ما الذي يجعل مكدس التكنولوجيا المالية الفائز؟

ما تضعه في حزمة التكنولوجيا المالية الخاصة بك سيمكن فريقك. يمكن أن تكون مجموعة الأدوات الصحيحة هي الفرق بين النجاح والفشل - فأنت تريد المعلومات الصحيحة بسرعة ولا تريد أن تكون تقنيتك عائقًا أمام إنجاز المهمة. تحدثنا إلى يوهان ستريد ، مدير FP&GA في Juni ، لمعرفة ما الذي يتكون منه المكدس الفني لفريق المالية وما الذي يجب عليك تضمينه عند إنشاء مجموعتك.

‍

كيفية بناء المكدس التكنولوجي المناسب لعملك

يعد تخطيط احتياجات عملك هو المفتاح لبناء كومة مالية ناجحة. سيؤثر نوع العمل الذي تعمل به وتعقيده بشكل مباشر على البرنامج الذي يجب أن تستثمر فيه.

أنت تدير مؤسسة مباشرة إذا كانت لديك احتياجات محاسبية بسيطة وهيكل كيان قانوني ، مثل كيان قانوني واحد يبيع منتجًا أو منتجين. يجب عليك اختيار حل يلبي ذلك ، وسيكون من السهل إعداده ، وأكثر فعالية من حيث التكلفة لعملك. أثناء نموك ، ستحتاج إلى تلبية المزيد من العمليات وتتطلب المزيد من الميزات.

وبالمقارنة ، فأنت تنظر إلى مجموعة تقنيات مختلفة تمامًا إذا كان لديك العديد من الكيانات ، أو العديد من المنتجات المختلفة ، أو العديد من تدفقات الإيرادات أو العملات المتعددة. ستحتاج إلى حل أكثر تقدمًا ، والذي سيستغرق وقتًا أطول لتنفيذه ويكون تشغيله أكثر تعقيدًا ، ولكنه في النهاية يمنحك نطاقًا أكثر شمولاً من الميزات لتسهيل احتياجاتك.

باختصار ، ما سيجعل مكدس التكنولوجيا الفائز هو أمر فردي بالنسبة لعملك. إليك وجهة نظرنا حول ما يجب تضمينه في حزمة التكنولوجيا في مراحل مختلفة من العمل - وما لدينا في منطقتنا.

‍

إدارة العمليات اليومية باستخدام تخطيط موارد المؤسسات

تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو برنامج يدير العمليات اليومية من خلال جمع وتنظيم معلومات العمل الرئيسية لتلبية الاحتياجات المحاسبية. يعد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ضروريًا للأعمال التجارية المتنامية لأنه يجمع المعلومات المالية من جميع أنحاء الشركة في مكان واحد. يعد فهم كيفية عمل الأعمال عبر الأقسام المختلفة أمرًا بالغ الأهمية للتخطيط المالي الناجح ، ويمكن أن يساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في ذلك.

نحن نستخدم Oracle NetSuite لأنه يناسب احتياجاتنا على أفضل وجه باعتباره توسيعًا معقدًا. يمكنك الاستفادة من نظام تخطيط موارد المؤسسات مثل Quickbooks أو Xero في المملكة المتحدة أو Fortnox في السويد إذا كان لديك المزيد من احتياجات العمل المباشرة.

يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك هو قلب مجموعة تقنيات التمويل الخاصة بك ، بغض النظر عن حجم عملك. مع نمو عملك ، ضع في اعتبارك الحصول على تخطيط موارد المؤسسات يتكامل مع أجزاء أخرى من مكدس التكنولوجيا الخاص بك ، مثل الحسابات المستحقة الدفع وبرامج FP&A ، لجعل مشاركة بياناتك وجعلها أكثر قابلية للإدارة. يمكن أن يدعم تخطيط موارد المؤسسات إدارة المخزون وإدارة الطلبات وفواتير العملاء ، إما في تخطيط موارد المؤسسات نفسه أو من خلال التكامل مع أدوات أخرى.

ضع في اعتبارك أن برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لا يُصمم عادةً للتصور والتحليل. قد ترغب في إحضار برنامج ثانٍ ، مثل حل FP & A ، إذا كانت هذه حاجة كبيرة.

‍

تطلع إلى المستقبل مع FP&A

يعد التخطيط والتحليل المالي (FP & A) ضروريًا عند إدارة الشؤون المالية للشركة ، وأكثر من ذلك في المناخ الاقتصادي الحالي.

كعمل بسيط ، قد يكون من الكافي تنزيل بياناتك ودمجها في Excel والبناء عليها. ولكن ، إذا كنت ترغب في الاستفادة من الأتمتة وزيادة إمكانات التنبؤ وتصور أكبر ، فقد ترغب في الاستثمار في برنامج FP&A.

