5 Zeitmanagement-Tipps, die Ihrem Team helfen, der Multitasking-Falle zu entkommen

Tief im Inneren weiß jeder, dass Multitasking eine Falle ist. Es ist weniger der ultimative Produktivitäts-Hack, als dass Sie Ihre Aufmerksamkeit schnell von einer Aufgabe zur anderen und hin und her lenken. Es fühlt sich an, als würdest du viel Arbeit erledigen, wenn du tatsächlich langsamer wirst. Dieser schnelle Kontextwechsel zwischen Aufgaben wirkt sich auf das Ergebnis aus, wobei Studien zeigen, dass Multitasking die produktive Zeit um 40 % verkürzt!

Auch wenn Sie wissen, dass Multitasking Ihren Fokus zerstört, kann es verlockend sein, genau das zu tun – vielleicht noch mehr, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, wenn Sie mit einer Projektfrist in Verzug geraten oder sich auf eine Produkteinführung vorbereiten. Bald darauf haben Sie unterdurchschnittliche Ergebnisse, gestresste Mitarbeiter und Produktivitätsverluste.

Wie also kann Ihr Team der Multitasking-Falle entkommen? Die Antwort: Besseres Zeitmanagement .

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Einfach weil die Zeit begrenzt ist und die Arbeit nicht. In der heutigen wettbewerbsorientierten Welt ist der Druck, Dinge JETZT zu erledigen, unerbittlich, die Hindernisse sind zahlreich und wir haben nur eine begrenzte Anzahl von Stunden am Tag. Ob Sie ein CEO, ein Manager oder sogar ein einzelner Mitarbeiter sind, das Wissen, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten können, ist eine unschätzbare Fähigkeit, die sich auszahlt.

Die Wahrheit ist, wir könnten den ganzen Tag darüber reden, warum Zeitmanagement so wichtig ist. Stattdessen sind hier fünf düstere Statistiken, um zu veranschaulichen, warum es das Gebot der Stunde ist:

• Meetings: Manager verbringen jede Woche bis zu 12 Stunden in Meetings; Mitarbeiter verbringen etwa 9 Stunden pro Woche damit, Meetings vorzubereiten und daran teilzunehmen ( AskCody )
• E- Mail: Information Worker verbringen jeden Tag durchschnittlich 3-4 Stunden mit dem Abrufen von E-Mails ( Adobe )
• Ablenkungen: Im Durchschnitt brauchen wir etwa 25 Minuten, um zu einer Aufgabe zurückzukehren, nachdem wir abgelenkt sind ( Gallup )
• Unterbrechungen: 71 % der Mitarbeiter berichten von häufigen Unterbrechungen bei der Arbeit, nur 29 % sagen, dass sie während der Arbeit alles andere ausblenden können ( Forbes )
• Produktivität: Wir verbringen nur 60 % oder weniger unserer Arbeitszeit produktiv ( Atlassian )

Zeitmanagementstrategien können Ihrem Team helfen, jeden Tag effizienter zu arbeiten und die Multitasking-Falle zu überspringen. Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch arbeitsbedingten Stress und Angst.

So verbessern Sie das Zeitmanagement für Ihr Team

Um das Zeitmanagement für Ihr Team zu verbessern, müssen Sie neue Gewohnheiten in die täglichen Routinen der Mitarbeiter integrieren und gleichzeitig eine lange Liste schlechter Gewohnheiten verlernen – persönlich und organisatorisch. Die Einführung der richtigen Werkzeuge für das Zeit- und Projektmanagement ist ein guter Anfang. Dasselbe gilt für die Ermutigung Ihrer Mitarbeiter, To-Dos zu erstellen und Aufgaben zu priorisieren, Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten zu reservieren, Tage ohne Besprechungen einzuführen, Ablenkungen zu begrenzen, sich selbst zu beschleunigen usw. Wie bei den meisten Gewohnheiten erfordert es jedoch, die eigenen Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, naja, zeit und mühe. Alle Wortspiele beabsichtigt.

Hier sind 5 effektive Zeitmanagement-Tipps, die Sie sofort mit Ihrem Team teilen können:

1. Organisieren und priorisieren Sie jeden einzelnen Tag
2. Schließen Sie Ihren Posteingang, nein im Ernst
3. Setzen Sie Ihren Kalender in Gang
4. Buchen Sie kurze Besprechungen, halten Sie sie konzentriert
5. Arbeiten Sie offline, wenn Sie können

Organisieren und priorisieren Sie jeden einzelnen Tag

Beginnen Sie damit, dass Ihre Mitarbeiter auflisten, was sie heute erledigen müssen. Brechen Sie diese Liste auf die Aufgabenebene herunter und bewerten Sie, welche Arbeit zuerst angegangen werden muss (und was warten kann). Machen Sie dies zu einem Leitfaden dafür, wie Ihr Team Zeit und Aufmerksamkeit aufwendet.

Setzen Sie klare und ehrliche Fristen, um jede Aufgabe zu erledigen. Seien Sie ehrgeizig mit Ihren Zeitplänen, aber nicht unvernünftig – das verlangt nur nach mentalem Stress. Lassen Sie zu guter Letzt jedes Teammitglied erledigte Aufgaben physisch von der Liste streichen , um den ganzen Arbeitstag über motiviert zu bleiben.

Machen Sie das Organisieren und Priorisieren von Arbeit zu einem Teil Ihrer Tagesanfangs- oder Tagesabschlussroutine, damit Sie eine Bestandsaufnahme dessen machen können, was Ihr Team jeden Tag erreicht hat, und unerledigte Aufgaben auf die To-do-Liste des nächsten Tages verschieben können. Zögern Sie schließlich nicht, To-dos basierend auf neuen Informationen und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen neu zu priorisieren.

