6 Schlüssel zu effektiver Vorstandskommunikation

Effektive Vorstandskommunikation innerhalb einer Organisation kann den Unterschied zwischen dem Übertreffen der Erwartungen der Aktionäre und dem Verfehlen gesetzter Ziele ausmachen. Leider gelingt es den meisten Unternehmensvorständen und Managementteams nicht, die Geschäftsergebnisse positiv zu beeinflussen

Untersuchungen des globalen Managementberatungsunternehmens McKinsey & Company haben kürzlich ergeben, dass 64 Prozent der Vorstände einen geringen oder unterdurchschnittlichen Einfluss auf die langfristige Wertschöpfung eines Unternehmens haben.

Was genau verursacht einen ineffektiven Vorstand oder ein Managementteam? Fehlerhafte Strategien und die Besetzung von Führungspositionen mit den falschen Personen sind zwei Hauptursachen. Der Mangel an klarer und zeitnaher Kommunikation des Vorstands ist ein weiterer Hauptgrund für die Ineffektivität des Vorstands.

Die schiere Macht einer effektiven Vorstandskommunikation zeigt sich in einem aktuellen Beispiel von Facebook. Laut Sheryl Sandberg, COO von Facebook, hat CEO Mark Zuckerberg kürzlich die Effizienz von Facebook-Meetings verbessert, indem er zwei grundlegende Kommunikationsstrategien implementiert hat:

1) Versenden von Materialien im Voraus an die Meeting-Teilnehmer und 2) Setzen von Zielen zu Beginn jedes Meetings.

Was sind einige andere Vorschläge zur Verbesserung der Kommunikation eines Vorstands? Schauen Sie sich diese sechs Vorschläge an:

1. Entwickeln und kommunizieren Sie eine definierte Kommunikationsstrategie für den Vorstand

Der beste Weg, um den langfristigen Erfolg eines Unternehmensvorstands sicherzustellen, beginnt mit der Entwicklung einer starken Strategie, gefolgt von der Kommunikation dieser Strategie an alle Vorstandsmitglieder.

Setzen Sie von Anfang an eine definierte Strategie ein, um dem Vorstand eine Roadmap zu geben, der er folgen kann. Es ist entscheidend für den Erfolg, sicherzustellen, dass alle Vorstandsmitglieder auf derselben Seite sind.

Beim Erstellen eines Boards ist es zwar wichtig, Ziele zu kommunizieren, aber es ist ebenso wichtig, aktuelle Hindernisse und frühere Versuche zur Lösung dieser Probleme klar zu kommunizieren. Dadurch kann der Vorstand vermeiden, veraltete, gescheiterte Strategien zu verfolgen.

Effektive Vorstände entwickeln oft neue Strategien, um allen Herausforderungen zu begegnen, und stellen dann sicher, dass alle Beteiligten die Strategie verstehen und wissen, was von ihnen erwartet wird.

2. Rollen definieren und kommunizieren

Das Definieren und Kommunizieren der Rollen jedes Vorstandsmitglieds ist ein wesentlicher Bestandteil der Festlegung der Strategie des Vorstands für die Zukunft. Ein effektiver Vorstand braucht eine starke Führungspersönlichkeit, normalerweise den CEO oder COO, um sicherzustellen, dass der Vorstand über alles verfügt, was er für die besten Erfolgschancen benötigt.

Ein Vorstand enthält auch andere Rollen, einschließlich des Chief Financial Officer (CFO), des Sekretärs und aller anderen Untergebenen, die unter die Leitung der oben genannten Positionen fallen könnten.

Kommunizieren Sie die Rolle jedes Vorstandsmitglieds. Beispielsweise kümmert sich der CFO um die meisten Finanzangelegenheiten des Unternehmens und verfügt über ein außergewöhnliches Wissen über die finanzielle Machbarkeit einer bestimmten Strategie.

Der CEO ist jedoch der letzte Entscheidungsträger darüber, ob ein Projekt fortgesetzt wird oder nicht. Der Sekretär führt alle Sitzungsprotokolle und pflegt die Dokumente und Aufzeichnungen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass der Vorstand Zugriff auf die Informationen hat, die er benötigt, wenn er neue Strategien entwickelt oder wichtige Entscheidungen trifft.

Wenn Sie also sicherstellen, dass alle Vorstandsmitglieder verstehen, was von ihnen erwartet wird, können Missverständnisse darüber vermieden werden, wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist.

3. Bauen Sie ein Team von Fachleuten auf, das über außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten verfügt

Der Aufbau eines Vorstands- oder Managementteams endet nicht damit, dass der CEO oder COO die qualifiziertesten Personen für jede Position ernennt. Sie müssen auch sicherstellen, dass jeder Einzelne effektiv mit anderen im Vorstand zusammenarbeiten und stark und prägnant kommunizieren kann.

