إدارة العمل مقابل إدارة المشاريع: ما الفرق وأيهما تحتاج إليه؟

يعد الاختيار بينإدارة العمل وإدارة المشاريعأمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال، سواء كان التعامل مع المهام اليومية أو المشاريع الكبيرة. قد يكون الاختيار بين الاثنين أمرًا صعبًا بسبب عناصرهما الفريدة.

في حين أن كلاهما يهدف إلى إكمال المهام بكفاءة، إلا أنهما يختلفان فيالتركيز والنطاق .تستكشف هذه المدونة المكونات المميزة لإدارة العمل وإدارة المشاريع، مما يساعدك فيتحديد أي منها يتوافق بشكل أفضل مع احتياجات عملك .

ما هي إدارة العمل؟

تتضمن إدارة العمل في جوهرها التخصيص الاستراتيجي للموارد والوقت والجهود لتحقيق الأهداف والغايات المحددة مسبقًا.

تحتوي إدارة العمل على العديد من المكونات الأساسية مثلتخطيط المهام، والتعيين، والتتبع، والتقييم ، والتي تتبع بشكل عام دورة حياة مثل هذه:

1. تخطيط المهام : تبدأ إدارة العمل بمرحلة تخطيط مدروس واستراتيجي، تحدد المهام المطروحة وأولوياتها والجدول الزمني لإنجازها.
2. التعيين : بمجرد تحديد المهام، يتم تعيينها للأفراد أو الفرق ذات الصلة بناءً على المهارات والتوافر وعبء العمل.
3. التتبع : تعد المراقبة المستمرة لتقدم المهمة أمرًا بالغ الأهمية لتحديد الاختناقات المحتملة، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية، وإجراء التعديلات اللازمة.
4. التقييم : بعد الانتهاء، تسمح مرحلة التقييم بالتفكير في كفاءة العملية، مما يتيح إدخال تحسينات على المهام المستقبلية.

يمكن تطبيق إدارة العمل عبر أي صناعة تقريبًا حيث تكون العمليات المبسطة هي مفتاح النجاح .تشمل بعض الصناعات الأكثر شيوعًا التي تستوفي هذه المعايير التسويق والإعلان وتكنولوجيا المعلومات والرعاية الصحية والمبيعات.

ما هي إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي نهج منظم يضمن تنفيذ المشاريع بسلاسة، وتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا ضمن قيود محددة .أنها تنطوي على طريقة منهجية لبدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق المشاريع.

فيما يلي بعضمكونات إدارة المشروع :

1. البدء : يتم تحديد غرض المشروع ونطاقه وجدواه، كما يتم تحديد الأهداف الأولية.
2. التخطيط : تم تطوير خارطة طريق شاملة تتضمن تفاصيل المهام والجداول الزمنية وتخصيص الموارد والمخاطر المحتملة.
3. التنفيذ : يتم وضع الخطة الموضحة موضع التنفيذ، ويتم تنفيذ مهام المشروع وفقًا للجدول الزمني المحدد.
4. التحكم : المراقبة المستمرة لتقدم المشروع تسمح بإجراء التعديلات، مما يضمن التوافق مع الأهداف.
5. الإغلاق : يتم الانتهاء من المشروع رسميًا، ويتم تقييم نجاحه.الدروس المستفادة تساهم في التحسينات المستقبلية.

بشكل أساسي، توفر إدارة المشاريع اتجاهًا واضحًا للمؤسسات التي تتعامل مع مشاريع محددة. ومن خلال تطبيق هذه الخطوات، يمكن للشركات التنقل بفعالية في المشاريع بسهولة أكبر، مما يضمن النجاح وتحقيق الأهداف بكفاءة ودقة.

ما هي الاختلافات الرئيسية لكل منها؟

يعد فهم الفروق بين إدارة العمل وإدارة المشاريع أمرًا بالغ الأهمية لتبسيط العمليات. ويلعب كل منها دورًا فريدًا في ضمان تنفيذ المهام والمشاريع بنجاح، لكن تركيزها وتطبيقاتها تختلف بشكل كبير.

