Ein Leitfaden zur effizienten Datenbereinigung

Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) sind für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Kundeninteraktionen von entscheidender Bedeutung. Die Leistungsfähigkeit Ihres CRM-Systems wird jedoch maßgeblich von der Qualität Ihrer Daten beeinflusst. Hier kommt die Bedeutung der Datenbereinigung ins Spiel, nicht nur um Ihre CRM-Datenbank zu bereinigen, sondern auch um den Weg für verbesserte Umsatzprognosen, gezieltes Marketing und optimierte Abläufe zu ebnen.

In diesem Blog befassen wir uns mit einigen Grundlagen der Datenbereinigung, wie der Operations Hub von HubSpot den oft entmutigenden Prozess der Datenbereinigung vereinfacht und warum diese Vorgehensweise wichtig ist, um Verschwendung in Ihren Geschäftsabläufen zu vermeiden.

Warum Datenbereinigung?

Stellen Sie sich vor, Sie starten eine allumfassende Marketingkampagne, an der Sie wochenlang gearbeitet haben – Strategie entwickeln, Budget ausarbeiten, Genehmigungen einholen, alle Ressourcen zusammentragen usw. – und wenn Sie sie schließlich zusammengestellt haben, wird Ihnen klar, dass es sich um Ihre Kundenbeziehung handelt Das Managementsystem (CRM) ist mit veralteten, doppelten oder fehlenden Daten überfüllt.

Dieses entstehende Hindernis hätte leicht verhindert werden können, was zu weiteren Verzögerungen beim Start der Kampagne geführt und eine Verwaltungsaufgabe geschaffen hätte, die niemand in dieser entscheidenden Zeit freiwillig übernehmen würde.

Hier kommt die Datenbereinigung oder Datenbereinigung ins Spiel. Durch die Sicherstellung der Datensauberkeit entrümpeln Sie nicht nur Ihre CRM-Datenbank, sondern ebnen auch den Weg für verbesserte Umsatzprognosen, gezieltes Marketing und optimierte Abläufe.

Die Datenbereinigung , auch Datenbereinigung genannt, ist eine wichtige Strategie, die die Hygiene Ihrer Daten gewährleistet. Dabei geht es darum, Ungenauigkeiten, Diskrepanzen und Fehler in Datensätzen zu identifizieren und zu korrigieren. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Informationen nicht nur korrekt, sondern auch konsistent und zuverlässig sind.

Durch die Datenbereinigung wird Ihr CRM-System grundlegend verändert und entrümpelt, indem Duplikate entfernt, fehlende Daten ergänzt und Fehler korrigiert werden. Dadurch wird die Integrität Ihrer Daten verbessert, was zu präziseren Erkenntnissen, besserer Entscheidungsfindung und letztlich besseren Geschäftsergebnissen führt.

Effiziente Datenbereinigung

Der Datenbereinigungsprozess kann für Betriebsexperten aufgrund seines technischen und zeitaufwändigen Charakters oft entmutigend wirken. In der Regel geht es darum, mehrere Tabellenkalkulationen zu bearbeiten und zu organisieren sowie akribischen Code zu erstellen, um die Bereiche zu lokalisieren, in denen Ihre Datensätze unvollständig oder falsch sind.

Mit HubSpot Operations Hub wird dieser Prozess jedoch deutlich vereinfacht. Mit diesem Tool können Sie die Kontrolle über Ihre Daten übernehmen und sicherstellen, dass diese sauber, klar und gut organisiert sind.

Mit dem Operations Hub können Sie verschiedene Aspekte des Datenbereinigungsprozesses automatisieren:

1. Es kann Ihnen bei der Deduplizierung von Kontakt- und Firmendatensätzen helfen.
2. Beheben Sie Fallprobleme in Ihren Kontaktdatensätzen.
3. Automatisieren Sie die Formatierung verschiedener HubSpot-Eigenschaften.
4. Die Data Quality Command Center-Funktion hilft bei der Aufrechterhaltung einer fehlerfreien Datenbank.
   
   

Wir gehen nun jeden dieser Aspekte einzeln durch:

Deduplizieren Sie Kontakt- und Firmendatensätze

Die Duplizierung von Daten innerhalb eines CRM-Systems kann zu erheblichen Zeit- und Ressourcenkosten führen. Dies beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, da die Teammitglieder gezwungen sind, redundante oder falsche Daten zu sichten, sondern kann sich auch negativ auf das Kundenerlebnis auswirken.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Vertriebsmitarbeiter einen Kunden wegen eines möglichen Kaufs kontaktiert, ohne zu wissen, dass derselbe Kunde bereits von einem anderen Teammitglied aus demselben Grund kontaktiert wurde. Dies könnte zur Unzufriedenheit der Kunden führen und dem Ruf des Unternehmens schaden.

