كيف تكتب اقتراحًا في 10 خطوات سهلة [تم تضمين القوالب]

ما هو الاقتراح؟

الاقتراح هو وثيقة تحدد مشروعًا أو خدمة لتوضيح التفاصيل والحصول على موافقة من جميع الأطراف المعنية. تتضمن المقترحات عادةً نهج الخدمة الشامل والجداول الزمنية المهمة والمخرجات الرئيسية.

للحصول على أفضل النتائج ، استخدم برنامج الاقتراح بدلاً من ملف PDF. بهذه الطريقة ، ستحصل على ميزات مهمة للمبيعات مثل التوقيعات الإلكترونية ، والتحكم في العلامة التجارية والمحتوى ، والرؤية الكاملة لنشاط عرض العميل.

9 أجزاء مهمة من الاقتراح

هناك العديد من الطرق المختلفة لهيكلة الاقتراح. من خلال بحثنا عن المقترحات الناجحة ، وجدنا أن المستندات الفائزة تتضمن عادةً الأقسام الرئيسية التالية:

1. صفحة الغلاف

2. ملخص تنفيذي

3. يقترب

4. معلومات عنا

5. الإنجازات

6. التسعير

7. الأحكام والشروط

8. دراسات الحالة (أو الدليل الاجتماعي)

قد يسمي كل اقتراح هذه الأقسام الرئيسية بشكل مختلف ، أو يرتبها بترتيب مختلف.

بغض النظر عن الأقسام التي تختارها ، تأكد من تضمين جدول محتويات. إذا كنت تستخدم Proposify ، فسيتم عرض جدول المحتويات تلقائيًا على الجانب الأيسر ، بحيث يمكن للعملاء النقر بسهولة حولها لمراجعة الأقسام المختلفة مرة أخرى. كما قد تتخيل ، غالبًا ما يتم عرض قسم التسعير عدة مرات قبل اتخاذ القرار.

العروض مقابل التقارير

بينما يتم استخدام اقتراح لتقديم مشروع أو خدمة جديدة (إما إلى عميل أو داخليًا لرئيسك في العمل) ، تم تصميم تقرير لمشاركة التفاصيل حول مشروع تم تنفيذه بالفعل. استخدم التقارير لتدقيق العمليات التجارية أو مشاركة نجاح حملة تسويقية.

كيفية كتابة اقتراح في 10 خطوات سهلة

تابع مع عمليتنا خطوة بخطوة ، حيث نستخدم نموذج اقتراح الإعلان الخاص بنا . في حين أن محتوى الأمثلة خاص بالإعلان ، يمكن بسهولة تعديل هذا النموذج ليناسب أي صناعة أو نوع مشروع.

الخطوة 1. اكتشف الاحتياجات والمتطلبات

لا يمكنك كتابة اقتراح رائع بدون عرض تقديمي رائع.

خذ الوقت الكافي لفهم ما يحتاجه عميلك ، وما هي أهدافه ، وما الذي يهتم به ، وما هي النتائج التي يهتم بها أكثر.

إذا كنت تطرح مشروعًا داخليًا ، فتأكد من التحدث مع مختلف أصحاب المصلحة وأعضاء فريقك.

نصائح للاكتشاف:

• أثناء جلسات الاكتشاف ، اطرح الأسئلة المناسبة لمعرفة ما إذا كان العميل يستحق وقتك . هل تناسب ملفك الشخصي المثالي للعميل؟ هل هم مستعدون لتنفيذ الحل الخاص بك؟ ضع معايير لتحديد ما إذا كان هذا الاحتمال جاهزًا حتى لتلقي عرض من أجلك. وتأكد من تحديث معاييرك بمرور الوقت بينما تتعلم المزيد عن عميلك المثالي.

• اكتشاف الاعتراضات والتعامل معها بشكل استباقي. اسأل العميل عن أي مخاوف أو ترددات أو الأوقات التي تم حرقها من قبل مزودي الخدمة من قبل. بهذه الطريقة ، تعرف بالضبط النقاط التي يجب تغطيتها في اقتراحك.

