كيفية عمل تفصيل ليوم عملك (باستخدام القوالب)

يتم تحسين عملية إنشاء جدول العمل كل يوم. لأن الانهيار الجيد ليوم العمل يدفعك إلى الأمام ، والأفضل من ذلك - يتركك بشعور بيوم منجز. هذا الدليل القصير ولكن اللطيف موجود هنا لتقديم طريقة مختلفة لتقسيم يومك ومهامك وأولوياتك ، ويوضح كيف أن التركيز على أشياء أخرى غير المواعيد النهائية يعطي نتائج أفضل.

حدد الأولويات اليومية

ليست كل مهمة هي الأهم.

قبل بدء كل يوم ، اتخذ إجراءات صارمة بشأن قائمة المهام هذه ، وابحث عن المهام الأكثر أهمية. عادة ما تكون من 1 إلى 3 مهام ، ويمكنك التعرف عليها بسهولة:

• يعتمد الآخرون عليك في قيامك بدورك حتى يتمكنوا من القيام بدورهم ؛
• أنها عاجلة ، أو لديها موعد نهائي يقترب بسرعة ؛
• إنها تؤثر على حياتك المهنية على المدى الطويل.

لتوضيح هذا - وجميع الجوانب التالية لتفصيل يوم العمل - سنلقي نظرة على جدول أعمالي للحظة ، وكيف أحاول التعرف على عادات عملي وتحسينها شيئًا فشيئًا كل يوم.

فيما يلي مثال على الشكل الذي قد تبدو عليه قائمة أولوياتي ليوم الأربعاء:

هناك موظف جديد قادم ، وأنا أرشدهم. إنه جيد بالنسبة لي ولحياتهم المهنية ، لذا يجب أن أخصص معظم طاقتي لهذه المهمة. هناك أيضًا بعض الأعمال التي لم أتمكن من إنهاءها في اليوم السابق ، وعلى الرغم من أن الموعد النهائي ليس حتى يوم الاثنين ، يمكنني محاولة الانتهاء منه اليوم. أخيرًا ، هناك عرض تقديمي أريد حقًا إثارة إعجابه به. الباقي هو عمل منتظم يمكنني القيام به في طريقي.

لماذا أحتاج قائمة أولويات؟

من المثال ، يمكننا أن نرى كيف أن تحديد المهام التي تهمك أكثر من غيره يزيل "الضوضاء البيضاء" للأعمال الأخرى.

أنت تعرف بالضبط أين تنفق معظم الطاقة ، وهذا بدوره يساعدك على تجنب إضاعة الوقت والتوتر على أشياء أخرى. هذه القائمة هي بسهولة الخطوة الأولى الحيوية لكل تفصيل جيد ليوم العمل.

ارسم قسمًا قبل العمل

كخطوة تالية ، حدد الأشياء المتعلقة بالعمل التي تقوم بها للاستعداد لليوم.

هل تكتب قائمة مهام؟

هل تراجع أهدافك للأسبوع؟

أو هل تتصل بزملائك في العمل؟

ربما تصنع لنفسك القهوة وتتحقق من البريد الإلكتروني.

لدينا جميعًا طقوسًا مختلفة تعزز الإنتاجية ، ويمكن أن تختلف من يوم لآخر. وإذا لم يكن لديك طقس ما ، فهذا هو الوقت المناسب للعثور عليه. إليك نظرة أخرى على جدول أعمالي اليومي:

المصدر: قالب انهيار يوم العمل Clockify

كما ترى من الجدول أعلاه ، يمكن أن يبدأ كل يوم بأنشطة مختلفة. ويوم الأربعاء ، أستعد للمهمة الثانية ذات الأولوية - العمل المتبقي - من خلال مراجعة ما فاتني وكيفية القيام بإنهائه.

لماذا أحتاج إلى قسم "قبل العمل"؟

تعتبر طقوس العمل الصباحية السهلة طريقة رائعة لتقديم يومك. بدلاً من البدء بالمهام الأكثر تطلبًا أولاً ، فإنك تحافظ على الطاقة بشيء خفيف ، وتستعد ذهنيًا للمهام القادمة.

ارسم قسمًا أثناء العمل

الجزء الكبير التالي في التوزيع الخاص بك هو العمل الفعلي نفسه. أصعب المهام ، أو اللحوم والبطاطس ، إذا صح التعبير.

هناك الكثير من الموارد لتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر وجدولتها ، لذلك لن ندخل في التفاصيل هنا. ومع ذلك ، من المهم ذكرها.

تستطيع:

1. استخدم المربعات الزمنية لإنشاء دليل إرشادي ليومك كل ساعة بساعة ؛
2. استخدم مصفوفة أيزنهاور لترتيب أولوياتك ؛
3. ستمنعك طريقة Get Things Done من الشعور بالإرهاق.

