Fehlzeiten von Mitarbeitern: Ursachen und Kontrollmaßnahmen

Fehlen Ihre Mitarbeiter häufig von der Arbeit?

Regelmäßige Abwesenheit von der Arbeit wird als Abwesenheit bezeichnet – ein Problem, das sich auf die Produktivität, die Arbeitskontinuität und die Gesamtleistung eines Unternehmens auswirken kann.

Aber was genau ist Fehlzeiten und was verursacht sie?

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir die Bedeutung von Fehlzeiten, ihre Ursachen und Folgen. Außerdem geben wir Ihnen 10 Strategien an die Hand, die Ihnen helfen, die negativen Auswirkungen von Fehlzeiten zu minimieren.

Lass uns anfangen!

Was sind Fehlzeiten am Arbeitsplatz?

Von Fehlzeiten spricht man, wenn Mitarbeiter während der geplanten Arbeitszeit von der Arbeit abwesend sind. Die Gründe für die Abwesenheit von Mitarbeitern können Krankheiten, familiäre Probleme, Stress und andere Faktoren sein.

Eine der Definitionen von Fehlzeiten wird von den Autoren eines Forschungspapiers mit dem Titel „Abwesenheit am Arbeitsplatz managen: Der Fall eines italienischen Multiversorgerunternehmens“ angegeben, in dem Fehlzeiten als „ gewohnheitsmäßige Abwesenheit von der Arbeit für einen oder mehrere Tage, in der Regel gerechtfertigt durch a“ erklärt werden ärztliches Attest, sondern aus persönlichen Interessen und mangelndem Pflichtbewusstsein.“

In welchem ​​Ausmaß kommt es zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz? Sie könnten überrascht sein, wenn Sie die Statistiken nicht verfolgt haben.

Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics (BLS) waren im Jahr 2022 von 118.745 Beschäftigten in zahlreichen Branchen insgesamt 3,6 % der Beschäftigten in den USA aus unterschiedlichen Gründen von der Arbeit abwesend.

Unabhängig vom Grund können Fehlzeiten die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen, die Arbeitsbelastung anderer Kollegen erhöhen, Projektzeitpläne stören und nur einige Beispiele nennen.

Was ist der Unterschied zwischen Abwesenheit und Abwesenheit?

Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, besteht ein erheblicher Unterschied zwischen Abwesenheit und Abwesenheit.

Unter Abwesenheit versteht man lediglich das „ Nichterscheinen am üblichen oder erwarteten Ort oder zur vereinbarten Zeit “. Der Begriff bedeutet lediglich, dass jemand an einem bestimmten Ort oder zu einer bestimmten Zeit nicht anwesend ist, ohne den Grund oder die Dauer der Abwesenheit anzugeben.

Darüber hinaus bezieht sich der Begriff nicht speziell auf die Abwesenheit von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz.

Andererseits bezieht sich Fehlzeiten speziell auf das häufige und gewohnheitsmäßige Muster, dass Mitarbeiter der Arbeit fernbleiben , oft ohne triftigen Grund oder ohne entsprechende Genehmigung.

Arten von Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arten von Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu kategorisieren – diese drei Arten sind jedoch am häufigsten:

• Geplante oder genehmigte Fehlzeiten,
• Ungeplante, unentschuldigte oder ungeplante Abwesenheit und
• Chronische oder übermäßige Fehlzeiten.

Typ Nr. 1: Geplante oder genehmigte Abwesenheit am Arbeitsplatz

Bei geplanten oder genehmigten Abwesenheiten handelt es sich um Abwesenheiten, die im Voraus geplant und geplant wurden.

Beispiele beinhalten:

• Urlaube,
• Persönliche Auszeit und
• Vorab vereinbarte Abwesenheit von der Arbeit.

Unternehmen legen in der Regel den Zeitrahmen für die Einholung der Genehmigung für diese geplanten Abwesenheiten in ihren Anwesenheitsrichtlinien fest – da der Fair Labor of Standards Act (FLSA) weder die Anzahl der Urlaube noch den Zeitrahmen für die Benachrichtigung der Arbeitgeber vorschreibt.

Beispielsweise besagt die Anwesenheitsrichtlinie der University of South Florida, dass die Genehmigung für geplante Urlaubstage „ mindestens 24 Stunden im Voraus eingeholt werden muss und in Übereinstimmung mit den Abteilungsrichtlinien bezüglich geplanter Urlaubstage erfolgen muss“.

Typ Nr. 2: Ungeplante, unentschuldigte oder ungeplante Abwesenheit am Arbeitsplatz

Notfälle wie Krankheit oder Tod eines geliebten Menschen sind in der Regel der Grund für einen ungeplanten Urlaub. Unternehmen erkennen die Notwendigkeit solcher Abwesenheiten an, wenn die Gründe stichhaltig sind und die Mitarbeiter für diese Abwesenheiten nicht bestraft werden.

Wenn Mitarbeiter jedoch von der Arbeit fernbleiben , ohne den Arbeitgeber/Vorgesetzten darüber zu informieren oder einen Grund dafür anzugeben , kann dies Anlass für Disziplinarmaßnahmen sein. Solche unbefugten Abwesenheiten, auch „unentschuldigte Abwesenheiten“ genannt, sind vom Arbeitgeber nicht genehmigt und stehen möglicherweise nicht im Einklang mit den Richtlinien der Organisation zur Inanspruchnahme von Freistellungen.

Jedes Unternehmen legt die Disziplinarmaßnahmen (z. B. Verwarnungen, Suspendierungen oder Kündigungen) fest, um unentschuldigte Abwesenheiten zu ahnden, die bei wiederholten Abwesenheiten eskalieren können.

