Die 11 wichtigsten Punkte bei der Gestaltung Ihres Agenturvertrags

Sind Ihre Agenturverträge kugelsicher? Verwenden Sie überhaupt Verträge?

Wenn Ihre Agentur Verträge verwendet, die nicht alles abdecken, was sie benötigt, oder schlimmer noch, Sie überhaupt keine Verträge verwenden, setzen Sie Ihre gesamte Agentur einem Risiko aus.

Ein Marketingagenturvertrag ist mehr als ein Dokument, das Sie einem Kunden zusenden und dann ablegen. Jeder Abschnitt ist entscheidend, um Ihr Unternehmen abzudecken, falls etwas schief geht. Und ein schlecht geschriebener Vertrag kann dazu führen, dass Sie allem ausgesetzt sind, von zusätzlicher Arbeit bis hin zu einem Gerichtsverfahren.

Lassen Sie uns eintauchen, warum Sie Verträge verwenden sollten, und die Details eines großartigen Kundenvertrags.

Warum Agenturen immer einen Vertrag mit Kunden brauchen

Unabhängig davon, wie gut Sie einen neuen Kunden gefunden haben und wie interessiert er ist, sollten Sie vor Beginn der Arbeit einen für beide Seiten fairen Vertrag aushandeln.

Es ist für Ihre Agentur von entscheidender Bedeutung, keinen luftdichten Vertrag zu haben, der keinen Raum für zusätzliche Arbeit bietet. Wenn Ihr Vertrag Lücken aufweist und die bereitgestellten Dienstleistungen nicht ausdrücklich enthalten, kann ein Kunde rechtlich Arbeiten außerhalb Ihres Geltungsbereichs verlangen.

Dies kann dann natürlich zu Einnahmeausfällen für Ihre Agentur führen. Je mehr Zeit Sie mit der Arbeit an einem Projekt verbringen, desto geringer wird Ihr ROI sein.

Das Worst-Case-Szenario ist, wenn Sie einen schlechten Vertrag abgeschlossen haben und in einen Rechtsstreit mit Kunden geraten. Sie können sich über Monate und Jahre hinziehen, und niemand möchte, dass diese Art von dunkler Wolke über Ihrem Unternehmen hängt.

Der beste Rat bei der Vorbereitung auf die Aufnahme eines neuen Kunden? Bereite dich auf das Schlimmste vor, hoffe auf das Beste. Der einfachste Weg, immer vorbereitet zu sein, ohne übermäßig viel Zeit mit dem Schreiben von Verträgen zu verbringen, ist eine bearbeitbare Vorlage. Obwohl der Vorlagenentwurf derselbe ist, können Sie ihn für einzelne Kunden anpassen:

Das Ändern der Vorlage bedeutet, dass Sie die Bedingungen für den Umfang und die Dauer der Arbeit anpassen können und Ihre Agentur trotzdem abgedeckt ist.

Wenn Sie den Vertrag an Ihren Kunden übergeben, wissen Sie, dass bei der Unterzeichnung alle Erwartungen, Kosten, Umfänge und Fristen klar formuliert sind. Keine Überraschungen oder Umsatzeinbußen und eine Vereinbarung, die beide Seiten glücklich macht.

11 Punkte, die in Ihre Vertragsvereinbarung aufgenommen werden müssen

Der Großteil Ihrer Marketingvereinbarung mit einem Kunden konzentriert sich auf gesetzliche Verpflichtungen und das, was in Ihrem Geltungsbereich enthalten ist. Während die meisten Vorlagen vollkommen in Ordnung sind, sollten Sie sich immer an Ihre Rechtsabteilung wenden, wenn Sie eine Klausel oder den Wortlaut des Vertrags überprüfen möchten.

Hier sind 11 Must-Haves für jeden Kundenvertrag.