Benutzer von HubSpot CRM erhalten mit ihrem integrierten Tool zur Duplikatverwaltung einen erheblichen Vorteil . Dieses Tool optimiert den Prozess der Identifizierung und Zusammenführung doppelter Kontakt- und Firmendatensätze und stellt sicher, dass Ihre Datenbank sauber und übersichtlich bleibt.

Das Duplikatverwaltungstool in HubSpot, das für Professional- und Enterprise-Benutzer verfügbar ist, vergleicht Datensätze anhand verschiedener Kriterien wie Namen, E-Mail-Adressen und mehr. Es nutzt maschinelles Lernen, um die Identifizierung von Duplikaten im Laufe der Zeit zu verbessern. Um auf das Tool zuzugreifen, gehen Sie zu „Kontakte“ oder „Firmen“, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Duplikate verwalten“ aus. Das Tool zeigt bis zu 2.000 wahrscheinliche Duplikate an, die alle paar Wochen neu berechnet werden.

Um Vergleiche anzupassen, gehen Sie zum oberen Rand der Tabelle, wählen Sie Eigenschaften aus und überprüfen Sie mögliche Duplikate. Klicken Sie zum Zusammenführen auf „Überprüfen“, vergleichen Sie die Eigenschaften, wählen Sie den beizubehaltenden Datensatz aus und klicken Sie auf „Zusammenführen“. Für Operations Hub-Benutzer ist der Prozess automatisiert und bietet Optionen wie die Zusammenführung basierend auf dem Engagement- oder Erstellungsdatum.

Nach der Zusammenführung behält der primäre Datensatz die Daten bei und der sekundäre Datensatz wird mit ihm zusammengeführt. Zusammengeführte Datensätze können nicht wieder zusammengeführt werden. Überprüfen und bereinigen Sie Duplikate regelmäßig auf Datenbankeffizienz. Der anfängliche Prozess kann einige Zeit dauern, aber regelmäßige Audits verbessern die Skalierbarkeit.

Beheben Sie Fallprobleme in Ihren Kontaktdatensätzen

Um personalisierte, aber skalierbare Marketing- und Vertriebsaktivitäten aufrechtzuerhalten, ist die Bereinigung von CRM-Daten unerlässlich. Das Lösen von Fallproblemen erleichtert Ihrem Team die Navigation durch das CRM und stellt gleichzeitig sicher, dass Kunden bei der Verwendung von Personalisierungs-Tokens korrekt geschriebene Namen erhalten. In HubSpot können Super-Admin-Benutzer Fallprobleme in Kontaktdatensätzen beheben, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern und die Konsistenz der in E-Mails oder Inhalten verwendeten Personalisierungs-Tokens sicherzustellen.

So beheben Sie Formatierungsprobleme in HubSpot:

1. Navigieren Sie im Dropdown-Menü zu Kontakte.
2. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Formatierungsprobleme beheben.
3. Sehen Sie sich Empfehlungen zu Formatierungsproblemen im Kontaktformatierungstool an und akzeptieren bzw. lehnen Sie sie ab.
   
   

Und wenn Sie über ein Operations Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügen, können Sie die mühsame Aufgabe, jede Empfehlung manuell zu bearbeiten, überspringen, indem Sie die Lösung von Fallproblemen in Kontaktdatensätzen durch maßgeschneiderte Formatierungsregeln automatisieren.

Durch Zugriff auf den Abschnitt „Automatisierung“ oben rechts können Sie zur Registerkarte „Regeln“ im rechten Bereich navigieren und bestimmte Formatierungsregeln auswählen, z. B. „Vornamen groß schreiben“, um die Automatisierung zu aktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Datensätze mit dem identifizierten Formatierungsproblem, wie z. B. einem kleingeschriebenen Vornamen, bei der Eingabe in das CRM automatisch korrigiert werden.

Um die Automatisierungseinstellungen anzupassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um bestimmte Regeln entsprechend ihren Anforderungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Auf der Registerkarte „Änderungen an Datensätzen“ können Benutzer alle durch die automatisierten Regeln aktualisierten Datensätze überprüfen und filtern und so Transparenz und Kontrolle über die automatisierten Prozesse gewährleisten. Nach der Konfiguration dieser Regeln können Benutzer ihre Einstellungen für die fortlaufende Automatisierung speichern.

