8 Zeitmanagementstrategien für produktiveres Arbeiten

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Freya Laskowski , einer Expertin für persönliche Finanzen und Gründerin von CollectingCents .

Wenn Sie bei Google nach „berühmte Zauderer“ suchen, werden Sie feststellen, dass Leonardo da Vinci offensichtlich ein Gespür für mehr als nur Kunst hatte: sich leicht ablenken zu lassen und Projekte unvollendet zu lassen.

Fragen Sie einfach die Mona Lisa, wie lange es gedauert hat, bis sie fertig war. (Hinweis: Die Antwort ist 16 Jahre!)

Wenn einer der angesehensten Menschen der Welt auch ein Meister im Aufschieben war, sind Sie noch lange nicht auf verlorenem Posten.

Egal, ob Sie Schwierigkeiten haben, die Wäsche zu waschen, oder Ihr größtes Arbeitsprojekt in einer Woche ansteht, hier sind acht Zeitmanagement-Strategien, die Sie mit Sicherheit in Schwung bringen werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Priorisieren Sie zeitkritische und hochwertige Aufgaben
2. Legen Sie Mini-Deadlines fest
3. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung von Aufgaben verbringen
4. Implementieren Sie Produktivitätstechniken
5. Arbeiten Sie zu Ihren produktivsten Zeiten
6. Begrenzen Sie Ablenkungen
7. Delegieren und outsourcen Sie so viel wie möglich
8. Planen Sie Zeit für verschiedene Arten von Arbeit ein

1. Priorisieren Sie zeitkritische und hochwertige Aufgaben

Manchmal glauben wir, wir seien produktiv, weil wir so viele Dinge auf unserer To-Do-Liste abgehakt haben. Aber in Wirklichkeit bedeutet die Quantität der erledigten Aufgaben nichts – es ist die Qualität, auf die wir uns konzentrieren sollten.

Die Qualität Ihrer Aufgaben kann auf zwei Arten bestimmt werden: wie zeitkritisch sie sind und wie hochwertig sie sind.

Wenn Sie produktiv sein und lernen möchten, Ihre Zeit gut zu verwalten, priorisieren Sie immer Aufgaben, die am schnellsten erledigt werden müssen (zeitkritisch) oder solche, die Ihnen den größten Fortschritt ermöglichen (hochwertig).

Beispielsweise sollte die Vorbereitung auf ein Meeting am nächsten Tag erfolgen, bevor Sie Ihre E-Mails abrufen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, sollte die Konzentration auf die Kunden, die Sie bereits haben, Vorrang vor den Bemühungen zur Lead-Generierung haben.

Ein weiteres gutes Beispiel: Wenn Sie ein Berater sind, ist es wichtiger, sich auf eine bevorstehende Beratung vorzubereiten und sich über das Unternehmen zu informieren, mit dem Sie beraten, als Sichtbarkeit für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Ein weiterer Vorteil, wenn Sie Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst erledigen, besteht darin, dass Sie dabei Stress abbauen. Denken Sie darüber nach: Welche Aufgaben bereiten Ihnen am meisten Angst und sind am schwierigsten zu erledigen? Normalerweise ist die Antwort eines (oder mehrere) dieser Projekttypen.

Wenn Sie diese zuerst erledigen, können Sie Ihren Tag mit der Gewissheit angehen, dass Sie die schwierigen Aufgaben bereits erledigt haben.

Aber in Wirklichkeit müssen dringende oder wirkungsvolle Aufgaben nicht so herausfordernd sein, wie wir es normalerweise darstellen. Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, Prioritäten für Ihre To-Do-Liste zu setzen, sondern auch darum, herauszufinden, wie Sie sie weniger entmutigend gestalten können.

2. Legen Sie Mini-Deadlines fest

Die meisten (wenn nicht alle) Ihrer Aufgaben haben eine Frist. Und wenn es sich nicht um eine offizielle Frist handelt, ist es eine, die Sie selbst festgelegt haben.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise bis Freitag 100 neue Leads zur Kontaktaufnahme bereit haben, Ihren Posteingang bis 16:00 Uhr leeren und innerhalb des Tages fünf Verkaufsgespräche abschließen.

