Ein Leitfaden zum Mahnwesen

Mahnwesen hilft Unternehmen, Inkasso einzuleiten und entgangene Einnahmen wiederzuerlangen.

Wie das Mahnwesen gehandhabt wird, kann den reibungslosen Ablauf – und die Beziehungen – danach beeinflussen.

Durch ein besseres Verständnis des Mahnwesens können Sie Praktiken und Strategien implementieren, die langfristig zu den positivsten Ergebnissen für Ihr Unternehmen führen sollten.

Was ist Mahnwesen?

Mahnwesen ist der Kommunikations- und Interaktionsprozess zur Verfolgung unbezahlter Forderungen (dh unbezahlter Rechnungen).

Am Anfang geht es normalerweise um höfliche Erinnerungen per E-Mail oder Telefon. Spätere Phasen können direkte persönliche Forderungen oder rechtliche Schritte erfordern.

Die Reihenfolge und die Details der einzelnen Schritte können je nach den Besonderheiten des Falls variieren – beispielsweise einschließlich des geschuldeten Betrags und der Art der Kundeninteraktionen.

Mahnungen können aus verschiedenen Gründen erforderlich sein. Ein Kunde kann zu diesem Zeitpunkt möglicherweise nicht bezahlen, es kann ein Transaktionsfehler aufgetreten sein oder er hat es möglicherweise einfach vergessen.

Warum heißt es „Mahnung“?

Das Wort „ dun “ stammt aus dem England des 17. Jahrhunderts, wo es „ die Rückzahlung einer Schuld verlangen “ bedeutete.

Eine vielleicht apokryphe Geschichte deutet darauf hin, dass es sich möglicherweise um den Namen eines begeisterten Gerichtsvollziehers namens Joe Dun handelt.

Merriam-Webster listet es auch als Verb auf, das „plagen, belästigen“ bedeutet. Ein starker Hinweis auf die negativen Assoziationen seiner Herkunft…

So funktioniert das Mahnwesen

Das Mahnwesen bezeichnet die konkreten Schritte und deren Ablauf, um mit einem säumigen Kunden zu kommunizieren.

Dies kann intern durch die zuständige Abteilung (z. B. das Debitorenteam) oder durch eine spezialisierte Drittagentur erfolgen .

Da jede Branche, jeder Kunde und jede Situation anders ist, ist der Mahnprozess wahrscheinlich nicht für jedes Unternehmen gleich.

Die genauen Schritte, die unternommen werden, können auch von Land zu Land unterschiedlich sein. Beispielsweise kann der Besuch eines Geschäftsstandorts in einem Land rechtlich als Belästigung eingestuft werden, in einem anderen jedoch nicht.

Ein allgemeiner Grundsatz dürfte jedoch allgemeingültig sein: Jede Stufe des Mahnverfahrens wird voraussichtlich eine Eskalation der Dringlichkeit einer Rückzahlung zum Ausdruck bringen.

Mahnbeispiele

Lassen Sie uns dies praktisch ausdrücken.

Kunde A und Kunde B haben beide unbezahlte und überfällige Rechnungen. Kunde A antwortet nicht auf eine erste Zahlungsaufforderung per E-Mail. Kunde B entschuldigt sich jedoch kurz nach der Kommunikation und bittet um mehr Zeit.

In jedem Szenario wird die Nachverfolgung der ersten Mahn-E-Mail wahrscheinlich deutlich unterschiedlich sein. Dieser Unterschied kann sowohl im Ton als auch möglicherweise mittel sein. Kunde A könnte angerufen werden, um festzustellen, ob er die E-Mail erhalten hat; Kunde B benötigt möglicherweise nur eine bestätigende Folge-E-Mail.

Was ist eine Mahn-E-Mail?

Eine Mahn-E-Mail ist einfach eine E-Mail, die im Rahmen des Mahnprozesses versendet wird. E-Mail ist die häufigste Mahnmethode, die früh im Prozess eingesetzt wird.

Denn es ist die einfachste und unkomplizierteste Art, erfasste Informationen über die zugehörige Sammlung übersichtlich weiterzugeben.

Was bedeutet Mahnstufe?

„Mahnstufe“ ist ein Ausdruck, der von einigen CRM-Softwarelösungen verwendet wird, um die Nachrichten zu beschreiben, die bei der automatisierten Mahnung verwendet werden.

Je höher die Mahnstufe, desto ernster die Situation. Dies spiegelt sich im Ton der Korrespondenz wider.

Die Definition und Verfeinerung dieser Ebenen hängt von der Datenquelle ab, die dem Unternehmen zur Verfügung steht. Schon früh kann Intuition Entscheidungen leiten. Später sollte klar werden, welche Arten der Kontaktaufnahme am besten eine Zahlung hervorrufen.

Was ist eine Mahngebühr?

