كيفية كتابة خطاب اقتراح لأي حالة استخدام [+ قوالب]

ما هو خطاب الاقتراح؟

تم تصميم خطاب الاقتراح لإغراء المتلقي لقراءة اقتراحك بالكامل. يمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية ، وعادة ما تغطي بيان المشكلة والأهداف والحل المقترح والخطوات التالية. قد يتضمن أيضًا تفاصيل حول ميزانية المشروع أو الجدول الزمني.

يتم إرسال خطابات التعريف جنبًا إلى جنب مع جميع أنواع المقترحات ، بما في ذلك:

• مقترحات المبيعات

• خطط العمل

• اتفاقيات الشراكة التجارية

• ردود RFP

• مقترحات تجديد مشروع أو خدمة

• التعاون الداخلي ومقترحات المشاريع

• مقترحات المنح

• مقترحات بحثية

• مقترحات الرعاية

لماذا تحتاج إلى خطاب اقتراح

فيما يلي أسباب مهمة لعدم تخطي الحرف:

• ضبط النغمة - خطاب الاقتراح الخاص بك سوف يمهد الطريق للاقتراح. يمكن أن يلمح إلى النتائج التي سيحصل عليها العميل المحتمل أو يمكنه تغطية متطلبات RFP التي تم الوفاء بها.

• توفير السياق - يوفر خطاب الاقتراح السياق الذي يفسر سبب إرسال الاقتراح. يعد هذا مفيدًا سواء تم طلب الاقتراح أو لم يتم طلبه لأنك تعطي القارئ سببًا لوجوده في صندوق الوارد الخاص به.

• تسليط الضوء على المجالات الرئيسية للاقتراح - يمكنك استخدام الرسالة لعرض أي تفاصيل تريدها ، سواء كانت شهادة ، أو متوسط ​​نتيجة العميل ، أو ترويج منخفض السعر ، أو فرصة في السوق ، أو أي شيء يثير إعجاب القارئ أكثر من غيره.

• شجع المستلم على قراءة الاقتراح بالكامل - في نهاية اليوم ، يجب أن يكون خطاب الاقتراح الرائع بمثابة بوابة. إنه يعطي معلومات كافية لإقناع القارئ بإعطائك اهتمامه الكامل ومراجعة الاقتراح بأكمله.

5 خطوات لكتابة خطاب الاقتراح

استخدم هذه الخطوات الخمس البسيطة لصياغة خطاب غلاف الاقتراح المثالي.

للحصول على أفضل النتائج ، يجب عليك كتابة اقتراحك قبل كتابة الرسالة. بهذه الطريقة ، ستكون قد أجريت بالفعل بحثك حول المشروع أو العميل أو فكرة العمل المحتملة.

1. تعرف على أهدافك

قبل أن تبدأ الكتابة ، خذ خطوة للوراء وفكر حقًا في ما تحاول تحقيقه. هل تحاول لفت انتباه عميل محتمل تعرف أنه سيكون من الصعب بيعه؟ هل تحتاج إلى إظهار للقارئ أنك ملتزم بالإرشادات الصارمة الموضحة في طلب تقديم العروض الحكومي؟ أم أنك ببساطة تعطي الشخص تنبيهًا بأن الاقتراح جاهز للمراجعة؟

ستضمن معرفة أهدافك اتخاذ القرارات الصحيحة في الخطوات 2 و 3 و 4 أدناه.

2. تحديد الشكل ومستوى الشكليات

بعد ذلك ، من المهم اختيار التنسيق والأسلوب المناسبين لرسالتك.

في هذا العالم الرقمي ، تعتبر خطابات الاقتراح المكتوبة أو المطبوعة قديمة جدًا. من الأفضل لك استخدام برنامج الاقتراح ، الذي يسمح لك بتخزين قوالب البريد الإلكتروني ، وقوالب الاقتراح ، وتخصيص الأشياء حسب الحاجة ، وإخطار المستلمين وتذكيرهم تلقائيًا بتوقيع اقتراحك ، وتتبع طرق العرض ، والمزيد.

بالنسبة للأناقة ، تأكد من الكتابة بصوت علامتك التجارية. يجب أن تتوافق شكليات أسلوب الكتابة الخاص بك أيضًا مع صناعتك وتوقعات المستلم.

