كيفية استخدام QuickBooks: سهّل عملك في عام 2022

يعد QuickBooks من بين أكثر برامج المحاسبة شهرة للشركات الصغيرة في عام 2022. لا يهم إذا كنت تحاول الابتعاد عن نهج مسك الدفاتر اليدوي ، فقد تحولت جداول البيانات الخاصة بك إلى هيدرا بدون رأس ، أو تتطلب برنامجًا أكثر كفاءة بديل لنظامك الحالي ، يعد QuickBooks خيارًا مثاليًا ؛ دون حرق في جيبك.

في هذه المقالة ، سنشرح أساسيات ما يمكن لـ QuickBooks القيام به والطريقة التي تعمل بها لإعلامك بالعديد من الطرق التي يمكن أن توفر لك الوقت وتتبع تقاريرك المالية.

ما هو QuickBooks؟

تم إنشاء QuickBooks من خلال Intuit ، وهو برنامج محاسبة يقدم برامج محاسبة على الإنترنت وسطح المكتب جنبًا إلى جنب مع البرامج المستندة إلى السحابة التي تعالج دفع فواتير العمل والنفقات الأخرى. يستهدف QuickBooks بشكل أساسي الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. سهولة الاستخدام والقدرة على الإبلاغ تجعل QuickBooks شائعة لدى أولئك الذين يستخدمونها.

كيف يمكن أن تفيد Quickbooks عملك

نظرًا لكونها واحدة من أكثر العلامات التجارية شهرة في مجال برامج المحاسبة ، فمن الضروري التسجيل في QuickBooks مما يزيد بشكل كبير من فرص اتصال أي برنامج آخر قد تستخدمه شركتك ، مثل برنامج CRM (CRM) ، به وتحسين العمليات . في الوقت الحالي ، تقدم QuickBooks عرضين خاصين. يمكنك إما اختبار البرنامج مجانًا لمدة 30 يومًا أو الاشتراك والحصول على خصم 50٪ على أول 3 أشهر.

فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكن أن تساعدك بها QuickBooks في عملك.

القوائم المالية في متناول يدك

من السهل الوصول إلى جميع البيانات المالية المستخدمة بشكل شائع ، مثل الميزانية العمومية وكذلك بيان الأرباح والخسائر (P&L) وبيانات التدفق النقدي والإقرارات الضريبية المقدمة. يمكنك طباعة نسخة من هذه البيانات المالية للمحاسب الخاص بك ثم إرسالها عند تقديمك ، وكذلك دعوتهم لإلقاء نظرة على البيانات المالية دون أن يكون لديك حساب تسجيل دخول أو كلمة مرور للحساب.

ادارة المخزون

إذا كنت تبيع مخزونًا ، فتتبعه ، ووضع المعلومات في حساب المصروفات المناسب ، ثم حساب الدخل الخاضع للضريبة في نهاية السنة المالية قد يكون من الصعب للغاية إدارته يدويًا.

يساعد QuickBooks من خلال أتمتة كل شيء. على سبيل المثال ، عندما تتلقى دفعة مقابل أي عنصر في مخزونك ، فسيتم تحديث حساب النفقات المناسب والإبلاغ عنه تلقائيًا في دخلك الخاضع للضريبة.

ضرائب سهلة

لأسباب مختلفة ، يعد الوقت الضريبي مصدرًا لأكثر الأوقات إرهاقًا وتوترًا. يعمل QuickBooks على تبسيط شركتك من خلال حساب نفقاتك وإيراداتك تلقائيًا عند حدوثها.

حتى بالنسبة إلى كشوف المرتبات ، وهي عبء ضريبي هائل ، يتم احتساب الضريبة في كل دورة تلقائيًا.

اطبع نسخة من التفاصيل الكاملة التي يطلبها محاسبك لإعداد إقراراتك الضريبية. بعد ذلك ، يمكنك إرسالها إليهم بالبريد بسرعة.

كيفية استخدام برنامج QuickBooks

يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة عمومًا QuickBooks لإدارة فواتيرهم ودفع فواتيرهم ومراقبة تدفقهم النقدي. كما يقوم أيضًا بإنشاء تقارير مالية شهرية ونهاية العام وإعداد ضرائب ربع سنوية أو سنوية للشركات. يتعامل بعض أصحاب الأعمال مع QuickBooks بأنفسهم ، بينما يختار آخرون توظيف محاسب خارجي أو محاسب داخلي.