Eine Mahngebühr (oder Mahngebühr ) ist die Gebühr oder Geldbuße, die ein Unternehmen in bestimmten Stadien der Eskalation von Mahnungen auf ein Kundenkonto erheben kann.

Dies muss in den Zahlungsbedingungen – und idealerweise auch in anderen Mitteilungen – frühzeitig in der Geschäftsbeziehung klar festgelegt werden.

Mahnstrategie

Eine gute Mahnstrategie erfordert ein Gleichgewicht zwischen höflich genug, um eine gute Beziehung zu den Kunden aufrechtzuerhalten, und fest und hartnäckig genug, um sie dazu zu bringen, früher zu zahlen .

Subjektive Beurteilung kann in vielen Phasen des Prozesses und in Einzelfällen eine Rolle spielen. Größere Unternehmen nutzen häufig automatisierte Mahnverfahren. Dies erfordert von Anfang an die richtige Botschaft.

Der Vertrauensvorschuss sollte gerade im frühen Mahnwesen gängige Mahnpraxis sein.

Wenn die ersten Mitteilungen keine Zahlung oder gar eine Antwort hervorrufen, kann der nächste Schritt darin bestehen, ein externes Inkassobüro zu beauftragen, um den Prozess zu eskalieren.

Dies ist an sich schon eine zweischneidige strategische Entscheidung – sie könnte die Wahrscheinlichkeit erhöhen, Schulden einzutreiben, aber auch die Beziehungen zu Kunden abzubrechen.

Was ist, wenn das Mahnwesen nicht funktioniert?

Mahnungen bleiben oft erfolglos. Wenn ja, was sollten Sie als nächstes tun? Nachfolgend sind die drei möglichen Optionen aufgeführt.

1. Schnittverluste

Sie könnten sich dafür entscheiden, Zahlungen zu verfallen, anstatt das Mahnwesen über die frühen Phasen hinaus zu eskalieren.

Dies könnte daran liegen, dass Ihre Branche oder Nische einen relativ kleinen Zielmarkt hat, in dem Sie keinen potenziellen Reputationsschaden riskieren möchten (aus Option 3). Oder einfach, weil die geschuldeten Zahlungen die Ressourcen nicht wert sind, die zu ihrer Verfolgung erforderlich sind.

2. Verhandeln Sie neue Zahlungsbedingungen

Die Kunden reagieren möglicherweise nicht auf Ihre Mahnung, weil sie unsicher sind, wie sie es Ihnen zurückzahlen werden.

Vielleicht haben sie ein Liquiditätsproblem und denken bereits über Lösungen wie Forderungsfinanzierung und Rechnungs-Factoring nach.

Bei aktuellen ausstehenden Zahlungen kann das Angebot, neue Zahlungsbedingungen auszuhandeln, Ihrem Kunden etwas Luft verschaffen. Dies könnte Ihre beste Option sein, um das geschuldete Geld zurückzuerhalten und die Chance zu erhöhen, Ihr Arbeitsverhältnis wieder aufzunehmen.

Um sicherzustellen, dass solche finanziellen Probleme bei Ihren Kunden in Zukunft nicht mehr auftreten, können Sie erwägen, ihnen einen Handelskredit anzubieten. Dies hilft ihnen, ihren Cashflow zu verwalten. Langfristig könnte dies Ihren Umsatz mit ihnen steigern und eine Win-Win-Situation für beide Seiten schaffen.

3. Rechtliche Schritte

Gerichtliche Schritte sind ein letzter Ausweg, der letztendlich dazu führen kann, dass Ihr Geld wiedererlangt wird. Ob sich die Verfolgung lohnt, hängt von zwei Faktoren ab: den Rechtskosten (in Form von Geld und Ressourcen – einschließlich Zeit) und dem Reputationsrisiko.

Fazit

Mahnwesen ist die Einleitung und der Prozess des Inkassos. Das bestmögliche Ergebnis ist, dass es entgangene Einnahmen wiedererlangt und gleichzeitig gute Kundenbeziehungen aufrechterhält.

Es deckt eine Reihe von Herangehensweisen an Kunden ab – von denen zumindest einige die Kommunikation erschweren können. Die richtige Mahnung und Strategie hilft Ihnen, Ihren Erfolg in diesem Bereich zu maximieren.

Definieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar und geben Sie eventuell anfallende Mahngebühren an. Automatisierte Mahnprozesse können sehr nützlich sein, aber gelegentlich sollte die menschliche Intuition verwendet werden, um verspätete Zahlungen von Fall zu Fall zu behandeln.

Schlägt die Mahnung fehl, bleiben Verlustbegrenzung, Neuverhandlung von Zahlungszielen oder gar der Rechtsweg die letzten praktischen Möglichkeiten. Mit den richtigen anfänglichen Zahlungszielen und der richtigen Mahnstrategie werden die Chancen, dass diese Situation eintritt, jedoch deutlich geringer.