ومع ذلك ، فإن ما أود التركيز عليه هو تقسيم جزء العمل هذا إلى جزأين: قبل استراحة وجبتك ، وبعدها.

إذا كنت قد قرأت بعض مقالاتنا الأخرى حول الإنتاجية ، فقد لاحظت كيف نذكر إدارة مستويات الطاقة على مدار اليوم. ومن المهم أن تدرك كيف تختلف طاقتك بعد تناول غداء جيد في العمل. على وجه الخصوص ، اسأل نفسك:

• كيف تشعر قبل نصف ساعة إلى ساعة قبل الغداء؟
• هل تشعر بالنشاط بعد الغداء؟
• هل تشعر بالنعاس؟
• كم من الوقت بعد الغداء تبدأ في الشعور بانخفاض تركيزك (أو ارتفاعه)؟
• هل تبدأ في الشعور بالرغبة الشديدة في تناول السكر وكيف تؤثر عليك؟

يلعب الطعام دورًا كبيرًا في قطار الطاقة في الجسم ، وعادةً لا نهتم به. Moreso لأننا في المنزل أو في الخارج ، أو لا تتطلب الكثير من التركيز. ومع ذلك ، في العمل ، يمكن أن تصبح ضارة.

لماذا أحتاج إلى قسم "قبل وبعد الوجبة"؟

يمكن أن يساعد تقسيم جدول العمل إلى ما قبل الغداء وبعده في العديد من الأشياء.

أولاً ، يمكن أن يكشف كيف تؤثر الوجبات المختلفة على تركيزك. سوف تجعلك الأثقل تشعر بالنعاس ، بينما تساعدك الأثقل وزنًا على البقاء في حالة تأهب. بهذه الطريقة ، يمكنك ، على سبيل المثال ، ملاحظة أن لديك اجتماعًا كبيرًا يوم الخميس في الساعة 3 مساءً ، وتقرر تناول السمك وسلطة بدلاً من شرائح اللحم والبطاطس ، إذا كان هذا الأخير عادة ما يجعلك تتوق إلى قيلولة بعد ذلك.

ثانيًا ، ستبدأ في اتخاذ قرارات أفضل بشأن الجدولة. يعد تحويل المهام حول مستويات الطاقة الخاصة بك أسلوبًا أقل تفكيرًا ، ولكن ثبت أنه فعال للغاية في الممارسة.

ثالثًا ، يجبرك على عدم إهمال الطعام كجزء حيوي من يومك. عادة ما نغرق في العمل ، فنحن نغير أوقات وجباتنا حتى فوات الأوان ، أو نحذفها تمامًا. هذا يعرضك لخطر الجوع الشديد ، واختيار وجبة خفيفة سريعة ، فقط لتجنب ذلك. علاوة على ذلك ، ستصبح أقل صبراً وأكثر إحباطًا إذا لم يكن لديك استراحة مناسبة مع وجبة. وهذا بدوره يعيق أداء عملك.

هذا مثال من جدول أعمالي:

في هذا القسم ، قررت أن أكمل صباحي بالعمل المتبقي ، بينما لا يزال جديدًا في ذهني. كان من المقرر عقد اجتماع قبل استراحة الغداء ، في الوقت المناسب تمامًا للاختتام. أثناء الغداء ، برزت مشكلة طارئة ، لكنني أجلتها إلى ما بعد الغداء ، للتأكد من قدومي إليها منتعشًا. جاء تدريب الموظف الجديد بعد تناول قهوتي ، حيث لاحظت أن الكافيين يلغي النعاس من الغداء.

الآن ، قد تتساءل عما إذا كان من الممكن تحقيق هذا النوع من العقلية الحسابية. الجواب نعم ولكن مع الكثير من العمل والتجربة والخطأ. دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك.

كيف تكون على دراية بمستويات الطاقة

إن تحقيق هذا النوع من التنظيم ... الحدس ، على حد تعبيره ، ليس مستحيلاً. من المهم أن تتذكر أن تعلم الاستماع إلى جسدك والتعرف على سلوكك وعاداتك هو شيء عليك القيام به بنشاط على مدار اليوم.

في اللحظة التي تلاحظ فيها حدوث تحول في التركيز أو مستويات الطاقة ، قم بتدوين ذلك ، سواء كان ذلك على اللصق أو من خلال تطبيق التسجيل الصوتي. قد يبدو الأمر غير احترافي في البداية ، أنه شيء غير مناسب لبيئة العمل ، لكن انظر إليه على أنه استثمار. كلما اكتسبت المزيد من البصيرة ، كنت أفضل في جدولة مهامك لهذا اليوم.

