ما هي "الفاتورة المفتوحة"؟

غالبًا ما تستخدم فواتير " الفواتير المفتوحة " و " الفواتير المغلقة " في الأعمال والمحاسبة.

لكن ما هم بالضبط؟ لماذا هم مهمون؟ وما هي أنواع الفواتير المفتوحة؟

هناك العديد من العوامل التي تؤثر على حالة الفواتير. دعونا نشرح نقاط الاختلاف وكيف يمكنك التأثير عليها.

فتح تعريف الفاتورة

الفاتورة المفتوحة (المعروفة أيضًا باسم الفاتورة المستحقة ) هي ببساطة فاتورة صادرة عن البائع / البائع ولكن لم يدفعها المشتري / العميل بعد (أو يدفعها بالكامل).

تعتبر الفاتورة فاتورة مغلقة بمجرد معالجتها ودفعها بالكامل.

يمكن أن يظل دفع الفواتير مفتوحًا لعدد من الأسباب ، بعضها جيد وبعضها سيئ. سنناقش بعضًا من هذه أدناه.

لكن أولاً ، دعنا ننظر عن كثب إلى الفواتير.

ما هي الفواتير؟

في أبسط مستوياتها ، الفاتورة (المعروفة أحيانًا باسم الفاتورة أو علامة التبويب ) هي مستند يوضح بالتفصيل التكاليف وشروط الدفع للخدمات أو المنتجات المباعة.

يتم إرسالها من قبل البائع / الخدمة / المزود إلى المشتري / مستخدم الخدمة ويسرد معلومات الطرفين. كما ينص على متى وأين يكون الدفع مستحقًا. هذه هي شروط الدفع.

تعود كلمة "الفاتورة" نفسها في الأصل إلى منتصف القرن السادس عشر. " Invoy " ، مشتقة من الكلمة الفرنسية " المبعوث " ، والتي كانت تُستخدم لتعني " الإرسال ".

في اللغة الإنجليزية الحديثة ، الفاتورة هي من الناحية الفنية " فاتورة مبيعات " للبائع و " فاتورة المشتري" للمشتري.

لماذا الفواتير مهمة

لا تفصل الفواتير عمليات الشراء فحسب ، بل تجري المعاملات بسلاسة ، ولكنها توفر أيضًا التفاصيل المستخدمة لدفع الضرائب أو تسوية النزاعات التجارية.

تعد مراقبة فواتيرك جزءًا كبيرًا من عمل حسابات القبض الخاصة بك (أو قسم المحاسبة الخاص بك).

ستؤثر عملية إعداد الفواتير سيئة التنظيم سلبًا على تدفقك النقدي وتتركك عرضة لفقدان الفواتير المستحقة.

كيفية إصدار الفواتير مهم أيضًا.

على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدك إرسال الفواتير الموحدة في تسهيل الحياة لقسم المحاسبة لعملائك. هذا يمكن أن يعزز في نهاية المطاف ولاء العملاء والدفع في الموعد المحدد.

تحسين عملية معالجة الفواتير باستخدام الأتمتة

تتضمن معالجة الفواتير خطوات متعددة ، بما في ذلك عمليات الموافقة ، والمدفوعات ، والمطالبة (إرسال تذكيرات بشأن الفواتير المفتوحة) ، وفواتير إشعار الائتمان (ملاحظات تشير إلى التغييرات التي تم إجراؤها على قيم الفواتير).

يمكنك توفير الكثير من العمل لنفسك (أو قسم حسابات الدفع) من خلال أتمتة العديد من هذه الخطوات.

5 أسباب لفتح الفاتورة

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات لديها فواتير مفتوحة. فيما يلي خمسة من أكثرها شيوعًا.

1. الدفع الجزئي

قد يتم الدفع الجزئي للفواتير عن طريق التصميم أو عن طريق الصدفة.

على سبيل المثال ، تعمل العديد من الشركات في مشاريع لا تطلب فيها دفعة واحدة مقابل خدمة أو طلب.

بدلاً من ذلك ، يطلبون جزءًا من الدفعة مقدمًا والباقي عند الانتهاء من المشروع.

يمكن أن يحدث هذا النوع من المعاملات لعدد من الأسباب. إنها ذات قيمة خاصة عندما تتم خدمات الشركة على مدى فترة طويلة - ستدرك كلا الشركتين بعد ذلك أنه يتم إزالة الحافز إذا سبقت جميع المدفوعات إتمام العمل.