Die effektivsten Vorstände arbeiten mit Respekt und offener Kommunikation zwischen den Vorständen. Das bedeutet, dass einzelne Vorstandsmitglieder die Meinung ihrer Vorstandskollegen respektieren und die endgültige Entscheidung des CEO oder COO akzeptieren.

CEOs und COOs sollten auch nach Personen suchen, deren Arbeitsstile, einschließlich ihrer Kommunikationsstile, einander ergänzen.

Die Fähigkeit, gut zusammenzuarbeiten, kann einen großen Beitrag zum allgemeinen Zusammenhalt des Vorstands leisten und sogar zu größerem Erfolg führen, da ein einheitlicher Vorstand oft weit mehr erreicht als ein Vorstand, der von Machtkämpfen, Unentschlossenheit und einem Mangel an klarer Kommunikation geprägt ist.

4. Wählen Sie die richtigen Board-Kommunikationstools

Letztendlich entscheiden die Kommunikationskanäle selbst über die Effektivität eines Vorstands oder eines Managementteams, insbesondere bei Vorständen mit Teammitgliedern, die häufig nicht im Sitzungssaal sind.

Ohne starke Kommunikationsmethoden löst sich die Strategie eines Unternehmens oft in einer Reihe verpasster Gelegenheiten und Fehltritte auf.

Die Verwendung von Online-Tools für die Zusammenarbeit wie TextMagic stellt eine Möglichkeit dar, diese Art von Kommunikationsbarrieren zu vermeiden. Laut einer Fallstudie der Loomion AG sorgte eine SMS-Lösung für eine bessere Kommunikation zwischen den Vorstandsmitgliedern und ermöglichte so eine bessere Verwaltung der Vorstandsstrategie insgesamt.

5. Stellen Sie Fragen und gehen Sie nicht davon aus

Die besten CEOs und Vorstandsmitglieder stellen einander Fragen, besonders wenn während einer Diskussion Verwirrung entsteht. Manchmal zögern der CEO oder andere Vorstandsmitglieder jedoch, wichtige Fragen zu stellen, die helfen könnten, Klarheit in eine Situation zu bringen, was möglicherweise zu einer Kommunikationskrise führen könnte.

CEOs und Managementteamleiter, die Fragen stellen, wirken mutig und professionell, was wiederum andere dazu ermutigt, dasselbe zu tun. Das Stellen von Fragen hilft nicht nur, alle schneller auf den neuesten Stand zu bringen, sondern hilft auch, Fehler in einem Plan oder einer Strategie aufzudecken, bevor sie zu groß werden.

6. Dokumentieren Sie alle Änderungen und teilen Sie Änderungen allen Beteiligten mit

Wenn der Vorstand zusammentritt, müssen alle Änderungen, die der Vorstand an der aktuellen Strategie vorgenommen hat, ordnungsgemäß dokumentiert und verteilt werden. Wenn Sie dies nicht tun, führt dies oft zu Verwirrung, da alle versuchen, auf die gleiche Seite zu kommen.

Tools wie Verantwortlichkeitsmatrizen und Änderungsprotokolle können dabei helfen, alle Änderungen zu verfolgen, die während Besprechungen oder durch andere Mitteilungen wie Text besprochen wurden.

Darüber hinaus erleichtert eine ordnungsgemäße Dokumentation von Strategieänderungen die Kommunikation dieser Änderungen an die Mitarbeiter des Unternehmens. Meistens haben die Mitarbeiter des Unternehmens keine Ahnung von Diskussionen, die hinter den Türen der Vorstandsetage stattfinden.

Wenn Sie mit den besprochenen Änderungen Schritt halten und diese Änderungen den Mitarbeitern mitteilen, kann das Unternehmen als zusammenhängenderes Ganzes arbeiten.

Vorstände finden es oft wichtig, eine praktikable Lösung zu haben, um eine nahtlose Vorstandskommunikation zwischen den verschiedenen Teammitgliedern zu gewährleisten. Eine flexible und zuverlässige Möglichkeit, Änderungen unter den Vorstandsmitgliedern zu kommunizieren, ob im Büro oder unterwegs, trägt dazu bei, den Erfolg bei der Verfolgung der Strategie des Vorstands zu sichern.

Angesichts der fließenden Natur der heutigen Märkte besitzen effektive Boards die Fähigkeit, sich schnell anzupassen und auf dem Laufenden zu bleiben, indem sie wirkungsvolle Kommunikationsstrategien und -methoden einsetzen.