ما هو الاتصال الداخلي؟ ما تحتاج إلى معرفته

بالنسبة لأي مؤسسة ، ستعمل استراتيجية الاتصال الداخلي القوية على إبقاء الجميع في نفس الصفحة وتحديد أولوية البيئة التعاونية. هذا يبني وحدة الفريق ويجعل الموظفين يشعرون بالتقدير.

"العملاء لا يأتون أولاً. يأتي الموظفون أولاً. إذا كنت تهتم بموظفيك ، فسوف يعتنون بالعملاء." - ريتشارد برانسون ، مؤسس The Virgin Group.

الشركات التي يعمل بها موظفون مرتبطون أكثر ربحية بنسبة 21٪ لأن موظفيها أكثر إنتاجية بنسبة 17٪ ، وفقًا لدراسة أجرتها مؤسسة غالوب.

تزيد الإنتاجية لأن موظفيك متحمسون لوظائفهم ومكان عملهم. إنها قاعدة بسيطة يجب على جميع المديرين التنفيذيين فهمها ولا ينبغي أن تكون مفاجأة. يؤدي دعم الموظفين إلى إنتاجية أفضل ، مما يؤدي إلى زيادة الأرباح. ابذل قصارى جهدك لدعم موظفيك.

مسؤولية الشركة هي خدمة العميل. تتمثل مسؤولية القيادة في خدمة أفرادها حتى يتمكنوا من خدمة العملاء بشكل أفضل. إذا فشل القادة في خدمة موظفيهم أولاً ، فسوف يعاني العميل والشركة.

- سيمون سينك (simonsinek) 29 مارس 2018

من أجل دعم موظفيك ، تحتاج إلى تنفيذ الممارسات الثقافية الصحيحة. يحتاج الأشخاص في جميع أنحاء المنظمة إلى معرفة أن التعاون أمر لا بد منه. يجب على الناس العمل معًا ، وتشجيع بعضهم البعض ، وترديد الأفكار عن بعضهم البعض ، والاستماع إلى وجهات نظر مختلف الأشخاص.

يحتاجون أيضًا إلى امتلاك الأدوات المناسبة أمامهم. برنامج الاتصال والتعاون هو مفتاح الاتصال الداخلي. تأكد من منح الموظفين الأدوات التي سيستخدمونها بالفعل ، وقم بتدريبهم بشكل مناسب حتى لا يواجهوا حواجز أو عقبات.

"أنا من أشد المؤمنين بأن أي أداة تعزز التواصل لها تأثيرات عميقة من حيث كيف يمكن للناس أن يتعلموا من بعضهم البعض." - بيل جيتس ، الشريك المؤسس لشركة مايكروسوفت.

هناك فائدة واضحة للتواصل الداخلي في أي منظمة ، ولكن ما هو الاتصال الداخلي؟ وكيف يمكنك تنفيذه؟

معنى الاتصال الداخلي

ما هو الاتصال الداخلي؟

التواصل الداخلي هو نظام العمليات والدعم الثقافي في مكان العمل الذي يغذي الموظفين للبقاء على اتصال ، ومعرفة ، والتعاون مع بعضهم البعض.

يجب أن تكون الاتصالات الداخلية جزءًا من ثقافة شركتك حتى يفهم الموظفون أن التعاون ليس مرحبًا به فحسب ، بل يتم تشجيعه أيضًا. تتطلب استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك الأدوات المناسبة التي تكون منطقية لمؤسستك المحددة وعملياتها. على سبيل المثال ، إذا كانت مؤسستك بعيدة تمامًا ، ويجب أن تلتزم بقواعد الامتثال الصارمة ، وتعمل دوليًا عبر عدة مناطق زمنية ، فستتطلب أدوات وسياسات مختلفة عن المنظمة التي لا تفعل ذلك.

استراتيجية الاتصال الداخلي توحد القوى العاملة لديك ، وتخلق العمل الجماعي ، وهي جزء من ثقافة شركتك. يؤدي تقدير موظفيك وتشجيعهم على العمل معًا وإبقائهم مشاركين في صنع القرار إلى ثقافة أقوى للشركة ونتائج أفضل.