Um sicherzustellen, dass Sie diese Aufgaben fristgerecht erledigen, erledigen Sie sie im Laufe der Wochen und Monate nach und nach.

Im Beispiel zur Lead-Generierung könnten Sie die ganze Woche über jeden Tag 20 Leads hinzufügen, um Ihr Ziel bis Freitag zu erreichen. Um Ihren Posteingang bis 16:00 Uhr zu leeren, können Sie alle 3–4 Stunden 10 Minuten lang Ihre E-Mails überprüfen. Für die Verkaufsgespräche möchten Sie möglicherweise jeden Anruf in einem bestimmten Zeitfenster in Ihrem Kalender einplanen . All diese kleinen Fristen werden Ihnen letztendlich dabei helfen, Ihr Ziel zu erreichen.

Dies sind Beispiele für Mini-Fristen, die über einen längeren Zeitraum oder sogar mehrere Male an einem einzigen Tag festgelegt werden können.

Es spart Ihnen Zeit und Energie bei ansonsten anstrengenden Aufgaben. Und was noch besser ist: Wenn Sie sich Mini-Deadlines zur Gewohnheit machen, brechen Sie auch mit der Gewohnheit des Aufschiebens auf.

3. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung von Aufgaben verbringen

Zu wissen, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufwenden, ist aus vielen Gründen von Vorteil, darunter:

• Sie erhalten eine bessere Vorstellung davon, wie viel Arbeit Sie pro Stunde erledigen können (und wie viel Sie für Ihre Dienste verlangen müssen)
• Neue Wege finden, Ablenkungen zu reduzieren und schneller zu werden
• Planen Sie Ihren Tag mit einer realistischen Vorstellung davon, was Sie erledigen können
• Wissen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden müssen

Wir alle hatten schon Tage, an denen unsere To-Do-Liste realistisch und sogar leicht umsetzbar schien. Aber nach der Hälfte des Tages stellen wir fest, dass wir die Zeit, die nötig wäre, um alles fertigzustellen, stark unterschätzt haben.

Glücklicherweise lässt sich dies leicht vermeiden – indem Sie die Zeit erfassen, die Sie für Aufgaben aufwenden.

Was ist etwas, von dem Sie früher dachten, dass es nicht lange dauern würde, sich aber als ziemlich zeitaufwändig herausstellte? Für mich ging es darum, Blogbeiträge zu skizzieren und zu recherchieren.

Früher habe ich am selben Tag eine Skizze erstellt und mit dem Schreiben begonnen. Doch nachdem mir klar wurde, wie lange ich für die Vorbereitung meiner Beiträge brauchte, begann ich, die Gliederung und Recherche vom eigentlichen Schreiben zu trennen. Durch die Trennung dieser Aufgaben konnte ich an meinen Schreibtagen etwa eine Stunde pro Beitrag einsparen.

Oder nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, auf E-Mails zu antworten, als Ihnen lieb ist . Nach dieser Entdeckung könnten Sie in einen kostenlosen E-Mail-Autoresponder investieren – etwas, das Sie ohne Zeiterfassung nicht getan hätten.

Dieser Tipp ist möglicherweise der einfachste von allen und lässt sich leicht umsetzen.

Es gibt viele kostenlose Zeiterfassungstools wie Toggl und Clockify , mit denen Sie separate „Aufgaben“ erstellen und die Zeit darin einzeln protokollieren können. Dies ist äußerst hilfreich, um zu sehen, wie Sie Ihre Stunden über den Tag verteilen.

4. Implementieren Sie Produktivitätstechniken

Dank der Wissenschaft und einer Fülle von Forschungsarbeiten steht uns ein ganzes Meer an Produktivitätstechniken zur Verfügung. Und ich bin sicher, dass Sie zumindest von einigen davon gehört haben.

Hier sind fünf, die Sie sofort verwenden können:

Pomodoro-Technik

Die wohl bekannteste auf dieser Liste, die Pomodoro-Technik, besteht darin, einen Timer einzustellen – normalerweise auf 25 Minuten – und ihn dann auf fünf Minuten zurückzusetzen, sobald er klingelt.

