كيفية كتابة بيان صحفي: 11 نصيحة للنسخ الجديد

بينما تعد البيانات الصحفية جزءًا أساسيًا من التسويق عبر الإنترنت والاتصالات الرقمية ، إلا أنه من الصعب كتابتها وقليل من الناس يفهمون هيكلها. لهذا السبب ، تقوم العديد من الشركات والمسوقين بتوظيف كتاب خبراء أو صحفيين لكتابة بيانات صحفية لهم. ومع ذلك ، فإن فهم التنسيق وكيفية كتابة بيان صحفي مهم حتى تتمكن من التعرف على بيان صحفي جيد عندما تراه.

بعد ذلك ، يمكنك دائمًا تقييم محتوى البيان الصحفي الخاص بك وتكون أكثر نجاحًا عند الترويج لصورة علامتك التجارية والمنتجات الجديدة.

على الرغم من أن البيانات الصحفية قد تبدو غريبة ، إلا أنها تحتوي جميعها على عناصر محددة يجب أن تكون موجودة في كل بيان صحفي تصدره.

على حد تعبير روبرت واين ، أحد المساهمين البارزين في مجلة فوربس ، فإن البيانات الصحفية "معادلة بطبيعتها ، وكذلك الشعر والتغريدات والأعمدة وغيرها من الاتصالات المكتوبة. كل شخص لديه قيود. يعمل الطهاة داخل مقلاة بحجم 8 بوصات لصنع عجة ، ويعرف العظماء كيفية اختيار أفضل المكونات وخلطها لخلق إحساس لذيذ. يمكن للكتاب فصل جملهم في حدود الإصدار ".

عندما تعرف ما يجب تضمينه في بيانك الصحفي وكيفية تنظيمه ، ستكون مواد العلاقات العامة الخاصة بك أكثر رسمية ومصداقية ومفيدة للقراء. هذا صحيح سواء كنت تخطط لكتابة بياناتك الصحفية بنفسك أو توظيف شخص آخر للقيام بذلك نيابة عنك.

تابع معنا بينما نشارك الخطوات الـ 11 المطلوبة لإنشاء بيان صحفي تم إعداده بخبرة.

ما هو البيان الصحفي؟

البيان الصحفي هو بيان رسمي من شركة أو منظمة تشارك الأخبار مع وسائل الإعلام والجمهور. إنها وثيقة رسمية تستخدم لتوزيع المعلومات ذات الصلة بتنسيق بسيط من صفحة واحدة. الهدف من البيان الصحفي هو جذب انتباه وسائل الإعلام والجمهور.

متى يجب استخدام البيان الصحفي؟

كوثيقة إعلامية رسمية ، يجب أن تكون البيانات الصحفية محجوزة للأحداث ذات الأهمية الإخبارية. إذا تم استخدامها كثيرًا لإجراء تحديثات غير مهمة ، فقد يتم تجاهل إصداراتك.

تُستخدم البيانات الصحفية بشكل شائع للأنواع التالية من الإعلانات أو الأحداث:

• إطلاق المنتج
• تغييرات مهمة في الخدمة
• تعيين أو ترك المديرين التنفيذيين للشركة
• إعلانات التمويل
• أخبار عاجلة
• المناسبات العامة والخاصة
• الافتتاحيات الكبرى والاكتشافات

النشرات الصحفية مقابل إعلانات الشركة

بالنسبة للقارئ غير المدرب ، قد يبدو البيان الصحفي وكأنه مصطلح خيالي لإعلان الشركة. في حين أن البيان الصحفي هو إعلان تقنيًا ، من منظور صحفي ، فإنه يُنظر إليه على أنه مصدر أساسي يمكن الاستشهاد به.

البيانات الصحفية هي مصدر المعلومات الرسمية. إذا شاركت إحدى الشركات نفس الأخبار بطريقة أخرى ، مثل تغريدة أو مدونة ، فمن المحتمل أن ترتبط بالبيان الصحفي الرسمي.

نظرًا لأنها منظمة بشكل أكثر رسمية ، تختلف البيانات الصحفية أيضًا عن الأنواع الأخرى من الإعلانات لأنها من المفترض أن تشاركها وسائل الإعلام.

