كيفية جعل جدول العمل اليومي من 8 ساعات يعمل

في السنوات العشر الماضية ، رأينا مقالات وخبراء يتحدثون عن مستقبل جداول العمل المستقل. أن العمل الذي نقوم به يتغير ، والعاملين في مجال المعرفة على وجه الخصوص ، لا يرون أي فائدة من يوم عمل مدته 8 ساعات تم اختراعه لعمال المصانع. ومع ذلك ، لا يزال هناك عمال لا يستطيعون الالتزام بأيام العمل الممتدة من 3 إلى 4 ساعات. الهيكل الذي يأتي مع 9 إلى 5 يعمل في الواقع لعدد كبير من الناس.

اليوم ، نحن هنا لإلقاء ضوء أكثر إيجابية على 9 إلى 5 ، ولماذا تعمل بشكل أفضل بالنسبة للبعض (بما في ذلك أنا) ، وكيف يمكنك إنشاء جدول يوم العمل الخاص بك لمدة 8 ساعات والذي يحقق نفس القدر من التوازن و الحرية كمرونة.

ما الذي يجعل ساعات العمل المرنة شائعة جدًا

على الرغم من وجود مخلصين في كل من المعسكر من 9 إلى 5 ساعات ومرنة ، إلا أن الأخير يبدو عادةً أكثر جاذبية. وهو محق في ذلك:

• عليك أن تجعل الجدول الزمني الخاص بك ؛
• ليس عليك فرض الإنتاجية لمدة 8 ساعات متتالية ؛
• يوم العمل يبدو أقصر ؛
• تشعر وكأنك رئيس وقتك.

وعلى الرغم من صحة كل هذه الأمور ، إلا أن هذا لا يعني أن ساعات العمل التقليدية تعد من العصور القديمة التي لم تعد تعمل. توفر المرونة في الجدول مزيدًا من الحرية والفضاء لأولئك الذين يعرفون كيفية إدارة وقتهم ببراعة. بينما تستوعب "9 إلى 5" أولئك الذين يحتاجون إلى حدود واضحة بين العمل والحياة ، ولا يمكنهم الاعتماد كليًا على الدافع الذاتي.

دفاعًا عن "9 إلى 5"

بالطبع ، لسنا هنا لنلعب دور محامي الشيطان. بالنسبة لبعض الأشخاص ، لا يعمل نموذج العمل التقليدي ، وهو جيد تمامًا. نحن هنا لتقديم حالة لأي شخص يجد أن "9 إلى 5" تعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم من الجدول الزمني المرن.

فيما يلي المزايا الرئيسية لجدول العمل الكلاسيكي المكون من 8 ساعات:

1. التركيز أسهل في الحفاظ عليه
2. حدودك أوضح
3. يعرف الناس بالضبط متى يصلون إليك
4. هناك ساعات عمل إضافية أقل
5. التوازن بين العمل والحياة أفضل

الآن. دعونا نتعمق قليلاً في المزيد من التفاصيل لكل من هذه.

1. من الأسهل الحفاظ على التركيز

أنا شخصياً أجد صعوبة في العمل لمدة 3 ساعات ، ثم الحصول على استراحة لمدة ساعة أو ساعتين ، والقيام بالمهمات ، ثم العودة مباشرة إلى 3 ساعات أخرى من العمل المرتبط بالمكتب. عندما حاولت العمل بشكل مستقل وفقًا لجدول زمني أكثر مرونة ، حصلت على الفور على ذكريات الماضي عندما كنت مدرسًا.

يتألف تدريسي اليومي من 5 ساعات من التدريس الفعلي ، تتخللها "فترات راحة" مطلوبة بينما كان الطلاب يحضرون فصولًا أخرى. في تلك الحالات ، قمت بملء وقتي عن طريق تصحيح الاختبارات ، أو المساعدة في الأعمال الإدارية ، أو كتابة خطط الدروس.