يمكن أن تساعدك التكنولوجيا الصحيحة في إدارة بياناتك واستخدامها لنمذجة السيناريوهات المستقبلية لعملك. كما هو الحال مع معظم الأتمتة المالية ، يمكن أن يساعدك برنامج FP&A المناسب في توفير الوقت من معالجة بياناتك يدويًا ويسمح لك بدلاً من ذلك بالتركيز على التحليل.

اخترنا Pigment ، الذي يقدم تقارير سلسة وتصورًا ونمذجة جنبًا إلى جنب مع إمكانات التعاون. كما أنه يساعدنا في دمج البيانات من تخطيط موارد المؤسسات لدينا مع مقاييس من مصادر أخرى. عند اختيار برنامج FP&A ، ابحث عن برنامج يتكامل مع الأنظمة الأساسية الأخرى لمنحك سير عمل سلسًا للبيانات لتحليلها والعمل معها.

السحب الرئيسي لأداة FP&A الرائعة هو النمذجة. تريد أن ترى تاريخك المالي ، وكيف يبدو في الوقت الحاضر ، وكيف يمكن أن يبدو في المستقبل بناءً على سيناريوهات مختلفة.

حالة الاستخدام النموذجية التي تستفيد من FP&A هي عمل الميزانية. باستخدام الأداة الصحيحة ، يمكنك عرض البيانات التاريخية جنبًا إلى جنب مع العروض التطلعية من نموذجك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك دعوة الزملاء من فرق مختلفة لتقديم مدخلات حول وجهات النظر عند تشكيل الميزانية. يحد الجانب التعاوني والمصدر الوحيد للحقيقة من الأخطاء ويجعل العملية أكثر كفاءة.

يمكن أن تساعد أداة FP&A أيضًا في تصور الموارد المالية باستخدام جداول أو طرق عرض محددة ، وهو أمر مفيد للفرق ذات الاحتياجات المخصصة الذين يرغبون في رؤية بياناتهم بطريقة معينة.

‍

التعامل مع الحسابات الدائنة على نطاق واسع

عادةً ما تكون الحسابات الدائنة (AP) شيئًا تديره في ERP الخاص بك. ولكن هناك تكاملات أو ميزات يمكنك البحث عنها ستجعل العملية أسهل.

يمكن أن يستغرق تتبع الحسابات المستحقة الدفع على نطاق واسع وقتًا وجهدًا ، مما يزيد مع نمو الأعمال التجارية أو تنوع عروض المنتجات. مع زيادة حجم فواتير الموردين ، يزداد عبء العمل أيضًا. تعد برامج الحسابات الدائنة التي يمكنها أتمتة العملية أداة رائعة لإضافتها إلى مجموعتك التقنية.

نستخدم Fast Four ، تكامل AP لـ NetSuite. تقوم Fast Four بأتمتة معالجة فواتير الموردين عن طريق مسح تفاصيلها باستخدام التعرف الضوئي على الحروف ، والذي يحول صورة نص إلى تنسيق آخر. إن ترجمة الفاتورة إلى مستند يمكن أن يفهمه نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لدينا يقلل من مخاطر الأخطاء ويوفر وقتًا ثمينًا يمكن أن يتم إنفاقه يدويًا في إدخال المعلومات. يوفر Fast Four أيضًا تحكمًا أفضل من خلال توفير مصفوفة موافقة للموافقات على فواتير البائع. تتم الموافقة على كل فاتورة من قبل شخص كبير أو أكثر حسب الطبيعة أو القسم أو المبالغ.

قبل اختيار كيفية التعامل مع الحسابات الدائنة ، تحتاج إلى اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك. إذا كنت شركة صغيرة تستخدم ERP مثل Xero أو Fortnox ولديك حجم صغير من الفواتير ، فمن السهل نسبيًا التعامل معها هناك. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات التي لديها حل ERP أكثر تعقيدًا ، فإن استخدام OCR لترجمة فواتيرك سيقلل من عبء العمل اليدوي.

مفتاح النجاح في استخدام أداة التعرف الضوئي على الحروف للتعامل مع الحسابات الدائنة هو تنظيم البيانات الرئيسية في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك بشكل صحيح. لاستكمال ذلك ، قم بإنشاء عمليات جيدة عند إعداد أحد الموردين للمساعدة في الحصول على المعلومات المصرفية والضريبية الصحيحة على الفاتورة ، مما يتيح سير العمل بسلاسة.

‍

فهم الأداء بذكاء الأعمال

يساعدك ذكاء الأعمال (BI) على تحديد الاتجاهات في البيانات. يعد برنامج BI أداة قيمة ، ولكن إذا كنت تقوم بإجراء عملية صغيرة ، فيمكنك البدء باختيار حل بسيط.

