5 HubSpot-Workflow-Beispiele zur Optimierung Ihrer Kundensupport-Strategie

In der High-Stakes-Welt der B2B-Technologie zählt jede Sekunde. Ihre Kunden erwarten nur das Beste, und ein reibungsloser Support kann den Unterschied zwischen einem treuen Kunden und einer verpassten Gelegenheit ausmachen.

Während der gesamten Reise des Kunden haben sie wahrscheinlich mit Ihren Vertriebs-, Marketing-, Betriebs- und Kundensupportteams zusammengearbeitet. Jedes Team jongliert mit Anrufen, E-Mails und Chats – um Ihre Kunden zufrieden zu stellen, benötigt jedes Team oder jede Einzelperson, die mit dem Kunden interagiert, einen vollständigen Überblick über frühere Kundeninteraktionen. Sie brauchen Kontext, um eine substanziellere Unterstützung zu bieten.

Es ist kein leichtes Unterfangen, aber was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Sie Ihre Arbeit mit den richtigen Werkzeugen viel einfacher machen könnten?

Wie fragst du? Mit der Aircall- und HubSpot-Integration.

Warum empfehlen wir Aircall? Aircall ist eine cloudbasierte Telefonlösung, die sich nahtlos in HubSpot integriert. Es bietet Ihren Kundensupportteams zusätzlichen Kontext zu Kundeninteraktionen und hilft, Ihre Servicestrategie zu optimieren. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich unsere Seite „Warum Aircall verwenden“ an.

In diesem Beitrag nehmen wir Sie mit auf einen tiefen Einblick in 5 leistungsstarke Aircall-Workflow-Beispiele, die Ihnen helfen werden, Ihren Kundensupportprozess zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und ein beispielloses Supporterlebnis zu bieten.

Von der Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben bis hin zur Weiterleitung von Anrufen an das richtige Teammitglied – diese Beispiele geben Ihnen die umsetzbaren Erkenntnisse, die Sie benötigen, um Ihren Kundensupport auf die nächste Stufe zu heben.

Dies ist Teil 2 unserer HubSpot-Workflows mit der HubSpot-Integration von Aircall. Um Verkaufsworkflows zu sehen, die Ihr Team stehlen kann, lesen Sie unseren Blog „Verwenden Sie diese 5 Aircall-Workflow-Beispiele zur Optimierung Ihrer Verkaufsstrategie“

Wesentliche HubSpot-Workflows mit der Aircall- und HubSpot-Integration

Erstellen Sie automatisch Tickets in einer Support-Pipeline.

Das Erstellen von Tickets in einer Support-Pipeline ist eine großartige Möglichkeit, Anfragen innerhalb von HubSpot zu segmentieren, zu priorisieren und zu verfolgen, um einen einfachen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Während Supportanrufe darauf abzielen, alle Fragen während des Anrufs zu lösen, sind manchmal weitere Untersuchungen erforderlich. Mit der Aircall- und HubSpot-Integration können Sie bestimmen, welche Support-Pipeline-Anrufe angemeldet werden sollen und welche Art von Anrufen einen bestimmten Tickettyp auslösen soll.

Um nach einem Supportanruf ein Ticket zu erstellen, muss der Agent den Anruf mit „Create HubSpot Ticket“ oder einer vordefinierten Namenskonvention Ihrer Wahl markieren.

Dadurch wird automatisch der Workflow ausgelöst, um ein Ticket in der angegebenen Pipeline zu erstellen.

Durch die Optimierung dieses Prozesses kann sich Ihr Support-Team auf die Lösung von Kundenproblemen konzentrieren, während der Workflow die Tickets erstellt und organisiert. Auf diese Weise kann Ihr Support-Team sicherstellen, dass keine Anfrage unbemerkt bleibt und dass alle Kundenprobleme umgehend verfolgt und behoben werden."

Verwenden Sie Aircall-IVR-Nummern, um den HubSpot-Workflow auszulösen.

Effizienz ist entscheidend für die Bereitstellung eines nahtlosen Kundendiensterlebnisses. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Interactive Voice Response (IVR)-Funktion von Aircall zu nutzen, um Rechnungen automatisch zu versenden. Indem Sie ein IVR einrichten, können Sie diesem Pfad eine bestimmte Aircall-Nummer zuordnen und so einen Workflow in HubSpot auslösen.

Wenn beispielsweise ein Kunde Ihre Support-Hotline anruft und die 2 drückt, um eine Rechnung anzufordern, wird eine bestimmte Aircall-Nummer erstellt. Dies wird dann in der Aktivitätszeitachse des Kontakts in HubSpot aufgezeichnet und zeigt, dass der Kontakt eine Rechnung angefordert hat.