1. Namen und Anschriften der Agentur und des Auftraggebers

Dies ist der erste Teil Ihres Vertrags und sollte ganz oben stehen, da er deutlich zeigt, wer in die Vereinbarung aufgenommen wird:

Es muss sowohl Ihren legalen Handelsnamen als auch den Ihres Kunden enthalten (keine Spitznamen). Unter den Handelsnamen müssen Sie die Adresse auflisten, an der jedes Unternehmen gesetzlich registriert ist. Dies ist wichtig, denn wenn die Beziehung schief geht, ist es einfacher, sie zu kontaktieren, falls Sie rechtliche Schritte einleiten müssen. Überprüfen Sie diese Details noch einmal mit Ihrem Kunden, bevor jemand die gepunktete Linie unterschreibt.

2. Skizzieren Sie die Vertragsdauer

Wann möchte Ihr Kunde, dass Sie mit der Arbeit beginnen, und wann wird die Arbeit enden?

Es ist wichtig, nicht nur ein Start- und Enddatum zu haben, sondern auch, wie ein Abschluss der Arbeit aussieht. Sie müssen klar definieren, dass der Vertrag endet, wenn Sie die Arbeit erledigt haben. Nicht später. Nach Abschluss der Arbeiten sollten Sie alle Arbeiten gegen Schlusszahlung übergeben.

Schreiben Sie in Ihren Vertrag, dass die endgültigen Arbeiten freigegeben werden, wenn die endgültige Zahlung eingegangen ist. Auf diese Weise gibt es auf beiden Seiten keine Verwirrung.

3. Machen Sie Ihren Arbeitsumfang kugelsicher

Ihr Arbeitsbereich ist der einzige Ort, an dem Sie in alle möglichen Schwierigkeiten geraten können, wenn Sie nicht aufpassen.

Wenn Sie nicht angeben, wie viele Überarbeitungen ein Kunde an einem Projekt vornehmen darf, oder wenn Sie nicht genau darlegen, was Sie unter Website-Management verstehen (zum Beispiel), wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Agentur am Ende eine Menge zusätzlicher Arbeit leistet für einen Kunden … kostenlos.

Der Geltungsbereich sollte auf der allerersten Seite hervorgehoben werden und muss detaillierter sein:

Stattdessen sollte es wie ein eigener Anhang innerhalb des Vertrages sein. Das Hauptziel ist es, sehr genau anzugeben, welche Dienstleistungen in dem Preis enthalten sind, den Ihr Kunde zahlt.

Als absolutes Minimum möchten Sie Folgendes identifizieren:

• Worauf Sie und Ihr Kunde sich geeinigt haben
• Die Dienstleistungen, die Sie erbringen werden
• Was die konkreten Leistungen für die Dienstleistungen sind
• Was Sie vom Kunden brauchen
• Wie viele Überarbeitungen Sie zulassen

Wenn Sie beispielsweise die Website eines Kunden entwerfen und die Anzahl der Überarbeitungen nicht begrenzen, könnten Sie monatelang damit beschäftigt sein, Farbpaletten und Textfelder zu ändern.

Sei nicht diese Agentur. Machen Sie Ihren Umfang so detailliert wie möglich und nehmen Sie so viele Seiten wie Sie benötigen. Sehen Sie, wie detailliert diese Vorlage ist:

Ein Arbeitsumfang mit offenen Ergebnissen kann zu Ihrem Feind werden, sobald Sie mit der Arbeit beginnen. Ein Feind, den sich Ihre Agentur nicht leisten kann.

4. Legen Sie einen klaren Zahlungsplan fest

Niemand hämmert gerne einen Kunden für eine verspätete Zahlung oder eine überfällige Rechnung ein. Das ist frustrierend und kann Ihre Kundenbeziehung beeinträchtigen.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, einen klaren Zahlungsplan zu haben, sobald Sie mit der Zusammenarbeit mit Kunden beginnen. Dieser Teil Ihres Vertrags muss den Gesamtbetrag, der Ihnen gezahlt wird, die Art und Weise der Zahlung und ob die Zahlung erstattungsfähig ist, beschreiben:

Wenn Sie dem Kunden auf Vorschussbasis Rechnungen stellen, können Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf monatlich festlegen. Wenn Sie jedoch auf Projektbasis arbeiten, können Sie sich für einen 50/50-Zahlungsplan entscheiden, bei dem Sie die Hälfte der Projektsumme im Voraus bezahlt bekommen (stellen Sie sich das als Anzahlung vor) und die andere Hälfte erhalten, sobald alle Arbeiten abgeschlossen sind .