ما يحدث عادة هو أنني قد أنجز 25٪ من اختبارات الدرجات عندما كان من المفترض أن أذهب إلى الفصل و "أتحول" إلى وضع التدريس. كان ذلك يعني التركيز على نوع مختلف تمامًا من المهام ، والتأكد من أنني لم أتعثر أثناء محاولتي الدخول إلى المنطقة. وبعد تلك الدقائق الخمس والأربعين ، عدت إلى صالة المعلمين ، ورأسي يدق من أسئلة الأطفال ، وأمثلة الكتب المدرسية والانطباعات ، محاولًا التركيز على تصحيح الأوراق مرة أخرى. سيؤدي ذلك إلى إبطائي إلى حد كبير ، وسأنتهي في نهاية المطاف بإحضار عملي إلى المنزل.

باختصار - كنت أقوم بتبديل السياقات بمجرد وصولي إلى المنطقة. ومع كل مهمة جديدة ، كنت بحاجة إلى بعض الوقت للتركيز ، لأن طبيعتها كانت مختلفة تمامًا.

بالنسبة لي ، كان من الأفضل لو تمكنت من الحصول على جميع فصولي الدراسية ، والعودة إلى الوراء ، مع استراحة الغداء ، وبعد ذلك أكون قادرًا على القيام بأعمال أخرى ، أو العودة إلى المنزل.

كيف يساعد يوم عمل مدته 8 ساعات في تبديل السياق

مع مثل هذا "الحظر" للوقت الكبير ، لتسميته ، فأنت تعلم أن لديك كل هذا الوقت لإنهاء مهام اليوم. لا تتوقع اللحظة التي سيتعين عليك فيها التوقف عن العمل للذهاب إلى البنك أو شراء البقالة أو تناول الغداء. وبعد الانتهاء من المهام ، سيتطلب العودة إلى "وضع المكتب" بعض إعادة التركيز ، مما يكلفك الوقت بشكل أساسي.

ملاحظة: إن تبديل السياقات من نوع عمل إلى آخر أمر لا مفر منه في بعض الأحيان ، مثل الاضطرار إلى دفع فواتيرك أثناء وقت العمل بسبب ساعات عمل البنك. ومع ذلك ، فإن الجدول الزمني المرن يعني أن محيط عملك سوف يتغير مع كل مهمة جديدة على مدار اليوم. وللحصول على منطقة لكل مهمة مختلفة يعني أنك في بداية كل مهمة جديدة ، تقضي بعض الوقت في محاولة التركيز على سياق جديد تمامًا.

2. حدودك أوضح

عند العمل لساعات منتظمة ، في بيئة مكتبية ، نشعر بمزيد من الاسترخاء والتلهّف لأن تصل الساعة إلى نهاية يوم العمل. وإذا كنت من النوع الذي يجد صعوبة في ترك العمل في الوقت المحدد ، فإن جدول العمل الأكثر صرامة هو أهون الشرين.

نعلم أن وقت العمل قد انتهى ، وتبدأ أدمغتنا في التحول إلى وضع "الحياة الشخصية". ما لم تكن هناك حاجة لوقت إضافي ، فإن بقية اليوم تكون مجانية لأنشطة أخرى.

مع جدول العمل المرن ، لن يكون لديك حقًا "وقت فراغ". عادة ، يرش الشخص في مهامه على مدار معظم اليوم ، لتتناسب مع مستويات طاقته. وهذا ، في حد ذاته ، يعد أمرًا رائعًا للإنتاجية ، ولكنه في الحقيقة يطمس الخط الفاصل بين وقت العمل ووقت الفراغ. لا يمكنك أبدا الاسترخاء الكامل.

3. يعرف الناس بالضبط متى يصلون إليك

إذا كانت ساعات عملك موزعة على مدار اليوم ، وتغير جدولك الزمني يوميًا ، فحينئذٍ سيتغير تواجدك لأشخاص آخرين أيضًا. يمكن أن يصبح هذا مشكلة في السماح للأصدقاء والعائلة بمعرفة متى لا يمكنهم الوصول إليك ، حتى تتمكن من الحصول على وقت عمل غير متقطع.

