6 Produktivitäts- und Zeitmanagement-Tipps für Unternehmer

Kennen Sie die größte Eigenschaft erfolgreicher Unternehmer und Geschäftsinhaber ?

Sie achten rücksichtslos auf ihre Zeit und konzentrieren sich auf ihre Ziele, während sie Multitasking betreiben und Dinge erledigen .

Aber wenn man ein Unternehmen führt, kann man sich den täglichen administrativen und sich wiederholenden Aufgaben nicht völlig entziehen . Hinzu kommt die ständige Flut an Telefonanrufen , Social-Media- Updates und Smartphone- Benachrichtigungen , und das Erreichen höchster Produktivität kann sich wie ein ferner Traum anfühlen.

Aber es ist nicht unmöglich.

In diesem Artikel stellen wir praktische und umsetzbare Zeitmanagementtechniken für einen vielbeschäftigten Unternehmer vor , damit Sie sich auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität konzentrieren können, ohne die Kontrolle über das Tagesgeschäft zu verlieren.

Die Bedeutung von Zeitmanagementfähigkeiten für KMU-Besitzer

Als Inhaber eines kleinen und mittleren Unternehmens (KMU) tragen Sie viele Aufgaben. Sie sind wahrscheinlich der CEO, der Marketingleiter, der Kundendienstmitarbeiter – die Liste geht weiter.

Es ist keine Überraschung, dass der durchschnittliche Startup- Inhaber unglaubliche 50–70 Stunden pro Woche arbeitet .

Lange Arbeitszeiten sind oft Teil des Unternehmertums in der Anfangsphase , aber es ist wichtig zu erkennen, dass die körperliche und geistige Energie begrenzt ist. Und die tägliche Brandbekämpfung mag sich wie Arbeit anfühlen, aber sie zehrt nur an Energie und lenkt Sie von Ihren wichtigsten strategischen Aufgaben ab.

Es ist nicht nachhaltig, führt zu Burnout und ruiniert die Work-Life-Balance .

Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Anforderungen priorisieren, damit Sie Ihre Zeit damit verbringen können, „an“ Ihrem Unternehmen zu arbeiten, strategische Leitlinien vorzugeben, bessere Kundenerlebnisse zu schaffen und wirkungsvolle Möglichkeiten zu finden, die restlichen Aufgaben zu delegieren, zu automatisieren oder zu eliminieren, um Ihr Geschäft sicherzustellen läuft reibungslos.

Praktische Zeitmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Unternehmer

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Bevor Sie Zeitmanagementstrategien nutzen , müssen Sie Ihre täglichen Abläufe sorgfältig prüfen und herausfinden, wo Sie Ihre Zeit verbringen.

Sie können dies mit Zeiterfassungs- Apps tun oder einfach am Ende des Tages alles, was Sie tun, in einer Tabelle auflisten . Die Daten einer Woche sollten ausreichen, um Ihre Trends aufzuzeigen und Ihnen bei der Identifizierung von Verbesserungsbereichen zu helfen.

Sobald Sie diese Erkenntnisse gewonnen haben, nutzen Sie die folgenden Techniken, um Ihre Produktivität zu optimieren.

1. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben zu priorisieren

Die Eisenhower-Matrix ist eines der beliebtesten Tools zur Priorisierung von Aufgaben und zum effektiven Zeitmanagement.

So funktioniert das.

Nehmen Sie alle Ihre Aufgaben und organisieren Sie sie in vier Quadranten.

Dringend und wichtig

Dies sind die kritischsten Geschäftsaufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern – ein kritisches Kundenproblem, eine zeitlich begrenzte Verkaufskampagne oder ein Projekttermin. Priorisieren Sie sie vor allem anderen.

Wichtig, aber nicht dringend

Dabei handelt es sich um wichtige Aufgaben, die in der Regel zur langfristigen Gesundheit Ihres Unternehmens beitragen – jährliche Planungsbesprechungen, das Erlernen neuer Fähigkeiten und Investitionen in bessere Software. Es ist am besten, sie für einen angemessenen Zeitpunkt einzuplanen, anstatt sie auf unbestimmte Zeit zu verschieben.

Dringend, aber nicht wichtig

Dabei handelt es sich um betriebliche und weniger anspruchsvolle Verwaltungsaufgaben, die für Ihren täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung sind, aber leicht delegiert werden können .

Nicht dringend und nicht wichtig

Dabei handelt es sich um Zeitfresser wie das Scrollen in den sozialen Medien , nutzlose Meetings oder hierarchische Formalitäten, die Sie aus Ihrem Leben verbannen sollten.

Wenn Sie das nächste Mal zu Beginn Ihres Arbeitstages eine To-Do-Liste erstellen , gehen Sie diese Matrix durch, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben priorisieren und den Rest delegieren, planen oder streichen.

