لماذا تحتاج إلى دليل للأسلوب (وكيف تصنعه)

ستايل - هل لديك؟ لا أقصد من ناحية الموضة ، رغم أنني مهتم بذلك أيضًا. لكن على وجه التحديد ، هل لدى مؤسستك دليل أسلوب؟ وهل تستخدمه؟

منذ العصور ، عندما كنت أعمل في نشر المجلات ، كانت إحدى مهامي الأولى هي إنشاء دليل أسلوب للنشر. لم يكن هذا شيئًا ألقي بي كموظف جديد ؛ بدلا من ذلك ، كان مشروعًا ذاتيًا. دخلت إلى المكتب وسرعان ما أدركت أنه لا يوجد شيء لأستشاره عند مواجهة سؤال حول الواصلة أو اختيار الكلمات أو الكتابة بالأحرف الكبيرة. شرعت في إصلاح ذلك بسرعة.

لماذا أفعل هذا بنفسي؟ لأنه بدونها ، لن نبدو محترفين. تخيل أنك تقرأ مجلة (على الورق أو عبر الإنترنت) وأن نصف عناوين المقالات مكتوبة بأحرف كبيرة على هذا النحو والنصف الآخر مكتوبًا بهذا الشكل. هل تفهم ما اعني؟ قد تتساءل عما إذا كان هناك بعض القافية أو سبب الاختلاف ، أو إذا كان الناشر غير محترف.

ما هو دليل الاسلوب؟

دليل الأنماط هو مستند يحدد أسلوب شركتك ويشير إليه ويوجهه. فكر في الأمر كعلامة تجارية مكتوبة. قد يكون لديك بالفعل كتاب أسلوب يعرض ألوان شركتك وشعاراتها وكيفية استخدام مختلف أنواع الماركيز والصور الخاصة بك - الحد الأدنى من الأحجام ، والمسافات ، وما إلى ذلك. دليل الأسلوب - لكتابك - هو مكمل له.

سيتم استشارة أدلة الأسلوب في الغالب من قبل الأشخاص في أدوار التسويق والاتصال. ولكن يجب على أي شخص يرسل أي اتصال - بما في ذلك الباعة الذين يرسلون رسائل البريد الإلكتروني - الرجوع إليها.

ما الذي يدخل في دليل الأسلوب؟

دليل الأسلوب هو خارطة الطريق لأسلوب الاتصال الخاص بك. بشكل عام ، يتضمن دليل الأسلوب كل شيء بدءًا من الطريقة التي تستخدم بها شركتك وأسماء المنتجات بالأحرف الكبيرة إلى المصطلحات المستخدمة في الصناعة إلى موقفك بشأن استخدام فاصلة أكسفورد. اعتبارات أخرى: ما إذا كنت تهجئ الأرقام أو تستخدم الأرقام ، وما إذا كنت تريد تضمين فترات بعد كل حرف في اختصار ، وما إذا كان من الجيد استخدام الاختصارات. قد ترغب في أن يستخدم كتابك "موافق" أو "موافق" أو "موافق" ؛ سيسمح دليل الأسلوب لهم بمعرفة أيهما يستخدم.

قد يتضمن أيضًا ملاحظة حول صوت ونبرة وشخصية شركتك - حتى يعرف كتّابك ما إذا كان من الجيد تشغيل الكلمات ، أو ما إذا كان يجب أن يكونوا جادين ومستقيمين. دعهم يعرفون ما إذا كان استخدام اللغة العامية مقبولاً ، وما إذا كانت هناك كلمات أو أسماء علامات تجارية محظورة.

لا يجب أن يكون الدليل كتابيًا. بالتأكيد ، يمكن أن تكون طويلة وشاملة - تغطي جميع السيناريوهات. ولكن يمكن أيضًا أن تكون صفحة واحدة تحدد الخطوط العريضة للنقاط الرئيسية.

طالما لديك نوع من الوثائق ، فأنت على الطريق الصحيح.

لماذا تحتاجه

لقد ذكرت هذا قليلاً في البداية ، ولكن هناك بعض الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى دليل.

الاتساق هو الأساس. تريد كل النسخ التي تخرج من مكتبك لتعزيز علامتك التجارية بطريقة محددة ومدروسة. التناقضات تشتت انتباه القارئ وتجعل شركتك تبدو مهملة بعض الشيء.

يساعدك دليل الأسلوب أيضًا على أن تكون محترفًا - للتأكد من أن كل كلمة تستخدمها مدروسة ومدروسة وعلامات الترقيم بشكل صحيح. ويجعل الحياة أسهل لكتابك.