ربما ستكون متفرغًا لمدة ساعتين في الصباح يوم الاثنين ، ثم يوم الثلاثاء ، وساعة في الصباح ، و 2 بعد الظهر ، ثم ساعة أخرى في المساء ، على سبيل المثال. ستحتاج إلى طريقة ما لإعلام العملاء والأصدقاء والعائلة على أساس أسبوعي ، الأمر الذي يتطلب المزيد من الجهد والتخطيط.

لذا ، إذا كانت عوامل التشتيت الخارجية تمثل مشكلة كبيرة بالنسبة لك ، فإن يوم العمل المكون من 8 ساعات سيعمل بشكل أفضل. يمكنك ببساطة تعيين حالتك على "بالخارج" ، أو إيقاف تشغيل إشعارات الهاتف ، أو وضع علامة على الباب ، أو غير ذلك ، حتى تنتهي من العمل. سيكون التوفر واضحًا لكل من حولك.

4. هناك عمل إضافي أقل

الآن ، ذكرنا كيف يؤدي تبديل السياق إلى ضياع بعض الوقت. عادة ما يستغرق الأمر 20 دقيقة لدخول المنطقة بمهمة محددة. وكلما زاد عدد مرات التبديل ، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول لإعادة التركيز.

كل هذا الوقت الضائع يتراكم في نهاية اليوم ، مما يجعلك تتخلف عن العمل. أو أن الجدول الزمني التراخي يجعل العمل الإضافي يبدو أقل ضرائب. بعد فترة وجيزة ، تجد نفسك تعمل في الساعات الأولى من الليل.

5. التوازن بين العمل والحياة أفضل

الآن ، التوازن العالمي بين العمل والحياة عبارة عن مجموعة من العوامل المختلفة. ولكن هنا سنتناول آخر موعد لاستلام العمل. بطبيعة الحال ، عندما يكون العمل الإضافي أقل ، وتكون حدودك أكثر وضوحًا ، يكون الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة أسهل.

• مع 8 ساعات عمل في اليوم ، يكون لديك وقت توقف واضح ؛
• لا داعي للبقاء في حالة تأهب طوال اليوم ، في انتظار الكتلة التالية من وقت العمل ؛
• تقل احتمالات "النزيف" في وقت عملك للأنشطة الأخرى (على سبيل المثال ، يستغرق تشغيل متجر البقالة وقتًا أطول مما كنت تخطط له ، ويغير جدولك بالكامل) ؛

مع ساعات العمل المرقطة على مدار اليوم ، لا توجد حدود حقيقية. يمكنك القيام بمهامك بعد العشاء ، أو الاسترخاء مع العائلة ، أو بعد الجيم. الأنشطة المحجوزة عادة لوقت الفراغ. من خلال تقسيم وقت العمل ، يمكنك أيضًا تقسيم وقت الراحة ، ويصبح الاثنان متشابكين ، بغض النظر عن مقدار ما تحاول تحقيق التوازن بينهما.

أنا شخصياً أجد صعوبة في قضاء فترات الصباح ببطء وثبات ، في تحضير القهوة ووجبة الإفطار والقول ، والكتابة في مجلة ، وأنا أستيقظ. أحب أن أبدأ عملي في غضون 15 دقيقة بعد الاستيقاظ (لأنني أعمل عن بُعد) ، حتى أتمكن من إنهاء كل شيء بحلول الساعة 3 مساءً.

شعور الساعة يدق الساعة 3:01 ، وأنا أعلم أن يوم العمل قد انتهى ... لا يوجد شيء أفضل.

لذا ، دعونا نناقش كيف يمكنك جعل يوم العمل لمدة 8 ساعات صاخبًا بالإنتاجية ، وليس عبئًا عليك القيام به.

كيفية عمل جدول زمني عملي من 8 ساعات

في هذا القسم ، سنقوم بتفصيل الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإنشاء جدول إنتاجي يمتد إلى 8 ساعات عمل متتالية.