قد يكون ذلك أيضًا بسبب صعوبة تقدير القيمة الإجمالية النهائية للمشروع في مرحلة مبكرة من التعاون ، أو أن الخدمات الدقيقة التي سيتم تقديمها لاحقًا تعتمد على الأداء المبكر.

2. خطأ في الفاتورة

قد تكون هناك مشكلة في بعض المعلومات في فاتورتك ، مثل رقم الفاتورة ، وبنود السطر ، والتفاصيل المصرفية ، وحتى التاريخ المدرج ، وما إلى ذلك.

في معظم الحالات ، سيقوم قسم حسابات العميل بإعلامك بالخطأ ، ويمكنك بعد ذلك تصحيحه وإعادته.

في كثير من الحالات ، سيؤدي ذلك إلى تأخير إرسال المدفوعات.

3. الاتفاق المتنازع عليه

في حالات أخرى ، قد تحدث فاتورة مفتوحة لأن العميل غير راضٍ عن الخدمات المقدمة أو حتى يشك في أنه تم الاحتفاظ باتفاقية العمل.

في هذا السيناريو ، قد يكون قد تم توجيه قسم المحاسبة فقط لدفع المبلغ الإجمالي. أو ربما كان هناك سوء تفاهم بين الشركات ووعد مندوب مبيعات بخصم على الرصيد النهائي.

في بعض الحالات ، قد يتوقع المورد بالفعل ويوافق على ما هو مستحق في الفاتورة. في حالات أخرى ، قد يحتاجون إلى اتخاذ خطوات تجاه النزاع.

4. زمن معالجة قسم المحاسبة

كل شركة مختلفة. قد يستغرق قسم الحسابات في الشركة التي تعمل معها وقتًا أطول لمعالجة الأموال وتحويلها أكثر من غيره.

يمكن أن يترك لك هذا فاتورة مفتوحة لفترة أطول مما كنت تتوقع. بصفتك البائع ، فإن الطريقة الحقيقية الوحيدة للتعامل مع ذلك هي الاتصال بعميلك وتتبع فاتورتك.

تعد المطالبة ، أو المطالبة التلقائية ، إحدى طرق تتبع الحسابات المستحقة الدفع. يمكنك أيضًا أن تطلب من العميل إخطارك عندما تصبح فاتورتك المفتوحة فاتورة مغلقة.

5. وقت معالجة الدفع

على عكس الدفع المباشر نقدًا ، يستغرق تسليم المدفوعات للمشتريات إلكترونيًا وقتًا طويلاً.

تعتمد المدة التي تستغرقها كل دفعة على مزود معالجة الدفع والمبلغ الذي يتم دفعه.

في معظم الحالات ، تكون التحويلات المصرفية فورية.

ومع ذلك ، يمكن للبنوك تأخير بعض المعاملات ، خاصة إذا كانت مقابل مبلغ كبير أو غير معتاد نسبيًا لتلك الشركة. هذا ببساطة جزء من العناية الواجبة للبنوك ولا يوجد سبب للقلق.

كما سيزداد الوقت الذي تستغرقه معالجة دفعة إذا كانت دفعة دولية.

استنتاج

الفواتير المفتوحة أكثر شيوعًا مما تعتقد.

الفواتير نفسها من الناحية الفنية هي دائمًا إما فواتير مفتوحة أو فواتير مغلقة. يمكنك حتى تخصيص فاتورة مفتوحة عن قصد لحساب العميل لتوفير المرونة في المدفوعات والحصول على ميزة على منافسيك.

ومع ذلك ، من الناحية العملية ، عادة ما تكون الفواتير المفتوحة نتيجة مشكلة في عملية الدفع أو اتفاقية دفع جزئي.

يمكن أن تظهر لعدة أسباب ، بما في ذلك الأخطاء أو النزاعات أو مشكلات معالجة الدفع.

يعد تحسين أفضل ممارسات معالجة الفواتير إحدى الطرق لتقليل احتمالية وجود فواتير مفتوحة غير مرغوب فيها ، وكذلك الأتمتة أيضًا.

من خلال إتقان التحكم في فواتيرك المفتوحة ، يمكنك تحسين التدفق النقدي لعملك. على المدى الطويل ، يدعم هذا نجاح ونمو عملك.