3 فوائد اعتماد أتمتة سير العمل لشركات المحاماة

يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات ، وخاصة العمليات الروتينية ، إلى تحويل مكتب المحاماة الخاص بك عن طريق توفير وقت المتخصصين القانونيين في المهام الإدارية.

في حين أن أتمتة العمليات ليست جديدة ، فهي جديدة على الكثيرين في الصناعة القانونية ، التي كانت مترددة تقليديًا في تبني التكنولوجيا الجديدة في الماضي. الآن ، ومع ذلك ، يختار المزيد من شركات المحاماة أتمتة المهام.

وفقًا لاستبيان Capterra حول الإدارة القانونية لعام 2021 * ، حاولت 74٪ من مكاتب المحاماة بالفعل أتمتة المهام الروتينية أو الإدارية.

أبلغت معظم الشركات التي قررت أتمتة المهام عن رؤية تحسينات في العملية والكفاءة داخل مكاتب المحاماة.

دعنا نلقي نظرة على ثلاث فوائد أبلغ المحترفون القانونيون مثلك عن تجربتها من الأتمتة ، وكيف يمكنك جني فوائد مماثلة باستخدام برنامج إدارة ممارسة القانون ، وبرامج إدارة المستندات القانونية ، وبرامج الفوترة القانونية.

1. قضاء المزيد من الوقت في ممارسة المحاماة

عندما يتعلق الأمر بدمج الأتمتة في شركتك ، توصي Gartner باستهداف عناصر العمل منخفضة المخاطر وعالية الحجم أولاً (البحث الكامل متاح للعملاء).

ومن المحتمل أن تكون معظم عناصر العمل منخفضة المخاطر وعالية الحجم تلك المهام الإدارية الروتينية التي تستغرق الكثير من وقت المحامي. في الواقع ، يقول 86٪ من المحامين إنهم يقضون وقتًا طويلاً في المهام الإدارية ولا يقضون وقتًا كافيًا في ممارسة القانون.

من خلال أتمتة المهام ، مثل تناول العميل والجدولة وتعيين المهام للفرق والأفراد ، يمكنك توفير وقت شركتك وتقديم تجربة أفضل لعملائك ، مما يوفر لهم المال أيضًا.

قال تيم نيتش ، المحامي والشريك في شركة KCO Legal، Inc. في نابرفيل ، إلينوي: "تكافئ متطلبات الساعة القابلة للفوترة عدم الكفاءة". "... الأتمتة هي الطريق إلى الأمام لكي تصبح مكاتب المحاماة أكثر كفاءة وربحية."

نموذج قبول عميل جديد على PracticePanther Legal Software ( المصدر )

المهتمة في برامج إدارة ممارسة القانون؟ تحقق من دليل مشتري برامج إدارة ممارسة القانون لدينا للمساعدة في البحث عن معلومات.

2. توفير الوقت مع إدارة المستندات

التوثيق ، لا سيما في المجال القانوني ، هو كل شيء. بدون وثائق مناسبة ومنظمة ، يمكن أن تنهار شركة المحاماة وتفقد ثقة عملائها.

يدرك المحترفون القانونيون أهمية الإدارة الجيدة للوثائق ، ولهذا السبب تعد صياغة المستندات (39٪) وتخزين / حفظ المستندات (34٪) من بين المهام الثلاث الأولى التي تريد شركات المحاماة تشغيلها آليًا أولاً.

ولأسباب وجيهة ، فإن إدارة المستندات ، على الرغم من أهميتها ، يمكن أن تكون مملة وعرضة بشكل خاص للخطأ البشري.

قال Nachum Balofsky ، ممثل التسويق للمكاتب القانونية في Cibik & Cataldo ، "لا تمنح الأتمتة مكاتب المحاماة مزيدًا من الوقت للتركيز على خدماتها الأساسية فحسب ، بل تساعد أيضًا في تقليل الأخطاء في تنظيم وحفظ [المستندات]".

باستخدام برنامج إدارة المستندات ، تقوم برقمنة نظام الملفات لديك لتترك مساحة أقل للخطأ وتسهل العثور على المستند الذي تبحث عنه.

يجعل من السهل على المستخدمين الموافقة على العقود بدقة ( المصدر )

هل أنت مهتم ببرنامج إدارة المستندات القانونية؟ تحقق من دليل مشتري برامج إدارة المستندات القانونية لدينا للمساعدة في البحث عن معلومات.

3. احصل على المبلغ المناسب ، في الوقت المحدد

المحامون الذين لا يتقاضون رواتب هم محامون غير سعداء - عن طريق أتمتة بعض عمليات سير العمل المتعلقة بالفوترة والفواتير الروتينية ، يمكنك توفير وقت قسم المحاسبة والتأكد من أن محاميك يتقاضون رواتبهم عما يستحقونه.

