Die 5 wichtigsten Gründe, warum Ihre digitale Agentur auf Automatisierung setzen muss

Es ist kein Geheimnis, dass die Automatisierung Agenturen im Alltag einen unglaublichen Mehrwert bieten kann. Aber wir erkennen, wie schwierig es sein kann, Ihre Arbeitsbelastung auszugleichen, da tägliche Aufgaben und bevorstehende Fristen Sie ins Stocken bringen, und darüber hinaus würde der Versuch, Automatisierung zu implementieren, nur noch anstrengender werden.

Tatsächlich äußerten sich in einer kürzlich von Marketing Land durchgeführten Umfrage 72 % der befragten Agenturen gegenüber der Automatisierung neutral. Die Implementierung eines Systems kostet Zeit und Energie, aber die Investition lohnt sich. Die strategische Implementierung der Automatisierung kann den Unterschied ausmachen, ob Sie stagnieren oder die Größe Ihres Teams noch einfacher skalieren können.

5 Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihrer Agentur helfen kann, Ihre Konkurrenz zu übertreffen

1. Bleiben Sie in einer sich ständig verändernden Branche wettbewerbsfähig

Agenturen konkurrieren nicht nur mit anderen Agenturen um Geschäfte, sondern auch mit ihren Kunden. Laut der Digital Agency Survey 2019 geben fast 50 % der Agenturen an, dass das Kundenverhalten in diesem Jahr ihre größte Sorge ist, da sie die Hilfe der Agentur ablehnen und intern umziehen, während sie ihre eigenen Automatisierungsplattformen erwerben:

Früher verließ man sich auf Agenturen wegen ihrer strategischen und kreativen Expertise, aber wenn sich Unternehmen in Richtung einer stärker datengesteuerten Landschaft bewegen, müssen sie neue Wege finden, um Mehrwert zu schaffen:

Darüber hinaus nannten 39,9 % der Unternehmen „mit der Automatisierung Schritt halten“ als zentrale Herausforderung. Unabhängig davon erkennen dieselben Unternehmen, dass Automatisierungsdienste eine Notwendigkeit sind, um in ihrer Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

2. Vermeiden Sie jede Woche stundenlange Verwaltungsarbeit

Die Absicht von Technologie am Arbeitsplatz war schon immer, die Effizienz zu steigern und unnötige Arbeit zu verringern. Das Whitepaper von Accelo behauptet beispielsweise, dass mehr als ein Viertel des Tages für die Kommunikation über Plattformen wie Slack und Zoom aufgewendet wird, zusätzlich zur Zusammenarbeit per E-Mail.

Während diese für die Skalierung jedes Unternehmens notwendig sind, kann die Art und Weise, wie Sie kommunizieren und zusammenarbeiten, zu einer enormen Zeitverschwendung werden. Durch die Nutzung der Automatisierung können Sie tägliche Verwaltungsaufgaben (z. B. Erstellen von E-Mails, Planen und Aktualisieren von Tabellenkalkulationen) zu einem optimierten Prozess machen:

Aus diesem Grund wird die Automatisierung für Agenturen immer wichtiger – sie spart Zeit, die für untergeordnete Aufgaben aufgewendet wird, verbessert das Engagement der Mitarbeiter durch die Förderung der Arbeitstransparenz und steigert die Produktivität. Verbringen Sie diese Zeit stattdessen damit, Ihre Geschäftsstrategie auszubauen, Kollegen zu betreuen und sich auf kostenpflichtige Kundenarbeit zu konzentrieren, die Einnahmen für Ihre Agentur generiert.

3. Nutzen Sie ein internes System, um neue Verkäufe und langfristige Beziehungen aufzubauen

Wie Sie vielleicht wissen, unterscheidet sich die Generierung neuer Verkäufe für Agenturen erheblich von anderen Unternehmen. Beispielsweise verkaufen Agenturen keine greifbaren Produkte oder einen wiederholbaren Service; Sie verkaufen eine einzigartige Lösung und Erfahrung, die speziell für jeden Kunden entwickelt wurde und jedes Mal auf seine Bedürfnisse und Erwartungen zugeschnitten ist.

Der Kern eines erfolgreichen Verkaufsprozesses ist ein CRM-System, das mit automatisierten Funktionen ausgestattet ist, die eine unternehmensweite Integration ermöglichen, sodass verschiedene Funktionen (wie Vertrieb, Marketing, Kundenerfolg und mehr) dieselben Daten und dieselbe Benutzer- oder Kundenreise anzeigen können.

Diese Zugänglichkeit hilft Ihrem Team, intern organisiert zu bleiben, wichtige kundenbezogene Informationen an einem Ort zu verwalten und ermöglicht es Ihnen, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtige Projektaufgabe verpassen. Durch die Einrichtung eines umfassenden, integrierten Systems hilft es Ihrem Team, jede Kundenbeziehung vom ersten Verkaufsgespräch bis zur Lieferung des Projekts einfach zu verwalten.

