8 Tipps und Tricks für das Rechnungsstellungssystem von Agenturen

Wussten Sie, dass fast die Hälfte aller Rechnungen verspätet bezahlt wird? Unternehmensführer berichten außerdem, dass sich die Zahlungspraktiken der Kunden im letzten Jahr verschlechtert haben (Atradius). Viele hoffen, dass sich das bald ändern wird. Bis das passiert, denken Agenturleiter wie Sie darüber nach, wie sie sicherstellen können, dass Sie bezahlt werden. Schließlich ist es wichtig, pünktlich bezahlt zu werden, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen möchten. Ein gutes Rechnungssystem an Ihrer Seite ist der Schlüssel zum Erreichen dieses Ziels.

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Diese acht Gebote und Verbote können Ihnen dabei helfen, Ihr Abrechnungssystem zu optimieren und es Ihren Kunden noch einfacher zu machen, pünktlich zu bezahlen.

#1. Tun Sie Folgendes: Legen Sie klare Erwartungen in Bezug auf die Zahlung fest

Unabhängig davon, welche Rechnungsplattform Sie nutzen, sollten Sie immer über klare Zahlungsrichtlinien verfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Erwartungen der Kunden in Bezug auf die Rechnungsstellung klären, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Wenn es schon eine Weile her ist, dass Sie Ihre Zahlungsrichtlinien festgelegt haben, kann es nicht schaden, sie noch einmal zu überprüfen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen, nachdem Ihre Agentur, Ihr Kundenstamm und Ihre monatlich wiederkehrenden Einnahmen gewachsen sind.

Einige Kunden wünschen möglicherweise eine monatliche Abrechnung. Andere ziehen es vielleicht vor, dass Sie die große Arbeit, die Sie erledigen, erst dann in Rechnung stellen, wenn Sie alles erledigt haben. Wenn Sie viel für einen Kunden arbeiten, benötigen Sie eine klare Richtlinie für die Abrechnung. Erhalten sie eine Rechnung oder eine Rechnung für jede Dienstleistung, jedes Produkt oder jedes Projekt, an dem Sie arbeiten? Wenn Sie mehr Kunden gewinnen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie mehrere Abrechnungsrichtlinien für verschiedene Arten von Konten und Projekten erstellen müssen.

Erwägen Sie, Ihre Zahlungsbedingungen und Verzugsrichtlinien zu überprüfen, um festzustellen, ob Sie Änderungen vornehmen können, die Ihnen helfen, pünktlich bezahlt zu werden. Wenn Ihre Kunden ständig zu spät zahlen, können Sie ihnen die Möglichkeit bieten, Zahlungen aufzuteilen? Was passiert, wenn ein Kunde zu spät kommt? Klare Richtlinien und deren Kommunikation mit den Kunden können dazu beitragen, den Abrechnungsprozess zu optimieren.

#2. Tun Sie Folgendes: Verwenden Sie ein Rechnungssystem, um die Abrechnung zu automatisieren

Jetzt haben Sie Ihre Abrechnungsrichtlinien festgelegt. Es ist an der Zeit, sie mit dem von Ihnen gewählten Rechnungssystem zu nutzen.

Das System sollte Ihnen dabei helfen, einige der mühsameren Teile der Rechnungsstellung zu automatisieren. Dies kann das Erstellen und Versenden von Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen umfassen.

Ein Rechnungssystem, das sich in andere von Ihnen verwendete Software integrieren lässt, kann diesen Prozess rationalisieren. Die Abrechnungssoftware kann möglicherweise auch Daten aus Marketing oder Vertrieb nutzen, um Rechnungen zu erstellen.

Besser noch: Die richtige Abrechnungsplattform sollte es Ihren Kunden erleichtern, pünktlich zu bezahlen. Sie können ihre Rechnungen einsehen und sie dann über dasselbe Dashboard auf die Art und Weise bezahlen, wie sie bezahlen möchten.

#3. Was Sie nicht tun sollten: Verwenden Sie separate Abrechnungssysteme für verschiedene Dienste

Konsolidierung ist das A und O, wenn es um Ihr Rechnungssystem geht. Die richtige Abrechnungsplattform kann es Ihrem Buchhaltungsteam einfacher machen, die Rechnungen Ihrer Agentur selbst zu bezahlen. Die Plattform kann auch die Anzahl der von Ihnen bezahlten Anbieter reduzieren. Das bedeutet eine Rechnung an einem Ort und nicht Dutzende Rechnungen auf mehreren Plattformen.

Dies funktioniert auch für Sie und Ihre Kunden, wenn es um die Rechnungsstellung geht. Da sich alle Rechnungen an einem zentralen Ort befinden, können Ihre Kunden sie leichter finden und bezahlen. Ein Rechnungssystem mit integrierter Zahlungsplattform macht es ihnen noch einfacher, pünktlich zu bezahlen.

Wenn Sie für jede Dienstleistung separate Rechnungen haben oder verschiedene Abteilungen ihre eigenen Rechnungen versenden, bedeutet dies mehr Arbeit für Ihr Team. Es kann auch beim Kunden zu Verwirrung führen. Sie denken vielleicht, sie hätten bereits eine Rechnung bezahlt, nur um dann festzustellen, dass es sich um ein anderes Projekt oder eine andere Dienstleistung handelte.

Machen Sie es für alle einfacher, indem Sie alles unter einem Banner zusammenfassen.