ابحث عن ساعات العمل الأمثل لك

إذا كنت قادرًا على ذلك ، فاختر وقت العمل الذي يبلغ 8 ساعات - سواء في الصباح أو بعد الظهر.

نحن نعمل بمستويات طاقة مختلفة. أفضل بدء العمل في الساعة 7 صباحًا والانتهاء في الساعة 3 مساءً لأن تركيزي ينخفض ​​بشكل كبير في وقت متأخر بعد الظهر. في الوقت نفسه ، لدي زملاء عمل يعملون بشكل أفضل في الساعات المتأخرة ، حيث يحصلون على وقت للراحة أثناء النهار ، وإنهاء أنشطة أخرى.

حدد ما يهدر وقتك وواجهه

سيكون التعامل مع أي وجميع المشتتات التي تأتي في طريقك أسهل عندما تعرف أكثر ما يزعجك.

هل تتلقى غالبًا مكالمات هاتفية أو رسائل دردشة أو إشعارات هاتفية أو تطبيقات أخرى؟ هل أنت مذنب بالمماطلة عبر يوتيوب أو إنستغرام؟ هل المشتتات مرتبطة بالعمل أم شخصية؟

تعتمد الطريقة التي تتعامل بها مع المقاطعة على:

• نوعه (متعلق بالعمل أو شخصي) ؛
• إلى متى تشتت انتباهك ؛
• كم من الوقت تستغرق لاستعادة التركيز بعد ذلك ؛
• إذا كان من الممكن التعامل مع أحد التطبيقات (مثل تطبيق قفل الهاتف للتركيز).

في أي من هذه الحالات ، تحتاج أولاً إلى قضاء يوم في العمل بانتظام ، وتدوين ملاحظة كلما تشتت انتباهك ، وتحليل النتائج التي توصلت إليها في النهاية. هذه واحدة من أفضل الطرق لتحديد مضيعات الوقت بشكل صحيح.

احتفظ ببطاقة زمنية أو جدول زمني

جزء كبير من الحفاظ على صحة من الساعة 9 إلى 5 هو المساءلة. في هذه الحالة ، أنت تريد أن تكون مسؤولاً أمام نفسك أولاً وقبل كل شيء.

لجني جميع فوائد 8 ساعات عمل يوميًا ، عليك أن تعرف متى يبدأ يومك ومتى ينتهي. إنها الطريقة الوحيدة للحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة. يمكن القيام بذلك بطريقتين: الاحتفاظ ببطاقة الوقت أو الاحتفاظ بجدول زمني.

الاحتفاظ ببطاقة زمنية

تعد بطاقات الوقت طريقة عامة لتتبع وقتك. يمكنك ببساطة تسجيل الدخول عند بدء ساعات عملك ، ثم تسجيل الدخول مرة أخرى عند انتهائها. سهل هكذا.

يمكن التعامل مع التفاصيل الدقيقة لبقية جدولك الزمني في تطبيق تقويم ، أو قائمة مهام ، أو نظام أساسي لإدارة المشروع ، وما إلى ذلك ، يمكن أن تبدو بطاقة الوقت كما يلي:

تهدف بطاقة الوقت إلى تدوين بداية ونهاية يوم العمل المكون من 8 ساعات ، ومقدار العمل الإضافي لديك. تُستخدم جميعها لحساب المبلغ الذي تربحه في الأسبوع. يحتوي Clockify أيضًا على آلة حاسبة مضمنة في إصدار المستعرض الخاص به ، مما يجعل هذه العملية أقل صعوبة. لا يلزم تنزيل برنامج منفصل.

الاحتفاظ بجدول زمني

ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى فهم أقوى لجدولك الزمني ، فلا يمكنني أن أوصي بجدول زمني مفصل بما فيه الكفاية. سيكون الخيار الأسهل هو الاحتفاظ بجدول زمني رقمي ، لأنه سهل الاستخدام ، وخيار الملء التلقائي ، وإنشاء النماذج ، وتوفير الوقت بشكل عام.

على سبيل المثال ، يتيح لك Clockify وضع جدول عمل مدته 8 ساعات بعدة طرق.