4. Gestalten Sie jedes Projekt wirklich kooperativ

Wir alle waren frustriert, wenn ein Teammitglied nicht im Büro war und Sie im Unklaren darüber waren, was es an einen Kunden gesendet (oder von ihm empfangen) hatte. Sie müssen entweder auf die Rückkehr warten oder den Kunden verlegen bitten, Ihnen seine Nachricht weiterzuleiten.

Dann gibt es die regelmäßigen Verzögerungen, die wir erleben, wenn ein Kunde seinem Kundenbetreuer eine E-Mail mit einer Antwort auf eine wichtige Frage sendet und das gesamte Unternehmen bis zum Morgen warten muss, um seine E-Mails zu überprüfen, um das Projekt am Laufen zu halten.

Die Automatisierung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu einer Teamleistung zu machen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert eine ständige Kommunikation zwischen Ihrer Agentur sowie Kunden und Partnern, aber die Notwendigkeit, E-Mails und vergangene Aufgaben durchzugehen, ist ineffizient. Das Projekt muss nicht ins Stocken geraten oder viel manuellen Aufwand und Zeit erfordern, um neue Mitglieder für das Kundenprojekt zu gewinnen.

Automatisierte Integrationen, die bidirektional mit Ihren Go-to-E-Mails, Kalendern und Aufgabenmodulen wie G Suite oder Office365 mit Ihrem CRM synchronisieren, stellen sicher, dass Ihrem Team keine wichtige Korrespondenz entgeht, und gestalten den Zusammenarbeitsprozess so reibungslos wie möglich.

Und für Post-Click-Landingpages ist die Zusammenarbeit mit Instapage Collaboration einfacher, da Projektbeteiligte auf Feedback reagieren und Kommentare in einer einzigen Oberfläche lösen können. Schluss mit der Suche nach Kommentaren in Slack-Threads, E-Mails oder Projektmanagement-Tools. Außerdem werden bei jeder eingereichten Interaktion auf der Seite automatisierte E-Mails an das entsprechende Teammitglied gesendet, damit es inline mit dem Kommentar-Thread antwortet:

5. Verwenden Sie die Automatisierung, um das Endergebnis Ihrer Agentur zu steigern

Ein großer Vorteil beim Umgang mit der Automatisierung besteht darin, dass sie die manuelle Arbeit mit Verwaltungsaufgaben und zusätzlicher arbeitsintensiver Arbeit verringert. Dadurch gewinnen Sie viel Zeit, die Sie der Gewinnung neuer Kunden widmen und bestehende Kundenbeziehungen weiter pflegen können.

Aber ohne Automatisierung und Funktionen wie die automatische Zeiterfassung könnten Sie kostenpflichtige Möglichkeiten verpassen. Beispielsweise berechnen Sie möglicherweise nicht, wie viele Stunden Sie für E-Mails, Besprechungen und mangelnde Genauigkeit der Arbeitszeittabellen aufwenden. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, nehmen Sie es zur Kenntnis, denn Studien zeigen, dass die durchschnittliche Agentur aufgrund schlechter Zeiterfassung jährlich 110.000 US-Dollar an Einnahmen verliert.

Aber was ist mit Ihrer Agentur? Beispiel: Ihr 15-köpfiges Team stellt durchschnittlich 150 $ pro Stunde in Rechnung. Wenn Sie die durchgesickerten Einnahmen aus Meetings, E-Mails und Vergesslichkeit erfassen würden, würden Sie jährlich 1,7 Millionen US-Dollar hinzufügen:

Wenn Sie die abrechenbaren Stunden nicht so genau im Auge behalten, wissen Sie ehrlich gesagt nicht, welche Projekte, Kunden oder Arbeiten rentabel sind. Ohne effektive Zeiterfassung entgehen Ihnen abrechenbare Möglichkeiten. Die Leistungsfähigkeit der Automatisierung ermöglicht es Ihnen, all diese Stunden zu erfassen und zu protokollieren, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre gesamte Zeit dokumentiert wird.

Automatisierung, auf die Ihre Agentur nicht warten kann

Es ist eine Investition, die Sie und Ihr Team am Anfang erfordert. Der Prozess umfasst die Recherche der richtigen Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen, und deren Implementierung in den täglichen Arbeitsablauf. Langfristig wird Ihre Zeit weniger für Verwaltungsarbeiten aufgewendet, sodass Sie sich auf umsatzgenerierende Aufgaben für Kunden konzentrieren können.

Um zu erfahren, wie Sie Ihre Agentur in mehreren Bereichen ausbauen können, darunter Strategie, Personal, Abrechnung und mehr, melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.

Über den Autor
Geoff McQueen ist CEO und Mitbegründer von Accelo, einer Cloud-Plattform für den Betrieb kleiner und mittlerer professioneller Dienstleistungsunternehmen. Accelo hat seinen Hauptsitz im Silicon Valley, wurde in Australien gegründet und verfügt bisher über 11 Millionen US-Dollar an Risikokapitalfinanzierung. Heute rationalisiert Accelo den Betrieb und verdoppelt die Rentabilität von Tausenden von Unternehmen in über 40 Ländern. Schließlich ist Geoff Ehemann und Vater und teilt seine Zeit zwischen den drei Accelo-Büros in San Francisco, Denver und Wollongong, Australien, auf.