Typ Nr. 3: Übermäßige oder chronische Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Häufige und längere Abwesenheiten werden als chronische oder übermäßige Abwesenheiten kategorisiert. Da es im Fair Labor of Standards Act (FLSA) keine Standarddefinition für übermäßige oder chronische Abwesenheit gibt, legt jedes Unternehmen fest, was übermäßige Abwesenheiten sind.

Beispielsweise definiert die Case Western Reserve University in ihren Anwesenheitsrichtlinien übermäßige Abwesenheiten wie folgt:

„… wiederholte Vorkommnisse (mehr als 6 in 6 Monaten) von außerplanmäßiger Abwesenheit(en) und/oder Verspätungen, die nicht mit der genehmigten Freizeit in Zusammenhang stehen, wobei 1 Vorkommnis = 1 bis 5 aufeinanderfolgende Tage ungeplanter Abwesenheit oder 3 Vorfälle von Verspätungen oder 2 Vorfälle von teilweiser Verspätung Abwesenheit."

Um zu verstehen, wie Unternehmen und HR-Experten übermäßige Abwesenheiten definieren, haben wir uns an Ryan Mckenzie gewandt, den Mitbegründer und CMO von Tru Earth, einem Unternehmen, das umweltfreundliche Haushaltsprodukte herstellt. Ryans Unternehmen definiert chronische Fehlzeiten als etwas, das die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigt:

„Chronische Fehlzeiten sind ein anhaltendes Muster, bei dem ein Mitarbeiter mehr als den ihm zugeteilten Jahresurlaub oder krankheitsbedingten Urlaub verpasst. Obwohl einige unentschuldigte Abwesenheiten im normalen Leben unvermeidlich sein mögen, glauben wir, dass mehr als drei unentschuldigte Abwesenheiten in sechs Monaten die Synergie und Produktivität des Teams beeinträchtigen können.“

Was verursacht Fehlzeiten?

Fehlzeiten am Arbeitsplatz können auf eine Vielzahl von Faktoren zurückzuführen sein, die sich auch auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken können.

Schauen wir uns an, was die Ursachen für Fehlzeiten sind.

Ursache Nr. 1: Psychische und körperliche Gesundheitsprobleme

Sowohl körperliche als auch psychische Gesundheitsprobleme tragen zu Fehlzeiten bei. Laut BLS waren allein im Januar 2022 7,8 Millionen Arbeitnehmer aufgrund eines medizinischen Problems (z. B. einer Verletzung, Krankheit usw.) von der Arbeit fern.

Darüber hinaus gibt dieselbe Quelle an, dass im gleichen Zeitraum 4,2 Millionen Vollzeitbeschäftigte aufgrund einer Krankheit, eines medizinischen Problems oder eines Termins Teilzeit arbeiteten.

Obwohl die medizinischen Probleme unterschiedlich sein können, listet das Centers for Disease Control and Prevention (CDC) die fünf häufigsten chronischen Krankheiten auf, die zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz führen:

• Diabetes,
• Bluthochdruck,
• Körperliche Inaktivität,
• Rauchen und
• Fettleibigkeit.

Darüber hinaus sind laut der Weltgesundheitsorganisation (WHO) auch psychische Gesundheitsprobleme wie Depressionen und Angstzustände jedes Jahr für einen Verlust von 12 Milliarden Arbeitstagen verantwortlich.

Angstzustände oder Depressionen wirken sich auch in vielerlei Hinsicht auf die Produktivität am Arbeitsplatz aus, da sie es den Betroffenen erschweren, sich zu konzentrieren oder zusammenzuarbeiten.

Wenn wir über psychische Gesundheit sprechen, können wir es uns nicht leisten, das Thema Stress außer Acht zu lassen.

Vom American Institute of Stress zusammengestellte Daten zeigen, dass zwar 83 % der Arbeitnehmer in den USA unter arbeitsbedingtem Stress leiden, 1 Million jedoch aufgrund von Stress jeden Tag von der Arbeit fernbleiben.

Ursache Nr. 2: Mangelnde Arbeitszufriedenheit

Was bringt Menschen dazu, ihren Job zu lieben und jeden Tag zur Arbeit zu kommen (auch bekannt als Arbeitszufriedenheit)? Wie sich herausstellt, gibt es mehrere Faktoren.

Laut einer aktuellen Umfrage des Conference Board tragen folgende Faktoren zur Arbeitszufriedenheit bei:

• Gehalt und Boni,
• Erkennung,
• Arbeitsbelastung/Work-Life-Balance,
• Werberichtlinien,
• Leistungsbeurteilung,
• Berufssicherheit,
• Berufsausbildungsprogramme,
• Qualität der Führung,
• Arbeitsplatzkultur und
• Leistungen (z. B. Altersvorsorge, Krankheitstage, Urlaubs-/Familienurlaubsregelungen).

Das Fehlen eines oder mehrerer dieser Faktoren kann zu Arbeitsunzufriedenheit führen.

Und Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind, neigen eher dazu, den Arbeitsplatz zu meiden. Eine Studie, die den Zusammenhang zwischen Arbeitszufriedenheit und Fehlzeiten untersuchte, ergab, dass die Fehlzeiten am Arbeitsplatz umso länger anhielten, je höher die Arbeitsunzufriedenheit war.

Ursache Nr. 3: Unfälle und Verletzungen am Arbeitsplatz

Unfälle und Verletzungen, die zu Fehlzeiten führen, kommen leider nur allzu häufig vor. Allein im Jahr 2021 wurden laut BLS 2,6 Millionen Arbeitsunfälle (nicht tödlich) von Arbeitgebern in der Privatwirtschaft gemeldet.

Was verursacht diese Verletzungen?

