3 wichtige Best Practices für B2B-Sammlungen

Business-to-Business (B2B) Inkasso kann eine Herausforderung sein.

Gut geführtes Inkasso verbessert nicht nur Ihren Cashflow , sondern hilft auch , Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten .

Es kann auch dazu beitragen, Ihren Ruf als unterstützender und professioneller Anbieter in Ihrem Markt aufzubauen.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über Best Practices für B2B-Sammlungen, basierend auf unserer Erfahrung und unserem Fachwissen.

Best Practice 1: Behalten Sie B2B im Auge

B2B-Kunden benötigen häufig flexible und maßgeschneiderte Zahlungsoptionen, um ihre komplexen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Und im Gegensatz zu ihren Business-to-Consumer (B2C )-Gegenstücken kann es viel mehr Zeit und Mühe kosten, neue B2B-Kunden zu gewinnen und einzubinden.

Die Befolgung von Best Practices rund um die Debitorenbuchhaltung hilft Ihnen dabei, einen guten Ruf zu wahren und Ihre B2B- Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Was ist Debitorenbuchhaltung (AR)?

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR) sind Gelder, die einem Unternehmen oder einer Einzelperson für bereits gelieferte Dienstleistungen oder Produkte geschuldet werden.

Theoretisch könnte dies eine Rechnung beinhalten, die nicht sofort bezahlt wird. In der Praxis gilt dies in der Regel nur für verspätete Zahlungen, Mahngebühren oder Kredite, die über komplexere oder langfristige Zahlungspläne gewährt werden.

Was ist Debitorenmanagement?

Debitorenmanagement ist der Prozess, durch den Zahlungen, die einem Unternehmen geschuldet werden, verwaltet werden.

Dazu gehört, wie Rechnungen und andere überfällige Konten erfasst, ausgestellt, verarbeitet, verfolgt und nachverfolgt werden.

Dazu gehören auch andere Zahlungsprobleme wie verspätete Gebühren oder unvorhergesehene Kosten im Zusammenhang mit Ihrem Service sowie die Kontaktaufnahme mit Kunden und das Einziehen von Zahlungen.

Unternehmen entscheiden sich zunehmend dafür, ihr A/R-Management auszulagern, da umständliche manuelle Aufgaben die Teams verlangsamen und den Fokus von der Innovation ablenken.

Unterscheidet sich die B2B-Debitorenverwaltung von der B2C-Debitorenverwaltung?

Aufgrund der Natur des B2B-Geschäfts erfordern Working Capital und Zahlungsbedingungen oft eine sorgfältige Planung, längere Geschäftszyklen und speziell strukturierte Kreditsysteme.

Aufgrund dieser Bedingungen ist der Lebenszeitwert eines B2B-Kunden wahrscheinlich viel höher als der eines Verbrauchers auf dem Massenmarkt. Das heißt, Sie müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse von B2B-Kunden respektieren.

Einen Verkauf aufzubauen ist eine Sache, aber die Pflege und Aufrechterhaltung dieser Kundenbeziehungen erfordert einen Fokus auf das Kundenerlebnis vom „Kaufen“ bis hin zur Rechnungsstellung und darüber hinaus.

Die B2B-Welt ist klein und Unternehmen reden oft. Wenn nur wenige Entscheidungsträger Ihre Inkassorichtlinien oder Ihren Inkassoprozess negativ wahrnehmen, könnte Ihr Unternehmen den Ruf bekommen, dass es schwierig ist, Geschäfte mit ihm zu machen.

Best Practice 2: Klar kommunizieren

Die klare Kommunikation Ihres Kontos und Zahlungsvorgangs sollte bei der Verwaltung von B2B-Konten oberste Priorität haben.

Seien Sie in Ihrer Kommunikation präzise, ​​aber explizit. Wenn wichtige Informationen zu Fälligkeiten, Mahngebühren und Inkassoprozessen im juristischen Fachjargon im Kleingedruckten von Verträgen stehen, werden sie wahrscheinlich übersehen.

Alle Zahlungsbedingungen, Fristen und Folgemaßnahmen bei Zahlungsverzug sollten klar aufgelistet und für Ihren Kunden verfügbar sein.

Achten Sie darauf, diese Details frühzeitig in der Beziehung mündlich oder in anderen Mitteilungen zu erwähnen und darauf hinzuweisen, wo sie zu finden sind. Dies kann sogar in den automatischen Mahnprozess integriert werden.

Best Practice 3: Befolgen Sie konsistente Erfassungsschritte

Wenn Ihr Kunde jedoch nicht rechtzeitig bezahlt oder über die normalen Kommunikationskanäle geantwortet hat, sind die nächsten Schritte angebracht.

6 Schritte für Best Practice Debitoreninkasso

1. Grundlegende erste Fragen, die sich Ihr Unternehmen stellen sollte

Berücksichtigen Sie die folgende Checkliste frühzeitig in Ihrem Entscheidungsprozess:

• Wurde die Rechnung von und an die richtige Person gesendet?
• Haben Sie versucht, den Geschäftsinhaber direkt zu kontaktieren?
• Wurde eine erste Antwort erhalten?
• Gibt es ein Muster mit ihren überfälligen Rechnungen?

