7 Vorlagen für Eventbudgets zur Planung Ihrer Finanzen

Ich habe es schon einmal gesagt, und ich sage es noch einmal: Ich hasse Tabellenkalkulationen und ich hasse Budgetierung. Sie sind notwendige Übel, wie wir alle wissen, also verlasse ich mich bei der Budgetplanung auf Vorlagen und Apps wie Wally, um meine Ausgaben zu planen.

Wenn Sie als Veranstaltungsplaner Ihren Budgetierungsprozess vereinfachen möchten, benötigen Sie eine Vorlage für das Veranstaltungsbudget. Vorlagen sind eine großartige Option für Veranstaltungsplaner, die sich keine aufwändige Budgetierungssoftware leisten können und eine andere Lösung benötigen.

Ich habe eine Liste mit sieben Budgetvorlagen für Veranstaltungen zusammengestellt (eine Mischung aus Excel-Tabellen und druckbaren Optionen), die Ihnen bei der Planung Ihrer Ausgaben für die meisten – wenn nicht alle – Ihrer Veranstaltungen helfen werden.

Wenn keine dieser Vorlagen genau das ist, wonach Sie suchen, machen Sie sich keine Sorgen: Ich runde die Dinge mit einer Kurzanleitung zum Erstellen Ihrer eigenen Event-Budget-Vorlage ab.

Vorlagen sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Excel-Vorlagen

Diese Vorlagen eignen sich am besten für Veranstaltungsplaner, die nicht nur Veranstaltungskosten planen, sondern diese Ausgaben auch mit Excel-Tabellenkalkulationstools visualisieren möchten. Excel-Vorlagen bieten Benutzern weitaus mehr Flexibilität als druckbare Budgets und sind daher ideal für komplexe Veranstaltungen mit mehreren beweglichen Teilen.

• Offizielle Microsoft Office-Vorlage 1
• Offizielle Microsoft Office-Vorlage 2
• Smartsheet-Veranstaltungsbudget-Arbeitsmappe und Konferenzplanungs-Arbeitsblatt
• Tidyform Veranstaltungsbudget und Diagrammvorlage

Druckbare Vorlagen

Für Planer, die lieber auf Papier arbeiten, sind diese Vorlagen genau das Richtige für Sie. Diese eignen sich am besten für kleinere Veranstaltungen ohne zu viele bewegliche Teile und decken grundlegende Ausgaben wie Veranstaltungsort, Dekoration und Personal.

• FreebieFindingMom Veranstaltungsbudget-Arbeitsblatt
• Handbuch Event-Budgetplaner
• Template.net Druckbare Event-Budget-Vorlagen

Erstellen Sie Ihre eigene Budgetvorlage für Veranstaltungen

Während diese sieben Vorlagen die meisten Grundlagen abdecken, decken sie nicht alle Grundlagen ab. Wenn diese aufgelisteten Vorlagen nicht alles enthalten, was Sie benötigen, können Sie Ihre eigene Event-Budget-Vorlage von Grund auf neu in einem beliebigen Format erstellen.

Eventbrite hat einen ausführlichen Leitfaden, der Sie durch jeden Schritt der Gestaltung Ihres eigenen Eventbudgets führt. Ich habe ihre Schritte unten zusammengefasst und den Prozess weiter ausgepackt, indem ich zusätzliche Hinweise darauf gegeben habe, worauf Sie bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsbudgets achten sollten.

Schritt 1: Legen Sie fest, was Sie budgetieren

Während die meisten Veranstaltungen ähnliche Kosten wie Kosten für den Veranstaltungsort oder Gästeregistrierungssysteme haben, sind andere – wie Drohnensicherheit und andere trendige Funktionen – für jede Veranstaltung einzigartig. Der Vorteil der Erstellung Ihres eigenen Budgets ist die Möglichkeit, Ihre einmaligen Kosten nach Belieben zu organisieren.

Welche Ausgaben sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Ihre Event-Budgetvorlage erstellen?

• Veranstaltungsort und Dekoration
• Gastronomie
• Personalbesetzung
• Event-Marketing
• Reisekosten
• Audio-/visuelle Ausrüstung
• Entertainment
• Verschiedene Gebühren

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre tatsächlichen Kosten

Ihr Budget benötigt eine Grundlinie der notwendigen Ausgaben, wie z. B. den Veranstaltungsort, die vor dem Hinzufügen zusätzlicher Annehmlichkeiten anfallen. Die Baseline besteht aus breiten Kategorien, die jeweils durch individuelle Kosten ergänzt werden.

