لماذا تحتاج إلى عملية سير عمل إبداعية

كلنا كنا هناك. ننتهي من قطعة المشروع الخاصة بنا ونرسلها إلى أعلى السلسلة للمراجعة التالية في السطور. إنهم ، جنبًا إلى جنب مع رؤسائهم ، يجدون أشياء خاطئة أكثر من صحيحة ، ويعود ذلك بعدد كبير من طلبات التغيير.

قصة الرعب هذه صعبة بما فيه الكفاية. بغض النظر عن مدى احترافنا ومحنكتنا ، لا يزال من الصعب الحصول على عملنا الممزق إلى أشلاء. يصبح الأمر أكثر صعوبة عندما لا تنتهي حلقة الملاحظات هذه أبدًا - عندما لا يكون هناك شيء جيد بما فيه الكفاية ، لا يعطي أحد الموافقة النهائية ، وتكون هذه دورة لا نهاية لها من المراجعات.

ربما يكون السيناريو الأكثر ترويعًا هو نفس السيناريو: أنت ورئيسك وفريقك مسرورون بتوجيه المشروع وعلى استعداد لطرحه في العالم - ولكن في الساعة الحادية عشرة تتعلم أن شخصًا مختلف تمامًا ولكن مع ذلك مهم يحتاج القسم إلى التوقيع عليه. وبالطبع يريدون تغيير الأمر برمته. أنت مصدوم.

هل حدث لك أي من هذه المواقف من قبل؟ أنا آمل حقا لا. لكن في الواقع ، من المحتمل أن تجربهم في مرحلة ما في مهنة إبداعية أو تسويقية. في هذه الأيام ، يوجد العديد من الطهاة في مطابخنا. كل شخص لديه رأي ويريد مشاركته ، وهم غير منظمين دائمًا حول متى وأين يقدمون التعليقات.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه إنشاء عملية سير عمل إبداعي مفيدًا.

القواعد الأساسية

قبل الخوض في التفاصيل ، دعني أطرح بعض الأفكار:

أولاً ، لا يوجد علاج واحد يناسب الجميع هنا. تختلف كل مؤسسة وفريق.

ثانيًا ، على الرغم من بذل قصارى جهدك لإعداد عملية والحصول على شراء من جميع المعنيين ، فإن الأشياء (والأشخاص) ستصبح شريرة. سوف يغتصبون العملية ، أو يقفزون إلى أعلى السلسلة ، أو يثقلون في وقت متأخر بالتغذية الراجعة.

لا يمكنك أن تتوقع أن تكون عملية سير العمل الإبداعية مثالية وأن يتم استخدامها بشكل مثالي. لكن وجود إطار تأسيسي هو على الأقل نقطة انطلاق.

ما هو سير العمل الإبداعي؟

في أبسط صوره ، سير العمل الإبداعي هو العملية التي من خلالها تقوم مؤسستك أو فريقك بإنشاء الأشياء والموافقة عليها والتوقيع عليها. إنها تتضمن تحديد المسؤول عن ماذا - ومتى - داخل مؤسستك. إنها وثيقة تُظهر التسلسل الهرمي و / أو تدفق الحركة ، من المفهوم إلى المراجعات إلى اللمسات الأخيرة. يمكن أيضًا تسمية "عملية سير العمل الإبداعي" باسم "العمليات الإبداعية" أو "إدارة سير العمل". يمكن أن تنطبق على الوسائط الرقمية أو المطبوعة ، وعلى الفن أو الكلمات.

لماذا تحتاج إلى عملية سير عمل إبداعية؟

الإجابة المختصرة هي توفير الوقت والمال - والصداع.

هذه السيناريوهات الافتراضية التي وصفتها في البداية تجلب الإحباط والكثير من العمل الإضافي. في أحسن الأحوال ، ينتهي بك الأمر بسيناريو مثل ما وصفته - إدخال تعديلات وتعديلات مفرطة للخوض فيها لمعرفة أي تعليقات تتجاوز البقية. في أسوأ الأحوال ، يمكن أن يشلّك أنت ومشروعك ويمنعك من القدرة على الشحن.

لقد جئت من خلفية الصحافة المطبوعة. في هذه الساحة ، هناك عواقب حقيقية لعدم دفع الأمور في الوقت المناسب. كانت معركتي المستمرة هي نقل مجلتنا إلى الطابعة بحلول الموعد النهائي. لقد اتفقنا على موعد وصول ملفاتنا - الوقت المحدد للصحافة الذي تم حجزه لنا فقط. يجب أن تكون موادنا موجودة في الوقت المناسب. إذا فاتنا موعدنا ، قفز شخص آخر إلى الأمام وضغط أمامنا. بالتأكيد ، كان هناك خيار لدفع رسوم سريعة للطابعة ، وهو ما فعلناه في بعض الأحيان - لكن الميزانية لم تسمح بذلك كل شهر. بالإضافة إلى عدم وجود مواعيد نهائية للطابعة ، كانت هناك عواقب أخرى ، مثل غضب القراء الذين يشتكون من تلقي مجلة في يونيو في أغسطس ، أو معلنين متوقفين عن العمل تم عرض إعلاناتهم الحساسة للوقت في وقت متأخر جدًا لدرجة أنهم أصبحوا موضع نقاش.