بالإضافة إلى ذلك ، خصص بعض الوقت للبحث عن الوصفات الصحية التي تعزز الإنتاجية وتعزز الدماغ. يمكن أن تكون تجربة إضافية رائعة.

لاحظ ما يشتت انتباهك

على نفس المنوال ، انتبه أكثر لما تشتت انتباهك (غير) الأكثر شيوعًا.

يمكن أن تعرقل فترة ما بعد الظهيرة بأكملها وتؤدي إلى تأجيل مهام معينة أو نسيانها تمامًا. إذا كانت لديك مشاكل خاصة في تحديد ما يهدر وقتك ، فيمكنك استخدام نفس التكتيك كما هو الحال مع مستويات الطاقة.

عندما تقوم بتفصيل يوم عملك ، حاول أن تلاحق نفسك في اللحظة التي تبدأ فيها تصفح وسائل التواصل الاجتماعي لمدة تزيد عن 5 دقائق ، في كل مرة توافق فيها على مساعدة زميل في العمل دون التفكير في عبء العمل الخاص بك ، أو كل اجتماع مرتجل دعا إليه إدارة.

أعلاه مثال على تشتيت انتباه خلال يومين منفصلين. سيعطيك تلخيصها وتحليلها كما في الجدول الخاص بنا التفاصيل الضرورية حول المكان الذي يضيع فيه معظم وقتك. لذلك ، يمكنك البدء في العمل على الحلول ، أو طرق تجنب الإلهاءات المذكورة.

غالبًا لا نعطي فكرتين حول سبب تشتت انتباهنا أو متى. لكن استخدام طريقة كهذه يمكن أن يحسن بشكل كبير من كيفية التعامل مع المشتتات ، ويزيد من نجاحك في القضاء عليها.

في بعض الأحيان ، لا يكفي مجرد تثبيت أداة حظر مواقع الويب.

قم بتضمين فترة تباطؤ يوم العمل

تباطؤ يوم العمل هو الانتقال بين وقت العمل ووقت الفراغ. يتضمن المهام التي نود أن نطلق عليها "طقوس نهاية يوم العمل". تمامًا كما لو كنت تمارس طقوسًا صباحية لتعزيز الاستعداد لليوم ، فهل يجب أن يكون لديك بعض الطقوس للتخفيف من حدته في نهايته.

عادة ، ننهي مهمتنا الأخيرة في اليوم ، ونغلق الكمبيوتر ، ونبدأ في التساؤل عما يجب القيام به بعد ذلك (إذا لم يكن لدينا أعمال روتينية مثل الأطباق والطعام والتقاط الأطفال والمواعيد وما إلى ذلك). وحتى مع هذا الأخير ، فإن الانتقال مفاجئ للغاية ، ويستغرق الأمر بعض الوقت لأدمغتنا لإيقاف "وضع العمل".

لماذا أحتاج إلى فترة تباطؤ ليوم العمل؟

قال صديق مقرب لي ذات مرة كيف اعتاد السير إلى المنزل لمدة 40 دقيقة بدلاً من ركوب الدراجة ، لأنه كان بحاجة إلى التخلص من إحباط اليوم. لأنه إذا عاد إلى المنزل في وقت أقرب ، فسوف يدخله في حياته الشخصية ، وسوف "يلوث" بقية وقته خارج العمل.

وبالمثل ، تحتاج إلى بعض المهام الدقيقة في نهاية اليوم لإرسال إشارة إلى عقلك لبدء التراجع. دعنا نلقي نظرة على ما يلي:

الصور أعلاه هي أجزاء من جدول أعمالي تظهر نهاية مهام يوم العمل - كتابة ملخص اليوم (على اليمين) ، وعمل مسودة قائمة المهام لليوم التالي. إنها بسيطة بشكل مؤلم ، لكنها فعالة جدًا في إعطائك إحساسًا بالإغلاق. يوم العمل خلفك ، والآن حان وقت الراحة.

قالب تفصيل يوم العمل في Clockify

مقتطفات الجدول الذي استخدمناه هنا مأخوذة من نموذج يمكنك العثور عليه في مدونتنا.

إنه ليس مجرد جدول زمني ، ولكنه جدول يركز على تقسيم يومك لمنحك نظرة ثاقبة مفيدة للغاية حول سير عملك.

إذا كنت ترغب في تجربته بنفسك ، يمكنك تنزيل قوالب PDF من الروابط التالية:

قم بتنزيل قالب تقسيم يوم العمل هنا.

قم بتنزيل قالب قائمة الأولويات هنا.

قم بتنزيل القالب التفصيلي لإلهاءات يوم العمل هنا.