من يحتاج إلى دليل أسلوب؟

إن إنشاء دليل أسلوب ليس مجرد رفاهية للشركات العملاقة. كما أنه ليس شرطًا لمجرد تكوين شركات ناشئة. إنه شيء يجب أن تستغرق الشركات من جميع الأحجام الوقت الكافي للتفكير فيه وإنشاءه. سيتم استخدام الدليل داخليًا ، ويجب أيضًا مشاركته مع المساهمين المستقلين (سيقدم لك الناسخون الشكر).

إنشاء دليل أسلوب

إذا لم يكن لديك دليل أسلوب ، فهذا رائع. لهذا السبب نتحدث عنه. يمكنك أن تبدأ الآن.

ولئلا تعتقد أن هذا سيستغرق وقتًا طويلاً ، فلا داعي لذلك. ليس عليك أن تتجسد هذا من فراغ. يمكنك الاعتماد على بعض الموارد المجربة والحقيقية.

أولاً ، قم بتعيين شخص أو فريق لامتلاك الدليل. من المحتمل أن يكون هذا أحد الأشخاص في فريق التسويق أو الاتصالات.

بعد ذلك ، ضع في اعتبارك ما هو أسلوبك. هل أنت عارض أم شركة؟ عامية أم زرر؟ هذا هو المكان الذي يمكنك فيه شمع الشعري قليلاً - العودة إلى شخصية شركتك وبيان رسالتها وجذورها. أنت أيضًا تريد التفكير في عملائك ، وكيف يحبون التحدث إليهم.

الآن ، ابدأ في الحصول على حبيبات. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تنجذب نحو مدرسة فكرية واحدة - على سبيل المثال ، ما هو شعورك حيال الفاصلة المنقوطة؟ الجمل التي تبدأ بـ "و"؟ فتات؟

يمكنك أن تنظر إلى الخبراء - مثل كتيب Associated Press (AP) الذي تعتمد عليه الصحف ، أو دليل شيكاغو للأسلوب (CMOS) - في هذه المرحلة ، لمساعدتك في وضع إطار العمل الخاص بك. في الواقع ، في حالة نقص الموارد ، يمكنك توجيه موظفيك إلى أحد تلك المواقع ووصفها بأنها جيدة. (اختر أحدهما أو الآخر. AP و Chicago مختلفان.)

الخطوة التالية هي إنشاء قائمة مختصرة من الكلمات الخاصة بالصناعة والشركة. الأشياء التي تطرأ كثيرًا في اتصالاتك. قد يشمل ذلك المصطلحات والاختصارات والصيغ الخاصة بالصناعة التي تحتاج إلى استخدامها وعلامات الترقيم بشكل صحيح.

من هناك ، املأ العناصر الإضافية التي تشعر أنها مناسبة لشركتك. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين مسرد لأي مصطلح وكل مصطلح يمكن الاستشهاد به في اتصالاتك. يمكنك إضافة قواعد بشأن الاستشهادات والأخلاق في إعداد التقارير وأفضل الممارسات الأخرى. أو يمكنك الالتزام بالأساسيات وجعلها بسيطة وقصيرة.

كيف تفرض أسلوبك

يجب أن يكون شخص ما ضابط شرطة للتحقق من أن فريقك يلتزم بدليل الأسلوب هذا. لن اكذب ليس هذا هو الجزء الأكثر متعة في العمل. ولكن إذا كان هدفك هو الاتساق في اتصالاتك ، فهذا ضروري. من المهم أن يعرف كل عضو في فريقك - أي شخص يكتب أو يتواصل - صوت علامتك التجارية ويلتزم به.

عند طرح الدليل الجديد (أو التحديث) لأول مرة ، استضف تدريبًا داخليًا للتأكد من أن الجميع على دراية بقواعد الأسلوب. يجب على جميع الموظفين الجدد قراءة الدليل. بالنسبة لأعضاء الفريق المحددين الذين سيستخدمون هذا كثيرًا (غالبًا أولئك الذين يعملون في وظائف الاتصالات) ، قد ترغب في إجراء اختبار سريع.

يجب أن يحتفظ محررو النسخ لديك بنسخة من الدليل في مكان قريب وفتح - والتحقق من كل المحتوى مقابل ذلك.