Unabhängig davon, ob gezielte Marketing-E-Mails oder Verkaufssequenzen bereitgestellt werden, ermöglichen diese Token maßgeschneiderte Interaktionen, die auf die Schmerzpunkte, Bedürfnisse und Herausforderungen der Kunden im großen Maßstab eingehen und sicherstellen, dass jede Lead-Interaktion relevant und personalisiert bleibt.

Automatisieren Sie die Formatierung aller HubSpot-Eigenschaften

Die Automatisierung der Datenqualität in HubSpot sorgt für eine mühelose und automatische Bereinigung schmutziger Daten und gibt dem Betriebsteam mehr Zeit, sich auf Wachstumsinitiativen zu konzentrieren. Die Automatisierung umfasst Workflow-Aktionen, die Eigenschaftswerte formatieren, wie etwa die Großschreibung von Buchstaben, das Festlegen von Datumseigenschaften und das Aktualisieren von Telefonnummern.

Die Datenqualitätsautomatisierung in HubSpot optimiert die Korrektur von Formatierungsproblemen in Kontaktdatensätzen durch einen systematischen Prozess:

1. Bewertung: Ich stelle Formatierungsunterschiede in den Kontaktdaten fest.

2. Standardisierungsregeln: Definieren Sie Regeln für eine konsistente Formatierung.

3. HubSpot-Automatisierung: Nutzen Sie HubSpot-Workflows oder in HubSpot integrierte Tools von Drittanbietern zur Automatisierung.

4. Auslöser: Legen Sie Auslöser basierend auf Ereignissen wie der Erstellung neuer Kontakte oder Feldaktualisierungen fest.

5. Datenbereinigungsaktionen: Implementieren Sie Aktionen für Suchen und Ersetzen, Datums- und Uhrzeitformatierung sowie reguläre Ausdrücke, um Formatierungsprobleme zu beheben.

6. Validierungsschritte: Schließen Sie Validierungsschritte ein, um die Einhaltung der Standardisierungsregeln sicherzustellen.

7. Protokollierung und Berichterstattung: Implementieren Sie Protokolle, um während des Automatisierungsprozesses vorgenommene Änderungen zu verfolgen.

8. Testen: Führen Sie gründliche Tests an einer Teilmenge der Daten durch, bevor Sie die Automatisierung in großem Maßstab einsetzen.

9. Geplante Ausführung: Richten Sie eine geplante oder Echtzeitausführung ein, um eine konsistente Datenformatierung aufrechtzuerhalten.

10. Überwachung und Wartung: Überwachen und passen Sie den Automatisierungsprozess regelmäßig an, um ihn an sich ändernde Datenstandards anzupassen.

Durch die Befolgung dieses Prozesses können Unternehmen sicherstellen, dass Kontaktdatensätze konsistent formatiert sind, was zu einer verbesserten Datenqualität und effektiveren Marketing- und Vertriebsabläufen führt.

Diese Funktion zeigt die unmittelbaren Auswirkungen der Datenqualitätsautomatisierung auf die Aufrechterhaltung einer saubereren Datenbank, die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung datenbezogener Herausforderungen.

Das Data Quality Command Center

Das Data Quality Command Center von HubSpot dient als zentraler Hub für das proaktive Datengesundheitsmanagement in Ihrem CRM. Diese Kommandozentrale ist nur für Benutzer mit Super-Administrator-Berechtigungen zugänglich und befindet sich im Dropdown-Menü „Berichte“ unter „Datenverwaltung“. Sie bietet ein All-in-One-Dashboard mit Einblicken und Tools zur Behebung datenbezogener Probleme.

Dieser zentralisierte Hub, der im Dropdown-Menü „Berichte“ unter „Datenverwaltung“ zu finden ist, steht ausschließlich Benutzern mit Superadministratorberechtigungen zur Verfügung. Es dient als umfassendes Dashboard und bietet eine Reihe von Erkenntnissen und Tools, um eventuell auftretende datenbezogene Herausforderungen effektiv zu bewältigen. Zu den Hauptfunktionen des Data Quality Command Center gehören:

1. Immobilien: Bietet wertvolle Einblicke in die Gesamtzahl der Immobilien, die mit Kontakten und Unternehmen verknüpft sind, sowie tägliche Trendberichte, die alle immobilienbezogenen Probleme hervorheben. Es identifiziert auch Immobilien, die keine Daten haben, ungenutzt sind oder Duplikate aufweisen, sodass Benutzer problemlos nachforschen und auf detaillierte Informationen zugreifen können, indem sie auf „Alle Immobilieneinblicke anzeigen“ klicken.