Mit einem eingerichteten Workflow würde im nächsten Schritt automatisch eine personalisierte E-Mail mit einem Link zur letzten Rechnung des Kunden versendet. Der Registrierungsauslöser für diesen Workflow wäre die IVR-Nummer, die sicherstellt, dass die richtige Rechnung an den richtigen Kunden gesendet wird. Diese Funktion spart Ihrem Support-Team Zeit und bietet Ihren Kunden ein reibungsloses und effizientes Erlebnis."

Etablieren Sie Ausrichtung und funktionsübergreifende Sichtbarkeit

Es ist von entscheidender Bedeutung, Account Manager auf dem Laufenden zu halten, wenn ihre Kunden mit dem Support in Kontakt treten, insbesondere wenn verschiedene Supportpakete angeboten werden. Um sicherzustellen, dass dieser Workflow effektiv ist, sollte Ihr Unternehmen jeder Ebene des Supportpakets eindeutige Telefonnummern zuweisen.

Ein kontaktbasierter Workflow wird automatisch ausgelöst, wenn ein Kunde seine Tier-1- oder Tier-2-Supportnummer anruft. Dieser Workflow sendet dann eine Benachrichtigung an den entsprechenden Account Manager. Auf diese Weise kann der Account Manager einchecken und sicherstellen, dass seine Kunden das höchste Serviceniveau erhalten.

Durch die Implementierung dieses Workflows kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Kundenbetreuer über alle Kundeninteraktionen informiert sind und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um das hohe Serviceniveau aufrechtzuerhalten, das von den verschiedenen Stufen von Supportpaketen erwartet wird.

Senden Sie nach dem Support automatisch Feedback-Umfragen.

Das Sammeln von Feedback ist unerlässlich, um ein hohes Maß an Kundensupport sicherzustellen und es zur Verbesserung Ihrer Angebote zu nutzen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, HubSpot zu verwenden, um automatisch Feedback-Umfragen zu senden, sobald ein Kunde seine Support-Erfahrung abgeschlossen hat.

Wenn ein Agent eine Supportanfrage löst, markiert er den Anruf in HubSpot mit einem Label wie „Problem gelöst“. Dies wird zum Auslöser für den Workflow, der dann eine Feedback-Umfrage an den Kunden sendet. Die Umfrage kann per E-Mail oder über einen Link zu einer Online-Umfrage versendet werden.

Durch das Sammeln von Feedback auf diese Weise können Sie wertvolle Einblicke in die Kundenzufriedenheit gewinnen, Verbesserungsbereiche identifizieren und den Fortschritt im Laufe der Zeit verfolgen. Dieser Workflow hilft Ihrer Organisation, einen hohen Support aufrechtzuerhalten und ehrliches Kundenfeedback kontinuierlich zu nutzen, um Ihre Angebote zu verbessern.

Verwenden Sie Anrufnotizen, um HubSpot-Workflows auszulösen

Die Nutzung der Aircall- und HubSpot-Integration zum Erstellen von Anrufnotizauslösern ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Kundensupportstrategie zu optimieren.

Durch das Einrichten bestimmter Eigenschaften in den Anrufnotizen, z. B. Voicemail, eingehende Anrufe, die nicht beantwortet werden, oder ein Fehler, können Sie einen Workflow auslösen, der automatisch eine Folge-E-Mail an den Kunden sendet. So wird sichergestellt, dass kein Kunde zurückbleibt und seine Anliegen umgehend bearbeitet werden.

Wenn ein manuelles Eingreifen erforderlich ist, kann der Workflow außerdem Ihr Kundensupport-Team an die Nachverfolgung erinnern. Diese Funktion kann auch zusätzliche Aktionen basierend auf der Dauer des Anrufs oder bestimmten Markierungen auslösen, die der Telefonagent hinterlassen hat, und bietet so noch mehr Flexibilität und Effizienz in Ihrem Kundensupportprozess.

Aircall-Workflows können ein leistungsstarkes Tool zur Optimierung Ihrer Kundensupportstrategie sein. Von der Erstellung von Auslösern für Anrufnotizen bis hin zur automatischen Erstellung von Tickets in einer Support-Pipeline können diese Workflows dazu beitragen, Ihren Prozess zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Ihren Kunden ein unvergleichliches Support-Erlebnis zu bieten. Mit der Integration von Aircall und HubSpot bringen Sie Ihren Kundensupport auf die nächste Stufe.

Hören Sie hier nicht auf! In Teil 1 dieser Serie haben wir weitere Beispiele für Aircall-Workflows vorgestellt, die speziell zur Optimierung Ihrer Verkaufsstrategie entwickelt wurden.