النطاق والتركيز

تتعامل إدارة العمل مع الأنشطة والمهام اليومية التي تساهم في العمليات المستمرة للشركة .وهو يشمل النطاق الأوسع للمسؤوليات الروتينية ويهدف إلى تحسين الكفاءة في سير العمل المنتظم. وينصب التركيز علىالحفاظ على وتيرة عمل ثابتة ومنتجة دون أن تكون مرتبطة بالضرورة بإكمال مشروع معين.من ناحية أخرى، إدارة المشاريع لديهاتركيز أكثر ضيقا .تهتم بتخطيطوتنفيذ وإكمال مشاريع محددة ذات أهداف محددة .تلعب إدارة المشروع دورًا عندما يكون هناكهدف واضح يجب تحقيقه، وتتضمن مسعى مؤقتًا له بداية ونهاية واضحتين.

الأطر الزمنية

تعمل إدارة العمل بشكل مستمر ، مع توزيع المهام والمسؤوليات عبر العمليات التجارية العادية.ليسلها نقطة نهاية محددة وهي عبارة عن جهد مستمر للحفاظ على سير عجلة المنظمة بسلاسة.وعلى النقيض من ذلك، فإن إدارة المشاريع محددة زمنياً. لهاإطار زمني محدد ، عادة مع تاريخ بدء وانتهاء محددين.المشاريع لها مواعيد نهائية محددة لإنجاز المهام وتحقيق أهداف المشروع بشكل عام.

الأهداف والتسليمات

غالبًا ما تكون أهداف إدارة العمل هي التحسين المستمر، وتعزيز الإنتاجية، والأداء السلس للعمليات اليومية .عادة ما تكون التسليمات مستمرة وتساهم في الكفاءة الشاملة للمنظمة. في إدارة المشاريع، تكون الأهدافمحددة وقابلة للقياس .ينصب التركيز علىتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة ضمن القيود المحددة للوقت والميزانية والنطاق .التسليمات هي النتائج الملموسة التي يتم تحقيقها بحلول نهاية المشروع.

يعد فهم هذه الاختلافات الرئيسية بين إدارة العمل وإدارة المشاريع أمرًا ضروريًا للشركات لتنفيذ الاستراتيجيات والمنهجيات الصحيحة اعتمادًا على أهدافها وطبيعة العمل الذي تقوم به.

اختيار النهج الصحيح لعملك

إذًا، كيف يمكنك اختيار النهج الصحيح لعملك؟

ابدأ بإجراء تقييم شامل لمتطلباتك التنظيمية .ضع في اعتبارك طبيعة مهامك وأهدافك لتحديد النهج الأنسب لعملك. على سبيل المثال،تعتبر إدارة العمل مثالية للشركات التي تعمل في عمليات مستمرة وروتينية .وهو مناسب للمؤسسات التي تركز على التحسين والتحسين المستمر، كما أنه يثبت فعاليته عندما يكون الهدف هو تحسين الإنتاجية وسير العمل اليومي. ومن ناحية أخرى،فإن إدارة المشاريع هي الأنسب للشركات التي لديها مشاريع أو مشاريع محددة ومحددة زمنياً .إنه يزدهر في المنظمات ذات أهداف المشروع والتسليمات المحددة بوضوح، ويثبت فعاليته عندما يكون التخطيط المنظم والتنفيذ ضمن إطار زمني محدد أمرًا ضروريًا.

ثم ابدأ فيتقييم إيجابيات وسلبيات كل نهج .

من المزايا الرئيسية لإدارة العمل أنها تدعم الكفاءة والإنتاجية المستمرة، وتتكيف بشكل جيد مع بيئات العمل المتطورة والديناميكية .إنه يعزز ثقافة التحسين المستمر ويعزز التحسين المستمر. ومع ذلك، فإن العيب الذي يجب مراعاته هو أنهقد يفتقر إلى التركيز المنظم اللازم لتحقيق أهداف محددة للمشروع .قد تنشأ تحديات في إدارة المهام وتحديد أولوياتها مع المواعيد النهائية المتنافسة، مما قد يؤدي إلى عدم الكفاءة.

مع إدارة المشروع، قد يكون المحترف هو أنهاتوفر إطارًا منظمًا للتخطيط والتنفيذ، مما يضمن تعريفًا واضحًا للأهداف والتسليمات .وهو فعال بشكل خاص لإدارة الموارد ضمن إطار زمني محدد، وتعزيز نهج منظم لتحقيق الأهداف. على الجانب الآخر،قد تكون إدارة المشاريع أقل قدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة أو نطاقات المشروع المتطورة .قد يستغرق التخطيط الشامل الذي يتطلبه وقتًا طويلاً، مما قد يؤثر على المرونة المطلوبة في بيئات العمل الديناميكية.

