden nicht verstehen, und seien Sie transparent darüber, wie Sie die Arbeit für sie erledigen. Auch wenn Sie sich nicht tief in die Details zu White Label und Private Label für Kunden vertiefen müssen, kann es hilfreich sein, sie durch Ihre Prozesse zu führen, damit sie verstehen, wie Sie Projekte verwalten und welche Rolle sie dabei spielen.
• Setzen Sie sich realistische Ziele. Überprüfen Sie Daten und Ergebnisse früherer Projekte, damit Sie genaue Vorhersagen zu Budgets, Fertigstellungsfristen und Ihren Leistungen treffen können.
• Verwalten Sie die Erwartungen Ihrer Kunden. Zu wenig versprochen (im Rahmen des Zumutbaren) und zu viel geliefert. Sprechen Sie Ihre Kunden offen darüber an, wo Herausforderungen auftreten könnten, und bieten Sie proaktive Pläne für deren Bewältigung an.
• Nutzen Sie gute Tools für die Zusammenarbeit. Nutzen Sie Projektmanagement-, Aufgabenmanagement- und Kommunikationstools – Slack, Microsoft Teams und sogar Vendastas eigene Tool-Suite können Ihnen dabei helfen, effektiver mit Agenturmitarbeitern, Partnern, Freiberuflern und Kunden zusammenzuarbeiten.
• Ressourcen intelligent zuweisen. Nutzen Sie Ressourcen so, wie es am sinnvollsten ist. Beauftragen Sie Ihr internes Team nicht mit der Last der Ressourcenentwicklung, wenn es beispielsweise sinnvoller ist, mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten. Sehen Sie sich unseren White-Labeling-Leitfaden an, um Hilfe beim Hinzufügen von Ressourcen zu erhalten, ohne Ihr Personal zu vergrößern.