في معظم سيناريوهات الأعمال ، كلما كان اقتراحك أطول وأكثر تعقيدًا وأكثر رسمية ، كلما كان خطاب الاقتراح الخاص بك أطول وأكثر تعقيدًا وأكثر رسمية.

3. ابدأ بقالب أو مثال

الخطوة التالية هي العثور على نموذج أو مثال على الخطاب الذي سيساعدك في توجيه عملية الكتابة الخاصة بك. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت ترسل خطاب اقتراح لأول مرة ولست متأكدًا مما يجب تضمينه بالضبط.

أسفل هذه الخطوات ، ستجد 3 نماذج لخطابات الاقتراح لحالات الاستخدام المختلفة ومثال على الحرف لكل منها.

بالطبع ، يمكنك أيضًا التوجه إلى صور Google والبحث عن النوع الدقيق لخطاب الاقتراح الذي تكتبه للعثور على الكثير من الأمثلة.

4. صياغة الرسالة

حان الوقت الآن للكتابة!

يجب أن تتطرق معظم خطابات الاقتراح إلى كل هذه النقاط (بالترتيب):

• تحية للمتلقي

• بيان الامتنان أو الإثارة لمشاركة الاقتراح

• العميل أو المشروع مشكلة وأهداف

• الحل المقترح والتفاصيل الرئيسية

• لماذا شركتك مناسبة للمساعدة

• الخطوات التالية

• توقيعك

أثناء الكتابة ، ابذل قصارى جهدك لمطابقة الأسلوب والنبرة التي اخترتها ، ولكن يمكنك دائمًا تعديلها إلى الكمال أثناء التحرير.

5. التدقيق اللغوي قبل الإرسال

خطاب الاقتراح هو انطباعك الأول. احصل عليه بشكل صحيح ، وهناك فرصة جيدة أن يقرأ المستلم اقتراحك. فهم الأمر بشكل خاطئ ، وقد لا يفتحون اقتراحك أبدًا. هذا هو السبب في أنك لا يجب أن تتسرع. قم بتدقيق خطاب الاقتراح الخاص بك 2-3 مرات ، وفي أيام مختلفة إذا كان الموعد النهائي الخاص بك يسمح بذلك.

الآن هو على القوالب وأمثلة خطاب الاقتراح!

نموذج خطاب الاقتراح رقم 1 (عرض تقديمي للمبيعات)

في حين أن هناك العديد من أنواع العروض المختلفة ، إلا أن عروض المبيعات هي على الأرجح النوع الأكثر شيوعًا. يرسل مديرو الحسابات أو المدراء التنفيذيون مقترحات إلى العملاء والعملاء المحتملين من أجل عرض الخدمات والبرامج والحلول الأخرى. استخدم هذا النموذج لمساعدتك في صياغة الحرف المثالي ليتماشى مع اقتراحك.

النموذج رقم 1

[اسمك الأول والأخير]

[اسم الشركة أو المنظمة]

[تاريخ]

[اسم المستقبل]

[شركة المستلم]

[مرحبًا أو عزيزي (الاسم الأول للمستلم) ،]

[استخدم الجملة الأولى لمشاركة امتنانك و / أو حماسك لإتاحة الفرصة لك لتقديم اقتراح.]

[حدد المشكلة الأساسية للعميل المحتمل وأهدافه في جملة إلى ثلاث جمل.]

[صِف حلك المقترح ولماذا اخترت هذا الأسلوب في جملة واحدة إلى ثلاث جمل.]

[استخدم جملة واحدة لتوضيح سعر الحل المقترح ، أو إذا كنت تفضل إبقاء السعر بعيدًا عن الخطاب ، فقم بإدراج مخرجات أو جداول زمنية محددة بدلاً من ذلك.]

[في جملة أو جملتين ، صِف سبب كون شركتك هي الأنسب لتنفيذ الحل أو كيف أكملت مشاريع مماثلة.]

[أخبر العميل المحتمل بالخطوات التالية التي يجب اتخاذها ، مثل قراءة العرض والتوقيع عليه.]

[توقيعك وتوقيعك]

مثال 1

جين دو

برامج ايس

مرحبا اليكس ،

شكرا لإتاحة الفرصة لك لمشاركة هذا الاقتراح معك.