يمكن أن يكون لدى النشاط التجاري بيانات مختلفة تأتي من عدة مصادر. يمكن أن يساعدك أحد البرامج التي تجمع كل هذه الأشياء معًا في رؤى قابلة للاستخدام في تحليل البيانات. عند استخدامه بشكل صحيح ، يعد برنامج BI طريقة رائعة لفهم الأداء بشكل شامل ، من سلسلة التوريد إلى المبيعات.

نحن نستخدم Metabase للتعامل مع ذكاء الأعمال ، مما يساعدنا على تصور البيانات وإنشاء لوحات معلومات سهلة الفهم يتم مشاركتها عبر الشركة.

Juni Insights هي طريقة أخرى لمشاهدة بيانات التجارة الإلكترونية الخاصة بك. من التدفق النقدي والإنفاق على الإعلانات إلى تحليلات Amazon و Shopify ، يمكن أن تعمل Juni كمصدر وحيد للحقيقة لجميع موارد التجارة الإلكترونية الخاصة بك لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل.

بينما يمكنك نمذجة وبناء وجهات نظر استشرافية ، فإن معظم أدوات ذكاء الأعمال ليست مصممة عادةً لذلك. بدلاً من ذلك ، ستساعدك أداة ذكاء الأعمال الجيدة في إلقاء نظرة على اتجاهات البيانات الحالية وتتبع الأهداف. إذا كانت لديك احتياجات معقدة للنمذجة المالية ، فعليك التفكير في أداة FP&A.

‍

املأ الفراغات ببرنامج Excel

لا ينبغي الاستهانة ببرنامج Excel. إنه عنصر أساسي لكل فريق مالي ، بغض النظر عن مرحلة النمو التي أنت فيها.

بالنسبة للفرق الأصغر ، يمكن أن يكون Excel أداة كافية لـ FP & A ومديحًا رائعًا لتخطيط موارد المؤسسات الخاص بك. بالنسبة للفرق الأكبر حجمًا ، لا يزال متعدد الاستخدامات ومثاليًا للتعمق في أرقامك. من FP&A إلى إدارة النفقات ، يمكن أن يحتل Excel مكانه في مجموعة التقنيات الخاصة بك.

‍

تبسيط إدارة العقود

تعد العقود ضرورية للعمليات اليومية ، لكن إدارتها لا يجب أن تكون معقدة.

يمكنك بسهولة التعامل مع العقود يدويًا إذا كنت تدير شركة صغيرة. مع نمو الشركة ، يزداد عدد أصحاب المصلحة الذين يجب عليهم اتباع الإجراءات القانونية المناسبة. يمكن أن يؤدي وجود أداة للمساعدة في تبسيط سير العمل والتنسيق بين أصحاب المصلحة إلى توفير الوقت وتسهيل التعاون.

يجعل PandaDoc إنشاء العقود وإدارتها وتوقيعها أمرًا بسيطًا بالنسبة لنا. من السهل مشاركة المستندات والحصول على التوقيعات الرقمية. إن وجود مكتبة من قوالب العقود يجعل التعاون والامتثال أمرًا سهلاً.

‍

تحسين إدارة التدفق النقدي مع Juni

تم تصميم Juni لمساعدة فرق التمويل على تعزيز الرؤية وتحسين الإنتاجية بمزيد من التحكم. تمنحك بطاقاتنا الافتراضية وحساباتنا متعددة العملات والتكامل المحاسبي والإعلاني رؤية موحدة لأموالك. بالإضافة إلى ذلك ، احصل على رؤية أكبر للتدفق النقدي والمعاملات الخاصة بك باستخدام أدوات التحليلات والرؤى. تحكم في معاملاتك من خلال إعدادات الإشعارات المخصصة ومراجعات المعاملات عن طريق تخصيص بطاقات للمديرين. يمكن أن تساعدك Juni على تعزيز التدفق النقدي الخاص بك من خلال استرداد نقدي على جميع نفقاتك المؤهلة والوصول إلى رأس مال مرن بشروط ممتدة *.

مهما كان ما تختاره لمكدس التكنولوجيا الخاص بك ، فإن احتياجات عملك هي أهم شيء يجب مراعاته. مع تطور عملك ، من الضروري أن تقيّم باستمرار ما إذا كانت تقنيتك لا تزال تعمل من أجلك أو ما إذا كنت بحاجة إلى الاستثمار في برامج جديدة. بعد كل شيء ، التكنولوجيا موجودة لتسهيل عملك وتسهيل عملك.

* متوفر حاليًا للشركات المسجلة في المملكة المتحدة فقط. تخضع الأهلية وخط الائتمان وزيادة حد الائتمان للتطبيق والمراجعة والظروف المالية. شروط الدفع مضمونة لمدة 37 يومًا ، مع توفر ما يصل إلى 60 يومًا. البنود و تطبق الشروط.