أدوات لإتقان العمل وإدارة المشاريع

سواء اخترت أسلوب إدارة العمل أو إدارة المشروع لشركتك، فإن الاستفادة من البرامج والأدوات المعدة مسبقًا يعد أمرًا أساسيًا في الحفاظ على التنظيم .

عندما يتعلق الأمر بإدارة العمل ، هناك عدد كبير من الأدوات المتاحة:

1. Trello : Trello هي أداة متعددة الاستخدامات وسهلة الاستخدام تستخدم اللوحات والقوائم والبطاقات لتنظيم المهام والمشاريع.تسهل واجهته المرئية التعاون وتتبع التقدم.
2. Asana : Asana هي أداة قوية لإدارة العمل تتيح للفرق تنسيق المهام وإدارتها دون عناء.فهو يوفر منصة مركزية للتواصل والتعاون، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية.
3. Todoist : إذا كانت البساطة هي ما تفضله، فإن Todoist أداة واضحة وفعالة لإدارة المهام.فهو يساعد على تنظيم المهام وتحديد الأولويات وتتبع التقدم دون تعقيدات غير ضرورية.
4. Microsoft Planner : متكامل مع مجموعة Microsoft 365، يسهل Planner إدارة العمل ضمن بيئة Microsoft المألوفة.فهو يسمح بالتعاون السلس وتتبع المهام.

تمامًا كما هو الحال مع إدارة العمل، هناك العديد من الخيارات المتاحةلبرامج إدارة المشاريع :

1. Nimble : لا تبرز Nimble كأداة قوية لإدارة علاقات العملاء (CRM) فحسب، بل أيضًا باعتبارها أحد الأصول القيمة لإدارة المشاريع.باستخداممهام سير العمل في Nimble ، يمكنك أتمتة المهام المتكررة، مما يضمن سير عمل أكثر سلاسة.بالإضافة إلى ذلك،فإن تذكيرات المهام الخاصة بـ Nimble تبقيك على المسار الصحيح من خلال توفير تنبيهات في الوقت المناسب لمراحل المشروع الأساسية.هذه الوظيفة المزدوجة تجعل Nimble أداة متعددة الاستخدامات لإدارة العمل اليومي والإشراف على المهام الخاصة بالمشروع، مما يعزز كفاءة الأعمال بشكل عام.
2. Jira : Jira هي أداة قوية لإدارة المشاريع، وتحظى بشعبية خاصة بين فرق تطوير البرمجيات.فهو يسهل إدارة المشاريع رشيقة، وتتبع القضايا، والتعاون.
3. Wrike : Wrike هي أداة شاملة لإدارة المشاريع تجمع بين تخطيط المشروع والتعاون وإعداد التقارير.تلبي ميزاته القابلة للتخصيص مجموعة متنوعة من احتياجات إدارة المشاريع.
4. Basecamp : Basecamp هي أداة سهلة الاستخدام لإدارة المشاريع تعمل على تبسيط التعاون.فهو يوفر أدوات لإدارة المهام، والتواصل، ومشاركة الملفات، وتبسيط سير عمل المشروع.
5. Smartsheet : Smartsheet عبارة عن أداة قابلة للتكيف لإدارة المشاريع تجمع بين الإلمام بواجهات جداول البيانات وميزات إدارة المشاريع القوية.إنها مناسبة لمجموعة واسعة من أنواع المشاريع.

انتقل إلى العمل وإدارة المشاريع باستخدام Nimble

تعد الإدارة الناجحة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق إنجازات الأعمال ، سواء كان ذلك يتعلق بالتعامل مع المهام اليومية أو المشاريع الأكثر أهمية وطويلة الأجل.في هذه المدونة، قمنا بتوضيح الاختلافاتبين إدارة العمل وإدارة المشاريع لمساعدتك في اختيار النهج الصحيح لعملك.

فكر في استخدام أدوات مرنة مثل Nimble لتعزيز الكفاءة في كلا المجالين، مما يساعدك في النهاية علىالوصول إلى أهداف عملك.