Die 3 häufigsten Hierarchien in Werbeagenturen und wie Sie Ihr Team strukturieren

Ihre Hierarchie in der Werbeagentur spiegelt wider, was Sie als Unternehmen erreichen wollen. Die Einbeziehung bestimmter Abteilungen oder Organisationsstrukturen teilt den Mitarbeitern nicht nur mit, an wen sie berichten sollen, sondern sollte sich an Ihren strategischen Zielen orientieren. Es kann auch viel darüber aussagen, wie Sie mit Kunden zusammenarbeiten.

Ohne eine gut gestaltete Hierarchie können Verzögerungen im Workflow zunehmen und zu unzufriedenen Kunden führen.

Egal, ob Sie zum ersten Mal neue Mitarbeiter einstellen oder Ihr Team von einem Boutique-Betrieb zu einem Full-Service-Anbieter führen, dieser Leitfaden skizziert die gängigsten Hierarchiestrukturen und -variationen für Ihre einzigartige Agentur.

Mit der richtigen Organisationsstruktur wird Ihre Agentur effizienter arbeiten und den Kunden aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleiben.

Was ist eine Agenturhierarchie?

Eine Agenturhierarchie gruppiert Mitarbeiter nach ihren allgemeinen Verantwortlichkeiten, z. B. innerhalb der Marketingabteilung oder einer Abteilung des Kundendienstes. Es zeigt auch, wie Rollen strukturiert sind, damit jeder weiß, wer sein fachlicher Vorgesetzter ist. Es gibt sie in zwei Hauptvarianten, mechanistisch und organisch:

Mechanistische Strukturen zentralisieren Macht und schaffen formelle Beziehungen zwischen Teammitgliedern. Organische Strukturen ermöglichen eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit und reduzieren die „Gatekeeper“-Mentalität, die Abteilungsleitungen umgeben und Prozesse verlangsamen kann.

Sowohl mechanistische als auch organisatorische Strukturen haben Vor- und Nachteile. Wie Sie sehen werden, hängt es letztendlich von Ihrer Größe, Ihren Kunden und den angebotenen Dienstleistungen ab, was für Ihre Agentur am besten geeignet ist.

Die gebräuchlichsten Hierarchie-Organigramme für Agenturen

Das traditionelle Modell

Das traditionelle Modell ist seit langem die bevorzugte Struktur für große Werbeagenturen, die eine Vielzahl von Dienstleistungen anbieten. Es geht das Problem der Verwaltung zahlreicher Mitarbeiter durch Zentralisierung der Autorität an und macht deutlich, wem jeder Bericht erstattet:

Die Organisation ist in verschiedene Abteilungen unterteilt – Kreativ, Produktion, Kundenservice oder Finanzen. Jede Abteilung wird von einem Abteilungsleiter geleitet, z. B. einem Werbeleiter oder Werbedirektor, und umfasst alle Teammitglieder, die auf diesem Gebiet spezialisiert sind.

Die Nachteile dieser Struktur bestehen darin, dass sie Mitarbeiter auf natürliche Weise isoliert und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit behindert. Daher eignet es sich nicht besonders gut für Agenturen, die demselben Kunden mehrere unterschiedliche Dienstleistungen anbieten und auf ständige Kommunikation angewiesen sind.

Insgesamt funktioniert dieses Modell am besten, wenn Kunden in der Regel zu einer Agentur kommen, um einen spezialisierten Service zu erhalten, der in einer einzelnen Abteilung enthalten sein kann, wie z. B. SEO oder Markendesign.

Das Matrixmodell

Das Matrixmodell behält traditionelle Bereiche und Bereichsleiter bei, ist aber flexibel genug, um die Bildung von bereichsübergreifenden Teams zu ermöglichen:

Mit diesem Modell können Full-Service-Werbeagenturen alle Anforderungen ihrer Kunden erfüllen, ohne große Barrieren in der Kommunikation zwischen den Abteilungen zu schaffen. Es versucht, das Beste aus mechanistischen und organischen hierarchischen Strukturen zu mischen.

Auf der anderen Seite führt dies zu Verwirrung darüber, wem die Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt Bericht erstatten sollten: dem Projektleiter oder dem Bereichsleiter.

Das Pod-System

Ein noch organischerer Ansatz als das Matrixmodell ist das Pod-System.

Leeann Leahy, CEO von The VIA Agency, hat diese Organisationsstruktur für ihre Mitarbeiter entwickelt. Unter dem Pod-System gibt es keine traditionellen Kundenbetreuer mehr und Kunden haben Zugang zu vier Projektleitern, darunter:

• Leiter der Geschäfts-/Verbraucherstrategie
• Planungsleitung
• Kreative Führung
• Leitung des Projektmanagements

Bei Bedarf delegiert das Projekt Aufgaben an andere Teammitglieder innerhalb der Agentur.