1. إنشاء وتتبع الفواتير

من الممكن عمل الفواتير بسرعة ثم طباعتها أو إرسالها لعملائك. سوف يقوم QuickBooks بتتبع الدخل وتتبع المبلغ الذي يدين به كل عميل لك. يمكنك الاطلاع على عدد الفواتير المعلقة ، والمعروف أيضًا باسم حساباتك الدائنة (A / R) وعدد الأيام المتأخرة عند تشغيل تقرير A / R عن التقادم. يوجد أدناه مثال لتقرير تقادم A / R الذي يمكنك تنزيله من QuickBooks عبر الإنترنت:

2. تتبع الفواتير والمصروفات

تتعقب QuickBooks نفقاتك وفواتيرك تلقائيًا بمساعدة الانضمام إلى مؤسستك المالية وحساب بطاقة الائتمان QuickBooks لضمان تسجيل جميع نفقاتك وتصنيفها. إذا كان عليك تتبع المعاملات النقدية أو الشيكات يدويًا ، فيمكنك تتبع المعاملة مباشرة في QuickBooks في غضون دقائق قليلة.

من الممكن أيضًا إضافة فواتير إلى QuickBooks عند وصولها بحيث تساعدك QuickBooks في مراقبة المدفوعات المستقبلية أو A / P. يمكنك التأكد من إجراء مدفوعاتك في الوقت المناسب عن طريق إنشاء حساب A / P. سيعطيك التقرير معلومات حول الفواتير المستحقة وتلك غير المستحقة. فيما يلي مثال على تقرير A / P من QuickBooks:

3. طباعة البيانات المالية لعملك

إذا كنت تدير كل تدفقاتك النقدية والتدفقات الخارجة داخل QuickBooks ، فيمكنك إنشاء بيانات مالية تقدم معلومات قيمة عن أداء عملك. بالإضافة إلى ذلك ، يطلب المقرضون عادةً بيانات مالية عندما تسعى للحصول على قرض أعمال صغير غير مضمون أو حد ائتمان.

يمكنك إنشاء البيانات المالية الرئيسية الثلاثة باستخدام QuickBooks ببضع نقرات فقط

• تقرير الربح والخسارة
• تقرير الميزانية العمومية
• بيان التدفقات النقدية

4. تعقب وقت الموظف والنفقات

يمكن للموظفين والمقاولين من الباطن تسجيل وقتهم على مدار اليوم ، أو يمكن للموظف إدخال وقتهم الأسبوعي عندما يملأ الموظف جدولاً زمنيًا يدويًا. يمكن إضافة أي وقت يتم إدخاله وتخصيصه للعملاء إلى الفاتورة التالية للعميل. يمكن تخصيص كل حساب تدخله للفوترة وتخصيصه للعميل. مثل الوقت ، يمكن الوصول إلى المصاريف القابلة للفواتير لإضافتها إلى فاتورة العميل التالية. ليست هناك حاجة للوظيفة الإضافية لكشوف المرتبات لتتبع أسباب وقت إعداد الفواتير للموظفين.

5. كشوف المرتبات

كشوف المرتبات هي أحد المجالات التي يجب ألا تقلق بشأنها من خلال القيام بذلك يدويًا. قد يؤدي ارتكاب أخطاء في حساب الراتب إلى عقوبات شديدة وعدم رضا الموظفين. تقدم QuickBooks وظيفة كشوف المرتبات ، والتي يمكنها حساب ومعالجة كشوف المرتبات بشكل متكرر كما تريد. عند إدخال وقت الموظف بالطريقة الموضحة أعلاه ، لا يقتصر الأمر على الساعات المقيدة في فواتيرك فحسب ، بل يتم إرسالها أيضًا إلى كشوف المرتبات. لذلك ، فأنت متأكد من أن موظفيك سيتم اعتبارهم أيضًا فاتورة للعميل في كل مرة تقوم فيها بالفاتورة.

5. تتبع الجرد

سوف يتتبع QuickBooks المبلغ والسعر الذي تكلفه العناصر الخاصة بك. عندما تبيع المخزون ، يمكن لـ QuickBooks تخصيص جزء من مخزونك إلى COGS. (COGS) على الفور هو حساب المصاريف الذي يقلل من أرباحك. هذا جزء أساسي من حساب الدخل الخاضع للضريبة ، ومن الصعب القيام به يدويًا. يمكن لـ QuickBooks أيضًا تذكيرك بشراء الأسهم تلقائيًا عندما تكون مستويات المخزون أقل.