Oder Sie können Ihren Kunden in Meilensteinen abrechnen. Wenn Sie eine Website erstellen, können Sie Ihrem Kunden nach Abschluss eines Meilensteins (Homepage, Online-Shop, Blog usw.) eine Rechnung ausstellen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Geldfluss aufrechtzuerhalten, wenn das Projekt einige Monate dauern wird, bis es fertig ist.

5. Seien Sie kein Schwächling mit verspäteten Zahlungen

Es ist peinlich, wenn Leute dir Geld schulden. Aber am Ende des Tages ist Geschäft Geschäft.

Machen Sie von dem Moment an, in dem Sie eine Vereinbarung mit einem Kunden abschließen, deutlich, dass eine Strafe verhängt wird, wenn er Ihre Rechnungen zu spät bezahlt. Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden mit monatlichem Vorschuss gesendet haben und dieser zehn Tage zu spät zahlt, wirkt sich dies auf den Cashflow Ihrer Agentur aus. Denken Sie nicht zweimal darüber nach, eine Gebühr für verspätete Zahlung in Ihren Vertrag aufzunehmen.

Eine Gebühr für verspätete Zahlung kann entweder ein festgelegter Dollarbetrag oder ein Prozentsatz der Rechnung sein:

Es ist eine sanfte Art, Kunden dazu zu ermutigen, pünktlich zu zahlen, und wenn sie einmal zu spät kommen, können Sie es nach eigenem Ermessen verwenden und die Gebühr winken, wenn Sie möchten. Aber wenn es regelmäßig vorkommt, sollten Sie die Gebühr durchsetzen.

6. Wenn ein Kunde Arbeit hinzufügen möchte, schreiben Sie Ihre Bedingungen auf

Allgemein als „Scope Creep“ bekannt, passiert dies, wenn ein Kunde Sie um ein kleines bisschen zusätzliche Arbeit hier und ein wenig Nachbesserung da oben bittet. Es scheint nicht viel zu sein, wenn es zum ersten Mal passiert, aber bevor Sie es wissen, bringt der Kunde Sie dazu, kostenlos Arbeiten auszuführen, die außerhalb Ihres Bereichs liegen.

Vermeiden Sie dies um jeden Preis. Seien Sie ehrlich, wenn ein Kunde zu Ihnen kommt und zusätzliche Arbeit verlangt. Sie können der Übernahme der Arbeiten zustimmen, sollten ihnen aber gleichzeitig ein neues Angebot unterbreiten.

Die Erwähnung zusätzlicher Arbeitsanforderungen in Ihrem Vertrag ist obligatorisch. Platzieren Sie es direkt unter Ihrem Geltungsbereich und schreiben Sie, dass alle zusätzlichen Arbeitsanfragen außerhalb des Geltungsbereichs zu einem separaten Preis und einer separaten Vereinbarung angeboten werden.

7. Wenn Sie mit Ihrem Klienten Schluss machen wollen

Bevor Sie eine Trennungs-E-Mail senden oder einen unangenehmen Anruf tätigen, sehen Sie sich die Bedingungen Ihres Vertrags an, um zu sehen, wie lange Sie noch brauchen, um zusammenzuarbeiten. Oder ob Sie rechtlich überhaupt in der Lage sind, die Vereinbarung zu brechen.