• Ist dies eine besonders arbeitsreiche Zeit für die Branche oder das Unternehmen des Kunden?
• Gibt es einen alternativen Zahlungsplan, den Sie ihnen anbieten können?

2. Andere Kommunikationskanäle

In vielen Ländern sind B2B und kommerzielle Kommunikation anders geregelt als B2C.

In den USA beispielsweise schränkt der Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) Inkassomethoden für Verbraucher ein, wie wiederholte Anrufe, Anrufe bei der Arbeit oder die Weitergabe von Informationen über die Schulden an Dritte.

In der kommerziellen Welt können Unternehmen jedoch mehrere Personen innerhalb desselben Unternehmens mit häufigen Anrufen kontaktieren und Skip-Tracer verwenden.

Was ist Skiptracing?

Skip Tracing (auch bekannt als Debtor Tracing ) ist das Aufspüren von Informationen über Schuldner, die „die Stadt übersprungen“ haben.

Die Nutzung eines Skip-Tracer-Dienstes unterstützt die Sammlungsbemühungen, indem die zeitaufwändige Beinarbeit rund um die Recherche und das Sammeln von Informationen erledigt wird, die vor der Kontaktaufnahme mit bestimmten Kunden erforderlich sind.

3. Mahnschreiben

Wenn Ihre Standardanfragen über einen längeren Zeitraum ignoriert werden, sollten Sie ein Mahnschreiben senden.

Was ist ein Mahnschreiben?

Mahnschreiben sind Dokumente, die normalerweise von Anwälten im Namen der Organisation verfasst werden. Sie zielen darauf ab, eine Zahlung oder andere Streitigkeiten zwischen Unternehmen (Vertragsbruch, gebrochene Bedingungen usw.) beizulegen.

Mahnschreiben sind zugleich der erste Schritt zu rechtlichen Schritten und der Versuch, sie zu verhindern.

Sie beschreiben den Streit detailliert und erstellen eine Papierspur, die später bei Bedarf als Beweismittel verwendet werden kann.

Wie lange dauert es, bis Sie ein Mahnschreiben senden sollten?

Dies variiert je nach Unternehmen und der spezifischen Beziehung zum Kunden. Ihr zukünftiger Umgang mit dem Kunden könnte beeinträchtigt werden, wenn Sie es zu früh senden.

Als allgemeines bewährtes Verfahren empfehlen wir, einen klar abgegrenzten Zeitraum abzuwarten, dh 30, 60 oder 90 Tage, bevor Sie ein Mahnschreiben versenden.

4. Inkasso

Wenn Ihre Inkassobemühungen immer noch fehlschlagen, ist die Beauftragung eines spezialisierten B2B-Inkassobüros für viele Unternehmen ein logischer nächster Schritt.

Viele bevorzugen ihr Fachwissen, da sie die Art des Kontos und die beteiligten Kunden eher verstehen als diejenigen, die sich auf Verbraucherkonten konzentrieren.

Im Erfolgsfall könnte dieser Weg den Streit beilegen und Ihnen und Ihrem Kunden Zeit vor Gericht ersparen.

5. Rechtsstreit

Erwägen Sie erst, vor Gericht zu gehen, wenn alle anderen Bemühungen gescheitert sind und Sie von einem positiven Ausgang überzeugt sind.

Einen Fall zu verlieren, kann nicht nur kostspielig sein, sondern auch die Wahrscheinlichkeit beeinträchtigen, dass andere potenzielle Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen nutzen.

6. Reduzieren Sie Ihre Verluste?

Die Beauftragung einer Anwaltskanzlei kann teuer sein und wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Es ist nicht einfach, den Sunk Cost Fallacy zu vermeiden.

Wenn die Beitreibung der Schulden unwahrscheinlich erscheint, interne Bemühungen zu viele Unternehmensressourcen verbrauchen oder die Einigung geringer ist als Ihre Rechtskosten, könnte es für ein Unternehmen an der Zeit sein, die Schulden abzuschreiben.

Aufzugeben ist eine schwierige Entscheidung, aber es bedeutet, dass Sie mehr Ressourcen für Kunden aufwenden können, die zählen.

Fazit

Die Verwaltung des Inkassoprozesses ist ein unerwünschter Overhead, der die Ressourcen des Unternehmens aufzehrt.

Die Befolgung unserer Best Practices für B2B-Sammlungen kann dazu beitragen, diesen Aufwand zu minimieren.

Eine klare Kommunikation Ihrer Konditionen und die Ausrichtung an den Prozessen Ihrer Kunden ist unerlässlich. Tagebuchgeführte und dokumentierte Folgemaßnahmen helfen Ihnen dabei, einen professionellen Ansatz, gute Beziehungen und Cashflow aufrechtzuerhalten.

Diese sind von entscheidender Bedeutung, da sich B2B-Sammlungen von Verbrauchersammlungen unterscheiden. Es gibt einen relativ kleinen Pool von B2B-Kunden mit einzigartigen Rechnungsstellungs- und Gutschriftverfahren.

Diese Punkte helfen Ihnen nicht nur dabei, effektiv mit Inkassofällen umzugehen, sondern verringern auch deren Auftreten.

Die Festlegung klarer Parameter und Prozesse führt wahrscheinlich zu lohnenden langfristigen Beziehungen zu Ihren Kunden.