Daten des CDC zeigen, dass die drei häufigsten Ursachen für arbeitsbedingte Verletzungen, die zu längeren Fehlzeiten im Jahr 2020 führten, waren:

• Kontakt mit Geräten und Gegenständen,
• Ausrutschen und Stürzen und
• Überanstrengung.

Darüber hinaus kann auch die Ergonomie – also die ideale Gestaltung der Arbeitsumgebung zur Minimierung von Belastungen und Verletzungen bei gleichzeitiger Maximierung von Komfort und Effizienz – ein Problem darstellen, so die Occupational Health and Safety Administration (OSHA).

Schlecht gestaltete Arbeitsplätze und Prozesse können zu Stressfaktoren wie langem Sitzen/Stehen, ungünstigen Körperhaltungen, übermäßigem Lärm, Vibrationen, sich wiederholenden Bewegungen und schweren körperlichen Belastungen führen. Sie können wiederum zu geistiger und körperlicher Erschöpfung führen und das Risiko von Arbeitsunfällen – und Fehlzeiten – erhöhen.

Tatsächlich zeigte eine Studie, die den Zusammenhang zwischen Fehlzeiten und Arbeitsbedingungen untersuchte, dass die Wahrscheinlichkeit , dass die Mitarbeiter den oben genannten Stressfaktoren ausgesetzt sind, umso länger abwesend ist.

Ursache Nr. 4: Burnout

Burnout ist eine Folge von Stress am Arbeitsplatz. Gemäß der Internationalen Klassifikation der Krankheiten (ICD-11), die medizinische Erkrankungen klassifiziert und definiert: „Burnout ist ein Syndrom, das als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz angesehen wird, der nicht erfolgreich bewältigt wurde.“

Während Karriere-Burnout mehrere Ursachen haben kann (Mangel an Ruhe, unangemessene Arbeitsbelastung oder ein giftiger Arbeitsplatz), führt es zu geringer Produktivität und erhöhten Fehlzeiten.

Tatsächlich ergab eine Gallup-Studie mit dem Titel „Employee Burnout: Part I: The 5 Main Causes “, dass Mitarbeiter, die unter Burnout leiden:

• Ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie krankgeschrieben werden, um 63 % höher?
• Sind 2,6-mal eher geneigt, einen anderen Job zu suchen, und
• Erleben Sie einen Rückgang des Vertrauensniveaus um 13 %.

Burnout, das durch Gefühle von Negativität sowie geistiger und körperlicher Erschöpfung gekennzeichnet ist, kann es schwierig machen, die Energie und Motivation aufzubringen, zur Arbeit zu gehen.

Ursache Nr. 5: Negative Arbeitskultur

Was genau verstehen wir unter Arbeitskultur? Schließlich ist es nichts, was man anfassen oder sehen kann.

Der Gründer und CEO von The Purposeful Culture Group , einem Kulturberatungsunternehmen und Autor, S. Chris Edmonds, bietet eine einfache Definition der Organisationskultur in einem Podcast.

„Bei Kultur geht es vor allem darum, wie Menschen miteinander umgehen – wie Führungskräfte ihre Teams und Kollegen behandeln, wie Mitarbeiter miteinander umgehen und wie Menschen mit Kunden und Lieferanten umgehen. Es geht um Beziehungen und Respekt.“

An einem Arbeitsplatz mit einer positiven Arbeitskultur gehen die Teammitglieder respektvoll und höflich miteinander um. Wenn eine Atmosphäre des Vertrauens herrscht, haben die Mitarbeiter Klarheit über ihre Verantwortlichkeiten und die Ziele des Unternehmens.

Umgekehrt sind hier einige der Kennzeichen eines Arbeitsplatzes mit einer negativen Kultur:

• Mangel an Orientierung und klaren Zielen,
• Schlechte Kommunikation,
• Arbeitsüberlastung und schlechte Work-Life-Balance,
• Mikromanagement,
• Diskriminierung und Belästigung,
• Fehlende Unternehmenswerte usw.

Eine schlechte Arbeitskultur beeinträchtigt nicht nur die Produktivität und die psychische Gesundheit, sondern führt auch zu übermäßigen Fehlzeiten am Arbeitsplatz. Als Forscher von Culture Shift 1.000 Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich befragten, stellten sie fest, dass 71 % von ihnen sich krankgeschrieben hatten, um zu vermeiden, jemanden bei der Arbeit zu sehen, zu dem sie eine negative Beziehung hatten.

Das ist nicht alles. Dieselbe Quelle ergab, dass bis zu 61 % der Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz Diskriminierung, Mobbing oder Belästigung erlebten, einen Langzeiturlaub nahmen.

Laut einer FlexJobs-Umfrage aus dem Jahr 2022 ist eine toxische Arbeitskultur auch der Hauptfaktor, der 30 % der Arbeitnehmer in den USA dazu veranlasst, darüber nachzudenken, ihren Job zu kündigen.

Ursache Nr. 6: Familienpflichten

Mitarbeiter mit familiären Pflichten, wie der Betreuung von Kindern, älteren Eltern oder Familienmitgliedern mit Behinderungen, müssen sich häufig eine Auszeit von der Arbeit nehmen, um ihren Betreuungspflichten nachzukommen.

Laut einem Bericht aus dem Jahr 2020 mit dem Titel Caregiving in the US verbringen Pflegekräfte jede Woche rund 23,7 Stunden mit Pflegeaufgaben.

Die Vereinbarkeit von Berufs- und Familienpflichten kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn beides viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Fehlende familienfreundliche Richtlinien am Arbeitsplatz, Transportprobleme sowie emotionaler und körperlicher Stress können das Problem der Fehlzeiten verstärken.

