Wie Sie Ihre Agentur ausbauen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen

Es gibt keine Möglichkeit, es zu beschönigen, der Aufbau einer Agentur auf traditionelle Weise ist stressig.

Sie bekommen mehr Kunden und brauchen mehr Personal. Sie stellen mehr Personal ein und brauchen mehr Kunden. Es ist ein Teufelskreis, der zu vielen Stunden überarbeiteter Mitarbeiter (einschließlich Ihnen selbst) oder gekürzten Gewinnspannen führt.

Das Gute ist, dass wir in einer Welt tätig sind, in der Unternehmen skalieren können, ohne ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Man nennt es die „Gig“-Ökonomie.

In der Gig Economy stellen Unternehmen Freiberufler, Auftragnehmer und Zeitarbeiter anstelle von Vollzeitangestellten ein. Es beschleunigt den Rekrutierungsprozess und reduziert das Risiko großer Gemeinkosten.

Neben diesem Trend der Zeitarbeit wirken noch andere Kräfte. Die Fernarbeit nimmt zu – 97 % der Mitarbeiter möchten nicht Vollzeit in einem Büro arbeiten, und es besteht ein großer Appetit darauf, eine Nebenbeschäftigung zu beginnen – jeder dritte Amerikaner hat bereits eine. In Kombination schaffen diese Kräfte den perfekten Sturm für Agenturen, die skalieren möchten, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.

Ein ausgelagertes Einstellungsmodell für Agenturen ist der intelligente Weg, um das Wachstum im Jahr 2021 zu beschleunigen.

Die Vor- und Nachteile eines ausgelagerten Agenturmodells

Nur weil gesellschaftliche Kräfte ein Umfeld dafür schaffen, heißt das nicht, dass Sie es tun müssen, oder? Gibt es also einen echten Business Case für die Wahl eines ausgelagerten Agenturmodells oder ist der traditionelle „Wachstum mit der Mitarbeiterzahl“-Ansatz der bessere Weg?

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile an:

Die Vorteile des Outsourcings

Wie ich in der Einleitung angedeutet habe, gibt es zahlreiche Vorteile für die Einstellung von Freiberuflern, Auftragnehmern, Zeitarbeitern oder White-Label-Unternehmen, wenn Sie Ihre Agentur skalieren. Hier sind einige dieser Profis:

• Weniger Risiko. Einer der größten Schwachpunkte des traditionellen Geschäftsmodells von Agenturen ist seine Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeiter. Jeder Kundenbetreuer oder Teamspezialist kann nur eine begrenzte Anzahl von Kunden verwalten. Irgendwann müssen Sie mehr Leute einstellen. Aber sobald Sie neue Leute einstellen, haben Sie plötzlich zu viel Kapazität für Ihre Kundenliste. Es ist nahezu unmöglich, über einen längeren Zeitraum das perfekte Mitarbeiter-Kunden-Verhältnis zu haben. Indem Sie Aufgaben an Dritte auslagern, verringern Sie das Risiko, da Sie ihnen je nach Bedarf Ihrer Kunden mehr oder weniger Arbeit zuweisen können – sie stehen nicht auf der Vollzeit-Gehaltsliste.
• Niedrigere Kosten. Ein Flow-on-Effekt des Agenturmodells mit hoher Mitarbeiterzahl sind mehr Büroraum, höhere Löhne und mehrere andere damit verbundene Kosten bei der Führung eines großen Teams. Spezialisierte Dritte verfügen in der Regel über eigene Büroräume und wickeln andere Betriebsausgaben selbst ab. Ja, der Stundensatz kann höher sein, als wenn Sie einen Junior einstellen würden, aber Ihnen wird genau die Anzahl an Stunden in Rechnung gestellt, die Sie benötigen, um Kundenergebnisse zu liefern. Die „wahren“ Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters werden auf über 4.000 US-Dollar geschätzt, und das nur, um sie zum Laufen zu bringen.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters

• Greifen Sie auf Fachwissen zu. Wenn Agenturen neue Leute einstellen, stellen sie sie meistens als Junioren ein. Personen mit wenig bis gar keiner Erfahrung können geschult und weiterqualifiziert werden, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, kosten aber nicht viel Geld. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dritten reduziert die Kosten und den Zeitaufwand für die Schulung ungelernter Arbeitskräfte und verschafft Ihnen Zugang zu erfahrenen Köpfen. Sicher, Sie müssen neue Auftragnehmer einarbeiten, damit sie mit Ihren Prozessen und Erwartungen übereinstimmen, aber dies ist ein viel reibungsloserer Prozess, als ihnen beizubringen, wie sie Ergebnisse für Kunden erzielen. Im Wesentlichen erzielen Sie mit weniger Training bessere Ergebnisse und verbessern Ihre Trefferquote bei der Suche nach den richtigen Teammitgliedern.
• Maßstabsgetreu gebaut. Das Outsourcing-Modell ermöglicht es Ihnen, je nach Bedarf jederzeit nach oben oder unten zu skalieren. Wenn Sie einen Kunden verlieren, zahlen Sie Ihrem Auftragnehmer, der an diesem Kunden gearbeitet hat, einfach weniger abrechenbare Stunden. Wenn Sie einen neuen Kunden bekommen, können Sie ihm mehr Stunden zuweisen. Dies ist ein weitaus einfacherer Prozess, als nach Talenten zu suchen, ein Vorstellungsgespräch zu führen, sie einzustellen, sie zu schulen und sie für die Kundenarbeit fit zu machen. Das kann Monate dauern, und das ist Zeit, die Sie nicht haben, wenn eine Gelegenheit für einen neuen Kunden vor Ihrer Haustür steht. Es überrascht nicht, dass die Schulung neuer Mitarbeiter als Top-Herausforderung für Marketingagenturen eingestuft wird:

Die Top-Probleme der Digitalagentur

• Engagierter für die Sache. Es mag seltsam klingen zu behaupten, dass ein Dritter sich mehr für die Erzielung von Kundenergebnissen einsetzt als jemand, den Sie intern einstellen. Aber Sie müssen bedenken, dass Freiberufler, Auftragnehmer und White-Label-Dienstleister ein eigenes Geschäft führen. Sie haben eine andere Denkweise als jemand, der von einer Agentur eingestellt werden und einen festen Gehaltsscheck erhalten möchte. Es ist eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung, wenn Ihre Agentur erfolgreich ist, dann ist es auch ihr Geschäft.