صحيح أنه في عالم الويب الرقمي اليوم ، من الأسهل تفويت المواعيد النهائية ولا يزال الأمر على ما يرام. تتيح لنا تقنية السحابة تحديث مواقعنا الإلكترونية وإعلاناتنا في أي وقت ومن أي مكان تقريبًا. ولكن لا تزال هناك عواقب - مثل اضطرار شخص ما إلى العمل متأخرًا وإجراء هذه التحديثات. إنه لمن الجنون أن يتم التدقيق في جولات لا نهاية لها على ما يبدو من التعديلات ، في محاولة للتوفيق بين من ينتمي ، وأيهم الأكثر أهمية في المجموعة. إنه نوع الأشياء التي تجعل القسم الإبداعي يرغب في سحب شعره - أو الإقلاع عن التدخين.

أنا لا أقول إن عملية إدارة سير العمل ستصلح كل هذه المشاكل ، لكنها بالتأكيد يمكن أن تساعد في تبسيط عملياتك وتحديد التوقعات لجميع المعنيين. وهذه بداية رئيسية.

متى تحتاج إلى عملية سير عمل إبداعية؟

على الأقل ، أوصيك بإنشاء نظام سير عمل للمشاريع الكبيرة مثل إعادة تصميم مواقع الويب ، وطرح المنتجات الجديدة ، والأحداث. ولكن يمكنك الحصول على مزيد من القوة إذا كان بإمكانك أيضًا إنشاء عملية مصغرة لمخرجات أصغر مثل رسائل البريد الإلكتروني للعملاء ومنشورات الوسائط الاجتماعية.

تمامًا مثل التخطيط للتقويم التحريري ، يساعدك وجود عملية سير عمل واضحة على محاذاة المواعيد النهائية وتحقيقها. يمكن أن يساعدك هذا المخطط في البقاء في مهمة وتقليل خطر تعثر الأشخاص على بعضهم البعض لفعل الشيء نفسه. إذا تم إجراؤه بشكل جيد ، فيجب أن يساعدك أيضًا في الاحتفاظ بالتحكم في الإصدارات المختلفة لجزء من المحتوى. كل هذه الكفاءات يمكن أن تساعد فريقك في توفير الوقت - وربما حتى المال.

كيفية إعداد عملية سير عمل إبداعية لمؤسستك

أنا من محبي التعلم العملي ، لذلك دعونا الآن نخطو في التمرين. احصل على لوحة وقلم ودعنا نبدأ العمل في تحديد أجزاء سير العمل الإبداعي لمؤسستك.

• الخطوة الأولى: حدد التسلسل الهرمي لفريقك
  من في فريقك يحتاج إلى المراجعة؟ من لديه التوقيع النهائي؟ هل هناك فرق أو أعضاء فريق آخر يحتاجون إلى المشاركة؟ هذه كلها تفاصيل مهمة للتعرف عليها. اكتب أسماء الأشخاص والفرق الرئيسية الذين يجب أن يؤخذوا في الاعتبار. ضع نجمة بجوار المراجع النهائي. ولاحظ أن هذا يحتاج حقًا إلى شخص واحد. لا يسمح بالموافقة من قبل لجنة. سوف يسبب لك المزيد من الصداع.
• الخطوة الثانية: تقييم شخصية مؤسستك بدقة
  هذا قليلا أكثر ذاتية. لكن كيف يعمل فريقك؟ شبه حقيقى؟

في الحقيقة ، يعمل كل شخص - وفريق - بشكل مختلف. لإعداد سير عمل يعمل بالفعل ، تحتاج إلى إلقاء نظرة فاحصة على كيفية عمل فريقك بشكل طبيعي ثم اتباع هذا النموذج. تريد بناء ثقب دائري لربط دائري بدلاً من تقديم أشكال هندسية أخرى لن تنجح ببساطة. تريد التأكد من أن هذه الطبقة الجديدة للعمليات سوف تتدفق وتتناسب جيدًا - وبالتالي يتم استخدامها.

لذا ، فكر في فريقك. هل تتكون من مجموعة من المساهمين الأفراد والانطوائيين؟ أم أن فريقك متعاون ومن أشد المعجبين بالتفاعلات وجهًا لوجه؟ قم بتدوين تلك الملاحظات.