• احصل على موافقة شفهية من العميل على عرضك وتناوله قبل كتابته مع عرض.

الخطوة 2. قم بإنشاء صفحة الغلاف

ابدأ كتابة مقترحك بصفحة غلاف مقنعة (تُعرف أيضًا باسم صفحة العنوان). يحتل المرئيات والأسلوب مركز الصدارة هنا - إنه انطباعك الأول بعد كل شيء. بالنسبة للنص ، تحتاج فقط إلى عنوان عرض وتفاصيل أساسية مثل اسم شركتك واسم العميل والتاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

يتميز مثال اقتراحنا بتصميم مشرق وجريء وجميع التفاصيل التي تحتاجها. لا توجد "طريقة واحدة" للقيام بذلك بشكل صحيح ، طالما أنك تتبع إرشادات علامتك التجارية.

تلميحات حول إنشاء صفحات الغلاف:

• امنح مشروعك عنوانًا قائمًا على النتائج والذي سيضع على الفور العرض الكامل والاستثمار في المنظور الصحيح.

• تأكد من اختيار قالب اقتراح يتوافق مع نمط علامتك التجارية ، حيث سيكون من السهل تغيير الألوان والنص لاحقًا.

الخطوة 3. اكتب خطاب الغلاف

حان الوقت الآن لكتابة خطاب الغلاف الخاص بك. يعد هذا أحد أقسام الاقتراح الأكثر صعوبة في الكتابة لأنه يحدد بالفعل نغمة بقية عرضك.

يجب أن يقوم خطاب الغلاف (المعروف أيضًا باسم الملخص التنفيذي) بأكثر من مجرد تقديم نظرة عامة. يجب أن يكون هذا القسم مقنعًا بما يكفي لإقناع عميلك بقراءة بقية الاقتراح.

اجذب رغباتهم ، واكتشف نقاط الألم الرئيسية الخاصة بهم ، واجعلهم متحمسين للتحول الذي يمكنك توفيره. تأكد من صياغة رسائل مقنعة وذات صلة خصيصًا لكل مشترٍ فردي.

نصائح لكتابة خطابات الغلاف:

• تأكد من أن النسخة على العلامة التجارية. قد يعني ذلك مضحكًا وغير موقر أو جاد ورسمي.

• ضع التركيز على نتيجة الخدمة ، سواء كان ذلك اكتساب العملاء ، أو تحسين سلامة المنشأة ، أو حدث لا يُنسى.

الخطوة 4. إنشاء السيرة الذاتية للشركة

قبل الانتقال إلى نهج المشروع والتسعير ، من الذكاء إخبار العميل المحتمل قليلاً عن شركتك.

يمكن أن يتضمن هذا القسم معلومات أساسية مثل تاريخ التأسيس والمكان الذي تركز عليه ، بالإضافة إلى حقوق المفاخرة للشركات الصغيرة ، مثل الجوائز أو متوسط ​​النتائج أو مدى وصول الجمهور.

إذا كان هذا عرضًا داخليًا ، فيمكنك الكتابة عن فريقك بدلاً من الشركة بأكملها.

في مثالنا المقترح ، هناك صفحة واحدة لسيرة الشركة وصفحة واحدة لإحصاءات الشركة التي تهم العميل المحتمل.

نصائح لكتابة السير الذاتية للشركة:

• على الرغم من أن هذا القسم يتعلق بك ، ابحث عن طرق لجعله يتعلق بعميلك المحتمل. قم بتضمين تفاصيل الشركة التي توضح أنه يمكنك الحصول على النتائج التي يبحثون عنها.

• الحصول على الإبداع. بدلاً من مجرد جدار نصي ، هل يمكنك استخدام الرموز أو الإحصائيات لإظهار هويتك؟

• تأكد من حفظ هذا القسم كنموذج لإعادة استخدامه في المقترحات المستقبلية. لا يتعين عليك تعديل هذا لكل عميل ، ولكن قد ترغب في إنشاء سير شركة مختلفة قليلاً لخدمات مختلفة (إذا كنت تقدم خدمات مختلفة تمامًا).

