5 einfache, aber effektive Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kundendienstmitarbeitern das Leben erleichtern können

Jedes Unternehmen braucht ein starkes Kundenservice-Team. Sie sind das Gesicht Ihres Unternehmens und die erste Kontaktstelle, an die sich Menschen wenden, wenn sie jemals eine Frage, ein Anliegen oder eine Beschwerde haben. Sie müssen also nicht nur sicherstellen, dass Sie die richtigen Leute für diesen Job einstellen, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie sie richtig ausrüsten, um ihre Aufgaben nach besten Kräften zu erfüllen.

Es ist auch leicht für ein Kundendienstteam, überfordert zu werden, wenn es nicht richtig unterstützt wird. Daher ist es wichtig, dass jeder Geschäftsinhaber immer nach Möglichkeiten sucht, das Leben seiner Mitarbeiter zu erleichtern. So können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ihre Kunden optimal betreuen.

Hier werden wir nur einige der wichtigsten Möglichkeiten skizzieren, wie Sie Ihrem Kundendienstteam die Tools und Hilfestellungen zur Verfügung stellen können, die es benötigt.

Achten Sie darauf, dass Sie sie nicht zu dünn verteilen

Ein häufiger Fehler, den viele Geschäftsinhaber machen, ist, dass sie das Gefühl haben, überall gleichzeitig sein zu müssen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Telefonleitung, eine Firmen-E-Mail-Adresse, mehrere Social-Media-Konten und möglicherweise sogar eine Live-Chat-Option, über die Ihre Kunden Sie erreichen können. Dies mag wie eine gute Idee erscheinen, da es Ihren Kunden ermöglicht, die Kontaktoption zu wählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, aber es ist tatsächlich unglaublich wichtig, alle diese Kanäle gut zu pflegen. Weniger kann in diesem Fall also tatsächlich mehr sein.

Es ist immer eine gute Idee, zunächst mit ein oder zwei Kontaktmöglichkeiten zu beginnen – Telefon und E-Mail sind großartige Optionen. Sobald Ihr Kundendienstteam wächst oder sich sicherer fühlt, können Sie es nacheinander vorstellen, um zu sehen, wie die Dinge laufen. Dies gibt allen Zeit, sich an neue Prozesse anzupassen, ermöglicht es Ihnen, zu erkennen, wann das Zeitmanagement zu einem Problem werden könnte, und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht zu dünn gesät sind.

Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Kontaktmöglichkeiten auf Ihrer Website sehr übersichtlich darstellen und den Menschen den Zugang erleichtern. Lassen Sie sich dazu von den Finanzgebern 5 Star Car Title Loans inspirieren.

Von dem Moment an, in dem Sie auf ihrer Website landen, ist es sehr klar, dass sie es vorziehen würden, wenn Sie sie anrufen, wenn Sie überhaupt Hilfe benötigen. Dies ist an der leuchtend gelben Schaltfläche „Rufen Sie uns an“ im Hauptmenü sowie an der hervorgehobenen Telefonnummer etwas weiter unten auf der Seite zu erkennen. Sie können auf eine dieser Schaltflächen klicken, um direkt zum Unternehmen weitergeleitet zu werden.

Wenn dies für einen Kunden nicht ideal ist, kann er auch die Seite „Kontakt“ des Unternehmens besuchen, aber die Optionen sind immer noch sehr einfach. Auch hier können Sie sie anrufen oder ein Kontaktformular verwenden, um sich mit ihnen in Verbindung zu setzen. Alternativ beschreiben sie, wo Sie ihre physischen Standorte finden können, wenn ein Kunde persönlich mit jemandem sprechen möchte.

Dies ist ein sehr einfacher Ansatz, der mehrere Optionen für Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen bietet, aber auch die Dinge für das Kundendienstteam des Unternehmens rationalisiert. Es gibt drei Hauptwege, wie Menschen Kontakt aufnehmen können, was es den Mitarbeitern so einfach wie möglich macht, alle Anfragen auf effiziente und hilfreiche Weise zu bearbeiten.