2. Beseitigen Sie Ablenkungen mit der Pomodoro-Technik

Wir können uns nicht vollständig von sozialen Medien , E-Mails oder Interaktionen am Arbeitsplatz trennen. Aber wir können diese Ablenkungen so organisieren, dass sie unsere Produktivität nicht beeinträchtigen.

Hier ist die Pomodoro-Technik so effektiv.

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementstrategie , die die Arbeit in konzentrierte Intervalle unterteilt, die durch kurze Pausen getrennt sind.

Es besteht aus Folgendem:

• Intervalle: Jede Arbeitsperiode wird Pomodoro genannt und dauert normalerweise 25 Minuten.
• Pausen: Nach jedem Pomodoro folgen kurze Pausen (normalerweise 5 Minuten).
• Sätze: Nach vier Pomodoros gibt es eine längere Pause von 20–30 Minuten.

Nutzen Sie die Pausen, um sich zu entspannen, in den sozialen Medien zu scrollen oder etwas zu tun, das Sie normalerweise von der Arbeit ablenkt. Aber bleiben Sie während der Arbeitszeit voll konzentriert.

Hier gibt es keine festen Regeln. Sie können die Dauer der Intervalle und Pausen so ändern, wie es für Sie am besten ist.

3. Sparen Sie Zeit durch Automatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen ist eine der besten Möglichkeiten, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten. Hier setzt ein Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) wie Act! an. kann eine leistungsstarke Zeitmanagement- Software für Ihr Unternehmen sein.

Sie können ein CRM verwenden, um Ihre E-Mail-Marketing-, Lead-Generierungs- und Kundenverwaltungs -Workflows zu automatisieren . Anstatt Kundeninformationen manuell in verschiedene Tabellenkalkulationen einzugeben und jeden Tag stundenlang nach den richtigen Daten zu suchen, verwenden Sie Act! um alles in einem Kundeninformations-Dashboard zu organisieren.

Es liefert Ihnen aufschlussreiche Informationen und stellt sicher, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Kundeneinblicken zu treffen, anstatt Tabellenkalkulationen zu verwalten.

4. Minimieren Sie Besprechungen durch asynchrone Kommunikation

Meetings verursachen jedes Jahr Produktivitätsverluste in Höhe von mehr als 37 Milliarden US-Dollar .

Was ist schlimmer? 55 Prozent der Berufstätigen sind der Meinung, dass die meisten Besprechungen per E-Mail hätten stattfinden können.

Die einfache Lösung? Nutzen Sie asynchrone Kommunikationstools wie E-Mail, Bildschirmaufzeichnungen, Sprachnachrichten und Projektmanagement- Tools, um effektiver zusammenzuarbeiten und Zeit zu sparen . Planen Sie Besprechungen nur dann, wenn es keine bessere Option gibt.

5. Erstellen Sie eine Wissensquelle für Ihr Team

Als Unternehmer wissen Sie natürlich am besten über Ihr Unternehmen Bescheid und wissen, wie Ihre Mitarbeiter es für Sie führen sollen.

Warum verwandeln Sie diese Informationen nicht in eine Wissensquelle mit Videoaufzeichnungen, Artikeln, Leitfäden und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die Ihre Mitarbeiter jederzeit nutzen können, wenn sie Anleitung benötigen? Dies könnte Ihnen im Laufe der Zeit Tausende von Stunden ersparen und die Abhängigkeit Ihres Teams von Ihnen verringern.

6. Lernen Sie, (oft) Nein zu sagen

Nein zu allem zu sagen, was nicht mit Ihren Zielen oder Ihrer Vision übereinstimmt, ist eine Superkraft, die jeder Geschäftsinhaber braucht.

Steve Jobs war dafür berühmt, dass er das bei Apple getan hat. Aber es funktioniert auch für kleine Unternehmen , da Ihr Team, Ihre Investoren oder Geschäftspartner manchmal versuchen können, Sie in Aufgaben hineinzuziehen, die Ihre Zeit nicht wert sind.

Lernen Sie, öfter „Nein“ als „Ja“ zu sagen, und Sie werden viel produktiver sein als Ihre Konkurrenten.

Schaffen Sie tägliche Gewohnheiten und Routinen, um mehr zu erledigen

Letztendlich hängt Ihre Produktivität als Unternehmer davon ab, produktive Tagesabläufe zu schaffen, die Ihren Tag vorantreiben.

Eine Routine zu haben bedeutet weniger Unsicherheit, Ablenkungen und Überraschungen. Dadurch können Sie sich auf langfristige Ziele konzentrieren und mehr Zeit damit verbringen, „an“ Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Natürlich müssen Sie sich trotzdem von Zeit zu Zeit mit den operativen Dingen befassen.

Aber hier hilft Ihnen das Priorisieren , Delegieren und vor allem die Automatisierung Ihrer Aufgaben bei einem effektiven Zeitmanagement .

Um mit der Automatisierung von Aufgaben zu beginnen und Ihre Zeit zu sparen, geben Sie Act! eine kostenlose 14-tägige Testversion .