من ستثق في اختيار نظام قاعدة بيانات الكنيسة التالية؟

هل أنت مستعد لاختيار نظام قاعدة بيانات الكنيسة التالية؟

يمكنك استخدام هذا النظام خلال السنوات السبع إلى العشر القادمة. نظام قاعدة البيانات الخاص بك هو الأساس الإلكتروني للكنيسة بأكملها ، حيث يقوم بتتبع الأعضاء والمتطوعين والتبرعات والمزيد.

"لا يمكن المبالغة في اختيار طريقة الاختيار الصحيحة لثقافتك. يقول تافي آلان ، مدير العمليات في Think Ministry ، "الملاءمة الجيدة يمكن أن تنتج تجربة انتقال مثيرة ومثمرة مع معدلات اعتماد عالية".

ولكن "النهج العشوائي يمكن أن يؤدي إلى شعور (فريقك) بالاستياء وخيبة الأمل ، ثم يصبحون مستخدمين غير متفاعلين. إن استثمار الوقت لاختيار العملية التي تجمع فريقك معًا عندما ينتهي الأمر يستحق كل هذا العناء ".

عادة ، نرى الكنائس تتخذ أحد الأساليب العديدة لاختيار نظام قاعدة البيانات التالي الخاص بها:

• يطير شخص واحد بمفرده في عملية البحث والاختيار بأكملها.
• يتم تجميع فريق داخلي لتقديم وجهات نظر مختلفة لعملية صنع القرار.
• يتم إحضار مستشار خارجي للمساعدة في اتخاذ قرار مستنير.

في حين أن كل من الأساليب المذكورة أعلاه يمكن أن تعمل ، إلا أن لها مزايا وعيوب محددة ، والتي سنقوم بتفصيلها أدناه.

ولكن بغض النظر عن الشخص المكلف باختيار نظام قاعدة بيانات الكنيسة التالية ، تأكد من وضع معايير مكتوبة تغطي احتياجاتك الحرجة ، والأنظمة التي تحتاج إلى استبدال ، والأنظمة الحالية التي تريد دمجها في نظامك الجديد ، والألم الحالي نقاط.

1. نهج الشخص الواحد

تذهب أنت

إن اختيار شخص واحد لنظام قاعدة بيانات الكنيسة هو نهج أكثر شيوعًا مما قد تعتقد.

عندما توليت منصب مدير كنيسة مع 15 موظفًا وحضور أسبوعي لـ 1500 عضو ، شرعت في مشروع منفرد لاختيار نظام إدارة المدرسة الجديد. لقد حظيت بمباركة القس واخترت من بين الأنظمة التي كانت لدي بالفعل بعض الخبرة معها. أجد أن معظم مزارعي الكنيسة يفعلون ذلك بهذه الطريقة.

الايجابيات

1. سرعة. يمكن لشخص واحد استعراض الخيارات والاجتماعات والعروض التوضيحية للبرامج في الوقت المناسب.
2. بساطة. عند الموازنة بين خيارات قاعدة بيانات الكنيسة المختلفة مقابل بعضها البعض ، هناك الكثير من التفاصيل التي يجب استيعابها. يمكن أن يصبح إبقاء الفريق على اطلاع دائم بكل هذه التفاصيل أمرًا معقدًا.
3. الحسم. إذا كان شخص واحد مسؤولاً عن القرار ، فليس هناك سوى رأي واحد ومنظور واحد يجب إدارته.