• الخطوة الثالثة: تحديد مكان إجراء المراجعات - وكيف ومتى
  خذ خطوة للوراء وانظر إلى ما اكتشفته. هل تعتقد أن فريقك سوف يعمل بشكل أفضل مع الاجتماعات الشخصية أو مهام المهام الفردية؟ كن صريحًا - لا يتعلق الأمر بما تريده ، ولكن ما هو الأفضل للفريق. على سبيل المثال ، إذا كنت جميعًا انطوائيًا ، فربما لا ترغب في التخطيط لإجراء مراجعة جماعية شاملة بشكل شخصي حتى يتمكن الأشخاص من مشاركة آرائهم - لئلا ينتهي بك الأمر في غرفة من الأشخاص الصامتين الذين يواجهون وجهًا حجريًا. أرسل إليك لاحقًا بأفكارهم عبر البريد الإلكتروني. ... لذا أيضًا ، إذا كان فريقك عمليًا وتعاونيًا بدرجة أكبر - من النوع الذي لن ينجز أي شيء ما لم يكن في غرفة مع شخص ما يطلب منهم الحصول على تعليقات الآن - فمن الأفضل عدم إرسال بريد إلكتروني يسأل عليهم إجراء مراجعة في وقتهم الخاص. لنكن واقعيين: اكتب أفضل طريقة لجمع الملاحظات ، على سبيل المثال عبر البريد الإلكتروني أو في اجتماع شامل.

أيضًا ، حدد الأدوات التي ستستخدمها. على سبيل المثال ، هل تفضل تسجيل الملاحظات رقميًا ، على سبيل المثال عبر ملف مشترك على خدمة مثل Dropbox أو SharePoint؟ أم أن المراجعين سيرسلون ملاحظاتهم عبر البريد الإلكتروني؟ هل يجب عليهم طباعته و "الخط الأحمر" لعملك ثم وضع الملفات على مكتبك؟ إذا كنت تقابل شخصيًا ، فمن هو مدون الملاحظات المسؤول عن تسجيل جميع الملاحظات على السبورة البيضاء أو المفكرة؟

تأكد أيضًا من موعد وتاريخ المراجعات المستحقة. وضح ما تقصده بعبارة "إغلاق العمل" أو "نهاية اليوم" ؛ هل الساعة 6 مساء مثلا ام منتصف الليل؟

قرار رئيسي آخر: هل ستكون هناك قيود على عدد التعليقات التي يمكن لكل شخص تقديمها؟

لا أستطيع الإجابة على كل هذه الأسئلة من أجلك. لكني أريد أن أثيرهم حتى تتمكن من تقييم ما تحتاج إلى تحديده. من المهم أن تكون مفصلًا ومحددًا في توقعاتك.

اجمعها معًا: قم بإنشاء عملية سير العمل الخاصة بك

بمجرد حصولك على كل هذه القطع ، فقد حان الوقت لتجميع سير العمل الخاص بك.

ابدأ بالقلم الرصاص أو السبورة ، حيث من المحتمل جدًا أن تتغير الأشياء. ابدأ في تحديد الأجزاء المختلفة: من ينشئ المحتوى ، ومن المسؤول عن المراجعة الأولية وفي أي تاريخ ، ومن يقوم بإجراء المراجعات ومتى ، ومن هو في فريق المراجعة الثانية ، ومن يقوم بإجراء التغييرات النهائية ، ومن هو النهائي - شخص تسجيل الخروج النهائي.

بمجرد إنشاء المسودة التي تريدها ، ادفعها إلى مخطط انسيابي. يمكنك استخدام أداة تصور مثل Visio أو PowerPoint لتوضيح التدفق والتسلسل الهرمي ، أو حتى إنشاء قائمة أولية في Word.

احصل على شراء الفريق

تهاني! أنت بخير في طريقك. ولكن هناك خطوة أخرى قبل أن تتمكن من طرحها والبدء في استخدامها: تحتاج إلى مشاركة سير العمل مع فريقك للتأكد من فهمهم للشروط والعملية والموافقة عليها. اطلب ملاحظاتهم (ساخرة ، أليس كذلك؟) وقم بإجراء التعديلات حسب الحاجة. يمكنك تخطي هذه الخطوة ، ولكن إذا قمت بذلك ، فمن المحتمل جدًا أن عملك الشاق لن يتم استخدامه وتجاهله. يحب الناس أن يثمنوا ، كما أشرنا.

نصائح إضافية

• حدد عدد التقييمات بحيث لا تقوم بمراجعتها ومراجعتها إلى ما لا نهاية. لا أحد يحب أن يشعر وكأنه هامستر على عجلة! حاول وضع حد له في جولتين من المراجعات - ربما ثلاث مرات على الأكثر.
• إنشاء اصطلاح تسمية للملفات المنقحة ، وذلك لتجنب الالتباس والإفراط في كتابة العمل. على سبيل المثال ، يمكنك إلحاق ملفات بأسماء بسيطة مثل "v1" أو التاريخ ، بالإضافة إلى الأحرف الأولى من اسم المراجع.
• إذا كنت تريد حقًا أن تصبح خياليًا ، فيمكنك تحويل عملية سير العمل إلى عناصر تقويم وتذكيرات.

لا يمكنني أن أعدك بأن عملية سير العمل الإبداعي ستحل تعديلات الساعة الحادية عشرة وتقلل من إجهاد المراجعة ، ولكن يجب على الأقل تعيين بعض النظام والحدود حول العملية.

أود أن أسمع منك: كيف تتعامل مع جولات متعددة من المراجعات؟