Weniger Risiko, niedrigere Kosten, bessere Kundenergebnisse und Skalierbarkeit … das klingt zu gut, um wahr zu sein, oder? Nun, vielleicht ist es das – werfen wir einen Blick auf die Kehrseite.

Die Nachteile des Outsourcings

Outsourcing ist nicht alles Rosen und Schmetterlinge. Wenn es so gut ist, warum verwenden dann immer noch über 41 % der Agenturen das traditionelle Modell der internen Personalaufstockung?

Hier sind einige Nachteile der Auslagerung von Kundenarbeit, die Sie berücksichtigen sollten:

• Qualitätskontrolle. Die vielleicht größte Sorge für Agenturen, die Arbeiten an Dritte auslagern, ist die Sicherstellung der Qualitätskontrolle. Während Sie mit Experten zusammenarbeiten, werden sie alle ihren eigenen Stil und ihre eigenen Nuancen haben, die in einigen Bereichen möglicherweise nicht Ihren Qualitätserwartungen entsprechen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Standards und Erwartungen dokumentieren, damit Sie neue Drittanbieter so einbinden können, dass die Qualität der an die Kunden gelieferten Arbeit erhalten bleibt. Ein Tool wie Confluence könnte Ihnen bei diesem Prozess helfen:

Confluence für die Prozessdokumentation

• Prioritäten ausrichten. Natürlich haben gute Bauunternehmer ein volles Arbeitsbuch. Wenn Sie dieses Buch zu 100 % füllen können, großartig. Einer der Hauptvorteile des Outsourcings besteht jedoch darin, dass Sie je nach Bedarf nach oben oder unten skalieren können. Wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, können Sie nicht garantieren, dass Ihre besten Auftragnehmer verfügbar sind. Ihre Priorität ist es, ihr eigenes Geschäft aufrechtzuerhalten, nicht verfügbar zu sein, um Ihr Geschäft aufrechtzuerhalten.
• Kommunikation mit Kunden. Regelmäßige Kommunikation mit Kunden ist für ein erfolgreiches Engagement unerlässlich. Wenn zahlreiche Dritte an einem Konto arbeiten, kann dies den Kommunikationsprozess erschweren und zu verpassten Anfragen oder inkongruenten Nachrichten führen. Ich empfehle die Verwendung von Asana, um alle Ihre Kundenaufgaben und die Teamkommunikation zu verfolgen:

Asana für das Projektmanagement

• Markenkonsistenz. Die Kommunikation ist nicht das einzige, was gefährdet ist, wenn mehrere Parteien zu einem Kunden beitragen. Sie teilen Dokumente, tauschen E-Mails aus und kommunizieren über andere Kanäle mit dem gesamten Team. Dies kann möglicherweise die Konsistenz Ihrer Marke in den Augen des Kunden beeinträchtigen, wenn Dritte ihre eigenen Konten verwenden, um zu arbeiten und zu kommunizieren.

Wie Sie sehen können, hat das Outsourcing von Kundenarbeit einige potenzielle Nachteile. Sie können diese Risiken jedoch minimieren, indem Sie strenge Qualitätskontrollen, Prozesse, Kommunikationsrichtlinien und Onboarding-Verfahren für neue Auftragnehmer dokumentieren.

Erste Schritte mit dem Agentur-Outsourcing

Wenn Sie sich für das Konzept des Outsourcings entschieden haben, fragen Sie sich vielleicht, wo fange ich an?

Nun, Sie können buchstäblich alles auslagern. Aber das bedeutet nicht, dass Sie sollten.

Ich empfehle dringend, Führung, Strategie und Account-Management intern zu belassen. Damit können Sie Regeln aufstellen und Standards für Ihre Agentur etablieren. Das Führungsteam erstellt die Standards und die Kundenbetreuer halten diese Standards aufrecht, indem sie das Bindeglied zwischen Ihren Auftragnehmern und Kunden sind.

Darüber hinaus können Sie beliebig viele Fachgebiete auslagern. SEO, Medieneinkauf, Inhaltserstellung, Kampagnenmanagement, Social-Media-Management, Website-Entwicklung, Verwaltung und mehr. Es gibt erfahrene Auftragnehmer, Freiberufler und White-Label-Dienstleister mit Erfahrung in all diesen Bereichen.

Beispielsweise führt ShortStack kundenspezifische Marketingkampagnen und Wettbewerbe für seine Kunden durch. Sie sind Experten auf diesem Gebiet und der perfekte Nischenservice, auf den Sie sich verlassen können, wenn Sie regelmäßige Kampagnen für Kunden durchführen.

Es gibt auch Seiten wie UpWork, wo Sie Freiberufler in allen verschiedenen Disziplinen finden können, oder White-Label-Marketingagenturen, die Ihren Personalbestand verwalten und sich unter Ihre Marke schlüpfen.

Das Tolle am Outsourcing ist, dass Sie es testen können, ohne viel Risiko einzugehen. Tauchen Sie Ihren Zeh ein und sehen Sie, wie es geht. Sie werden überrascht sein, welche Möglichkeiten es Ihrer Agentur eröffnet.