11 خطوات لكتابة بيان صحفي

بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره ، فإن البيانات الصحفية مهمة. إنها وسيلة مثالية لإخبار وسائل الإعلام وجوجل وقرائك عندما يحدث شيء جديد ومثير داخل شركتك. استخدم البيانات الصحفية للإعلان عن الشراكات وإطلاق المنتجات والتعيينات الجديدة والمزيد.

إذا لم يكن عملك قد كتب بيانًا صحفيًا من قبل ، فلا تقلق. ستوجهك نصائحنا التأسيسية الإحدى عشرة خلال العملية.

1. استخدم لغة الإصدار الصحيحة

عند إرسال بيان صحفي إلى منفذ إخباري ، يجب عليك إخبارهم بالموعد الذي ترغب في نشره فيه. إذا كنت مستعدًا لنشر بيانك الصحفي للجمهور الآن ، فاستخدم الكلمات "للنشر الفوري" في الأعلى.

ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تعليق الإصدار حتى تاريخ معين (هذا أمر شائع مع إطلاق المنتج) ، فضع "HOLD RELEASE UNTIL" جنبًا إلى جنب مع التاريخ المحدد.

هذا جزء مهم من مقالتك الصحفية لأنه يخبر القراء والصحفيين عندما تريد مشاهدة مقالتك على الويب أو مطبوعة. كما أنه يمنحك التحكم في وقت وصول البيان الصحفي إلى وسائل الإعلام ، مما قد يكون له تأثير كبير على نجاح جهود النشر الصحفي الخاصة بك.

2. استخدم شعار الشركة والألوان

تعد العلامة التجارية في بيان صحفي أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تريد أن يعرف القراء ما تمثله علامتك التجارية. لجعل بياناتك الصحفية أكثر تأثيرًا وقابلية للتمييز ، استخدم شعارات شركتك وألوانها في قسم العنوان.

اكتشف كيف أضافت شركة القيادة الذاتية Motional شعارها إلى الجزء العلوي من بيان صحفي حديث:

3. قم بتضمين الكلمات الرئيسية في عناوين النشرات الصحفية

تمامًا كما هو الحال في الأنواع الأخرى من المحتوى عبر الإنترنت ، يجب عليك تضمين الكلمات الرئيسية لتحسين محركات البحث في عناوين النشرات الصحفية. هذا يسهل على محركات البحث العثور على بيانك الصحفي وترتيبه مع التأكد من أن وسائل الإعلام وقرائك يفهمون ما هو بيانك الصحفي.

تذكر: لا تريد الإفراط في استخدام الكلمات الرئيسية - فقط قم بتضمينها بشكل طبيعي طوال الوقت كما تفعل مع المحتوى الآخر.

تحقق من كيفية قيام Apple بهذا في بيان صحفي نُشر في 6 ديسمبر 2022. في هذه الحالة ، يمكنك أن تفترض بأمان أن الكلمات الرئيسية التي استهدفتها Apple تتضمن "أسعار متجر التطبيقات:"

اعتبار آخر هو كتابة عناوينك بالأحرف الكبيرة. إذا كنت تتبع نمط AP الرسمي بالأحرف الكبيرة ، فيجب كتابة جميع الكلمات في العنوان بأحرف كبيرة باستثناء حروف الجر والكلمات الأقصر من أربعة أحرف.

كما ترون في المثال أعلاه ، قامت Apple فقط بكتابة أسماء العلم بأحرف كبيرة. ومع ذلك ، قاموا بنشر البيان الصحفي على موقعهم على الإنترنت. إذا قاموا بنشر البيان الصحفي على موقع إخباري رسمي ، فسيكون اختيار الأحرف الكبيرة لحالة العنوان هو الخيار الأفضل.

للحصول على أفضل النتائج ، اجعل العناوين أقل من 160 حرفًا. لفترة أطول من ذلك ، قد يفقد القراء الاهتمام ، وتخاطر بقطع عنوانك بواسطة Google.