#4. Tun Sie Folgendes: Senden Sie automatische Erinnerungen und Quittungen

Ihr Rechnungssystem sollte auch in der Lage sein, automatische Erinnerungen und Quittungen zu versenden. Mithilfe von Quittungen behalten sowohl Ihr Team als auch der Kunde den Überblick über die bereits gezahlten Beträge. Durch die Automatisierung gelangt die Quittung schneller zum Kunden – und Ihr Team spart Zeit.

Automatisierte Erinnerungen sind wichtig in einer Welt, in der fast die Hälfte aller Rechnungen verspätet bezahlt wird. Manchmal braucht der Kunde nur einen Anstoß – 21 Prozent der Kunden bezahlen eine überfällige Rechnung nach der ersten Mahnung (Moula). Wenn jedoch fast die Hälfte Ihrer Kunden zu spät zahlt, ist das Versenden dieser Erinnerungen eine erhebliche Belastung für die Zeit Ihres Buchhaltungsteams.

Die Automatisierung des Rechnungssystems stellt sicher, dass Ihre Rechnungen und Mahnungen pünktlich versendet werden, sodass Sie schneller bezahlt werden können. Ihr Team hat mehr Zeit, wenn es nicht der Hälfte Ihrer Kunden verspätete Benachrichtigungen senden muss.

#5. Nicht: Vergessen Sie die Details

Der Teufel steckt oft im Detail. Denken Sie möglicherweise daran, die Rechnungsinformationen des Kunden zur Rechnung hinzuzufügen, vergessen Sie jedoch nicht, auch Ihre eigenen Daten anzugeben. Ihr Rechnungssystem sollte dies einfach und unkompliziert machen.

Die richtige Plattform kann helfen, indem sie Vorlagen anbietet. Es kann sogar eine Verbindung zu anderer Software herstellen, die Sie bereits in Ihrer Agentur verwenden. Ein Beispiel ist Ihr Vertriebs-CRM, auf das die Abrechnungsplattform zurückgreifen kann, um sicherzustellen, dass die Daten eines Kunden korrekt sind.

Auch bei der Zusammenstellung der Rechnung kommt es auf die richtigen Details an. Eine Plattform, die eine Verbindung zu Ihrer Marketingsoftware und anderen Teilen Ihrer Pipeline herstellt, kann die richtigen Details für Kundenkäufe hinzufügen.

#6. Tun Sie Folgendes: Machen Sie die Zahlung einfach

Konsolidierung ist eine Möglichkeit, Ihren Kunden die Bezahlung ihrer Rechnungen zu erleichtern. Eine weitere Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Rechnungssystem eine Verbindung zu Ihrer Zahlungsplattform herstellt.

Auf diese Weise müssen sich Kunden nur in einem Dashboard anmelden, um ihre Rechnungen einzusehen und zu bezahlen. Wenn sie mit nur wenigen Klicks auf ihre bevorzugte Zahlungsart bezahlen können, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie früher zahlen. Sie können sich sogar dafür entscheiden, Teilzahlungen oder Rabatte für vorzeitige Zahlungen anzubieten (FitSmallBusiness).

Das bedeutet weniger verspätete Zahlungen. Als zusätzlicher Bonus verbringt Ihr Team weniger Zeit damit, unbezahlte Rechnungen aufzuspüren.

#7. Nicht: Unterschätzen Sie die Kraft des Designs

Eine professionell gestaltete Rechnung kann für Ihre Kunden beeindruckend sein. Außerdem können wichtige Details wie der zu zahlende Betrag und das Fälligkeitsdatum hervorgehoben werden. Wenn diese Details hervorstechen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Ihre Kunden früher zahlen.

Design ist auch deshalb wichtig, weil es Ihre Marke repräsentiert. Auch in der Abrechnungsabteilung ist eine präsente Marke wichtig. Dadurch sehen Sie professionell aus und die Kunden erinnern sich auch an Sie. Wenn Sie ihnen auch das Bezahlen ihrer Rechnungen erleichtern, werden sie wahrscheinlich darüber nachdenken, wie einfach die Zusammenarbeit mit Ihnen ist.

#8. Tun Sie Folgendes: Verwenden Sie ein Rechnungssystem, das Upselling ermöglicht

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Rechnungssystems, das mit Marketing, Vertrieb und anderen Teilen Ihrer Pipeline verknüpft ist, besteht darin, dass es Ihnen dabei helfen kann, mehr zu verkaufen. Damit können Ihre Kunden schnell und einfach weitere Produkte in ihren Warenkorb legen.

Ihr Rechnungssystem könnte Ihnen sogar dabei helfen, dem Kunden Empfehlungen zu geben. Anhand von Daten darüber, was andere Kunden gekauft haben, kann die Plattform Lösungen vorschlagen. Dies erleichtert wiederum Cross-Selling und Upselling für Ihr Agentur-Vertriebsteam. Wenn der Deal tatsächlich abgeschlossen wird, ist es für Ihre Rechnungsabteilung auch einfach, neue Einzelposten zu wiederkehrenden Rechnungen hinzuzufügen.

Verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie bezahlt werden

Testen Sie diese Gebote und Verbote in Ihrem Rechnungssystem und verbringen Sie weniger Zeit damit, Kunden wegen unbezahlter Rechnungen hinterherzujagen.

Was ist, wenn die von Ihnen verwendete Rechnungsplattform nicht die Tools bietet, die Sie benötigen, wie z. B. konsolidierte Abrechnung oder Automatisierung? Es könnte an der Zeit sein, zu wechseln.

Die richtige Abrechnungsplattform hilft Ihnen, pünktlich bezahlt zu werden. Im Gegenzug setzen Sie mehr Ihrer wertvollsten Ressourcen frei, sodass Sie sich auf die Skalierung Ihres Unternehmens konzentrieren können.