يكافح فريق التسويق الصغير ولكن القوي لإصدار المحتوى بسرعة ، نظرًا لقدرته المحدودة. تتعطل الأشياء في عمود المراجعة لفترة طويلة جدًا ، ويعني برنامج إدارة المشروع الكلاسيكي أن فريقك يبحث باستمرار عن الأصول ، ونسخ المحتوى ولصقه ، وفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية للحملة.

يمكن أن تساعدك Ace Software في تحقيق هدفك المتمثل في تحقيق أهداف حملتك وتحسين إنتاجية فريقك بشكل كبير.

أوصي باشتراك بريميوم وإضافتنا البلاتينية.

مع رسوم إعداد لمرة واحدة قدرها 5000 دولار ورسم سنوي قدره 4000 دولار ، سيتمكن فريقك من إنتاج المحتوى وإصداره بسرعة أكبر - كما لو كنت قد وظفت مساعدين تسويق.

قامت شركة Ace Software بشحن 320 فريق محتوى ، مما يوفر متوسط ​​عائد استثمار يبلغ 600٪.

يرجى قراءة الاقتراح وتوقيعه عندما تكون جاهزًا. أو أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة حول ما هو مدرج.

ونحن نتطلع إلى العمل معكم!

جين دو

منفذ الحساب

برامج ايس

نموذج خطاب الاقتراح رقم 2 (عرض أسعار المشروع)

عند تقديم اقتراح أو عرض أسعار لمشروع كبير ، ستحتاج على الأرجح إلى اتباع نهج أكثر رسمية مع خطاب الاقتراح الخاص بك. يعتبر هذا النموذج والمثال مثاليين إذا كنت تستجيب لطلب تقديم العروض لوكالة حكومية أو منظمة أخرى.

القالب رقم 2

[اسمك الأول والأخير]

[اسم الشركة أو المنظمة]

[تاريخ]

[اسم المستقبل]

[شركة المستلم]

[مرحبًا أو عزيزي (الاسم الأول والأخير للمستلم ،)]

[في الفقرة الأولى ، وضح سبب تقديمك للاقتراح ولمن. عادة سوف تذكر الكيان الذي أرسل طلب تقديم العروض والعنوان أو الموضوع أو رقم طلب تقديم العروض.]

[صف المحتويات الأساسية ومتطلبات طلب تقديم العروض في ثلاث إلى خمس جمل.]

[صف نطاق الخدمات المبين في الاقتراح الخاص بك في ثلاث إلى خمس جمل.]

[اعرض سعر المشروع المقترح والجدول الزمني في جملة أو جملتين.]

[وضح من يجب على المستلم الاتصال به لطرح الأسئلة أو طلبات مراجعة الاقتراح.]

[توقيعك وتوقيعك]

المثال رقم 2

جين دو

ايس البناء

13 يوليو 2023

أليكس روس ، مهندس مدني أول

في أي مكان ، كاليفورنيا

عزيزي السيد أليكس روس ،

شكرا لإتاحة الفرصة لك لتقديم هذا الاقتراح. تستجيب شركة Ace Construction لطلب تقديم العروض الخاص ببناء الملعب والمنتزه لـ Sunny Park الذي طلبته City of Anywhere ، كاليفورنيا.

تطلب Sunny Park RFP تقديم طلبات من مقاولين ذوي خبرة في إنشاء الحدائق ، وتصميم الملاعب والبناء ، وهاردسكابينغ ، والمناظر الطبيعية. تتطلب RFP ترخيص CSLB نشطًا والامتثال للميزانية المخصصة.

يتوافق عرضنا تمامًا مع جميع جوانب طلب تقديم عروض Sunny Park. نقترح بناء ثلاث مناطق نزهة مظللة ، وملعبين للأطفال من مختلف الأعمار (من 12 شهرًا إلى 4 سنوات ومن 5 إلى 12 عامًا) ، وملعبًا لمجموعة متنوعة من الرياضات العائلية غير الرسمية ، واستخدام مواد محلية المصدر ، و المناظر الطبيعية التي تتميز بنباتات تتحمل الجفاف.