Das Hauptziel dieses Modells besteht darin, Genehmigungsprozesszeiten zu verkürzen, irrelevante Führungspositionen zu eliminieren, die gegenseitige Rechenschaftspflicht zu erhöhen und das zu fördern, was Leahy als „schnelle und wütende“ Kreativität bezeichnet.

Unterschiede in der Hierarchie nach Agenturtyp

Nicht jede Werbeagentur wird alle Leistungen einer Full-Service-Agentur anbieten. Worauf sich eine Agentur spezialisiert hat, beeinflusst, welche Organisationsstruktur für sie am besten geeignet ist.

SEO-Agenturen

Während eine Full-Service-Werbeagentur SEO in ihre Dienstleistungen integrieren kann, ist eine SEO-Agentur darauf spezialisiert, die Online-Präsenz eines Unternehmens mit Dienstleistungen aufzubauen wie:

• Website-Analyse
• Strukturoptimierung
• Produktion von Inhalten
• Social-Media-Management
• Conversion-Rate-Optimierung

Daher benötigt eine SEO-Agentur möglicherweise nur drei Hauptabteilungen: Strategie-/Projektmanagement, technisches SEO und Content-Marketing. Ein traditionelles Hierarchiemodell kann für eine SEO-Agentur funktionieren, da die angebotenen Dienstleistungen normalerweise spezifisch sind und nicht so viele Abteilungen benötigt werden wie bei einer Full-Service-Werbeagentur.

Kreativagenturen

Eine Kreativagentur entwickelt und produziert normalerweise visuelle Produkte, die in der bestehenden Marketingstrategie eines Kunden verwendet werden, einschließlich:

• Kunstrichtung
• Werbetexten
• Branding-Design
• UX-Design
• Web-Design
• Video Produktion

Diese Dienste erfordern viel Zusammenarbeit. Beispielsweise müssen Werbetexter und Werbedesigner zusammenarbeiten, um ein Ergebnis zu erstellen. Aus diesem Grund eignet sich ein Matrixmodell möglicherweise am besten für eine Kreativagentur.

Unterschiede in der Hierarchie nach Agenturgröße

Für Agenturen mit mehr als einem Standort

Agenturen mit mehr als einem Standort bieten geografisch unterschiedlichen Kunden mehr Möglichkeiten für persönliche Interaktionen. Es kann auch Ihre Chancen erhöhen, Top-Talente zu finden.

Ihre Organisationsstruktur mit verschiedenen Standorten könnte in etwa so aussehen:

In diesem Modell ist die Autorität in geografische Regionen dezentralisiert. Dadurch kann die Arbeit schnell erledigt werden, aber wenn Sie nicht aufpassen, kann ein Mangel an Kommunikation zwischen den Regionen zu Verwirrung führen, z. B. zu einer fragmentierten Markenstimme.

Wenn beispielsweise die oben genannten Divisionen Nordamerika und Asien-Pazifik beide eine Marketingkampagne für ihre lokale Zielgruppe gestartet haben, sollten sie sich dennoch miteinander abstimmen, um die Gesamtbotschaft und die Marke kohärent zu halten.

Für große oder Full-Service-Agenturen

Größere Agenturen bieten eine umfassende Liste von Dienstleistungen an, die viele, wenn nicht alle Marketing- und Werbeanforderungen eines Kunden erfüllen können, unabhängig davon, ob sie Hilfe beim Entwerfen von Markenvisualisierungen oder SEO-Spezialisten benötigen, die ihre organischen Suchergebnisse verbessern können.

Daher ist es für große Agenturen sinnvoll, eine eigene Abteilung für das Account Management zu haben. Account Manager dienen als Bindeglied zwischen dem Kunden und allen Teammitgliedern in anderen Abteilungen, die an einem Projekt beteiligt sind.

Dies verbessert die Kundenerfahrung, indem es ihnen ermöglicht wird, eine Beziehung zu einem zentralen Ansprechpartner aufzubauen. Der Kundenbetreuer ist auch in der Lage, eine zusammenhängende Botschaft an alle Abteilungen zu übermitteln, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer „Er sagte, sie sagte“-Situation verringert wird.

Eine Struktur wie das Matrixmodell bewahrt die Autorität der Abteilungen und ermöglicht es den Kundenbetreuern, mit einem Team zusammenzuarbeiten, das aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen besteht, die alle Anforderungen eines Kunden erfüllen.