Dies ist etwas, was die meisten Unternehmen erreichen können – anstatt auf jeder Plattform da draußen zu sein, meistern Sie ein paar und Ihr Unternehmen wird gedeihen.

Erstellen Sie Inhalte, um allgemeine Kundenfragen zu beantworten

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Kundendienstteam immer wieder die gleichen Fragen bekommt – vielleicht möchten Ihre Kunden etwas über die Größe Ihrer Kleidung wissen, sie möchten sich von der Inneneinrichtung inspirieren lassen oder haben viele Fragen dazu, ob Sie das sind, was Sie sind Verkaufen wird tatsächlich das Richtige für sie sein.

Sie können sowohl Ihren Kunden als auch Ihren Mitarbeitern das Leben erheblich erleichtern, indem Sie Inhalte erstellen und veröffentlichen, die auf die am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Wenden Sie sich regelmäßig an Ihre Mitarbeiter, um zu sehen, auf welche Arten von Inhalten bereits Appetit besteht – und machen Sie es dann. Wahrscheinlich werden Sie weniger Anrufe erhalten, weil die Leute die benötigten Informationen direkt auf Ihrer Website finden können, oder wenn Sie immer noch dieselben Fragen haben, können Ihre Mitarbeiter die Leute einfach in die richtige Richtung weisen. Dies spart ihnen Zeit, erleichtert ihr Leben und überlässt es ihnen, sich mit komplexeren Problemen zu befassen.

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar großartige Beispiele von Unternehmen, die regelmäßig hilfreiche Inhalte wie diesen veröffentlichen. Sie alle verfolgen leicht unterschiedliche Ansätze, die für verschiedene Arten von Unternehmen funktionieren.

Zunächst einmal ist Crescent Canna eine CBD-Marke, die bahnbrechende Produkte anbietet. Und sie haben einen regelmäßig aktualisierten Blog, in dem aktuelle und potenzielle Kunden alles erfahren können, was sie über verschiedene Artikel wissen müssen.

Beispielsweise beantworten ihre neuesten Posts eine Vielzahl häufig gestellter Fragen wie „Was sind Esswaren?“, „Wie wirkt THC?“ und „Was ist der Unterschied zwischen THC und CBD?“. Dies sind wahrscheinlich Fragen, die das Unternehmen häufig von seinen Kunden erhält, daher ist es eine gute Idee, sie direkt auf ihrer Website zu beantworten.

Dies wird nicht nur für das Kundendienstteam des Unternehmens hilfreich sein, sondern diese Ressourcen können auch als großartige Marketinginstrumente dienen. Sie könnten beispielsweise regelmäßig in den sozialen Medien geteilt werden, um dem Unternehmen zu helfen, ein breiteres Publikum zu erreichen, oder es könnte mehr Menschen helfen, die Marke über die Google-Suchergebnisse zu entdecken, wenn sie selbst online recherchieren. Das Erstellen von Inhalten für Ihre Website hat eine Vielzahl von Vorteilen, und es lohnt sich, in sie zu investieren.

Auf der anderen Seite ist Zest Lighting eine Online-Boutique, die eine große Auswahl an stilvollen Beleuchtungsoptionen anbietet und sich mehr darauf konzentriert, ihre Kunden durch ihren Blog zu inspirieren.

Sie bekommen vermutlich viele Fragen von ihren Kunden, wie sie die beste Beleuchtung für einen bestimmten Raum oder Platz in ihrem Zuhause auswählen können. Und das ist etwas, das die Kundendienstmitarbeiter viel Zeit kosten würden, um es mit den Kunden zu besprechen – vor allem, weil es nie einen einheitlichen Ansatz geben wird.

Anstatt jeden Tag Stunden damit zu verbringen, diese Fragen zu beantworten, haben sie Leitfäden erstellt, die skizzieren, wie Sie diese Entscheidungen treffen können, basierend auf Faktoren wie Ihrem persönlichen Stil und der Art von Ambiente, die Sie bevorzugen.