سلبيات

1. المسئولية. إذا أفسدت هذا القرار من خلال اتخاذ قرار غير مدروس ، فسيتعين عليك قبول كل التداعيات وإلقاء اللوم على الخطأ.
2. عدم وجود منظور. إذا كنت تتخذ هذا القرار بنفسك ، فقد لا تعرف احتياجات كل قسم معين.
3. تحيز. كفرد ، هناك المزيد من الفرص لتحيزك الشخصي للتأثير على الاختيار النهائي. على سبيل المثال ، قد تضع أهمية غير متناسبة على عوامل مثل التكلفة المنخفضة أو التعرف على العلامة التجارية أو الميزات المتخصصة مثل دعم الدردشة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

توصية: لا تتبع النهج الفردي إلا عندما لا يكون لديك خيار آخر بسبب قيود الوقت أو الموظفين. ضع مجموعة من المتطلبات والمعايير لاتخاذ هذا القرار. شارك هذه المعايير مع فريقك قبل بدء عملية الاختيار وقبل اختيار المتأهل للتصفيات النهائية. اسمح لأصحاب المصلحة بمراجعة المرشح الرائد قبل إجراء الاختيار النهائي.

إذا كان متوسط ​​الحضور الأسبوعي في كنيستك يزيد عن 500 شخص في الأسبوع ، فتجنب هذا النهج تمامًا. بهذا الحجم ، سيكون هناك حتما أشخاص في كنيستك مجهزون لمساعدتك في مشروع البحث هذا. من المحتمل أن يكون لديك أعضاء في الفريق يجب عليهم صياغة القرار ، وقد يكون من المفيد لهم أن يتمتعوا بحق النقض لتجنب خطأ مكلف.

2. نهج الفريق

العمل الجماعي يجعل العمل الحلم

لقد وجدنا أن تجميع فريق لاختيار ChMS التالية هو النهج الأكثر شيوعًا الذي تستخدمه الكنائس الأكبر. هذا منطقي لأسباب واضحة: يحتاج النظام إلى تلبية احتياجات الموظفين والمتطوعين في مجموعة متنوعة من الأدوار ، بما في ذلك فريق المحاسبة ، والفريق التقني ، وفريق المرافق ، والوزارات في الخطوط الأمامية ، والوزارات ذات الاهتمامات الخاصة مثل الأطفال والأعضاء الرعاية ، على سبيل المثال لا الحصر.

إذن ، أليس من المنطقي أن يتم تمثيل العديد من هذه الفرق المختلفة أثناء عملية الاختيار؟

الايجابيات

1. منظور أكبر. يمكن أن تؤدي زيادة وجهات النظر المطبقة أثناء عملية الاختيار إلى اتخاذ قرار يناسب احتياجات مجموعة أكبر من موظفيك.
2. في شراء. إذا شعر أصحاب المصلحة أنه تم تقييم مدخلاتهم وأخذها في الاعتبار أثناء عملية اتخاذ القرار ، فمن المرجح أن يشتريها بمجرد إجراء الاختيار.
3. تنفيذ أكثر سلاسة. بعد المشاركة في البحث والعروض التوضيحية وعملية الاختيار ، يجب أن يمتلك فريق الاختيار الخاص بك كل ما يحتاجه للتطور إلى فريق التنفيذ بمجرد إجراء الاختيار.

سلبيات

1. التوصل إلى توافق. الاتفاق على المعايير الأكثر أهمية ، ناهيك عن اتخاذ القرار النهائي ، سوف يتطلب المزيد من الجهد والتعاون من نهج الشخص الواحد.
2. تحيز الأقسام. يجب توخي الحذر للتأكد من أن صوت قسم واحد (على سبيل المثال ، القساوسة الرئيسيين) لا يصبح مؤثرًا بشكل غير متناسب على عملية صنع القرار.
3. تشتت الأفراد. قد يؤثر تقييد عدة أشخاص خلال مرحلة بحث مطولة على أولويات أخرى.

توصية: في معظم الحالات ، هذا هو النهج الذي يجب اتباعه ، ولكن اجعل فريق الاختيار الخاص بك صغيرًا قدر الإمكان مع الاستمرار في تمثيل مقطع عرضي من الموظفين. تأكد من إبقاء بقية الموظفين على اطلاع دائم على طول الطريق. لا تهمل المبيعات الداخلية المطلوبة بمجرد تحديد المرشح وقبل توقيع العقد.

ارجع إلى مخطط المعلومات الرسومي المفيد الذي يوضح كيفية عمل هذا الفريق معًا.

