7 Gründe, Excel-Tabellen für das Produktinformationsmanagement zu verlassen

Seit seiner Veröffentlichung im Jahr 1985 ist Microsoft Excel die ideale Lösung für Unternehmen, um ihre Produkttabellen zu verwalten und zu organisieren. Aber nur weil etwas so lange auf eine bestimmte Weise gemacht wurde, heißt das nicht, dass es so weitergehen muss. Einige Traditionen können schädlich sein.

Produktdaten sind komplex und lang mit mehreren Funktionen. Es enthält nicht nur die Produktattribute, sondern viele andere digitale Assets wie Bilder und Videos. Das Speichern dieser in einer Tabellenkalkulation kann zu fehlerhaften Formaten führen. Es gibt einige digitale Assets, die Sie nicht in einer Tabelle speichern können. Aber das ist noch nicht alles. Tabellenkalkulationen sind aus verschiedenen anderen Gründen ein No-Go für Sie, wenn es um die Verwaltung Ihrer E-Commerce-Shops und Produktinformationen geht.

Ich bin hier, um die verschiedenen Probleme hervorzuheben, die bei der Verwendung von Excel-Tabellen auftreten, und warum es an der Zeit ist, auf effizientere Lösungen umzusteigen. nämlich: PIM.

1. Tabellenkalkulationen sind anfällig für menschliche Fehler

Daten gehören zu den stärksten Vermögenswerten eines Unternehmens, die darauf angewiesen sind, qualitativ hochwertige Entscheidungen zu treffen und Leitlinien zu erstellen. Was aber, wenn die Daten nicht vollständig oder richtig sind? Sie haben es erraten: miese Entscheidungen, die das Geschäft in die falsche Richtung lenken.

Es wird berichtet, dass 88 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Da jede Person innerhalb einer Organisation Änderungen an einer Datei vornimmt, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Kontamination. Kleine, geringfügige Fehler in diesem Prozess führen zu einer Tabelle, die ungenaue und inkonsistente Daten enthält. Diese Fehler finden ihren Weg in Tabellenkalkulationen, da Excel keine Möglichkeit hat, Benutzer zu benachrichtigen, wenn sie ein Produktattribut eingeben, das möglicherweise ungenau ist, oder wenn sie versehentlich eine Zelle überspringen, wie dies in Lösungen für das Produktinformationsmanagement möglich ist. Da es außerdem so schwierig ist, den Überblick über Daten zu behalten, können Mitarbeiter faul werden und Produktattribute eingeben, ohne vorherige Eingaben doppelt zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sich nicht wiederholen.

Wenn Sie lange genug in der E-Commerce-Branche tätig sind, werden Sie verstehen, welche Auswirkungen inkonsistente Daten auf die Kundenzufriedenheit haben können. Es treibt sie einfach von Ihrer Marke weg. Was nützt es also, Stunden um Stunden harter Arbeit mit der Pflege von Tabellenkalkulationen zu verbringen, wenn sie unerwünschte Ergebnisse liefern und den Umsatz schmälern?

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es daher unerlässlich, sich von Produkttabellen zu Datenverwaltungssystemen zu bewegen, mit denen Sie alle produktbezogenen Informationen fehlerfrei nachverfolgen können. Solche Systeme benachrichtigen die Benutzer sofort über fehlende Produktattribute und doppelte Eingaben und stellen die Konsistenz zwischen allen Kanälen sicher.

2. Lassen Sie keine Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu

Ein Hauptgrund, warum Tabellenkalkulationen so fehleranfällig sind, ist, dass sie keine Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ermöglichen. Da die Synchronisierung von Tabellenkalkulationen nicht so erfolgen kann, dass Änderungen, die von mehr als einem Mitarbeiter gleichzeitig vorgenommen werden, alle gleichzeitig in die Datei aufgenommen werden, werden sie isoliert.

Jede Excel-Datei ist so konzipiert, dass sie jeweils von einer Instanz von Excel aktualisiert wird. Sie haben nicht die gleiche Architektur wie Unternehmensdatenbanken oder Produktinformationsmanagementsysteme, die für die Unterstützung mehrerer Benutzer ausgelegt sind.

Trotz der Existenz von Cloud-Computing-Lösungen ist es immer noch schwierig, Tabellenkalkulationen zwischen Teammitgliedern und anderen Abteilungen innerhalb der Organisation gemeinsam zu nutzen. Google Sheets ist eine der möglichen Cloud-Lösungen, die das Teilen in Echtzeit ermöglichen, aber es kann gegen die Sicherheitsrichtlinien eines Unternehmens verstoßen und eine Datenschutzverletzung oder einen Datenverlust verursachen.