فوائد التواصل الداخلي العظيم

تفيد استراتيجية الاتصال الداخلي القوية موظفيك من خلال جعلهم يشعرون بالمشاركة والتقدير وأكثر ارتباطًا بوظائفهم.

ولكن ما هو الاتصال الداخلي للمنظمة؟

إنها طريقة لزيادة الإنتاجية. مع وجود جميع موظفيك في نفس الصفحة ، والعمل معًا ، والشعور بالتقدير والتواصل مع وظائفهم ، سيكونون أكثر إنتاجية.

إذا كنت تعتقد أن مؤسستك لديها بالفعل ثقافة قوية ، فكر مرة أخرى.

فقط 27٪ من الموظفين الأمريكيين يؤمنون بشدة بقيم شركاتهم ، وفقًا لمؤسسة غالوب. هذا يعني أن الغالبية العظمى من الموظفين الأمريكيين لا يشعرون بالحماس تجاه مهمة مؤسستهم. ليس لديهم علاقة قوية بوظائفهم أو بالعلامة التجارية التي يعملون بها. من المحتمل أن القوى العاملة لديك ليست على نفس الصفحة.

في حين أن هذه الإحصائية قد تكون مدهشة ، فإنها تقدم أيضًا فرصة. إذا كانت القوى العاملة لديك على قدم المساواة مع الآخرين الموجودين هناك ، ففكر في مقدار الإنتاجية التي يمكن أن تكون أكثر من خلال بعض التحسينات الصغيرة على استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك.

اتصالات داخلية أفضل

لتحسين الاتصال الداخلي ، أنت بحاجة إلى أدوات الاتصال الداخلية المناسبة. تتيح التطبيقات السحابية للمستخدمين التعاون والتواصل من أي مكان. يمكنك تحرير مستند في الوقت الفعلي ، ومشاركة الملفات ، والتحدث وجهًا لوجه عبر الدردشة المرئية.

هناك الكثير من الأدوات التي تتيح لك فعل أي شيء تقريبًا ، والأمر متروك لك للعثور على الأدوات المناسبة لحل مشاكل مؤسستك المحددة. يعتمد ما يسمح لاستراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك بالازدهار على الأدوات والثقافة. يعد اختيار الأدوات المناسبة جزءًا كبيرًا من ذلك ، والأمر متروك لك ولزملائك ، كما هو الحال بالنسبة لبناء الثقافة الصحيحة.

كل شخص يعمل في مؤسستك له تأثير كبير على ثقافة شركتك ، خاصة إذا كنت تعمل في شركة صغيرة. من المهم للغاية أن تضع ذلك في الاعتبار أثناء عملية التوظيف. وظّف أشخاصًا يتطابقون مع قيم علامتك التجارية. اجلب أشخاصًا متعاونين ويريدون التعلم حقًا ومتحمسون لما تفعله مؤسستك. هذا هو بالضبط ما يجعل التعيين الجيد لمكان عملك.

الاتصالات الداخلية تؤدي إلى بيئة عمل أفضل

ما هو الاتصال الداخلي؟ إنه يعني ثقافة مكان عمل أفضل.

إذا قمت بغرس قيمك الثقافية في عملية التوظيف الخاصة بك ، فبعد فترة من الوقت سيكون لديك في النهاية عدد كبير من الموظفين الذين يناسبون بالضبط ما تحاول بناءه. سيكون من الأسهل بيع الناس بقيمك إذا قمت بتوظيفهم مع العلم أنهم متطابقون بشكل جيد.

عندما يشتري موظفوك مهمة شركتك ، فإن ذلك يعزز مشاركة الموظفين في مؤسستك. يؤدي هذا إلى إنتاجية أعلى لأنهم أكثر ارتباطًا بوظائفهم وأكثر شغفًا بعلامتك التجارية. وهذا يؤدي إلى ربحية أفضل.