يجب أن يثير عنوانك اهتمام فئة ديموغرافية محدودة للغاية - الصحفيين. بينما قد ترغب في الكتابة لعملائك ، فإن البيان الصحفي مخصص للصحافة. تأكد من أن العنوان الخاص بك واقعي وغني بالمعلومات وملفت للانتباه.

إليك بعض النصائح لمساعدتك في كتابة عناوين أكثر فاعلية للبيانات الصحفية:

• استخدام الأرقام : الأرقام أسهل في الفهم من الأوصاف الغامضة. على سبيل المثال ، هل تفضل قراءة: "زيادة المبيعات في الربع الرابع" أم "زيادة المبيعات بنسبة 40٪ في الربع الرابع"؟
• فكر في بيان صحفي مثل مقال صحفي: إذا قرأت قائمة بعناوين مقالات الصحف وعناوين البيانات الصحفية ، فمن المحتمل ألا تتمكن من التمييز بينها. عند كتابة عنوان البيان الصحفي ، فكر كصحفي واحقق أكبر تأثير ممكن مع مساحة محدودة.
• استخدم المضارع: حتى لو حدث شيء بالفعل ، يجب أن يتحدث البيان الصحفي عنه في المضارع ، خاصة في العنوان. بدلًا من "الشركة س تستأجر مديرًا تنفيذيًا جديدًا" ، قم بتغييرها إلى "الشركة س تستأجر مديرًا تنفيذيًا جديدًا".
• تجنب لغة المبيعات: قد يكون من المغري تشجيع الناس على شراء شيء من عملك في بيان صحفي. ومع ذلك ، فإن البيانات الصحفية مخصصة لمشاركة المعلومات وليس للترويج للمنتجات. إذا كنت تشارك معلومات حول إطلاق منتج جديد ، فيجب أن يتحدث عنوانك عن سبب أهمية المنتج ، وليس لماذا يجب على شخص ما شرائه.

4. اكتب ملخص فقرة

يتضمن كل بيان صحفي فقرة موجزة موضوعة بعد العنوان. هذا يلخص بإيجاز إعلانك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معظم فقرات التلخيص هذه تبقى بين جملة وخمس جمل. تم تنسيق بعضها كنقاط نقطية.

هذه الفقرة الصغيرة مهمة لأنها تساعد القراء على فهم ما إذا كانوا سيتفاعلون مع البيان الصحفي أو المضي قدمًا للعثور على شيء يناسب احتياجاتهم بشكل أفضل. يمكن أن يساعد أيضًا الصحفيين المشغولين على فهم سبب أهمية بيانك الصحفي وتحديد ما إذا كانوا يريدون تغطيته.

فيما يلي مثال لما تبدو عليه فقرة التلخيص الجيدة ، من بيان صحفي حديث لفورد:

ستلاحظ أن Ford يتضمن ملخصًا من جملة واحدة بخط مائل لمساعدته على التميز.

ضع في اعتبارك كتابة هذه الفقرة أخيرًا للتأكد من أنها تظل ملخصًا. بهذه الطريقة لا تقوم بتضمين أي معلومات جديدة.

قد تكون إضافة كلمة رئيسية أو كلمتين في هذه الفقرة مفيدة أيضًا ، اعتمادًا على طول الملخص. من السهل أن تنسى اسم شركتك في عنوان رئيسي ، لذا تأكد من وجوده في الملخص إذا تركته.

أخيرًا ، مع وجود كمية محدودة من المعلومات التي يجب تضمينها ، تأكد من أن كل جملة واضحة وموجزة قدر الإمكان. لديك بضع جمل فقط لإقناع القراء بأن بيانك الصحفي يستحق وقتهم.

5. قم بتضمين المدينة والولاية والشهر واليوم والسنة

في حين أن البيانات الصحفية مخصصة لجمهور واسع ، من المهم أيضًا ربطها بموقعك الجغرافي. هذا يعني تضمين معلومات موقعك. أثناء كتابة بيانك الصحفي ، أضف المدينة والولاية والشهر واليوم وسنة النشر.

إليك مثال على ذلك من نفس بيان صحفي لشركة Ford:

تضيف هذه المعلومات سياقًا إلى بيانك الصحفي وستساعد في توجيه القارئ بشأن وقت ظهور المعلومات. علاوة على ذلك ، تساعد المدينة الحالية وتاريخ النشر القراء في التعرف على البيان الصحفي على أنه حديث وملائم.