• إذا قمت بذلك مباشرة من التطبيق نفسه ، يمكنك إنشاء جدول زمني بناءً على مقدار عملك في كل مشروع كل يوم. يعد هذا أمرًا رائعًا إذا استمرت مشاريعك أكثر من أسبوع أو نحو ذلك ، ولا تحتاج إلى جدول زمني صارم بالساعة.

• إذا كنت تريد إطار عمل أكثر تفصيلاً ، يمكنك اختيار تكامل تقويم Google الخاص بـ Clockify (أو استخدام عرض التقويم المدمج في التطبيق). تدوين المهام في تقويم Google يجعل جدولك دقيقًا ، وتمنحك الكتل الملونة فكرة فورية عن كيفية سير يومك - أي المهام تتكرر ، أو عندما تأخذ فترات راحة ، على سبيل المثال.

في الصورة أعلاه ، يمكنك أن ترى كيف ، على الرغم من أنه جدول مدته 8 ساعات ، فإن المهام متنوعة بما يكفي لضمان يوم منتج ، مع تبديل معقول للسياق.

على سبيل المكافأة ، باستخدام مؤقت Clockify في التقويم ، يمكنك تحديد توقيت كل مهمة في التقويم بدقة.

وبالتالي ، تعد بطاقات الوقت والجداول الزمنية ضرورة مطلقة للمساءلة الذاتية والبقاء منتجين. عندما تعرف كيف تقضي ساعاتك ، فإن ذلك يجعل قرارات الجدولة المستقبلية أسهل.

يعمل تكامل Clockify لتقويم Google هذا بشكل أفضل مع أولئك الملتصقون بمجموعات تطبيقات Google الخاصة بهم. يستخدم Zapier ويعمل بسلاسة سواء كنت تعتمد على جهازك المحمول أو سطح المكتب أو المتصفح.

• أخيرًا وليس آخرًا ، يحب البعض منا العودة إلى "الطرق القديمة" للقلم والورق. لذلك بالطبع ، يمكنك تخطي كل هرجاء وملء تقويم مادي وأنت جالس على مكتبك ، أو عمل تقويم يوميات بنفسك.

أسهل طريقة لتتبع وقتك بجدول مادي هي العثور على قوالب معدة مسبقًا (ما لم يكن صنعك بنفسك أمرًا يجلب لك المتعة أيضًا!). هناك العديد من المصادر الرائعة للاختيار من بينها ، وقد ذهبنا إلى أبعد من ذلك لعمل بعض قوالب الجدول الزمني الخاصة بنا ، اعتمادًا على نوع الجدول الزمني الذي تحتاجه:

• شهريا؛
• كل أسبوعين
• أسبوعي؛
• يوميًا؛
• ساعيا.

جميع الجداول الزمنية قابلة للتنزيل والطباعة بتنسيق Word و Excel و Google Docs و Sheets و .pdf.

اعتد على تتبع وقتك

لكي يعمل يوم العمل لمدة 8 ساعات ويكون متوازنًا كما تريد ، يجب أن تأخذ تتبع الوقت على محمل الجد.

من خلال تدوين الملاحظات متى وكيف يتم تشتيت انتباهك (وهو ما ناقشناه) ، وعندما تكون ساعات الذروة ، وعندما تستخدم فترات الراحة ، فإنك تجمع البيانات اللازمة لتحسين سير عملك.

عندما تنظر إلى الأرقام بموضوعية ، ولا سيما معاملتها كمحلل (عدم الشعور بالذنب أو توبيخ نفسك على الأخطاء) ، يمكنك رسم أنماط وأسباب وتأثيرات لسلوك معين. فجأة ، ستكون أفضل في تقييم الوقت الأفضل لأخذ فترات راحة لتناول الوجبات ، وفي الأوقات التي تتوق فيها إلى وسائل التواصل الاجتماعي ، والمزيد. إنه مثل عالم يفتح الإمكانات الكاملة للذكاء الاصطناعي الرائع ... إلا في هذه الحالة ، أنتما كلاكما.