Schreiben Sie eine Kündigungsklausel in den Vertrag, die für beide Parteien funktioniert, da die Bedingungen für die Kündigung des Vertrags für Sie beide gleich sind:

Unbedingt einbeziehen:

• Wie viel Benachrichtigung Sie oder Ihr Kunde geben müssen
• Muss die Kündigung schriftlich wie per E-Mail erfolgen?
• Wie gehen Sie mit ausstehenden Arbeiten mit Ihrem Kunden um?

8. Skizzieren Sie, was bei einem Vertragsbruch passieren wird

Wenn entweder Sie oder Ihr Kunde Ihren Teil der Abmachung nicht eingehalten haben, verstoßen Sie gegen den Vertrag.

In diesem Abschnitt Ihres Agenturvertrags müssen Sie standhaft sein und angeben, dass ein Vertragsbruch zu einer sofortigen Auflösung ohne Rückerstattung an Ihren Kunden führen kann.

Es mag hart erscheinen, aber wenn Sie eine Vereinbarung mit einem Kunden getroffen haben und dieser hinter Ihrem Rücken nach einer anderen Agentur sucht, könnte dies ein massiver Vertragsbruch sein. Sie müssen sich schnell trennen und die Verbindungen sofort kappen.

Um dies zu verhindern, fügen Sie eine Vertragsbruchklausel in Ihre Vereinbarung ein, die besagt, dass Ihr Kunde nicht mit einer anderen Agentur zusammenarbeiten kann, die die gleiche Arbeit wie Sie ausführt, während Ihr Vertrag aktiv ist. Oder wenn sie es tun, müssen sie Ihren Vertrag zuerst kündigen. So bleibt Ihre Agentur nicht im Regen stehen.

9. Wem wird was gehören? Mach es klar.

Du erschaffst die Arbeit. Ihr Kunde zahlt dafür. Aber wem gehört es?

Urheberrechte sind eine wichtige Klausel, die Sie in Ihre Marketingverträge aufnehmen sollten, damit es keine Verwirrung darüber gibt, wem was gehört.

Aber Urheberrechte können noch viel mehr bedeuten. Selbst wenn Sie die endgültige Arbeit an Ihren Kunden übergeben, kann es bestimmte Prozesse geben, die Ihre Agentur verwendet, um die Arbeit zu erstellen (geistiges Eigentum), und Sie können entscheiden, ob Sie sie behalten oder in Ihrem Vertragspreis übergeben möchten.

Viele Agenturen „vermieten“ ihre Arbeit an ihre Kunden, und wenn der Kunde seinen Vertrag nicht gründlich liest, wird er sich dessen möglicherweise nie bewusst. Dieser Abschnitt erfordert möglicherweise einige Verhandlungen mit Ihrem Kunden, aber auf lange Sicht werden Sie froh sein, dass Sie ihn gründlich besprochen haben.

10. Haben Sie eine Vertraulichkeitsklausel, um Ihre Agentur zu schützen

Diese Klausel schützt nicht nur Ihre Agentur, sondern auch Ihren Kunden. Darin sollte alles klar stehen, worüber Sie nicht ohne Ihre schriftliche Zustimmung öffentlich sprechen möchten.

Übliche Elemente, die in eine Vertraulichkeitsklausel aufgenommen werden sollten, sind:

• Die Tarife Ihrer Agentur
• Die Prozesse, die Sie verwenden, um Produkte zu erstellen
• Jeglicher E-Mail-Austausch zwischen Ihrer Agentur und Ihrem Kunden

Hier ist ein Beispiel:

Auf der anderen Seite sind Sie nicht in der Lage, die Geschäfte Ihres Kunden, noch zu veröffentlichende Neuigkeiten über sein Unternehmen oder E-Mails zu besprechen. Die Klausel ist eine Möglichkeit für beide Parteien, zu zeigen, dass Sie füreinander da sind.