يبلغ السعر التقديري للمشروع لجميع التصميمات والبناء الموضحة في اقتراحنا 900 ألف دولار أمريكي ، ونتوقع تسليم المشروع المكتمل على ثلاث مراحل بحيث تكون ميزات المنتزه الجديدة متاحة للاستخدام العام في أقرب وقت ممكن.

إذا كان لديك أي أسئلة حول محتويات هذا الاقتراح ، يرجى الاتصال بي مباشرة.

أشكركم على اهتمامكم،

جين دو

مدير عمليات الأعمال ، شركة Ace Construction

(555) 555-1234

نموذج خطاب الاقتراح رقم 3 (شراكة تجارية)

عندما تكتب خطابًا لتقديم اقتراح لشراكة عمل ، فإن مستوى الشكليات يعتمد كثيرًا على الشخص أو الكيان الذي تقدم عرضًا له ، ومدى معرفتك بهما جيدًا. سواء أكان رسميًا أم غير رسمي ، سيساعدك النموذج التالي على تغطية القواعد الخاصة بك.

ضع في اعتبارك أنه يمكن تعديل هذا القالب بسهولة ليناسب مقترحات المشروع الداخلية وخطط العمل.

القالب رقم 3

[اسمك الأول والأخير الكامل]

[اسم الشركة أو المنظمة]

[تاريخ]

[اسم المستقبل]

[شركة المستلم]

[مرحبًا أو عزيزي (الاسم الأول والأخير للمستلم ،)]

[ابدأ خطاب الاقتراح الخاص بك بوصف من جملة واحدة توضح سبب حماسك بشأن إمكانية العمل مع الشخص الآخر أو لماذا تعتقد أنه سيكون مهتمًا بهذه الفرصة.]

[صف فرص السوق والجمهور المستهدف وتحليل الفجوة التنافسية في جملتين إلى أربع جمل.]

[صف كيف ستتنافس شركتك للفوز في جملتين إلى أربع جمل.]

[صف نوع الشراكة التي تقترحها في جملة واحدة (شراكة عامة ، شراكة محدودة ، إلخ)]

[وضح الخطوات التالية التي تريد أن يتخذها المستلم ، مثل قراءة الاقتراح وتوقيعه أو جدولة مكالمة معك لمناقشة أي أسئلة.]

[توقيعك وتوقيعك]

المثال رقم 3

جين دو

بدء تشغيل ايس

مرحبا اليكس ،

أنا متحمس جدًا لإرسال اقتراح شراكة العمل هذا ، لأنني أعرف أن هذه الصناعة في زقاقك. من خلال خبرتك وجمهوري ، أعتقد أننا سنكون قادرين على القيام بأشياء رائعة معًا.

إن سوق الأطعمة النباتية المجمدة الموجهة للمستهلكين مباشرة مليئة بالمنتجات باهظة الثمن التي تكلف ما بين 8 إلى 11 دولارًا لكل وجبة ويتم وصفها باستمرار على أنها "لا تملأ" في المراجعات. لا عجب: 400 سعرة حرارية ليست كافية لتناول العشاء.

بناءً على بحثي ، أعتقد أنه يمكننا تلبية احتياجات (ومعدات) النباتيين المشغولين من خلال توفير منتجات سريعة الطهي مع خيارات الوصفات التي يمكن دمجها بسهولة مع المكونات الطازجة المتوفرة. سيؤدي ذلك إلى تقليل أحجام العبوات والتكاليف وتكاليف الشحن ، مع تسهيل قيام المستهلكين بتعديل الوصفات حسب أذواقهم وأحجام الأجزاء النموذجية.

أقترح شراكة عامة ، حيث نستثمر مبالغ متساوية من الوقت والمال ، ونتقاسم المكاسب أو الخسائر المحتملة بالتساوي أيضًا.

يرجى مراجعة هذا الاقتراح بالكامل ، ودعنا نحدد موعدًا الأسبوع المقبل لاستعراض كل التفاصيل.

أفضل،

جين دو

اكتب بصوت علامتك التجارية الفريد والإجراءات الشكلية المناسبة. شجع المستلم على قراءة الاقتراح وتوضيح الخطوات التالية التي تريد منهم اتخاذها. احصل على هذه الأشياء بشكل صحيح ، وستغلق هذا الاقتراح في أي وقت من الأوقات.