Dies wird nicht nur die vorläufigen Anfragen von Personen einschränken, die einen Kauf tätigen möchten, sondern es wird wahrscheinlich auch die Anzahl der Beschwerden und Rücksendungen verringern, mit denen sich das Unternehmen befassen muss, da die Menschen im Allgemeinen am Ende bessere Entscheidungen über ihre Beleuchtung treffen. Auch dies spart dem Kundendienstteam des Unternehmens Zeit und gibt ihm die Möglichkeit, sich mit einzigartigeren und komplizierteren Problemen zu befassen.

Schließlich ist Venture Harbor ein hochkarätiges Venture-Studio, das sich stark auf Wachstumsmarketing konzentriert, was bedeutet, dass es in diesem Bereich wahrscheinlich viele Beratungsanfragen erhalten wird. Daher haben sie eine breite Palette von Leitfäden erstellt, die es denjenigen, die Kontakt aufnehmen, ermöglichen, sich selbst zu helfen.

Sie haben zum Beispiel einen sehr umfassenden Leitfaden zu den besten verfügbaren E-Mail-Marketing-Softwareoptionen und zur Auswahl der richtigen für Ihr Unternehmen. Dies ist ein Thema, an dem sich ihre Zielgruppe sicherlich interessiert und – vielleicht am wichtigsten – viele Fragen hat. Indem sie diese Ressource auf ihrer Website veröffentlichen, schränken sie also die Notwendigkeit ein, dass Menschen sich an sie wenden und nach dem Thema fragen.

Sie sollten darüber nachdenken, an welchen Arten von Leitfäden wie dieser Ihre idealen Kunden interessiert sein könnten. Wie können Sie ihnen wirklich helfen und gleichzeitig die Notwendigkeit verringern, dass sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen zu erhalten? Auf diese Weise bieten Sie ihnen einen echten Mehrwert und entlasten Ihr Kundendienstteam, damit es sich auf wichtigere Angelegenheiten konzentrieren kann.

Bewahren Sie umfassende Aufzeichnungen früherer Kundenkommunikationen auf

Kunden werden frustriert, wenn sie das Gefühl haben, sich gegenüber Ihren Kundendienstmitarbeitern immer wiederholen zu müssen. Wenn dies erforderlich ist, bedeutet dies außerdem, dass die Beantwortung von Anfragen viel länger dauert. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre gesamte Kundenkommunikation klar und umfassend dokumentieren.

Dies hilft Ihren Mitarbeitern, die Fragen oder Probleme, die Kunden in der Vergangenheit hatten, zu verstehen, hilft ihnen, die Dinge viel schneller zu verstehen, und stellt sicher, dass sie alle Informationen haben, die sie benötigen, um Menschen so effizient und effektiv wie möglich zu helfen.

Außerdem bedeutet dies, dass Sie Kunden, wenn möglich, problemlos zwischen Ihren Mitarbeitern weitergeben können, ohne eine schwierige Erfahrung für alle Beteiligten zu schaffen. Ein großartiges Kundenbeziehungsmanagement-Tool kann dafür großartig sein, da es Ihnen ermöglicht, alle relevanten Informationen über jeden Ihrer Kunden an einem Ort zu speichern. Und mit einem Klick auf eine Schaltfläche kann jeder in Ihrem Team darauf zugreifen. Es kann allen viel Zeit und Ärger ersparen, und genau das versuchen wir hier zu erreichen!

Teilen Sie Kundenfeedback auf Ihrer Website

Kundenbewertungen und Testimonials können viel zusätzlichen Kontext für zukünftige Kunden bieten und Ihren Online-Ruf verbessern. Beispielsweise können Kleidungsrezensionen vermerken, ob ein bestimmtes Stück der Größe entspricht oder die Farbe der Abbildung entspricht. Oder eine Werkzeugüberprüfung könnte erklären, für welche Arten von Aufgaben die Ausrüstung geeignet ist. Daher ist es eine gute Idee, Bewertungen zu Ihren Produkt- oder Serviceseiten hinzuzufügen. Es stellt sicher, dass Ihre Kunden einfach durch Ihre Website scrollen können, um sich ein Bild von den Erfahrungen zu machen, die andere mit Ihrem Unternehmen gemacht haben, und dass sie sich nicht an Ihr Kundendienstteam wenden müssen, um weitere Informationen dazu zu erhalten.