أفادت 45 بالمائة من شركات المحاماة أن الفوترة والفواتير هي أهم مهمة يريدون أتمتة. ومن حسن حظهم أنه من السهل جدًا القيام بذلك.

هذا يقلل من مجال الخطأ البشري ، مما يجعل المحامين سعداء والعملاء سعداء.

فقط تذكر أن الأتمتة ليست حلاً دائمًا: مهما كانت المهام التي تختارها يجب أن تتم مراقبتها وتعديلها حسب الحاجة.

قال ريك ديميديروس ، مؤسس DeMedeiros Injury Law في أتلانتا: "لن يكون هناك أي شيء" ضعها وانساها "- ولا ينبغي أن يكون هناك. "يجب أن يقوم صانعو القرار دائمًا بالتحقق للتأكد من أن الأتمتة تتحول إلى أصل ثابت وليس مسؤولية."

إعداد الفواتير المتكررة في Rocket Matter ( مصدر )

المهتمة في برامج الفواتير القانونية؟ راجع دليل مشتري برامج الفوترة القانونية الخاص بنا للمساعدة في إعلامك بالبحث.

أتمتة لكل ميزانية

يمكن أن تعزز الأتمتة إنتاجية مكتب المحاماة الخاص بك ، فلماذا لا تشارك المزيد من شركات المحاماة في عربة الأتمتة؟ السعر هو أحد أهم العوائق التي تحول دون التشغيل الآلي: أبلغت 46٪ من شركات المحاماة عن عدم أتمتة المهام لأن الحلول باهظة الثمن.

قد لا يكون من الواقعي أن تقوم شركة المحاماة الخاصة بك بأتمتة كل واحدة من مهام سير العمل الخاصة بك ، وهذا هو سبب أهمية الاختيار بعناية وفهم خيارات البرامج المختلفة الخاصة بك.

قبل الاستثمار في برامج الأتمتة:

1. حدد احتياجاتك
2. حدد ميزانيتك
3. حدد نهجك (على سبيل المثال ، هل ستستثمر في مجموعة من البرامج أو قائمة انتقائية؟)

على سبيل المثال ، لا تحتاج إلى الاستثمار في حلول منفصلة لبرنامج إدارة ممارسة القانون ، وبرامج إدارة المستندات القانونية ، وبرامج الفوترة القانونية. تميل إلى التداخل قليلاً ، لكنها تأتي مع بعض الاختلافات.

يميل برنامج إدارة ممارسة القانون إلى أن يكون حلاً شاملاً ، حيث يقدم إدارة القضايا والفواتير القانونية ووظائف إدارة المستندات من بين أمور أخرى. ومع ذلك ، فإن هذه الحلول تميل أيضًا إلى أن تكون أكثر تكلفة ، والتي قد لا تكون منطقية بالنسبة لميزانية شركة المحاماة الخاصة بك.

من ناحية أخرى ، تقدم برامج إدارة المستندات القانونية وبرامج الفوترة القانونية وظائف أكثر تركيزًا وتميل إلى أن تكون ميسورة التكلفة للشركات الصغيرة أو الميزانيات الصغيرة. إذا لم تكن بحاجة إلى حل يقوم بكل شيء ، فربما تختار تركيز جهود الأتمتة على الفوترة فقط أو إدارة المستندات فقط.

قبل الأتمتة ، تمامًا مثل اعتماد أي تقنية جديدة ، عليك أن تفهم احتياجات شركتك وأن تفكر بشكل نقدي في المهام التي تريد أتمتتها وكيف ستؤثر الأتمتة على سير العمل ذي الصلة.

إذا كنت قد بدأت للتو في التفكير في أتمتة مكتب المحاماة الخاص بك ، ووجدت نفسك غارقًا في الاحتمالات ، فتذكر أنه من المقبول أن تبدأ صغيرًا وأتمتة بشكل تدريجي بدلاً من الكل مرة واحدة.

في الواقع ، إنه مشجع.

تحقق من مركز الموارد القانونية في Capterra لاستكشاف المحتويات الأخرى ذات الصلة

خذني هناك

المنهجية

تم إجراء استبيان كابتيرا للإدارة القانونية لعام 2021 في مايو 2021 من بين 401 متخصصًا قانونيًا (240 منهم محامون) لمعرفة المزيد حول أتمتة مكاتب المحاماة والأمن والممارسات الأخرى. تم فحص المستجيبين للعمل بدوام كامل في مكاتب المحاماة الصغيرة (من واحد إلى 14 محامياً) ومتوسطة الحجم (15-49 محامياً). استبعد المسح الممارسين الفرديين بدون موظفين.

ملاحظة: التطبيقات المحددة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.