Für kleine Agenturen

Teammitglieder in kleinen Agenturen tragen normalerweise viele Hüte und haben informellere, vertrautere Beziehungen zu ihren Kollegen. Ihre Rollen sind flexibel und ändern sich täglich, wenn nicht sogar stündlich.

Daher sind diese Agenturen gut positioniert, um mit einer progressiveren Organisationsstruktur wie dem Pod-System zu experimentieren. Kunden können auf alle Mitglieder des Teams zugreifen, ohne überfordert zu sein, und Teammitglieder müssen nicht durch einen unnötigen Gatekeeper wie einen Account Manager gehen, um Verwirrung in der Kommunikation zu vermeiden.

Tipps zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Teamhierarchie

Sie können sich nicht allein auf eine Organisationsstruktur verlassen, damit Ihr Team reibungslos funktioniert. Hier sind einige Tipps, wie Sie die richtige Agenturhierarchie für Ihre Anforderungen entwickeln und dann effizient ausführen können.

Etablieren Sie Mitarbeiter-Buy-in

Wenn Sie die Hierarchie Ihrer Agentur umstrukturieren, bemühen Sie sich um die Einbeziehung Ihrer Manager und Mitarbeiter, nicht nur Ihrer Top-Führungskräfte oder des Vorstands. Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die Tag für Tag in dieser neuen Organisationsstruktur tätig sind, und sie haben wahrscheinlich einen Einblick in das, was am besten funktioniert.

Bleiben Sie zunächst flexibel

Bob Sanders von der Sanders Consulting Group, einer Organisation, die Agenturen bei ihren strategischen Zielen unterstützt, empfiehlt, dass Sie die Umstrukturierung als einen evolutionären Prozess angehen, einen Prozess, der organisch geschehen sollte.

Auf diese Weise können Sie neue Strukturen ausloten und testen, bevor Sie sich auf etwas festlegen, das für Ihr Team keinen Sinn ergibt.

Machen Sie Senioren zu Coaches

Senior Teammitglieder und Führungskräfte haben ihren Status dank ihres beträchtlichen Wissens erlangt, das sie sich in jahrelanger Praxis angeeignet haben. Allzu oft wird ihr Know-how verschwendet, indem sie nur die Ergebnisse genehmigen oder abzeichnen, die von den Teammitgliedern erstellt wurden, die sie beaufsichtigen.

Die Ermutigung von Führungskräften, auch als Coaches für ihr Team zu fungieren, kann nicht nur das Fachwissen von Nachwuchskräften steigern, sondern auch die Qualität des Endprodukts, das Sie an Kunden liefern, verbessern und Fehler vermeiden.

Garrett Mehrguth, CEO von Directive Consulting, erklärt ihre Gründe für die Verwendung eines Coaching-Modells:

Als wir Direktive einführten, verwechselte unser Management Coaching mit Training. Wir glaubten, dass unsere Lerntafeln Männer und Frauen darin ausbilden könnten, sich zu Suchvermarktern zu entwickeln.

Wir gingen davon aus, dass Menschen durch Online-Lesen lernen könnten, strategisch vorzugehen und direkt in ihre Arbeit einzutauchen. Wir haben uns nicht auf die Notwendigkeit des 1-zu-1-Coachings konzentriert. Qualitätskontrolle war unser Fokus, und wir haben damals sinnvolles Coaching vernachlässigt. Die Qualitätskontrolle ist reaktiv; Coaching ist proaktiv.

Beides hat seinen Platz, aber kein Training sollte das Coaching übertrumpfen.

Welche Werbeagenturhierarchie ist also die beste?

Trotz ihres Rufs, Silos zu schaffen und die Zusammenarbeit zu ersticken, können traditionelle Organisationsstrukturen immer noch für Agenturen funktionieren, die spezialisierte Dienstleistungen anbieten.

Organischere Modelle können jedoch spannende Synergien schaffen, indem sie die Formalität zwischen den Teammitgliedern verringern. Während so etwas wie das Pod-System für eine größere Werbeagentur zu locker sein könnte, ist das Matrix-Modell vielversprechend, indem es Flexibilität ermöglicht und gleichzeitig klare Autoritätslinien beibehält.

Letztendlich ist das beste Hierarchiemodell für Ihre Agentur dasjenige, das Ihnen hilft, Mitarbeiter und Kunden zufrieden zu stellen.

Die Entwicklung der richtigen Hierarchie für Ihre Werbeagentur ist nur ein Teil des Kampfes. Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.