2. Datensätze: Stellt umfassende Informationen über die Gesamtzahl der Kontakt- und Unternehmensdatensätze zusammen, begleitet von täglichen Trendberichten, die alle datensatzbezogenen Probleme aufzeigen. Es identifiziert insbesondere Datensätze, die Formatierungsprobleme oder Duplikate aufweisen. Benutzer können diese Probleme bequem beheben, indem sie auf das spezifische Problem klicken. Dadurch gelangen sie zu den entsprechenden Tools wie der Formatierung von Kontakten oder dem Duplikatverwaltungstool.

3. Datensynchronisierung: Bietet detaillierte Informationen über die Gesamtzahl der verbundenen Datensynchronisierungs-Apps, mit täglichen Trendberichten, die alle Probleme bei der Datensynchronisierung hervorheben. Außerdem werden Apps identifiziert, bei denen Synchronisierungsfehler oder keine aktiven Synchronisierungen vorliegen. Benutzer können zusätzliche Einblicke erhalten, indem sie auf „Alle Einblicke in die Data Sync-App anzeigen“ klicken.

Das Data Quality Command Center ermöglicht es Benutzern, proaktive Maßnahmen zur Verwaltung des Datenzustands zu ergreifen, indem verschiedene Probleme identifiziert und behoben werden, darunter ungenutzte Eigenschaften, Formatierungsprobleme, Duplikate und Datensynchronisierungsfehler. All dies kann über eine zentrale und benutzerfreundliche Schnittstelle erfolgen und sorgt so für eine effiziente Datenverwaltung.

Abfall minimieren

Die Datenbereinigung spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung des Geschäftsbetriebs, der Minimierung von Verschwendung und der Steigerung der Effizienz. Es stellt sicher, dass die im CRM gespeicherten Daten korrekt, aktuell und relevant sind, was zu fundierten und strategischen Entscheidungen führt. Ein sauberer Datensatz reduziert Fehler, die durch ungenaue Informationen verursacht werden, und minimiert so die Verschwendung von Zeit und Ressourcen, die für die Behebung dieser Ungenauigkeiten aufgewendet werden. Darüber hinaus wird die Produktivität der Mitarbeiter optimiert, da die Mitarbeiter keine unnötige Zeit mehr mit dem Durchsuchen unübersichtlicher und irreführender Daten verbringen müssen. Stattdessen können sie sich auf die Ausführung von Aufgaben konzentrieren, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Prozesse werden optimiert, wenn die Daten sauber und zuverlässig sind. Entscheidungen können schnell und sicher getroffen werden, wodurch Verzögerungen und Engpässe reduziert werden. Auch die Automatisierung der Datenbereinigung spielt hier eine Rolle, da sie eine kontinuierliche und proaktive Verwaltung des Datenzustands ermöglicht und so die Fehlerwahrscheinlichkeit weiter verringert.

Technisch gesehen reduziert die Datenbereinigung die Belastung der CRM-Systeme. Durch die Eliminierung von Duplikaten und irrelevanten Daten arbeitet das CRM effizienter und liefert bessere Ergebnisse in Bezug auf Reporting und Analyse. Es verbessert auch die Effektivität der Integration mit anderen Systemen, gewährleistet eine genaue Datensynchronisierung und eliminiert das Risiko von Systemfehlern oder Abstürzen aufgrund schlechter Datenqualität. Insgesamt können Unternehmen durch die Pflege einer sauberen und qualitativ hochwertigen Datenbank Abläufe optimieren, Verschwendung minimieren und den Wert ihrer CRM-Investition maximieren.

Eine gründliche Datenbereinigung und Entrümpelung von CRM-Systemen, erleichtert durch Automatisierungsfunktionen in HubSpot, führt zu einer optimierten und effizienten Kundeninteraktionslandschaft. Dieser Prozess eliminiert Verschwendung, indem er redundante Daten und Formatierungsinkonsistenzen eliminiert und so die Effektivität der vorhandenen Technologie und Prozesse erhöht. Die Optimierung der Datenqualität steigert den Geschäftsbetrieb, da sie sicherstellt, dass jede genutzte Information korrekt, relevant und nützlich ist, was zu präziser Zielgruppenausrichtung, personalisierten Kundeninteraktionen und letztendlich einer verbesserten Geschäftsleistung führt.