تعامل مع نفسك كعالم وقطعة من أحدث الآلات الدقيقة التي تحتاج إلى موازنة. تتبع الوقت هو أساس الكشف عن أسراره.

استمتع بفواصل دون اعتذار

فقط لأنك مؤطر بجدول 8 ساعات ، لا يعني أنه لا يمكنك الاستمتاع بفترات راحة متعددة. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكنك قضاء استراحة الغداء في مشاهدة فيلم كامل. ثم سيصبح هذا جدولًا مرنًا.

مع يوم عمل مدته 8 ساعات (أو أي كتلة عمل أطول) ، يوصى بأخذ استراحة مدتها 5 دقائق كل 25 دقيقة من العمل ، أو استراحة مدتها 10 دقائق كل 50 دقيقة (ما يسمى بطريقة بومودورو).

بالطبع ، هذا ليس نهجًا واحدًا يناسب الجميع. تمامًا كما هو الحال مع هذا الجدول ، فإن الهدف هو العثور على شيء يناسبك. جرب عدة طرق عمل / استراحة مختلفة ، واعرف الطريقة التي تجعلك منتجًا ، ولكن أيضًا يترك مجالًا للاسترخاء وإعادة التهيئة. فيما يلي بعض هذه الاختيارات (مع أدلة!):

• أكل هذا الضفدع!
• الشروع في استخدام تقنية بومودورو
• مصفوفة أيزنهاور
• أكثر 18 تقنية لإدارة الوقت فعالية

بمجرد أن تجد الأسلوب المثالي لإدارة الوقت ، يمكنك التعامل مع الجدول بثقة أكبر.

لا تدفع نفسك لملء كل لحظة من تلك الساعات الثماني

احتفل بالأيام التي تنتهي فيها من عبء العمل في أقل من 8 ساعات. وحاول ألا تستسلم لإغراء بدء مهمة جديدة ، أو تغيير جدولك لتكتظ بنشاط آخر متعلق بالعمل. من الضروري معرفة متى تتوقف عن العمل ، والجدول الزمني المكون من 8 ساعات هو مكان رائع لممارسة ذلك.

نظرًا لأن الجدول الزمني المرن يطمس الخط الفاصل بين العمل ووقت الفراغ ، فإن الجدول التقليدي يدفعك لإنهاء كل ما تستطيع مبكرًا. بهذه الطريقة ، أنت تتطلع إلى الحصول على مزيد من الوقت لنفسك. كما قال أستاذ علم النفس الكندي جوردان بيترسون ، في مقابلة حول الإنتاجية السامة ،

"أنت تبحث عن تحسين ، لكنك تبحث عن تحسين مستدام. وهكذا ، إذا ضغطت على نفسك بشدة ، فإنك تدمر الاستدامة عبر الزمن ".

لذلك ، من خلال دمج 9 إلى 5 ، فأنت تريد الموثوقية والاستدامة التي يمكن أن توفرها - هناك وقت كافٍ لفعل كل شيء ، طالما أنك تخطط جيدًا. لتحسين إنتاجيتك في هذا الإطار ، تحتاج إلى تبني الهيكل ، ولكن أيضًا الاستمتاع بالوقت عند الانتهاء مبكرًا.

خاتمة

لمجرد أننا نتجه نحو ساعات عمل أقل صرامة ، فهذا لا يعني أنها ستنتهي تمامًا عن الموضة. يمكن لـ 9 إلى 5 أن تجلب الهيكل والموثوقية والمتوقع والانضباط الذي يحتاجه بعض الناس بشدة ويبحثون عنه في حياتهم. ليس كل شخص مناسبًا للعمل بشكل متقطع طوال اليوم ، وهذا جيد تمامًا. نحتاج إلى تطبيع خيار الحصول على 8 ساعات عمل في اليوم ، لأنه يجلب فوائد معينة. تمامًا كما هو الحال مع الكثير من الأشياء المتعلقة بإنتاجية العمل ، يتعلق الأمر بالتفضيل الشخصي.