Aber warum sind Fehlzeiten so ein großes Problem?

Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Kosten von Fehlzeiten ein, um Ihnen zu verdeutlichen, warum das Problem umgehend behoben werden muss.

Wie hoch sind die Kosten für Fehlzeiten am Arbeitsplatz?

Die Kosten für Fehlzeiten am Arbeitsplatz beziehen sich auf die Auswirkungen der Abwesenheit von Mitarbeitern von der Arbeit. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter abwesend ist, müssen die Kollegen die Arbeitsbelastung des abwesenden Mitarbeiters übernehmen, was möglicherweise zu Überstundenkosten führt.

Hier finden Sie eine Auflistung der mit Fehlzeiten verbundenen Kosten :

• Reduzierte Produktivität : Die Kosten für Fehlzeiten können sich aufgrund der verringerten Produktivität auf mehrere Millionen Dollar belaufen. Laut der bereits erwähnten CDC-Studie entstehen Arbeitgebern jedes Jahr Kosten in Höhe von 36,4 Milliarden US-Dollar aufgrund von Fehlzeiten aufgrund chronischer Krankheiten und der daraus resultierenden verringerten Produktivität.
• Einstellung und Schulung von Ersatzkräften : Wenn Unternehmen Ersatzkräfte einstellen, tragen sie neben dem Produktivitätsverlust auch die Kosten für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Schulung. Eine Studie von Circadian mit dem Titel „Absenteeism: The Bottom Line Killer“ ergab, dass Fehlzeiten den Arbeitgebern jedes Jahr 3.600 US-Dollar pro Stunde und Mitarbeiter kosten. Darüber hinaus können die Lohnkosten von Ersatzkräften bis zu 50 % höher sein als die Löhne des abwesenden Mitarbeiters.
• Geringe Teammoral und mangelndes Engagement : Fehlzeiten können sich auf Kollegen, Teams und die Organisation als Ganzes auswirken. Wenn das Management beispielsweise die Arbeitsbelastung der Teammitglieder des abwesenden Mitarbeiters erhöht, kann es bei diesen Mitarbeitern zu Burnout, Stress und geringem Engagement kommen.
• Schädigung des Markenrufs : Unmotivierte und unzufriedene Mitarbeiter erbringen möglicherweise nicht ihre beste Leistung bei der Arbeit, was zu kostspieligen Fehlern, minderwertigen Produkten oder unzufriedenen Kunden führen kann. All diese Faktoren können dem Ruf eines Unternehmens schaden und zu erhöhten Fehlzeiten am Arbeitsplatz führen.
• Kosten für Versicherungsprämien: Fehlzeiten aufgrund von Krankheiten und Arbeitsunfällen erhöhen die Kosten für die medizinische Versorgung und die Arbeiterunfallversicherung (eine Art Versicherung, die den Einkommensverlust und die Kosten für die medizinische Versorgung verletzter Arbeitnehmer abdeckt). Je häufiger in einem Unternehmen Arbeitnehmerentschädigungsansprüche geltend gemacht werden, desto höher sind die Prämiensätze.

Wie Sie sehen, können Fehlzeiten Auswirkungen auf Produktivität, Qualität und Engagement haben, was letztlich auch Auswirkungen auf den Ruf und den Gewinn des Unternehmens haben kann.

Wie gehen Sie mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz um?

Von der Festlegung klarer Richtlinien bis zur Schaffung einer Kultur der offenen Kommunikation können die folgenden Tipps Ihnen dabei helfen, Fehlzeiten wirksam anzugehen und zu kontrollieren.

Tipp Nr. 1: Legen Sie eine klare Anwesenheitsrichtlinie fest

Die Erstellung einer detaillierten Anwesenheitsrichtlinie ist möglicherweise der erste Schritt zur Eindämmung von Fehlzeiten.

Achten Sie bei der Ausarbeitung der Richtlinie darauf, die Mitarbeiter und die oberste Führung einzubeziehen. Berücksichtigen Sie die Art der Arbeit, die Bedürfnisse des Unternehmens und die berechtigten Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter.

Definieren Sie klar, was akzeptable und inakzeptable Abwesenheiten sind, einschließlich Verspätung, ungeplanter Urlaub, chronische/übermäßige Abwesenheit und längere Fehlzeiten.

Beschreiben Sie unbedingt das Verfahren zur Meldung von Abwesenheiten und den Zeitraum dafür. Erläutern Sie, wie und wann Mitarbeiter ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung über ihre Abwesenheit informieren sollten, sei es aufgrund von Krankheit, persönlichen Gründen oder geplantem Urlaub.

Erwähnen Sie alle erforderlichen Unterlagen für Abwesenheiten, wie z. B. ärztliche Atteste oder andere relevante Nachweise sowie die Fristen für die Einreichung dieser Unterlagen.

Erläutern Sie abschließend die Folgen einer Nichteinhaltung Ihrer Anwesenheitsregeln. Hier ist ein Beispiel aus dem Connecticut Department of Administrative Services:

Tipp Nr. 2: Identifizieren Sie Fehlzeitenmuster

Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter und analysieren Sie die Daten, um Muster zu erkennen. Dies wird Ihnen helfen, die Gründe für Fehlzeiten zu verstehen und bestimmte Verbesserungsbereiche gezielt anzusprechen.

Wie kann man Fehlzeiten verfolgen? Indem Sie die Anwesenheit der Mitarbeiter im Auge behalten.

Eine einfache Möglichkeit, die Anwesenheit und die Anzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters im Auge zu behalten, ist die Verwendung eines kostenlosen Anwesenheits-Trackers wie Clockify.