الخطوة 5. أضف الدليل الاجتماعي

نوصيك بتضمين الدليل الاجتماعي فورًا بعد قسم السيرة الذاتية لشركتك. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام كلمات عملائك السابقين لدعم الأشياء الجميلة التي قلتها عن نفسك.

يمكن أن يكون الدليل الاجتماعي عبارة عن شهادات ودراسات حالة مصغرة ومراجعات ومتوسطات تصنيف النجوم.

إذا كنت تقوم بأعمال إبداعية أو إنشاءات ، فقد ترغب أيضًا في تضمين بضع عينات من المحفظة.

نصائح لاستخدام الدليل الاجتماعي:

• تطابق الشهادة أو المراجعة مع الملعب. احصل على بنك من الشهادات للاختيار من بينها حتى تتمكن دائمًا من اختيار الأكثر صلة بالموضوع.

• كن موجزا. قد ترغب في تقليم أو تعديل شهادات طويلة بحيث يكون كل منها أقل من 50 كلمة. خلاف ذلك ، قد لا يقرأها العملاء المحتملون.

• استمر في جمع الدليل الاجتماعي بشكل استباقي. اطلب من العملاء السعداء كتابة شهادة أو مراجعتك عبر الإنترنت

الخطوة 6. حدد النهج الأساسي

حان الوقت الآن لبيع خدماتك. قم بإنشاء قسم نهج لعرض ما تريد أن تخطط لتقديمه للعميل.

هناك العديد من الطرق المختلفة لكتابة هذا القسم ، لأنه يعتمد حقًا على ما تقدمه. يمكنك تقسيم العمل إلى فئات بنقاط أو أوصاف لكل فئة. أو يمكنك كتابة بضع فقرات تصف حلك المقترح ولماذا تعتقد أنه الأنسب للعميل.

نصائح لكتابة أقسام النهج:

• ضع في اعتبارك إعطاء هذا القسم اسمًا فريدًا ، مثل مسار المشروع أو خطتنا أو هيا بنا إلى العمل .

  

• امنحه تفاصيل إضافية. قد تقوم بتضمين قائمة بالنواتج ، أو تفصيل أكثر تفصيلاً لنطاق الخدمات ، أو رسم توضيحي للجدول الزمني مع المعالم الهامة.

• إذا لم يكن لديك خيارات الحزمة وكان هناك سعر واحد فقط مدرج ، فيجب أن يكون هذا القسم مفصلاً للغاية. إذا كانت هناك خيارات للتسعير والخدمة ، فسيكون هذا القسم أبسط ، وسيحتوي القسم التالي على تفاصيل الخدمة (لكل خيارات الحزمة).

الخطوة 7. قم بإنشاء جدول تسعير

عند كتابة المقترحات ، تأكد من إعطاء الكثير من الوقت والاهتمام لقسم التسعير. ستساعد جميع التفاصيل والخيارات التي تقدمها العملاء على فهم ما يحصلون عليه بشكل أفضل.

نوصي بتسمية هذا القسم "استثمارك" لأنه يساعد في تذكير المشترين المحتملين بالاستثمار الذي يقومون به في أعمالهم.

في مثالنا أدناه ، سترى 3 خيارات للحزمة في الصفحة الأولى من قسم التسعير. وبعد ذلك ، يمكن للعميل تحديد اختيار الحزمة الخاص به في الصفحة الثانية. سيؤدي هذا تلقائيًا إلى تحديث السعر الإجمالي للاقتراح.

نصائح لتسعير العرض:

• استخدم التسعير الاختياري عندما يكون ذلك ممكنًا ، مثل الحزم أو أطوال المشروع أو الوظائف الإضافية ، لأن هذه الطرق معروفة بتأثيرها الإيجابي على معدلات الإغلاق.

• تأكد من توضيح الأنواع المختلفة من التكاليف ، مثل التكاليف بالساعة مقابل التكاليف الثابتة لملعب إدارة الحدث.