Hier sind ein paar Beispiele:

Veranstaltungsort:

• Zimmervermietung
• Kaution
• Parken

EIN V:

• Projektoren
• Internet/WLAN
• Sprecher
• Mikrofone
• Kameras

Gastronomie:

• Kneipier
• Server
• Essen
• Getränke

Marketing:

• Social-Media-Marketing-Software
• Druckmaterialien und Designarbeiten
• Registrierungsverwaltungssoftware

Entertainment:

• Musiker/DJ
• Sprechergebühren
• Zugehörige Unterkunfts- und Transportkosten

Sonstig:

• Dekoration des Veranstaltungsortes
• Sitzplätze
• Zusätzliches Veranstaltungspersonal
• Steuern und Gebühren

Eventbrite empfiehlt, Ihre Ausgaben farblich zu codieren, Veranstaltungsortsausgaben in Rot, Marketingausgaben in Blau, Reisekosten in Grün usw. zu kennzeichnen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu organisieren und das Finden, was Sie brauchen, zum Kinderspiel zu machen.

Schritt 3: Planen Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz

Sobald Sie Ihre Ausgaben berechnet haben, ist es an der Zeit, Ihre Einnahmen zu prognostizieren.

Die meisten Event-Management-Softwares können Ticketverkäufe nachverfolgen, während andere zusätzliche Einnahmequellen wie Anbieter, Sponsoren und Spendeneinnahmen nachverfolgen. Wenn dies nicht Ihre erste Veranstaltung dieser Art ist, gehen Sie zurück und beziehen Sie sich auf frühere Gesamteinnahmen und Tabellen, um Ihre Schätzung zu erstellen.

Achten Sie bei der Prognose Ihres Umsatzes auf Folgendes:

• Kosten pro Teilnehmer im Vergleich zu den Kosten pro verdientem Registrierungsdollar
• Entwicklung der Teilnehmerkosten und der Kosten pro Registrierung im Verhältnis zueinander (sind sie gestiegen oder gesunken?)
• Veranstaltungsmöglichkeiten, einschließlich neuer Technologien, die neue Kosten verursachen und gleichzeitig neue Einnahmen bringen (Beispiel: RFID-Technologie)
• Ähnliche Veranstaltungen und ihre Rentabilität

Schritt 4: Planen Sie unbekannte Variablen ein

In jedem Budget möchten Sie einen Puffer für Nebenkosten schaffen, die bei der Planung Ihrer Veranstaltung auftreten. Es ist besser, das Budget zu überschreiten und überschüssige Mittel zu haben, als in den roten Zahlen zu stecken, bevor Sie Einnahmen erzielt haben.

Für Tipps, wie Sie die Kosten innerhalb Ihres festgelegten Budgets halten können, um diesen Puffer zu schaffen, sehen Sie sich dieses Video von Event Planning Blueprint TV an:

Schritt 5: Alles zusammenbringen

Jetzt, da Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, ist es an der Zeit, Ihr Veranstaltungsbudget zusammenzustellen.

Für Excel-Benutzer ist hier ein kurzes Tutorial zum Erstellen eines einfachen Tabellenkalkulationsbudgets, in das Sie alle Ihre Daten einfügen können:

Für diejenigen unter Ihnen, die Stift und Papier bevorzugen, verwenden Sie eine der obigen Vorlagen als Inspiration und fügen Sie Ihre einzigartigen, notwendigen Variablen und Abschnitte hinzu, um ein umfassendes, vollständig angepasstes Budget zu erstellen.

Andere Event-Management-Ressourcen

Anstatt Ihre Anforderungen zu erfüllen, haben Sie vielleicht anhand dieser Vorlagen erkannt, dass Sie ein Budgetierungssoftwaresystem benötigen, um Ihre Ausgaben zu planen. Schauen Sie sich das Verzeichnis der Budgetierungssoftware von Capterra an und verwenden Sie unbedingt das leistungsstarke Filtertool, damit Sie genau das finden, was Sie brauchen.

Der Event-Management-Blog von Capterra ist voll von Ressourcen und Leitfäden, die Ihnen dabei helfen, das perfekte Event auf die Beine zu stellen. Hier sind ein paar, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• 3 Event-Management-Lektionen von „The Disaster Artist“
• 5 Metriken, die Ihren Event-ROI bestimmen
• Kostenlose oder erschwingliche Veranstaltungsprogrammvorlagen für Veranstaltungen mit kleinem Budget
• 4 mobile Event-Apps zur Steigerung des Engagements der Teilnehmer