Sobald Sie ein Konto bei Clockify erstellt haben, können Sie E-Mail-Einladungen an Ihre Teammitglieder senden, um Ihrem Arbeitsbereich beizutreten. Nach der Anmeldung bei Clockify können Mitarbeiter den Timer im Browser, auf dem Desktop oder in der mobilen App starten (oder Stunden manuell hinzufügen).

Mit dem Team-Dashboard können Sie sehen, wer gerade woran arbeitet, seine letzte Aktivität und eine visuelle Aufschlüsselung seiner Arbeitswoche.

Sie können auch einen Bericht über die Anwesenheit aller Ihrer Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum erhalten, einschließlich deren:

• Pause,
• Im Laufe der Zeit,
• Startzeit und
• Endzeit.

Sobald Sie die Daten nachverfolgt haben, können Sie Abwesenheiten nach Gründen wie Krankheit, Urlaub, persönlichem Urlaub oder anderen Arten kategorisieren, was Ihnen helfen kann, die Hauptursachen für die Abwesenheit von Mitarbeitern zu verstehen.

Mit Clockify können Sie Trends und Muster der Fehlzeiten im Zeitverlauf beobachten und die Daten über verschiedene Abteilungen, Teams, Jahreszeiten oder Jobrollen hinweg vergleichen. Dies kann dabei helfen, bestimmte Rollen oder Abteilungen mit hoher Abwesenheitsrate zu identifizieren.

Dadurch erhalten Sie zwar eine Vorstellung vom Ausmaß der Fehlzeiten, Sie können aber auch Umfragen oder Fokusgruppengespräche mit Mitarbeitern durchführen, um die Gründe für die Fehlzeiten zu verstehen.

Die Erkenntnisse, die Sie aus diesen Methoden gewinnen, können Ihnen bei der Entwicklung einer Strategie zur Vermeidung von Fehlzeiten helfen.

Tipp Nr. 3: Implementieren Sie Wellness-Programme am Arbeitsplatz

Laut CDC ist arbeitsbedingter Stress das größte Gesundheitsproblem am Arbeitsplatz. Arbeitsstress kann das Risiko chronischer Krankheiten erhöhen und wie wir bereits im Abschnitt über die Gründe für Fehlzeiten gesehen haben, können chronische Krankheiten zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz führen.

Gesundheitsprogramme am Arbeitsplatz, die sowohl auf das geistige als auch das körperliche Wohlbefinden abzielen, können Ihnen dabei helfen, Fehlzeiten einzudämmen.

Beispielsweise bietet Nike seinen Mitarbeitern kostenlose Beratungsgespräche zu einer Vielzahl von psychischen Gesundheitsproblemen an, darunter Depressionen, Drogenmissbrauch, Angstzustände, Aufbau von Resilienz usw.

Andere, wie etwa Tru Earth, ermutigen die Mitarbeiter, Ruhe und Entspannung in den Vordergrund zu stellen. Ryan Mckenzie erklärt, wie ihr Unternehmen für Ruhe und Entspannung sorgt:

„Wir fördern die Teilnahme an Tagen zur psychischen Gesundheit und betonen die Bedeutung von Ruhe und Entspannung, um unsere Mitarbeiter dazu zu ermutigen, ihre Urlaubszeit optimal zu nutzen.“

Die Art des Wellnessprogramms, das Sie in Ihrem Unternehmen anbieten, hängt jedoch von den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter ab.

Um ein individuelles Wellnessprogramm für Ihre Mitarbeiter zu entwerfen, befolgen Sie die folgenden Schritte:

• Führen Sie eine Umfrage durch, um die Gesundheits- und Wellnessbedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln.
• Legen Sie klare Ziele für das Wellness-Programm fest, wie z. B. die Reduzierung von Fehlzeiten,
• Stellen Sie sicher, dass Sie vom Top-Management Unterstützung für das Wellness-Programm erhalten.
• Konsultieren Sie Experten, um ein Wellnessprogramm zu entwickeln, das sich mit der körperlichen, geistigen und emotionalen Gesundheit befasst.
• Nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle, um auf die Wellness-Programme aufmerksam zu machen
• Bieten Sie Anreize, um die Mitarbeiterbeteiligung zu fördern.

Tipp Nr. 4: Gehen Sie auf Sicherheitsbedenken ein

Ein sicherer und gesunder Arbeitsplatz ist von entscheidender Bedeutung, um Fehlzeiten aufgrund von Unfällen, Ausrutschern und Stürzen zu minimieren.

Beginnen Sie damit, potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz zu identifizieren, die das Ausrutsch-, Stolper- und Sturzrisiko erhöhen können.

Der beste Weg, Gefahren zu erkennen, besteht darin, die Arbeitnehmer zu konsultieren. Laut OSHA sind Arbeitnehmer „ am besten in der Lage, Sicherheits- und Gesundheitsbedenken wie gefährliche Situationen, unsichere Bedingungen, knappe Situationen/Beinahe-Unfälle und tatsächliche Vorfälle zu erkennen “.

Basierend auf den Empfehlungen der OSHA sind hier einige weitere Dinge, die Sie tun können, um Ihren Arbeitsplatz sicher und gesund zu machen und dadurch Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu reduzieren:

• Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt ist.
• Sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung in allen Bereichen, um Unfälle zu reduzieren.
• In nassgefährdeten Bereichen rutschfeste Bodenbeläge verlegen,
• Vermeiden Sie Stolperfallen, indem Sie Kabel, Leitungen und andere mobile Geräte sichern.
• Reparieren Sie lose Teppiche, beschädigte Böden und unebene Oberflächen.
• Installieren Sie Handläufe auf Treppen und anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter möglicherweise Unterstützung benötigen.
• Verwenden Sie klare und auffällige Beschilderungen, um auf potenzielle Gefahren hinzuweisen.
• Konsultieren Sie Experten, um ergonomische Arbeitsplätze zu gestalten
• Führen Sie regelmäßige Sicherheitsschulungen für alle Mitarbeiter durch.