أخيرًا ، تحقق من نقطة (فحص مفاجئ ، فحص موضعي ... انظر كم عدد الخيارات المتاحة؟) نسختك بشكل دوري وقم بتنبيه المخالفين المتكررين. نعم ، قد يعني ذلك محادثة محرجة مع رئيسك التنفيذي أو المتدرب الجديد. لقد وجدت أن تجاهل دليل الأسلوب لا يميز بين التصنيفات.

ملاحظة على التصميم

لا تتضمن جميع أدلة الأنماط ملاحظات حول التصميم. العديد منها مليء بالنصوص ، مليء بالقواعد النحوية والنواهي والتهجئة. ولكن إذا كنت ترغب في إنشاء دليل شامل - شيء يمكن للكتاب والرسامين أن يعتمدوا عليه - ففكر في توسيع دليلك ليشمل ملاحظات حول التصميمات وألوان الشركة وعائلات الخطوط واستخدام الشعار.

مكان تخزين دليل طريقتك

في بداية مسيرتي المهنية ، كانت الطباعة لا تزال شيئًا - في الواقع ، الشيء . وهذا يعني أننا سننشئ أدلة الأسلوب هذه ، ونطبع بضع نسخ ونجمعها ، ونخزنها على رف موارد مشتركة للموظفين للتشاور معها حسب الحاجة. كان هذا يعني أنهم ظلوا يتسكعون لبعض الوقت وأصبحوا عفا عليها الزمن (المزيد عن ذلك في ثوانٍ).

اليوم ، يمكنك إنشاء هذه المستندات وتخزينها على مواقع مشتركة مثل شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك أو صفحة wiki. وتحديثها بسهولة وبشكل منتظم. (قم بتأريخ التحديثات الخاصة بك.)

كم مرة يجب عليك تحديث دليل النمط؟

دليل النمط هو مستند حي يمكن ويجب تحديثه. عدد المرات؟ يريد جزء مني إخبارك بتحديثه ومراجعته باستمرار. لكن هذا سيجعلك أنت وموظفيك مجانين.

للحفاظ على سلامة العقل ، ضع في اعتبارك إجراء تنظيف عميق سنويًا مع تحديثات دورية كل ستة أشهر. قد يكون الفحص السنوي إصلاحًا شاملاً وقد لا يكون ؛ في بعض الأحيان تقوم فقط بإعادة تأكيد الخيارات السابقة. يتيح ذلك مساحة صغيرة للتنفس للسماح للأشخاص بمعالجة أي تغييرات والتعود عليها دون مراجعة القواعد إلى ما لا نهاية.

أمثلة دليل الأسلوب

أنا أتعلم الكثير عن طريق المثال ، لذلك سأختتم بمشاركة بعض من الأفضل. قد تلهمك هذه الأمثلة لما يجب تضمينه (أو عدم تضمينه) في إرشاداتك الخاصة:

• The Economist - أنا مغرم بشكل خاص بالنص التمهيدي هنا. إنه يحدد مرحلة ما هو آت - يحدد مبادئ الأسلوب الشاملة التي يلتزم بها المنشور. يلي ذلك مسرد أبجدي للمصطلحات.
• عناصر الأسلوب - استغرق الأمر مني حتى نهاية هذا المنشور تقريبًا لذكر هذه الكلاسيكية Strunk و White ، لكنني لم أنس. كتبه ويليام سترنك في عام 1918 ونقحه وحدثه إي بي وايت في عام 1959. ربما يكون هذا الكتاب ، الذي استخدمته جحافل من الصحافة والتخصصات الإنجليزية ومؤلفي الكتب وكتّاب المجلات وكتّاب الإعلانات على شبكة الإنترنت ، جد مرشدي الأسلوب.
• لدى New York Times مجموعة قواعدها الخاصة بها ، مثل ممارسة مزاوجة الألقاب المجاملة مع الألقاب (مثال: Mr. O'Neal). في بعض الأحيان ، قد تبدو قديمة ، لكنها بالتأكيد أسلوبهم. أنت تعرف مقال التايمز عندما تقرأ واحدًا.

لاحظ أنه ليست كل أدلة الأنماط جيدة وأنيقة. من الأهمية بمكان إملاء القواعد والاحتفاظ بها في ملف نصي بدلاً من جعل الدليل جميلًا. ولكن ، إذا كان لديك الوقت والموارد ، يمكنك جعل أسلوبك يرشدك إلى شيء يريد الناس فعلاً تجاوزه. فيما يلي بعض الأمثلة للأدلة الجميلة التي تجمع بين الكلمات والتصميم.