11. Schließen Sie eine Entschädigungsklausel ein

Hier ist das Szenario. Ihr Kunde erleidet einen finanziellen Schaden, der ein direktes Ergebnis der Arbeit Ihrer Agentur ist. Es ist nicht toll, aber es passiert. Aber wenn Sie keine Entschädigungsklausel in Ihren Vertrag aufgenommen haben, könnte Ihre Agentur in große Schwierigkeiten geraten.

Es ist der Unterschied, ob Sie Ihren Kunden entschädigen müssen oder ob Sie aus dem Schneider sind:

Daher sollte es nicht überraschen, dass eine Entschädigungsklausel kompliziert ist und von einem Rechtsteam geprüft werden sollte, um sicherzustellen, dass Ihre Agentur vollständig abgedeckt ist.

So liefern Sie Ihrem Kunden einen Killer-Agenturvertrag

Mit der obigen Liste ist der nächste Schritt die Vertragsvorbereitung.

Erstens muss der Vertrag echt aussehen. Kein einziger Kunde wird einer Werbeagentur 20.000 US-Dollar geben, wenn Sie fünf Minuten damit verbracht haben, es einzutippen. Es muss auch das Logo Ihrer Agentur enthalten, korrekt formatiert und fehlerfrei sein, wenn Sie Geschäfte abschließen möchten.

PandaDoc ist ein einfaches, kostenloses Tool, mit dem Sie ein herausragendes Cover für Ihren Marketingagenturvertrag herunterladen können:

Aber abgesehen davon, dass Ihr Vertrag glänzend und neu aussieht, denken Sie beim Schreiben des Projekts auch an Ihren Kunden.

Wenn Sie für einen 100-Dollar-Flyer-Design-Job eingestellt werden, ist es wahrscheinlich unnötig, ein 100-seitiges Dokument zu senden, das in jedem Gerichtssaal unanfechtbar ist. Dies kann für einen Kunden nicht nur einschüchternd sein, sondern auch den Prozess des Projektstarts verzögern, da er alle 100 Seiten vollständig überprüfen muss.

Wenn Sie andererseits für ein großes Projekt (z. B. Website-Redesign) eingestellt werden, möchten Sie alles, was wir oben erwähnt haben, einbeziehen und den Vertrag so luftdicht wie möglich machen.

Hilfe bei der Vertragsgestaltung

Wie bereits erwähnt, sollten Sie eine Vertragsvorlage immer an einem Rechtsanwalt vorbeiführen, bevor Sie damit beginnen, Mandanten zu unterzeichnen. Wenn Sie jedoch nicht über das Budget verfügen, um einen Vertrag von Grund auf neu zu erstellen, können Sie stattdessen eine Online-Vorlage verwenden.

Tools wie Docracy können Ihnen einfache Vorlagen zur Verfügung stellen, bei denen Sie nur die Lücken ausfüllen:

PandaDoc stellt auch Marketingagenturen kostenlose Vorlagen zur Verfügung. Außerdem sind die Vorlagen mit Tipps von PandaDoc übersät, die Ihnen helfen, den Vertrag richtig auszufüllen, wenn Sie nicht weiterkommen:

Fragen Sie immer nach rechtlichem Beistand, bevor Sie einen Vertrag verwenden

Agenturverträge können kompliziert sein. Es gibt viele Klauseln, die hinzugefügt werden müssen, um Ihre Agentur abzusichern, falls ein Geschäft schief geht, oder um Sie davon abzuhalten, aufgrund einer Lücke zusätzliche Arbeit zu leisten.

Konsultieren Sie jedoch immer einen Anwalt, bevor Sie einen bei einem Geschäftsabschluss einsetzen. Auf diese Weise können sie darauf hinweisen, wenn Sie ein wichtiges Detail übersehen haben und wenn eine Klausel nicht richtig geschrieben wurde.

Das zusätzliche Geld, das für die Rechtsberatung ausgegeben wird, kann sich langfristig bezahlt machen.

Während Verträge ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Agentur sind, sind sie nur ein Teil des Puzzles, wenn es darum geht, neue Kunden zu gewinnen. Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.