الخطوة 8. اكتب السير لأعضاء فريقك

في الخطوة 4 ، قمت بإنشاء سيرة ذاتية لشركتك لبيع خبرة شركتك وإثبات أن لديك ما يلزم للنجاح في الخدمة التي تقدمها.

حان الوقت الآن لتظهر لعميلك البشر الحقيقيين الذين سيعملون معهم إذا قرروا العمل معك. فكر في هذا على أنه قسم "أنت في أيد أمينة" .

قم بتضمين الوجوه التي سيتفاعل معها العميل ، مع التأكد من تحديد المواهب الفريدة لفريقك وما يجلبونه إلى الطاولة.

نصائح لكتابة سير الفريق:

• قم بتضمين السير لما يصل إلى 6 أشخاص فقط. يمكنك كتابة السير للشركة بأكملها (لشركة صغيرة جدًا) ، أو الفريق التنفيذي ، أو الأشخاص الذين سيتعاملون مع الحساب إذا تم الفوز بالاقتراح.

• استخدم هذا القسم لإظهار ليس فقط أوراق اعتمادك ولكن شخصيتك. استمتع بها ، ولكن كما هو الحال دائمًا ، ابق على العلامة التجارية. قد يتخطى الاقتراح الرسمي النكات ويلتزم بالأوسمة فقط.

الخطوة 9. أضف عقد عملك

يجب أن يتضمن هذا القسم من الاقتراح التفاصيل التعاقدية التي ستضفي الطابع الرسمي على الاتفاقية. بهذه الطريقة ، يمكنك إرسال اقتراح العمل ، ولن تضطر أيضًا إلى إرسال عقد منفصل.

قد يكون لديك عدة صفحات من البنود القانونية أو بيان بسيط للعمل.

نصائح لكتابة عقود الاقتراح:

• إذا لم يتم توضيح بيان العمل بالفعل في صلب الاقتراح ، فتأكد من إدراجه هنا.

• قم بتضمين بند بشأن المبالغ المستردة والإلغاء وتعديلات المشروع.

• تأكد من مساعدة فريقك القانوني في صياغة قسم العقد حتى تعرف أنه يلبي متطلبات شركتك.

الخطوة 10. قم بالتوقيع وإرساله للتوقيع

وأخيرًا ، تحتاج إلى كتابة صفحة التوقيعات الإلكترونية الخاصة بك وإضافة توقيع إلكتروني لنفسك وتوقيع لعميلك.

بمجرد أن يختار العميل خيارات التسعير الخاصة به ، يمكنه التوقيع على الاقتراح لبدء المشروع.

نصائح حول إضافة التوقيعات الإلكترونية للمقترح:

• اكتب رسالة فوق التوقيع تساعد في إتمام الصفقة. تحدث عن مدى حماسك للبدء وتوضيح الخطوات التالية الفورية بعد توقيع الاقتراح.

• قم دائمًا بالتوقيع على مقترحاتك قبل إرسالها! يُظهر بحثنا أنه من المرجح أن يتم إغلاق الاقتراح إذا كنت قد وقعت عليه بالفعل بحلول الوقت الذي يفتحه فيه العميل.

• راجع تحليلات الاقتراح الخاص بك لمعرفة كيفية المتابعة مع العملاء. على سبيل المثال ، إذا لم يفتح العميل الاقتراح بعد ، فذكره بذلك. ولكن إذا فتحوه عدة مرات ، اسألهم عما إذا كان لديهم أي أسئلة أو إذا كانوا يرغبون في تعديل المشروع.

إرشادات كتابة المقترحات الخاصة بالصناعة

كل صناعة لها اقتراحها الخاص بكتابة أفضل الممارسات. فيما يلي بعض النصائح التي يجب مراعاتها.

برمجة

عند كتابة اقتراح برنامج ، تأكد من تضمين معلومات وافية حول كيفية مساعدة العميل في تنفيذ واستخدام برنامجك. قد يبدو ذلك كجلسات تدريب للموظفين ، وعمليات تكامل مخصصة ، وطرح تجريبي ، وما إلى ذلك.