Dies unterscheidet sich von der Funktionsweise von Product Information Management-Lösungen wie Apimio. Mehrere Mitarbeiter können solche Lösungen in Echtzeit aktualisieren, ohne sich Gedanken über nicht gespeicherte Änderungen aus verschiedenen Quellen machen zu müssen. PIM-Software ermöglicht kollaboratives Arbeiten und führt zu nahtlosen Informationsflüssen über alle Abteilungen und Kanäle hinweg. Es spart auch viel Zeit. Dies ist anders als bei Tabellenkalkulationen, bei denen Sie warten müssen, bis ein Mitarbeiter seine Änderungen am Blatt abgeschlossen hat, um sie an den nächsten Mitarbeiter weiterzugeben. Und dieser ineffiziente Kreislauf geht endlos weiter.

3. Keine Verantwortlichkeit, da Änderungen nicht nachverfolgt werden können

Jetzt kann jeder, der Zugriff auf eine Produkttabelle hat, Änderungen daran vornehmen. Wenn Sie 5 verschiedenen Mitarbeitern Zugriff auf Tabellenkalkulationen gewähren, gibt es keine Möglichkeit nachzuverfolgen, wer welche Änderungen an diesen Dateien vorgenommen hat. Wenn jemals wichtige Informationen verloren gehen oder geändert werden, verbringen Sie viel Zeit damit, herauszufinden, wer dafür verantwortlich ist. Dann verbringen Sie zusätzliche Zeit damit, diese Informationen irgendwie wiederherzustellen.

Anders bei automatisierten Lösungen wie PIMs, die alle am System vorgenommenen Änderungen protokollieren. Sie können es so konfigurieren, dass Änderungen an Artikeln, Produkten und anderen Entitäten nachverfolgt werden. Mit diesen Informationen ist es möglich, alle Aktionen zu rekonstruieren, die mit den konfigurierten Entitäten passiert sind. Dies ist äußerst wichtig, da es dazu beiträgt, den Prozess der Wiederherstellung eines Systems/Daten im Falle eines Verlustes oder einiger böswilliger Aktivitäten im PIM-System zu vereinfachen.

4. Mangelnde Sicherheit

Typischerweise sind Tabellenkalkulationen nicht so sicher und daher einem größeren Risiko für Datenkorruption oder Missmanagement von Informationen ausgesetzt. Dateien, die vertrauliche Finanzinformationen enthalten, sind möglicherweise nicht vor Hackern sicher. Sie können eine Produkt-Tabellenkalkulationsdatei mit einem Kennwort schützen, dies ist jedoch möglicherweise immer noch nicht ausreichend für die Verwendung durch Unternehmen. Sobald jemand Zugriff auf die Tabellendaten hat, ist es unmöglich einzuschränken, was er damit macht.

Andere Arten von Datenerfassungssoftware können daher eine praktikablere Option sein. Beispielsweise verfügt Apimio über integrierte Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Datenintegrität. Nur der Hersteller hat die Autonomie, Änderungen an Produktdaten vorzunehmen. Auf dem Portal können Sie verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Aufgaben zuweisen und den Zugriff einschränken. In einer Tabellenkalkulation ist dies nicht möglich, da Sie den Zugriff auf bestimmte Zellen nicht einschränken können.

In ähnlicher Weise könnte ein Benutzer eine Informationsspalte sortieren und unwissentlich dazu führen, dass zugehörige Informationen wie Vor- und Nachname nicht mehr synchron sind. Im Gegensatz dazu hält eine Datenbank alle Teile eines Datensatzes einheitlich und gewährleistet dadurch eine bessere Datenintegrität.

PIM-Systeme sind optimal für den Omnichannel-Verkauf. Daher ist bei der Verteilung von Daten über mehrere Vertriebskanäle die Datenintegrität intakt, ohne Beschädigung oder Informationsverlust.

5. Unterstützen Sie keine Entscheidungsfindung in Echtzeit

Tabellenkalkulationen sind aufgrund veralteter und ungenauer Daten nicht in der Lage, die Entscheidungsfindung in Echtzeit zu unterstützen. Es ist zeitaufwändig, die aktuellsten Informationen von mehreren Benutzern zu sammeln und die Informationen zusammenzufassen.

Tabellenkalkulationen liefern alle Rohdaten auf einmal. Daher ist es schwierig zu interpretieren, welche Daten wesentlich sind und welche nicht. Vielleicht ist die einzige Option in einer Tabelle das Drücken der Schaltfläche „Sortieren“, was nicht immer hilft, das zu finden, wonach Sie suchen. Bei anderen bestehenden Systemen kann die Priorisierung von Daten durch Visualisierungstools möglich sein. Diese Tools können im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen die kritischen Aspekte eines Datensatzes oder von Ergebnissen hervorheben.

Produkttabellen sind nicht darauf ausgelegt, historische Daten aufzubewahren. Während der Aktion, ihre Größe zu reduzieren, um sie besser handhabbar zu halten, kann es vorkommen, dass jemand versehentlich historische Daten löscht. Selbst wenn Sie verschiedene Versionen aufbewahren, ist es für Entscheidungsträger sehr schwierig, Dateien zu vergleichen und Trends in ihren Daten zu erkennen.