6. صياغة الفقرة الأولى الخاصة بك

يجب أن تحتوي الفقرة الأولى ، المعروفة أيضًا باسم "مقدمة" البيان الصحفي ، على الغرض الأساسي من بيانك الصحفي.

هناك ستة عناصر تحتاج إلى تضمينها هنا:

• من: من هو البيان الصحفي؟ من هي الشركة أو اللاعبون الرئيسيون المشاركون في هذا المستند؟
• ماذا: ما هو موضوع البيان الصحفي؟ لماذا يجب أن يهتم القراء؟
• لماذا: لماذا ترسل البيان الصحفي؟ كيف تؤثر على عملائك أو قرائك؟
• متى: متى يتم موضوع البيان الصحفي؟
• أين: أين تقع شركتك؟ إذا كان هناك حدث يحتاج الناس إلى معرفته ، فأين يحدث؟
• كيف: كيف يقدم موضوع بيانك الصحفي قيمة؟ كيف تساعد القراء؟

سيؤدي تضمين هذه المعلومات إلى توجيه القارئ بشكل أفضل ومساعدته على فهم الغرض من بيانك الصحفي.

تحقق من كيفية تضمين وكالة ناسا لكل هذه العناصر في بيان صحفي صدر في 11 ديسمبر 2022:

ناسا تجيب على كل سؤال:

• من؟ مركبة الفضاء أوريون التابعة لناسا
• ماذا؟ تناثر المركبة الفضائية أوريون
• لماذا؟ يُظهر تقدم مهمة العودة إلى القمر
• متى؟ 11 كانون الأول (ديسمبر) 2022 ، الساعة 9:40 صباحًا بتوقيت المحيط الهادي
• أين؟ المحيط الهادئ ، غرب باجا كاليفورنيا
• كيف؟ تعلن عن مهمة فضائية تحطم الرقم القياسي

7. تطوير متن البيان الصحفي

يجب أن يوسع نص البيان الصحفي الخاص بك محتوى الفقرة الأولى. يجب ألا تزيد كل فقرة عن ثلاث أو أربع جمل. قسّم الجسم وفقًا لذلك ، ولكن تأكد من أن كل فقرة متماسكة وتتدفق جيدًا من الفقرة السابقة.

في هذه الفقرات ، سوف تشارك الحقائق حول موضوع البيان الصحفي الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تعلن عن منتج جديد ، فيمكنك مشاركة تفاصيل حول ميزاته. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بتعيين رئيس تنفيذي جديد ، فيمكنك مشاركة بعض المعلومات الأساسية عن الشخص الجديد.

يجب أن يتضمن نص البيان الصحفي اقتباسًا ، إن أمكن. إذا كان هناك شخص مهم يمكنه تقديم تعليق ذي صلة وقيِّم ، فيجب عليك إضافته. سيعطي هذا لقرائك وجهة نظر موضوعية لبيانك الصحفي ، وإذا اقتبست من الخبراء ، فاجعل بيانك الصحفي يبرز على أنه ذو مصداقية.

ضع في اعتبارك هذا المثال من بيان صحفي لشركة American Airlines. انتقلت شركة الطيران إلى مبنى جديد في مطار جون كنيدي وحصلت على عرض أسعار من حاكم نيويورك:

يمكنك أيضًا التفكير في إضافة محتوى وسائط إضافي مثل الصور أو مقاطع الفيديو. ومع ذلك ، يجب قصر هذا على جزأين من المحتوى. في بعض الحالات ، مثل إذا كنت ترسل بالبريد الإلكتروني بيانك الصحفي ، فقد يكون من الأفضل تضمين رابط للمصدر بدلاً من إدراجه في البيان الصحفي. على سبيل المثال ، قم بتضمين رابط لمقطع فيديو يمكن للقارئ العثور عليه على YouTube بدلاً من زيادة حجم البيان الصحفي الخاص بك.