اختيار ChMS جديد

3. نهج الاستشاري

"إذا كنت ترغب في ذلك ، فهل ستمضي معنا في يوم عادي بالنسبة لك؟"

يمكن للمستشار المناسب أن يجلب الخبرة والهيكلية لهذا القرار المهم. لا نرى هذا النهج كثيرًا ، لكنه دائمًا ما يحدث فرقًا إيجابيًا في مدى موضوعية العملية. يجب على الاستشاري إحضار مجموعة محددة من الأسئلة لفريقك لتحديد المعايير الرئيسية التي تحتاجها لنظامك الجديد. .

سوف يساعدونك في تحديد أولويات معاييرك وقياس الأنظمة المرشحة. يمكنك أن تتوقع من البائعين الذين يعملون مع مستشارك إحضار لعبة A الخاصة بهم إلى العرض التقديمي - مع العلم أنهم يعملون مع خبير - وقد يكون لديهم مهندس مبيعات يقود العروض التوضيحية للبرنامج.

الايجابيات

1. موعد نهائي محدد. يجب أن يكون المستشار الجيد قادرًا على إعطائك جدولًا زمنيًا محددًا لإجراء الاختيار النهائي.
2. احترافية. يمكنك أن تتوقع من مستشار جيد أن يقوم بأشياء مثل إرسال طلب احترافي لتقديم العروض (RFP) إلى البائعين المحتملين.
3. الثقة. في حين أن مسار المستشار قد يكلف أكثر من اتخاذ القرار في المنزل ، سيكون لديك ثقة بمعرفة أنك استخدمت خبيرًا للعثور على نظام قاعدة بيانات الكنيسة المناسب لكنيستك.

سلبيات

1. كلفة. سوف تضطر إلى الدفع للاستشاري مقابل خدماتهم.
2. تحيز غير مرئي. قد يقدم الاستشاري تحيزاته الخاصة في عملية الاختيار ، على سبيل المثال ، العلاقات الودية مع بائعين محددين.
3. نِطَاق. من خلال السير في مسار المستشار ، يمكنك استبعاد بعض البائعين الصغار الذين ليس لديهم قسم عروض للاستجابة لطلبات تقديم العروض.

توصية: إذا كنت تستطيع توظيف مستشار ذي خبرة ، فإن هذا النهج ممتاز. يجب أن يكون لدى الشركة أو الفرد الذي تحتفظ به فهمًا حديثًا للسوق وأفضل الخيارات المتاحة. يمكن أن تساعدك معرفتهم حول البائعين والأنظمة المختلفة في تجنب اختيار الأنظمة التي تعتمد فقط على شعور فريقك تجاه بعض التفاعلات مع مندوب المبيعات.

لقد رأينا العديد من طلبات تقديم العروض من مجموعتين راسختين تقدمان هذه الخدمة ، بما في ذلك خدمات الأعمال بالوزارة وتمكين شركاء الوزارة.

الاختيار المستنير هو اختيار جيد

سواء اخترت في النهاية ترك هذا القرار المهم لشخص واحد ، أو لجنة داخلية ، أو مستشار خارجي ، فإن تحديد التوقعات مسبقًا هو المفتاح لاختيار نظام قاعدة بيانات الكنيسة الذي يخدم كنيستك جيدًا لسنوات قادمة.

لإلقاء نظرة أعمق على العملية المتضمنة في اختيار نظام إدارة الكنيسة ، راجع عملية اختيار نظام إدارة الكنيسة المستند إلى الويب: دراسة حالة بقلم واليس سي ميتس جونيور دكتوراه .

قد تكون هذه المقالات مفيدة أيضًا أثناء عملية اتخاذ القرار:

• دليل أسعار برامج إدارة الكنيسة
• الدليل الذكي لشراء برامج إدارة الكنيسة
• أسئلة يجب طرحها قبل شراء برنامج إدارة الكنيسة
• متى تكون الطائفة مهمة؟ اختيار الحل الصحيح ChMS لكنيستك
• مقارنة بين أكبر 5 بائعين في برامج إدارة الكنيسة