Profi-Tipp: Das Shared-To-Dos-Tool von Flock hilft Ihrem Team, alle To-Dos in einer Liste zu verwalten und Rollen und Fristen festzulegen, die jeder jederzeit einsehen und ändern kann.

Schließen Sie Ihren Posteingang – nein, im Ernst

Wenige Dinge im Leben können unsere Aufmerksamkeit so entgleisen wie diese nervtötende „Sie haben Post“-Warnmeldung, die beim Menschen einen fast pawlowschen Reflex hervorruft, E-Mails zu checken. Erinnerst du dich an diese fünf düsteren Statistiken? Wir verbringen jeden Tag mehr Zeit mit dem Abrufen von E-Mails als mit unserer Arbeit, und jede Unterbrechung verschlingt fast eine halbe Stunde unserer Aufmerksamkeit. Tatsache ist, dass E-Mails warten können, besonders wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Es ist so konzipiert, dass es asynchron ist, und Sie sind besser bedient, wenn Sie Team-Chat, Telefon- oder Videoanrufe für Gespräche in Echtzeit verwenden.

Planen Sie bestimmte Zeitblöcke am Tag ein, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenden Sie die Zwei-Minuten-Regel von David Allen an: Wenn eine E-Mail in weniger als zwei Minuten beantwortet werden kann, antworten Sie sofort, anstatt sie beiseite zu legen. Halten Sie Ihren Posteingang organisiert, um Aufgaben und ausstehende Nachverfolgungen besser zu verfolgen und weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen. Schließen Sie den E-Mail-Client, wenn Sie fertig sind , und widerstehen Sie der Versuchung, sofort auf neue E-Mail-Benachrichtigungen zu reagieren. Wenn das zu schwierig ist, erwägen Sie, Push-Benachrichtigungen zu deaktivieren und Ihr Telefon stumm zu schalten, wenn Sie arbeiten.

Setzen Sie Ihren Kalender in Gang

Verwenden Sie Ihren Kalender, um Zeit zu buchen, nicht nur Besprechungen. Planen Sie 30-60-Minuten-Blöcke in Ihrem Kalender ein, um Ihren Arbeitstag zu segmentieren und sicherzustellen, dass Sie Zeit haben, an vorrangigen Aufgaben zu arbeiten. So wissen Ihre Teamkollegen, wenn Sie beschäftigt sind, wodurch Unterbrechungen bei konzentrierter Arbeit erheblich reduziert werden. Achten Sie darauf, es nicht zu übertreiben – oder sie werden das Gefühl haben, dass Sie die ganze Zeit nicht verfügbar sind.

Moderne Kalenderdienste wie Google Kalender funktionieren geräteübergreifend, sodass Sie Ihre Zeit auch unterwegs planen können und sie automatisch mit Ihrer Workstation synchronisieren. Integrieren Sie Google Kalender in Flock, um alle Ihre Veranstaltungen an einem Ort zu sehen und neue direkt aus einem gemeinsamen Chat oder Kanal zu planen. Eine weitere unterschätzte, aber leistungsstarke Funktion ist die Möglichkeit, sich überschneidende Kalender für persönliche und geschäftliche Termine zu erstellen, damit Sie sich nicht doppelt buchen. Buchen Sie Meetings nach Möglichkeit direkt hintereinander, damit Sie den Rest des Tages ungestört arbeiten können.

Buchen Sie kurze Besprechungen, halten Sie sie konzentriert

Priorisieren Sie die Zeit Ihrer Kollegen. Ein langes Meeting, das vom Thema abweicht, ist eine Zeitverschwendung für alle Teilnehmer und jeder gerät mit seinen jeweiligen To-dos ins Hintertreffen. Denken Sie daran, dass tangentiale Gespräche und andere Nebenkommentare asynchron per E-Mail oder Chat-Tools wie Flock gemacht werden können. Wenn Sie Besprechungen planen, buchen Sie sie für weniger Zeit, als Sie denken, dass sie dauern werden. Zusätzliche Besprechungszeit ermutigt die Teilnehmer, die Dinge auszudehnen. Umgekehrt kann das Schaffen eines Gefühls der Dringlichkeit jedem helfen, auf dem Laufenden zu bleiben. Dieses einstündige Meeting? Rasieren Sie sich 15 Minuten lang und sehen Sie, wie es geht. Gut? Drücken Sie es in 30 Minuten! Weniger Zeit in Besprechungen bedeutet mehr Zeit, um Ihre Aufgaben zu erledigen.

Arbeiten Sie offline, wenn Sie können

Telefonanrufe, E-Mail-Benachrichtigungen, Chatnachrichten, soziale Erwähnungen und App-Benachrichtigungen – wir arbeiten in einer Welt endloser, anhaltender Ablenkungen. Selbst die kleinste Unterbrechung, die oft genug wiederholt wird, kann Sie viel produktive Zeit kosten. Aus diesem Grund ist die Offline-Arbeit eine großartige Möglichkeit, Ablenkungen zu begrenzen und Ihre Aufmerksamkeit auf vorrangige Aufgaben zu lenken.

Ermutigen Sie Ihr Team, sich gegenseitig „elektronisch verfügbare“ Zeiten mitzuteilen, und bitten Sie sie, anzurufen oder eine SMS zu schreiben, wenn es während der Offline-Zeiten einen Notfall gibt. Ermutigen Sie auch die regelmäßige Nutzung der Funktion „Nicht stören“ von Flock, die anzeigt, wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist, und einen Zeitrahmen für die Rückkehr angibt. So weiß jeder im Team, wann er mit schnellen Antworten in Echtzeit von Kollegen rechnen kann und wann nicht.