8. اختتمها بفقرة أخيرة مقنعة

ضع في اعتبارك فقرتك الأخيرة كمساحة لملاحظاتك الختامية. إذا كنت بصدد إطلاق منتج جديد ، ضع المنتجات هنا. يمكنك أيضًا وضع العلامة التجارية للمنتج وأي معلومات ذات صلة قد تكون لديك لا تتناسب مع الجسم.

يجب أن تزود هذه الفقرة القارئ بكافة المعلومات التي يحتاجها لفهم "الخطوات التالية". حتى لو كانت هذه التفاصيل هي مكان العثور على الحدث القادم أو كيفية الاتصال بمدير الموارد البشرية الجديد.

9. حول الشركة (المعلومات المعيارية)

بعد فقرات الجسم ، يجب عليك إضافة معلومات شركتك ، والتي تسمى النموذج المعياري. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه مشاركة بعض مزايا وإنجازات شركتك ، ولكن لا تطول كثيرًا ، لأن هذا سيضعك في خطر أن تبدو وكأنك تبيع شركتك بصعوبة.

تم تصميم المعلومات المعيارية لتزويد الصحفيين بمعلومات عامة يمكنهم تضمينها في كتاباتهم عن شركتك. سيعطي هذا لقرائهم المزيد من السياق وسيساعد في جعل شركتك أكثر احترافًا وتميزًا. نادرًا ما تتغير معلومات Boilerplate ، لذا يمكنك استخدام نفس النص مرارًا وتكرارًا. ما عليك سوى التحقق مرة أخرى من دقتها في كل مرة في حالة تغير شيء ما.

فيما يلي مثال من نفس البيان الصحفي لشركة American Airlines:

لاحظ كيف تتضمن معلومات الشركة لكل من الخطوط الجوية الأمريكية والخطوط الجوية البريطانية. هذا لأن البيان الصحفي عن الشركتين. إذا كتبت بيانًا صحفيًا حول شراكة تجارية ، فيجب عليك تضمين معلومات معيارية لجميع الشركات المعنية.

10. أضف معلومات الاتصال الحالية الخاصة بك

بعد قراءة البيان الصحفي الخاص بك ، قد يرغب الصحفيون أو العملاء المحتملون في معرفة كيفية الاتصال بك. لهذا السبب من الأهمية بمكان تضمين معلومات الاتصال الحالية الخاصة بك في بيانك الصحفي.

للحصول على أفضل النتائج ، قم بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك ورابط إلى موقع الويب الخاص بشركتك وملفات التعريف الاجتماعية. تأكد من أن المعلومات التي تقوم بتضمينها حديثة حتى لا يواجه الأشخاص مشكلة في الاتصال بك.

11. اربطها بقوس

في نهاية البيان الصحفي الخاص بك ، يجب عليك تضمين كلمة النهاية أو ثلاث علامات باوند (###). سيخبر هذا قراءك أنهم وصلوا إلى النهاية ولن يأتي أي شيء آخر.

نصائح سريعة لتحسين البيانات الصحفية

من خلال فهم الهيكل العام للبيان الصحفي ، ستكون مجهزًا بشكل أفضل للتعرف على البيان الصحفي الجيد عندما تراه. لتحسين بياناتك الصحفية ، إليك بعض النصائح الإضافية:

1. الكتابة

• اكتب بضمير المخاطب: ما لم تكن تستخدم اقتباسًا مباشرًا ، فلن يكون لكلمات "أنا" و "نحن" و "أنت" مكان في البيانات الصحفية. يعد الصوت الاحترافي أمرًا بالغ الأهمية وسيجعل بيانك الصحفي أكثر موثوقية.
• اكتب لقرائك: النشرات الصحفية مخصصة للقراء. ضع نفسك مكانهم لفهم منظورهم واهتماماتهم بشكل أفضل.
• احتفظ به موجزًا: يجب أن تتكون البيانات الصحفية من صفحة واحدة أو بين 400-500 كلمة.
• لا تتغلب على الأدغال: البيان الصحفي ليس المكان المناسب للتواصل غير الفعال. أنت وجهة نظرك بوضوح وقم بإزالة أي كلمات أو عبارات أو مقاربات لا توضح وجهة نظرك على الفور.
• حافظ على الحد الأدنى من الصفات: الصفات مشتتة ويصعب قراءتها. قم بالحد منها للحصول على بيانات صحفية أكثر وضوحًا وفعالية.
• حافظ على الهدف: يستجيب القراء بشكل أفضل لبيان صحفي يقدم التفاصيل الضرورية لمنتج / حدث دون المبالغة فيه. كلما كان بيانك الصحفي أكثر موضوعية وحيادية ، كان ذلك أفضل.
• التخلص من المصطلحات اللغوية المتخصصة: المصطلحات اللغوية المتخصصة تجعل بيانك الصحفي صعب الفهم ولا يمكن الوصول إليه من قبل العديد من القراء. اقطعها كلما أمكن ذلك.
• التدقيق والتحرير بعناية: اقرأ بيانك الصحفي بعناية للمساعدة في تجنب الأخطاء المكلفة. الأخطاء الإملائية أو النحوية أو الوقائعية يمكن أن تجعل بيانك الصحفي يبدو غير احترافي. قبل النشر ، اقرأ البيان الصحفي بصوت عالٍ للتأكد من أنه يبدو صحيحًا.

2. التوزيع

• عدم النقابة: بعد أن كانت الطريقة المفضلة لتوزيع البيانات الصحفية ، ماتت النقابة الآن. في حين أن بعض العلامات التجارية تستخدم لإنفاق آلاف الدولارات كل شهر لتوزيع بياناتها الصحفية ، فقد توصل خبراء مثل Time Grice منذ ذلك الحين إلى القول بأنه "لا توجد قيمة في مشاركة البيانات الصحفية لأغراض تحسين محركات البحث". بدلاً من تبني هذا النهج ، شارك بيانك الصحفي مع وسائل الإعلام المحلية. ستستمتع بعائد استثمار أفضل ، وستحصل بياناتك الصحفية على قوة دفع أكبر.
• المتابعة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني: بمجرد إرسال بياناتك الصحفية إلى وسائل الإعلام المحلية الخاصة بك ، قم بالمتابعة بمكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني. يمكن أن تساعد هذه اللمسة الشخصية في ترسيخ بيانك الصحفي على رادار الصحفي وتسهيل تذكره.
• النشر على موقع الويب الخاص بك: أثناء المشاركة مع وسائل الإعلام العامة هو الغرض من البيانات الصحفية ، يجب عليك أيضًا نشرها على موقعك الخاص. تقوم العديد من الشركات بإنشاء صفحة "أخبار" مخصصة لجميع معلوماتها ذات الأهمية الإخبارية أو تكييف بياناتها الصحفية لنشرها على مدوناتها.

3. التحسين

• تضمين كلمات رئيسية ذات صلة: يجب أن تكون هذه الكلمات الرئيسية قابلة للبحث وذات صلة ببيانك الصحفي.
• لا تفرط في الإفراط في البحث: سيؤدي الإفراط في استخدام الكلمات الرئيسية إلى منح البيان الصحفي الخاص بك شعورًا كثيفًا غير مرغوب فيه ، وهو ما لا تريده. لا تبالغ أو تخاطر بإبعاد القراء.
• استخدام الوسائط المتعددة: يمكن أن تكون عناصر الوسائط المتعددة ، مثل مقاطع الفيديو أو الصور ، رائعة لتحسين بيانك الصحفي. استخدمها باعتدال ، حتى لا تربك النص.

أفضل البيانات الصحفية تبدأ من هنا

إن معرفة ما يلزم لكتابة بيان صحفي رائع يمكن أن يمنحك تحكمًا أفضل في صورة علامتك التجارية. سواء كنت تكتبها في المنزل أو تستأجر شيئًا آخر للقيام بذلك ، فإن فهم ما تبحث عنه يمكن أن يؤدي إلى مزيد من النجاح.

هل تحتاج إلى بيان صحفي رائع؟ ثق في كتابة الإعلانات وخبراء العلاقات العامة لدينا في Express Writers لإنشاء علاقات عامة عالية الجودة لك. استكشف متجر المحتوى الخاص بنا لترى ما يمكننا تقديمه لك.