10 E-Mail-Vorlagen, die Ihnen helfen, „Entschuldigung“ für die verspätete Antwort zu sagen

Seien Sie nicht zu hart zu sich selbst, wenn Sie manchmal vergessen, sofort auf Ihre E-Mails zu antworten.

Jeder weiß, dass das Leben hektisch wird, aber wenn es um professionelle E-Mails geht, die Sie von einem Kollegen oder Kunden erhalten, müssen Sie sich irgendwann Ihrer Langsamkeit stellen.

Nicht jedes Unternehmen kann mit asynchroner Kommunikation umgehen, insbesondere wenn Sie direkt mit Kunden oder externen Anbietern zusammenarbeiten.

Wenn Sie also auf E-Mails angewiesen sind, gibt es eine Möglichkeit, eine verspätete Antwort auf ehrliche und taktvolle Weise zu verfassen. Wenn Sie sich gerade an eine E-Mail erinnert haben, die Sie letzte Woche (oder letzten Monat!) zurückgestellt haben, versuchen Sie, sich nicht zu ärgern. Hier sind einige E-Mail-Vorlagen, die Sie verwenden können, um sich für die späte Antwort zu entschuldigen.

1. Erklären Sie, dass Sie beschäftigt sind
2. Zeigen Sie, dass Sie sich interessieren
3. Überbringen schlechter Nachrichten
4. Entschuldigen Sie sich im Voraus
5. Entschuldige dich nicht

"Entschuldigung für die späte Antwort; Ich war mit X beschäftigt“

Wenn Sie eine E-Mail von einem Kollegen – sogar einem Vorgesetzten – oder einem wichtigen Kunden erhalten haben, brauchen Sie Ihren Job nicht zu kündigen, um die Peinlichkeit einer verspäteten Antwort zu vermeiden. Selbst wenn Sie vergessen haben, ein dringendes Dokument zu senden oder dringend benötigte Informationen bereitzustellen, ist es besser spät als nie. Wenn ein Projekt mehrere bewegliche Teile hatte und eine E-Mail im Shuffle zu lange zurückgestellt oder vergessen wurde, geben Sie es zu und versuchen Sie es mit einem der folgenden:

Ich entschuldige mich für die späte Antwort. Ich war damit beschäftigt, nach Ihren angeforderten [Dokumenten, Daten, Dateien usw.] zu suchen, und Ihre Nachricht ist im Durcheinander untergegangen. Endlich ist alles befestigt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich etwas verpasst habe.

Entschuldigung für die verspätete Antwort. Unser [Titel des Kollegen oder Vorgesetzten einfügen] war diese Woche unterwegs, und ich würde gerne ein weiteres Paar Augen auf die von Ihnen angeforderten Dokumente lenken, um sicherzustellen, dass die Qualität erstklassig ist. Ich melde mich bei dir, wenn er nächste Woche zurückkommt. Tut mir leid, dass ich mich so spät melde. Das Projekt dauerte etwas länger als erwartet, und ich wollte sicherstellen, dass ich Ihnen die beste Version davon schicke. Es ist jetzt angebracht. Ich verspreche, das wird nicht wieder vorkommen!

Um den Prozess zu beschleunigen, antworten Sie direkt in einem synchroneren Tool wie Ihrer gemeinsamen Messaging-Plattform. Dadurch wird sichergestellt, dass die Antwort direkt in ihrem Schoß landet und nicht übersehen wird.

"Entschuldige meine späte Antwort; Wie läuft alles mit X?“

Wenn Sie eine freundliche E-Mail von einem Kollegen oder Kunden erhalten haben, den Sie schätzen, und vergessen zu antworten, sollten Sie sich entschuldigen, indem Sie ihnen zeigen, dass Sie sich um sie kümmern, und die Beziehung fortsetzen. Anstatt einfach zu sagen, dass es dir leid tut, und darüber zu reden, warum du es versäumt hast, früher zu antworten, denke an etwas Bestimmtes, das sie dir gesagt haben, oder an etwas, das sie dir zeigen möchten, dass sie ihre Interessen im Sinn haben. Versuchen Sie eines davon:

Vielen Dank für Ihre nachdenkliche Nachricht vor ein paar [Tagen, Wochen, Monaten]. Auf meiner Seite war es hektisch, aber ich würde trotzdem gerne aufholen. Arbeiten Sie immer noch [an X-Projekt/starten X-Kampagne/machen Sie eine Reise nach X]? Ich kann es kaum erwarten, mehr darüber zu hören, wenn wir uns treffen.

Sorry für die Funkstille – bei [Firma] ist viel los. Wenn Sie diese Woche Zeit haben, würde ich gerne [einen Kaffee trinken, einen Anruf tätigen] und mich über Ihr [Projekt, Ihre Initiative, Ihre Promotion, Ihre Reise] informieren. Ich kann es kaum erwarten, bald mehr zu sprechen!