In den ersten 25 Minuten arbeiten Sie an einer einzelnen Aufgabe und versuchen, so viele Fortschritte wie möglich zu erzielen. Sobald der Timer klingelt, haben Sie eine Pause von fünf bis zehn Minuten, bevor Sie mit der nächsten 25-minütigen Sitzung beginnen.

Wiederholen Sie den Vorgang, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Ihre Aufgabe jedoch mehrere Pomodoro-Sitzungen erfordert, wird empfohlen, nach der vierten Sitzung 15 bis 20 Minuten Pause einzulegen.

Tiefgründige Arbeit

„Deep Work“ ist eher ein mentaler Zustand als ein Produktivitäts-Hack. Wenn Sie sich in einem intensiven Arbeitszustand befinden, konzentrieren Sie 100 % Ihrer Energie über einen längeren Zeitraum (z. B. ein bis drei Stunden) auf eine einzelne Aufgabe und eliminieren dabei alle Ablenkungen.

Persönlich ist Deep Work mein Lieblings-Hack, weil ich damit in gefühlt nur einer Stunde (die aber zwei- oder dreimal so lange dauert) erhebliche Fortschritte machen kann.

Der Begriff wurde erstmals von einem Informatikprofessor der Georgetown University namens Cal Newport geprägt. Er hat sogar ein ganzes Buch darüber geschrieben.

Um das Beste aus Ihren Deep-Work-Sitzungen herauszuholen, können Sie Folgendes tun:

• Befreien Sie Ihre Umgebung von jeglicher Unordnung
• Wählen Sie Ihre Aufgabe aus, bevor Sie den Timer einstellen
• Beseitigen Sie alle möglichen Ablenkungen (wie Ihr Mobiltelefon).

Um schließlich in einen tiefen Arbeitszustand zu gelangen – der auch „Flow-Zustand“ genannt wird – sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Trinken Sie eine Tasse Kaffee (oder Koffein)
• Sehen Sie sich etwas Motivierendes oder Inspirierendes an
• Hören Sie Musik, die Sie in Stimmung bringt
• Meditieren
• Nimm eine kalte dusche

Pareto-Prinzip

Das vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto entwickelte Pareto-Prinzip ist das Konzept, dass 20 % der Handlungen für 80 % des Ergebnisses verantwortlich sind. Diese Idee wurde auf eine Vielzahl von Bereichen angewendet, vom Verkauf bis zum Sprachenlernen.

Aber wenn es um Produktivität und Zeitmanagement geht, bietet das Pareto-Prinzip einen Rahmen zur Identifizierung der Aufgaben, die Ihrer unmittelbaren Aufmerksamkeit am meisten würdig sind.

Es gibt sechs Hauptschritte, um diese Idee für das Zeitmanagement zu nutzen:

• Listen Sie die Probleme auf, mit denen Sie konfrontiert sind, oder die Aufgaben, die Sie erledigen müssen
• Finden Sie die Ursache des Problems heraus (warum dauert es so lange, bis es fertig ist? Warum müssen Sie es erledigen?)
• Geben Sie jedem Problem eine Punktzahl von 1 bis 10 (10 bedeutet wichtig, 1 bedeutet am wenigsten wichtig).
• Ordnen Sie Aufgaben/Probleme mit gleichen Ursachen in Gruppen ein
• Addieren Sie die Punktzahl jeder Gruppe
• Beginnen Sie mit der Arbeit an der Gruppe mit der höchsten Punktzahl

Produktivitäts-Apps

Obwohl dies nicht unbedingt eine Technik ist, nutzen unzählige hochwertige Produktivitäts-Apps die oben genannten (und andere wissenschaftlich fundierte) Methoden.

Wenn Sie ein Fan der Pomodoro-Technik sind, können Sie Pomo Done verwenden . Es lässt sich sogar mit anderen Projektmanagement-Tools wie Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack und vielen mehr verbinden.

Oder wenn Sie nach einer digitalen To-Do-Liste suchen, verfügt Smart Tasks über eine reibungslose, optisch ansprechende Benutzeroberfläche, mit der Sie Aufgaben erstellen, farblich kennzeichnen und erledigen können.