Tipp Nr. 5: Schaffen Sie eine positive Arbeitskultur

Obwohl die Gründe für die Abwesenheit von Mitarbeitern vielfältig sein können, ist ein giftiger Arbeitsplatz oft eine der Hauptursachen. Die Beseitigung toxischen Verhaltens am Arbeitsplatz erfordert einen systematischen und engagierten Ansatz.

Führungskräfte müssen nämlich positive Verhaltensweisen wie Transparenz, Vertrauen, Respekt und Zusammenarbeit an den Tag legen.

Unternehmen, die über eine positive Arbeitskultur sowie starke Führung, Sozialleistungen und Work-Life-Balance verfügen, werden in der Liste der besten globalen Unternehmenskulturen von Comparably durchweg als die besten Arbeitgeber eingestuft.

Zu den weiteren Faktoren, die Unternehmen wie Elsevier und Chegg geholfen haben, in der oben genannten Liste zu landen, gehört ein Arbeitsumfeld, das „inklusiv, gleichberechtigt und freudig“ ist.

Abgesehen davon gibt es hier noch einige andere Strategien zur Pflege einer positiven Arbeitskultur:

• Erstellen Sie ein Leitbild, in dem Werte, Überzeugungen und gewünschte Verhaltensweisen beschrieben werden.
• Schaffen Sie ein sicheres Umfeld, in dem Mitarbeiter ihre Meinungen und Bedenken äußern können.
• Kommunizieren Sie klare Erwartungen bezüglich Rollen und Verantwortlichkeiten,
• Die Bemühungen und Leistungen der Mitarbeiter wertschätzen und belohnen,
• Beziehen Sie die Behandlung anderer in die Leistungsbewertung des Mitarbeiters ein.
• Schaffen Sie ein Bewusstsein für gewünschte und inakzeptable Verhaltensweisen und
• Gehen Sie Konflikte und Meinungsverschiedenheiten konstruktiv an.

Tipp #6: Burnout und Stress neutralisieren

Der erste Schritt zur Bekämpfung und Vorbeugung von Burnout bei Mitarbeitern besteht darin, die oft subtilen Anzeichen dafür zu erkennen.

Zu den häufigsten Anzeichen, auf die man achten sollte, um ein Burnout zu erkennen, gehören:

• Mangelnde Teilnahme an Teamevents oder Rückzug aus Interaktionen,
• Zunahme vermeidbarer Fehler,
• Pessimismus, Reizbarkeit oder Zynismus,
• Unfähigkeit, sich zu konzentrieren oder Entscheidungen zu treffen,
• Reduziertes Selbstvertrauen und
• Häufige gesundheitliche Probleme.

Um Burnout zu neutralisieren, können Sie regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern einführen und einen Aktionsplan erstellen, um die spezifischen Herausforderungen anzugehen, mit denen sie am Arbeitsplatz konfrontiert sind. Abhängig von den Anliegen des Mitarbeiters kann der Aktionsplan Folgendes umfassen:

• Flexible Arbeitszeiten,
• Reduzierter Arbeitsaufwand,
• Beratungs-/Therapiesitzungen,
• Wellness-Programme und
• Sitzungen zur Karriereentwicklung.

Tipp Nr. 7: Fördern Sie die Zusammenarbeit

Obwohl Zusammenarbeit ein Bestandteil eines positiven Arbeitsumfelds ist, muss sie hier besonders erwähnt werden, da sie für die Reduzierung von Fehlzeiten wichtig ist.

In seiner Forschungsarbeit mit dem Titel „Strategies to Reduce Absenteeism in the Public Sector Workplace“ stellte Dr. John G. Turner fest , dass ein kollaboratives Arbeitsumfeld Fehlzeiten reduziert, indem es das Engagement der Mitarbeiter fördert.

In dieser Studie sagte einer der befragten Führungskräfte:

„Ich würde gerne mehr Veranstaltungen wie Kochwettbewerbe und Teambuilding-Wettbewerbe veranstalten, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und so Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu verhindern.“

Ein anderer Anführer sagte:

„Wir suchen immer nach Gründen dafür, warum Mitarbeiter nicht zur Arbeit kamen, und stellten fest, dass die Zusammenarbeit mit dem Management mangelhaft war und kein Engagement der Mitarbeiter möglich war.“

Eine kollaborative Umgebung bietet Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, Fähigkeiten und Wissen auszutauschen, sondern fördert auch die Problemlösung und Entscheidungsfindung.

Aber wie kann man die Zusammenarbeit fördern, wenn die Belegschaft verteilt ist?

Eine nahtlose Möglichkeit, Echtzeitkommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote-Teams zu fördern, ist die Verwendung von Team-Collaboration-Apps wie Pumble. Mit leistungsstarken Funktionen wie Videokonferenzen, Kanälen, Einzel- und Gruppennachrichten bietet Pumble alles, was Sie brauchen, um Ihre Teams in Verbindung und engagiert zu halten.

Tipp Nr. 8: Bieten Sie Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg

Durch das Angebot von Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung steigern Sie nicht nur die Fähigkeiten und das Engagement Ihrer Mitarbeiter, sondern schaffen auch ein Gefühl der Loyalität und des Engagements.

Mitarbeiter, die einen klaren Wachstumspfad innerhalb des Unternehmens sehen, investieren eher in ihre Rolle, was zu weniger Fehlzeiten und höherer Arbeitszufriedenheit führt.