يوجد أدناه مثال لتقرير ملخص تقييم المخزون الذي يأتي من QuickBooks عبر الإنترنت. يسرد هذا التقرير أسماء عناصر المخزون بالإضافة إلى الكمية الموجودة في المخزون بالإضافة إلى متوسط ​​التكلفة وقيمتها الإجمالية

6. تبسيط الضرائب

أحد الأشياء التي يمكن أن تقدمها QuickBooks لأعمالك الصغيرة هو تقليل العبء الضريبي. يعد إعداد إقرارك الضريبي هو أكبر صعوبة في إعداد نفقاتك ودخلك. إذا كنت تستخدم QuickBooks خلال كل عام ، فكل ما عليك فعله عندما يحين وقت الضريبة هو التأكد من طباعة تلك البيانات المالية. والأفضل من ذلك ، مع QuickBooks Online ، يمكنك دعوة محاسب الضرائب الخاص بك لتسجيل الدخول إلى حسابك حتى يتمكنوا من الاطلاع على بياناتك المالية وطباعة أي معلومات ضرورية لإعداد إقرارك الضريبي.

7. قبول المدفوعات عبر الإنترنت

من أكثر الطرق فعالية لزيادة السيولة هو منح العملاء خيار دفع الفاتورة عبر الإنترنت. من الممكن إضافة مدفوعات QuickBooks (المعروفة سابقًا باسم Intuit Merchant Services) حتى يتمكن العملاء من الدفع مباشرةً من الفاتورة التي يتلقونها عبر البريد الإلكتروني. QuickBooks Payments مشابه لخدمات التاجر الأخرى. ولكن نظرًا لأنه متكامل تمامًا مع QuickBooks ، يتم تسجيل المعاملة ورسوم بطاقات الائتمان والإيداع النقدي جميعًا تلقائيًا عند حدوثها.

8. تفحص الإيصالات

هناك عامل مهم آخر في جعل إعداد الضرائب مهمة سهلة وهو الحفاظ على تنظيم الإيصالات في QuickBooks. يمكن لجميع مشتركي QuickBooks عبر الإنترنت تنزيل تطبيق QuickBooks على هواتفهم الذكية مجانًا ، والتقاط صورة للإيصال ثم تحميله على QuickBooks عبر الإنترنت في بضع دقائق فقط. لن يكون هناك المزيد من الإيصالات المفقودة أو إيصالات الربط بالمعاملات المصرفية المحولة. يتيح لك QuickBooks توصيل إيصال بالمعاملة المصرفية التي يتوافق معها. من الممكن تحميل عدد غير محدود من الإيصالات إلى QuickBooks عبر الإنترنت حيث يتم حفظ الإيصالات في السحابة جنبًا إلى جنب مع بياناتك الشخصية.

9. تتبع الأميال

يستخدم العديد من الموظفين والعاملين لحسابهم الخاص مركباتهم الشخصية لأسباب تتعلق بالعمل. يسمح هذا بإعفاء ضريبي يبلغ 58.5 سنتًا لكل ميل حتى عام 2022. لكي تكون مؤهلاً للخصم ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بسجل يتضمن التواريخ والمسافة المقطوعة وسبب رحلتك.

QuickBooks Online يجعل هذا الأمر بسيطًا للغاية. سيستخدم تطبيق الهاتف المحمول الخاص به نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) على هاتفك لاستشعار اللحظة التي تكون فيها في سيارة تتحرك. بعد ذلك ، يمكنك إلقاء نظرة على رحلاتك ، وتمييزها على أنها تجارية أو شخصية وإعلان أنها قابلة للفوترة للعميل. ستتم إضافة نفقات الأميال القابلة للفوترة تلقائيًا إلى الفاتورة التالية التي تعدها للعميل.

احصل على خدمات غير محدودة لتصميم الجرافيك والفيديو على RemotePik ، احجز نسختك التجريبية المجانية

لتبقى على اطلاع بأحدث أخبار التجارة الإلكترونية وأمازون ، اشترك في النشرة الإخبارية على www.cruxfinder.com