بناء

في صناعة البناء ، من المحتمل أن تتلقى طلبًا لتقديم العروض (RFPs) من الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية. لذا تأكد من التحقق من تفاصيل طلب تقديم العروض بحيث يغطي الاقتراح المطلوب جميع المعلومات المطلوبة.

تحتاج عادةً إلى تضمين تسعير مفصل للغاية وتفصيل للجدول الزمني ، وقد تحتاج إلى إظهار التزامك بمتطلبات الولاية والمقاطعة ، سواء بالنسبة للشهادات أو الحماية البيئية ، إلخ.

تسويق

التسويق هو كل شيء عن النتائج. يجب عليك تضمين شكلين مختلفين من الأدلة الاجتماعية ، مثل الإحصائيات مع نتائج العميل وشهاداته. يتطلب التسويق أيضًا قدرًا كبيرًا من الإبداع بغض النظر عن القناة ، لذا تأكد من عرض الجانب الإبداعي لشركتك من خلال عناوين الاقتراح والصور الفريدة.

الأحداث

عندما تكتب اقتراحًا لإدارة الأحداث أو تقديم الطعام أو بعض الخدمات الأخرى ، فأنت بحاجة إلى وضع بعض الأشياء في الاعتبار. أولاً ، تأكد من حصولك على شهادات من الحاضرين في الحدث ، وليس عملائك المباشرين فقط. أيضًا ، يجب أن يتضمن قسم التسعير الخاص بك التكاليف الثابتة (مثل المكان) والتكاليف المتغيرة (مثل ساعات فريقك في تزيين الحدث أو علامة تبويب شريط المكان في نهاية الليل). لأي تكاليف متغيرة ، قدم تقديرًا أعلى بنسبة 10٪ مما تتوقعه بالفعل.

3 قوالب اقتراح

تقدم Proposify العشرات من قوالب الاقتراحات لتوجيه كتاباتك ومساعدتك في الفوز بالصفقات. هنا بعض المفضلات الينا.

1. قالب اقتراح وظيفة البناء

جاهز للاستخدام في صناعة البناء ، يتضمن هذا القالب المشاريع السابقة لتكون بمثابة قطع حافظة ، وملخص مشروع مفصل مع العناصر التي من المتوقع أن يقدمها العميل ، وجدول المشروع.

2. نموذج اقتراح المحاسبة

أثناء إنشاء هذا النموذج لخدمات المحاسبة ، يمكن تعديله بسهولة ليناسب الخدمات الاستشارية المختلفة. تشمل الأقسام العلوية خطاب المقدمة وصفحة عنا وملخص المشروع مع الأهداف وتفاصيل الخدمة وتقدير مفصل للأسعار.

3. قالب اقتراح تقديم الطعام

باستخدام قالب اقتراح تقديم الطعام للحدث هذا ، ستحصل على صفحة مقدمة قصيرة وحلوة ، وسيرة ذاتية أطول للشركة ، وعرض طعام ، وتفاصيل حدث (رائعة للتعامل بشكل استباقي مع أي ارتباك أو اختلاط) ، ولوحة مزاجية للموضوع ، وعينة قائمة .

يمكن تكييف هذا الاقتراح لأنواع أخرى من الأعمال الإبداعية ، مثل التصوير الفوتوغرافي أو تزيين متجر البيع بالتجزئة أو خدمات المكياج.

الخطوات التالية: اكتب اقتراحك الخاص

لكتابة اقتراح فعال ، يجب أن تبدأ بفهم قوي لاحتياجات العميل. بهذه الطريقة ، يمكنك وضع النتائج المرجوة والتحول في المقدمة والمركز. اكتب خطاب تغطية وملخص المشروع والسيرة الذاتية للشركة وجدول التسعير لتوضيح ما سيحصل عليه العميل أثناء بيع شركتك أيضًا كأفضل مزود للحلول.

يمكنك بسهولة كتابة اقتراح باستخدام قوالب اقتراح مفصلة ومصممة بشكل جميل.

هل أنت جاهز لإغلاق الصفقات بشكل أسرع؟ ابدأ تجربتك المجانية من Proposify.