Hier sind einige Möglichkeiten, Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung anzubieten:

• Arbeiten Sie mit Mitarbeitern zusammen, um Karriere- und Kompetenzentwicklungspläne zu erstellen.
• Bieten Sie regelmäßig Schulungen, Workshops und Seminare an.
• Implementieren Sie Mentoring-Programme, bei denen erfahrene Mitarbeiter weniger erfahrene Kollegen anleiten.
• Bieten Sie Online-Kurse an, damit Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen können
• Unterstützen Sie Mitarbeiter bei der Erlangung relevanter Zertifizierungen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Tipp Nr. 9: Mitarbeiter anerkennen und belohnen

Ein wenig Wertschätzung trägt wesentlich dazu bei, Fehlzeiten zu reduzieren.

Möchten Sie weitere Beweise?

In einer von Curiosity at Work durchgeführten Umfrage gaben 82 % der Amerikaner, deren Bemühungen anerkannt wurden, an, bei der Arbeit glücklich zu sein. Und wie wir alle wissen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass zufriedene und engagierte Mitarbeiter der Arbeit fernbleiben.

Eine weitere Studie mit dem Titel „Reducing Absenteeism and Rescheduling Among Grocery Store Employees With Point-Contingent Rewards“ ergab, dass Belohnungen die Fehlzeiten bei Mitarbeitern reduzierten. Prämien trugen auch dazu bei, die Fälle zu reduzieren, in denen sie die Arbeit vorzeitig verließen.

Hier sind einige Möglichkeiten zur Implementierung eines Belohnungssystems, das dazu beiträgt, die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu reduzieren:

• Entscheiden Sie, welche Verhaltensweisen und Handlungen Anerkennung verdienen,
• Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Verhaltensweisen mit den Grundwerten und Zielen der Organisation übereinstimmen.
• Legen Sie messbare Kriterien für jedes Verhalten fest. Beispielsweise kann die Anwesenheitsrichtlinie eine Anwesenheit von 80 % in einem bestimmten Monat als messbares Kriterium festlegen.
• Entscheiden Sie sich für die Art der Belohnung, etwa finanzielle Anreize oder Möglichkeiten zum beruflichen Aufstieg.
• Anerkennung von Leistungen und Beiträgen,
• Schaffen Sie ein System, in dem Manager sofortige Anerkennung und Lob aussprechen, wenn sie herausragendes Verhalten beobachten.
• Kommunizieren Sie das Belohnungs- und Anerkennungsprogramm klar und deutlich an alle Mitarbeiter
• Verfolgen und messen Sie die Auswirkungen des Belohnungs- und Anerkennungsprogramms auf die Abwesenheitsquote und das allgemeine Mitarbeiterengagement.

Tipp Nr. 10: Implementieren Sie eine Richtlinie zur Arbeit und Familie

Wenn Sie Fehlzeiten reduzieren möchten, sollten Sie sich auch darauf konzentrieren, einen familienfreundlichen Arbeitsplatz zu schaffen.

Durch die Umsetzung einer Work-Family-Richtlinie (Work-Family Policy, WFP) können Sie sicherstellen, dass pflegende Angehörige bei der Bewältigung ihrer Arbeit und Pflegepflichten angemessene Unterstützung erhalten.

WFP kann Folgendes anbieten:

• Flexible Arbeitszeiten und -vereinbarungen,
• Elternurlaub (bezahlt und unbezahlt),
• Büro-Kindertagesstätte oder bezahlte Kinderbetreuung, und
• Urlaub zur Familienpflege.

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die in Ihrem Bundesstaat geltenden Regeln und Vorschriften befolgen, insbesondere diejenigen zum Elternurlaub, bevor Sie eine dieser Richtlinien umsetzen.

FAQ zum Thema Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Fehlzeiten am Arbeitsplatz? Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Bereitstellung von Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Fehlzeiten.

Was ist chronische Abwesenheit?

Chronische Fehlzeiten weisen auf häufige Abwesenheiten vom Arbeitsplatz hin, die sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken können. Es gibt jedoch keine allgemein anerkannte Definition dessen, was chronische Fehlzeiten ausmacht.

Die Definition kann je nach Unternehmensrichtlinien, Branchennormen und individuellen Umständen variieren.

Da es keine Standarddefinition für chronische Fehlzeiten im Arbeitskontext gibt, können wir einen Blick darauf werfen, wie Schulen den Begriff definieren, um unser Verständnis zu verbessern.

Im akademischen Kontext spricht man von chronischen Fehlzeiten, wenn ein Schüler 10 % der Tage in einem Schuljahr versäumt, was sowohl unentschuldigte als auch entschuldigte Fehlzeiten umfasst.

Wenn ein Student beispielsweise zwei Tage im Monat versäumt, ist er in jedem Monat des Jahres 18 bis 20 Tage abwesend, was chronische Fehlzeiten darstellt.

Was sind übermäßige Fehlzeiten?

Übermäßige Fehlzeiten sind ein Muster häufiger Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, die über das als normal oder akzeptabel erachtete Maß hinausgehen.

Während die Gründe für längere oder wiederholte Abwesenheiten Krankheit, persönliche Gründe oder andere Faktoren sein können, kann übermäßige Abwesenheit die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Es gibt keine Standarddefinition für übermäßige Fehlzeiten, da jedes Unternehmen seine eigenen Richtlinien hat.