Ich wünschte, ich hätte Ihnen das früher zugeschickt, aber herzlichen Glückwunsch zur [Promotion, erfolgreichen Kampagne, Einführung neuer Produkte usw.]! Ich würde dich gerne zu [Kaffee, Mittagessen, Getränken] zum Feiern ausführen. Was ist eine gute Zeit diese Woche?

„Ich hatte gehofft, früher zu antworten, aber ich fürchte, ich habe schlechte Nachrichten“

Vielleicht war Ihr Aufschieben wirklich eine geheime Hoffnung, dass sich die Situation in den Äther auflösen würde, sodass Sie überhaupt nicht reagieren müssten. Manchmal erfordert eine unbeantwortete E-Mail eine Antwort, zu der Sie sich nicht trauen. Entweder muss man jemandem mitteilen, dass ein Projekt in die Brüche gegangen ist, oder einem Jobkandidaten mitteilen, dass die Stelle anderweitig besetzt wurde. In jedem Fall müssen die schlechten Nachrichten überbracht werden, und zwar von Ihnen. Wenn Sie jemanden in der Schwebe gelassen haben und ihn jetzt enttäuschen müssen, tun Sie dies freundlicherweise folgendermaßen:

Entschuldigung für die verspätete Antwort. Ich hatte gehofft, früher zu antworten, aber ich fürchte, ich habe schlechte Nachrichten. [Sie haben den Job nicht bekommen/Wir haben entschieden, das X-Projekt nicht durchzuführen]. Ich hatte jedoch große Hoffnungen darauf, [Sie weiterzubringen/dieses Projekt zum Leben zu erwecken], und deshalb werde ich Sie auf jeden Fall im Auge behalten, wenn sich in naher Zukunft etwas ändert. Vielen Dank für Ihre Geduld und ich hoffe, unsere Wege kreuzen sich wieder.

Entschuldigen Sie die späte Antwort – bei mir hat sich die Lage endlich beruhigt. Leider hat sich das Unternehmen seit unserem letzten Gespräch entschieden, [mit einer anderen Agentur zusammenzuarbeiten, unsere Bemühungen intern zu bündeln, die Einstellung für die Rolle zu verschieben]. Wir schätzen es sehr, mit Ihnen sprechen zu können und zu erfahren, wie Sie uns beim X-Projekt helfen können. Ich würde gerne in Kontakt bleiben, falls sich in Zukunft eine weitere Gelegenheit ergibt.

Ich entschuldige mich aufrichtig für die langsame Antwort. Ich hoffe, es geht Ihnen seit unserem letzten Gespräch gut! Nachdem wir darüber nachgedacht haben, glaubt unser Team nicht, dass dies für die aktuelle [Rolle, Projekt] funktionieren wird – wir suchen [jemanden, der ins Büro kommen kann, eine Agentur, die X aufnehmen kann]. Wir haben jedoch [eine Öffnung für eine X-Rolle, einen Bedarf für einen X-Dienst]. Sind Sie bereit, dies mit uns zu erkunden?

Entschuldigen Sie sich im Voraus

Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, aber wissen, dass es einige Zeit dauern wird, bis Sie eine angemessene Antwort geben oder einige angeforderte Informationen bereitstellen, sollten Sie sich im Voraus entschuldigen. Versuchen Sie eine Antwort wie diese:

Ich wollte nur den Eingang Ihrer E-Mail bestätigen. Es kann einige Zeit dauern, [ordnungsgemäß zu antworten/das bereitzustellen, was Sie angefordert haben], und ich entschuldige mich dafür. Bitte haben Sie Geduld mit mir und ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Diese Art von proaktiver Ehrlichkeit wird Sie weit bringen.

Vielleicht müssen Sie nicht sagen, dass es Ihnen leid tut

Natürlich erfordert nicht jede verspätete E-Mail-Antwort eine Entschuldigung. Wenn sich ein flüchtiger Bekannter an das Netzwerk gewandt hat, Sie aber mit dringenderen Angelegenheiten zu beschäftigt waren, um zu antworten, müssen Sie sich möglicherweise nicht entschuldigen. Es reicht aus, dem Absender dafür zu danken, dass er sich gemeldet und sein Interesse an einer Verbindung bekundet hat, wenn Sie Tage oder sogar Wochen später antworten. Sie können sogar damit durchkommen, die verstrichene Zeit anzuerkennen, mit etwas in der Art von:

Vielen Dank, dass Sie sich vor ein paar Wochen gemeldet haben! Wenn Sie immer noch daran interessiert sind, sich bei einem Kaffee zu treffen, bin ich dienstag- und donnerstagabends verfügbar. Funktioniert eines davon für Sie? Ich kann es kaum erwarten, von Ihrem [aktuellen Projekt/Position/Unternehmen] zu hören, wenn wir uns treffen.

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