5. Arbeiten Sie zu Ihren produktivsten Zeiten

Wenn Sie bereits wissen, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind, wäre es sinnvoll, Ihre anspruchsvollsten Aufgaben dann zu erledigen.

Aber was ist, wenn Sie diese Zeiten noch nicht kennen?

Nun, wenn Sie die Zeit erfassen, wie wir in Tipp Nr. 3 besprochen haben, sollte dies nicht lange ein Problem sein.

Merken Sie sich, wann die Zeit wie im Flug vergeht – so finden Sie Ihre produktivsten Phasen und die perfekten Gelegenheiten für intensive Arbeitssitzungen.

Sie können auch vergleichen, wie schnell Sie die gleiche Aufgabe zu verschiedenen Tageszeiten erledigen. Wenn Sie beispielsweise nachmittags normalerweise an SEO-Aufgaben arbeiten, versuchen Sie dies in den nächsten Tagen morgens. Ist da ein Unterschied?

6. Begrenzen Sie Ablenkungen

Ablenkungen sind wahrscheinlich die größten Hindernisse für die Produktivität. Die Chancen stehen gut, dass Sie öfter zum Telefon greifen, Tabs wechseln, Ihre E-Mails abrufen und auf Ihre Uhr schauen, als Ihnen bewusst ist.

In Wirklichkeit sind Ablenkungen unvermeidlich und immer um uns herum. Und es braucht Zeit, um die Gewohnheit, ihnen nachzugeben, abzugewöhnen. Wenn Sie sich jedoch auf Erfolg eingestellt haben, ist es machbar, sie nur für Ihre zeitkritischen und hochwertigen Aufgaben zu eliminieren.

Hier sind ein paar Tipps für die Schaffung einer idealen, ablenkungsfreien Arbeitsumgebung:

• Stellen Sie Ihr Telefon auf „Bitte nicht stören“ und platzieren Sie es an einem Ort außerhalb Ihrer Reichweite
• Drehen Sie Ihre Uhr um oder nehmen Sie sie ab
• Richten Sie Popup-Blocker oder hilfreiche Chrome-Erweiterungen auf Ihrem Laptop ein
• Sagen Sie anderen Personen in Ihrem Zuhause oder denen, die möglicherweise versuchen, Sie zu kontaktieren, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar sind
  

7. Delegieren und outsourcen Sie so viel wie möglich

Unabhängig davon, ob Sie aus der Ferne arbeiten oder einen Bürojob von neun bis fünf haben, haben Sie wahrscheinlich eine unattraktive Menge an Verwaltungsaufgaben zu erledigen – etwa das Abrufen von E-Mails, das Planen von Besprechungen und das Beantworten von Telefonanrufen.

Diese Aufgaben nehmen mehr Zeit in Anspruch, als uns bewusst ist, und vertrauen Sie mir, wenn ich sage, dass Sie es sich danken werden, wenn Sie die Aufgaben delegieren oder auslagern, die Sie können.

Ausgelagerte Aufgaben müssen nicht nur administrativen Zwecken dienen – sie können alles sein, was nichts mit Ihrer Hauptposition zu tun hat.

Wenn Sie beispielsweise in Grammarly investieren , können Sie weniger Zeit mit dem Korrekturlesen und Bearbeiten verbringen und gleichzeitig professioneller klingen, wenn Sie online kommunizieren.

Mit Software wie CalendarHero können Sie Besprechungen weit im Voraus planen . CalendarHero ermöglicht es Mitarbeitern, die Terminplanung zu automatisieren, Zeit in ihrem Kalender zu blockieren, Erinnerungen für Besprechungen einzurichten und die hin- und hergehende E-Mail-Koordination zu reduzieren. Es spart Ihnen Zeit, indem es Ihnen hilft, sich Zeit für das Wesentliche zu nehmen.

Die Möglichkeiten sind grenzenlos und Sie können sie kostenlos oder zu einem hohen Preis finden. Aber wie hoch die Investition auch sein mag, sie wird sich auf jeden Fall lohnen.