Vikas Kaushik, der CEO von TechAhead, definiert beispielsweise übermäßige Fehlzeiten als etwas, das zu Projektverzögerungen führt:

„Wir definieren übermäßige Fehlzeiten, wenn ein Mitarbeiter häufig Projekte durch ungeplante Abwesenheiten verzögert. Wir sind bestrebt, unentschuldigte Abwesenheiten unter 2 % aller Arbeitstage zu halten, da wir es für wichtig halten, ein Gleichgewicht zwischen persönlichen Bedürfnissen und beruflichen Verpflichtungen zu finden.“

Wie viel unentschuldigte Fehlzeiten sind akzeptabel?

Der akzeptable Grad unentschuldigter Fehlzeiten kann je nach Faktoren wie den folgenden stark variieren:

• Die Art der Arbeit,
• Branchennormen,
• Unternehmensrichtlinien und
• Die Gesamtauswirkungen von Fehlzeiten auf die Organisation.

Obwohl es keinen allgemein definierten Grenzwert für unentschuldigte Fehlzeiten gibt, haben viele Organisationen spezifische Anwesenheitsrichtlinien, die den akzeptablen Grad an entschuldigten und unentschuldigten Fehlzeiten beschreiben.

Sind Fehlzeiten stressbedingt?

Stress ist einer der häufigsten Gründe, die zu Fehlzeiten führen. Wie bereits erwähnt, leiden laut dem American Institute of Stress 83 % der Arbeitnehmer in den USA unter arbeitsbedingtem Stress. Darüber hinaus zeigt dieselbe Studie, dass Stress der Grund dafür ist, dass 1 Million Arbeitnehmer täglich von der Arbeit fernbleiben.

Alle oben genannten Tipps können Unternehmen dabei helfen, Stress am Arbeitsplatz zu reduzieren und Fehlzeiten zu reduzieren.

Was ist Präsentismus?

Unter Präsentismus versteht man Situationen, in denen Arbeitnehmer zwar am Arbeitsplatz sind, aber aus unterschiedlichen Gründen nicht in der Lage sind, ihre gewohnte Leistungsfähigkeit auszuschöpfen.

In seinem Forschungsartikel mit dem Titel Präsentismus: Bei der Arbeit – aber außerhalb davon definiert Paul Hemp Präsentismus als „ das Problem, dass Arbeitnehmer zwar am Arbeitsplatz sind, aber aufgrund von Krankheit oder anderen medizinischen Bedingungen nicht voll funktionsfähig sind.“ ”

Obwohl dies nicht absichtlich geschieht, kann sich Präsentismus genauso wie Fehlzeiten auch auf die Produktivität und damit auf das Unternehmensergebnis auswirken.

Wie berechnet man eine Abwesenheitsrate?

Um die Abwesenheitsrate bzw. Abwesenheitsrate eines Mitarbeiters zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:

(Gesamtzahl der Abwesenheitstage oder -stunden / Die verfügbaren Arbeitstage oder -stunden im spezifischen Zeitraum) x 100

Sehen wir uns anhand eines Beispiels an, wie man eine Abwesenheitsrate berechnet.

John arbeitet 25 Tage im Monat (5 Tage pro Woche). Im Juli 2023 war er 5 Tage abwesend.

Berechnen wir nun die Abwesenheitsquote anhand der obigen Formel.

Dies zeigt, dass die Fehlzeitenquote 20 % beträgt oder dass John 20 % der Arbeitstage aufgrund von Fehlzeiten verloren hat.

Mit dieser einfachen Formel können Sie die Fehlzeitenquote für eine Einzelperson, eine Abteilung oder das Unternehmen insgesamt berechnen.

Wie hoch ist die durchschnittliche Abwesenheitsquote?

Die durchschnittliche Abwesenheitsquote entspricht der Abwesenheitsquote und diese beiden Begriffe werden synonym verwendet. Die Abwesenheits- bzw. Fehlzeitenquote bezieht sich auf die Zeitspanne, die ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist, und wird als Prozentsatz ausgedrückt.

Die zur Berechnung der Abwesenheitsquote verwendete Formel ist dieselbe wie die, die Sie für die Abwesenheitsquote verwenden würden:

Abwesenheitsquote = (Gesamtzahl der Abwesenheitstage oder -stunden / Die verfügbaren Arbeitstage oder -stunden im spezifischen Zeitraum) x 100

Abschließende Gedanken: Gehen Sie proaktiv gegen Fehlzeiten vor

Fehlzeiten von Mitarbeitern sind eindeutig eine vielschichtige Herausforderung, die sich erheblich auf die Produktivität, die Arbeitsmoral und den Gewinn eines Unternehmens auswirken kann.

Wenn Sie jedoch die Grundursachen verstehen und wirksame Kontrollmaßnahmen umsetzen, können Sie ein positiveres Arbeitsumfeld schaffen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern und die Fehlzeiten auf ein Minimum reduzieren.

Von der Behandlung von Gesundheitsproblemen über die Förderung der Work-Life-Balance bis hin zur Schaffung einer positiven Arbeitskultur bieten die in diesem Blogbeitrag besprochenen Strategien einen umfassenden Ansatz zur Bewältigung und Vermeidung von Fehlzeiten.

Bedenken Sie, dass ein proaktiver und kontinuierlicher Ansatz, der sich auf Mitarbeiterengagement, Wohlbefinden und Karrierewachstum konzentriert, nicht nur Fehlzeiten neutralisiert, sondern auch dazu beiträgt, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Mitarbeiter motiviert sind, ihr Bestes (und mehr) zu geben!

️ Haben Sie die eine oder andere Strategie angewendet, um Fehlzeiten erfolgreich zu reduzieren? Teilen Sie Ihre Tipps unter [email protected], damit wir sie in unseren kommenden Beiträgen hervorheben können. Wenn Sie unseren Blog-Beitrag als aufschlussreich empfunden haben, teilen Sie ihn gerne mit Ihren Kollegen, Freunden und Kollegen.