Produktinformationsmanagementsysteme sind für die Datenanalyse konzipiert. Da alle Informationen an einem Ort gespeichert sind, können Unternehmen Verbrauchertrends lesen und hochwertige Geschäftsentscheidungen treffen. Die richtige Dashboard-Software bietet Ihnen das Diagramm-Framework, auf dem Sie aufbauen können, und bietet Ihnen gleichzeitig zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung.

Tabellenkalkulationen sind in der Regel auch ohne Kontext. Es ist schwierig, verschiedene Datensätze in Excel miteinander zu korrelieren, um zu sehen, wie sie zusammenhängen. Dashboards hingegen können verschiedene Informationsebenen haben und mehrere Quellen nahtlos mischen. Sie beginnen mit einer allgemeinen Ansicht Ihrer Metriken und fügen Drilldowns hinzu, um die Daten anzuzeigen, die diese Zahlen mit einem einzigen Klick steuern.

6. Ungeeignet für Digital Asset Management (DAM)

Haben Sie schon einmal versucht, ein Bild in einer Tabelle zu speichern? Sie ballen frustriert die Fäuste, weil es fast unmöglich ist. PDFs, Videos, Bilder und andere digitale Inhalte sind für E-Commerce-Unternehmen unerlässlich, da sie Ihre Produkte zum Leben erwecken. Grundlegende Produktattribute werden Käufer nicht ansprechen.

Digitale Assets werden oft in verschiedenen Abteilungen mit verschiedenen Mitarbeitern veröffentlicht. Ein zentraler Ort, an dem all diese Daten zusammen mit den restlichen Produktinformationen gespeichert werden, stellt sicher, dass sie für jedes Mitglied der Organisation leicht zugänglich und verfügbar sind, sodass sie sie jederzeit an alle Vertriebskanäle weitergeben können.

PIM verfügt über unbegrenzte DAM-Funktionen, um alle Dateien und Multimedia-Inhalte sicher und aktuell zu halten. Sie können Bilder, Videos, Grafiken und Dateien an einem Ort verwalten, der direkt mit Ihren Produkten verknüpft ist. Wenn Sie sowohl Ihre Produktinformationen als auch Ihre digitalen Assets in einem zentralen Repository haben, können Marketingteams bei Bedarf problemlos Inhalte in Bezug auf ihre Produkte veröffentlichen. Es ermöglicht auch die Erstellung geeigneterer Inhalte, da keine Dateien verloren gehen. Teams müssen keine zusätzliche Zeit damit verbringen, diese zu finden.

Mit Product Information Management-Tools wie Apimio erfolgt die Veröffentlichung Ihrer digitalen Assets im richtigen Kanal, zur richtigen Zeit und im richtigen Format automatisch. Sie müssen sich nicht darum kümmern, sie für die Benutzerfront zu optimieren, da das System dies für Sie erledigt.

Noch eine Lektüre: Verstehen Sie den grundlegenden Unterschied zwischen DAM- und PIM-Systemen

7. Keine automatische Datensicherung

Excel hat keine automatische Datensicherungsfunktion. Sobald Sie also anfangen, Produktdaten in Ihre Excel-Tabellen einzufügen, bereiten Sie sich besser darauf vor, auch manuell ein Backup dafür zu erstellen. Wenn Sie jemals vergessen haben, ein Backup zu erstellen, sind die Daten aus dem Fenster gegangen und nirgendwo zu finden. Der Verlust von Daten ist ein großes Risiko für jedes Unternehmen. Dies führt zu unvollständigen Produktdaten an der öffentlichen Front und zu ungenauen Datenanalysen in der Zukunft. Dies liegt daran, dass große Datenmengen nicht in den Blättern wiedergegeben werden.

Jedes PIM verfügt jedoch über eine automatische Datensicherungsfunktion, die häufig und automatisch Datenbanksicherungen erstellt und diese an verschiedenen virtuellen Orten speichert. Benutzer müssen sich keine Gedanken über den Verlust von Daten machen, da alles sicher und geschützt ist. Sie können jederzeit darauf zugreifen, wo immer sie es für bequem halten. Denken Sie an die Zeit und Mühe, die Ihr Team spart, wenn Sie Daten automatisch sichern würden. Es ist keine Handarbeit notwendig. Wir hören es gerne!

Abschließend

Mit robusten PIM-Systemen sollten Unternehmen aufhören, sich auf veraltete Excel-Tabellen zu verlassen, die ungenaue und inkonsistente Produktdaten erzeugen. Tools wie Apimio sind jetzt auf dem Markt, um E-Commerce-Unternehmen dabei zu helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und auf Produktdaten höchster Qualität mit garantierter Datensicherheit und -integrität zuzugreifen.