Um Bewertungen von Ihren Kunden zu sammeln, müssen Sie einfach fragen. Erwägen Sie, E-Mails an Personen zu senden, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen gekauft haben, und fragen Sie, ob sie bereit wären, eine Bewertung abzugeben, vielleicht im Austausch gegen einen Rabatt als Anreiz. Zeigen Sie sie dann auf den relevantesten Seiten Ihrer Website an, um sicherzustellen, dass sie von den richtigen Personen gesehen werden.

Werfen wir einen Blick darauf, wie ein bestimmtes Unternehmen großartige Arbeit leistet, indem es Kundenbewertungen auf seiner Website anzeigt, um großartige Ergebnisse zu erzielen.

Marshall Criminal Defense & DWI Lawyers ist auf Strafverteidigungsfälle spezialisiert. Und sie stellen sicher, dass klar ist, was sie tun, indem sie detaillierte Kundenreferenzen auf den prominentesten Seiten ihrer Website anzeigen.

Zum Beispiel haben sie auf ihrer Serviceseite für Kriminalrechtsanwalt in Middletown, NJ, die Erfahrungen ihres Mandanten Patrick geteilt, der darüber spricht, wen er genau eingestellt hat, was seine Anklagen waren und wie er sich über die Dienstleistungen des Unternehmens fühlte.

Dadurch wird potenziellen Kunden klar, welche Art von Fällen das Unternehmen bearbeiten kann, von wem sie möglicherweise Hilfe erwarten können und wie die Erfahrung sein wird. Dies lässt viel weniger Raum für Zweifel, wenn jemand, der nach einem Anwalt sucht, auf dieser Website landet, was wahrscheinlich auch zu weniger Fragen für das Kundendienstteam des Unternehmens führt. Die Kunden werden sich sicherer fühlen, wenn sie Kontakt aufnehmen, ihre Situation skizzieren und die Dinge in Bewegung bringen.

Dies ist ein Ansatz, den die meisten Arten von Unternehmen verfolgen können. Daher lohnt es sich zu überlegen, ob Sie damit beginnen sollten, schriftliche Kundenbewertungen auf Ihrer Website anzuzeigen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Investieren Sie nach Möglichkeit in Automatisierung

Wenn Sie viele der gleichen Anfragen von Ihren Kunden erhalten, können Sie möglicherweise viele verschiedene Elemente Ihres Kundenservice automatisieren. Sie könnten beispielsweise einen Live-Chatbot auf Ihrer Website oder Social-Media-Plattformen anbieten, der Links zu hilfreichen Informationen bereitstellt oder bestimmte Anfragen automatisch beantwortet.

Wenn Sie sich entscheiden, einige Ihrer Kundendienstelemente zu automatisieren, stellen Sie einfach sicher, dass Sie sie so einrichten, dass ein Kunde, der mit Ihren automatisierten Systemen nicht zufrieden ist, an ein Mitglied Ihres Teams verwiesen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass sie zufrieden sind und ihre Frage beantwortet oder ihr Problem gelöst wird!

Zusammenfassung

Kundenzufriedenheit ist sehr wichtig, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen. Und um Ihre Kunden zufrieden zu stellen, müssen Sie hart daran arbeiten, dass sich Ihr Kundendienstteam unterstützt fühlt! In diesem Artikel haben wir skizziert, wie Sie die Arbeit Ihres Teams mit automatisierten Kundendienstelementen, fragenbasierten Inhalten und mehr erleichtern können.

Beginnen Sie damit, Ihre Teams zu fragen, wie Sie zur Verbesserung ihrer Arbeitsprozesse beitragen können, und nehmen Sie dann die notwendigen Änderungen vor! Alle werden profitieren.

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Autorenbiografie & Headshot:

Adam Steele schreibt seit 11 Jahren über digitales Marketing und SEO. Er hat kleine und große Unternehmen beraten, darunter mehrere der größten Unternehmen der Welt. Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat, folgen Sie ihm auf Twitter und LinkedIn für mehr Likes.