في الواقع ، تميل الفرق عالية التفاعل إلى إظهار ربحية أكبر بنسبة 21٪ من نظرائها غير المشاركين. وعندما تنخرط الفرق بشكل كبير ، فإنها تظهر المزيد من الطاقة ، وزيادة العاطفة والهدف ، وتميل إلى أن تكون أكثر إبداعًا في حل المشكلات.

عندما يكونون أكثر ارتباطًا بمؤسستك ، تقل احتمالية مغادرتهم.

مزايا الاتصال الداخلي ومشاركة الموظفين

هناك عدد كبير من الأسباب التي تجعلك تريد تواصلًا قويًا ومشاركة الموظفين عبر مؤسستك ، والاتصالات الداخلية هي محرك كبير لذلك.

وفقًا لتقرير نشره روبرت والترز ، يشعر 74٪ من المهنيين بالإحباط عندما يكونون في مؤسسة ما عندما يكونون غير لائقين من الناحية الثقافية ، وقال 47٪ إنهم يكافحون من أجل العمل بفعالية. يرغب 69٪ من هؤلاء الموظفين في ترك وظائفهم في أسرع وقت ممكن.

ولكن عندما يتم تقدير الموظفين ويشعرون كما لو أنهم جزء مهم من الفريق ، يكون لذلك تأثير قطبي معاكس. الموظفون الذين يشعرون بأن أصواتهم مسموعة هم أكثر عرضة بمقدار 4.6 مرة للشعور بالتمكين وأداء أفضل أعمالهم ، وفقًا لـ Salesforce.

الموظفون المندمجون مدفوعون ومتحمسون لما يفعلونه. إنهم يؤمنون بمنظمتهم ودورهم فيها ويريدون بذل قصارى جهدهم. عندما يكون لديك فريق كامل من الأشخاص الذين يشعرون بهذه الطريقة ، تحدث الأشياء الجيدة فقط.

كيف تبدو عملية الاتصال الداخلي اليوم؟

قد تتطلب استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك تحولا في العمليات التجارية. تحتاج إلى تشجيع التواصل المفتوح مع موظفيك. دعهم يعرفون أن أصواتهم مهمة من خلال الانفتاح على أفكارهم.

تحتاج أيضًا إلى تقدير الموظفين للعمل الذي يقومون به. الأشياء الصغيرة مثل البريد الإلكتروني على مستوى الشركة أو رسالة Slack التي تسلط الضوء على شخص أو فريق من الأشخاص يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً. لذلك يمكنك التباهي بموظفيك على منصة مناصرة الموظفين ، حيث يمكن لأقرانهم مشاركة الكلمة الطيبة مع شبكاتهم الاجتماعية.

أنت تريد إنشاء بيئة يعرف فيها الناس أنهم موضع تقدير ، وأن أصواتهم ونجاحاتهم مهمة ، ولديهم مجال مجاني لمشاركة الأفكار مع الزملاء والإدارة.

تقييم الإستراتيجية الحالية وتحديد العوائق

ما الذي يمنعك من تطبيق ثقافة هذه الشركة؟ ربما ليس حاجزًا ثقافيًا. ربما لا تتوفر لديك الأدوات المناسبة. هذه مشكلة شائعة ، خاصة للموظفين عن بعد.

تريد تحديد الفرق بين المكان الذي تريد أن تكون فيه وأين أنت الآن. ما الذي يمنعك؟ ما الذي تفعله الآن لا يتماشى مع المكان الذي تريد الذهاب إليه؟

يعد تحديد حواجز الاتصال الداخلية هذه الخطوة الأولى في قلبها. اجعل المديرين التنفيذيين والمديرين يعلمون المؤسسة أنك تريد من الموظفين طلب المساعدة من بعضهم البعض ومن المديرين. تريد من الموظفين تبادل الأفكار مع بعضهم البعض. شجعهم على القيام بذلك ووضع عملياتك واستراتيجية الاتصال الخاصة بك في مكانها الصحيح.

التخطيط لاستراتيجية اتصالات داخلية محسنة

لإشراك الأشخاص في بيئة عمل أكثر تعاونًا ، تحتاج إلى توصيلهم بما تحاول تحقيقه وجعل الأشخاص في مؤسستك أمثلة على الهدف.

إذا كان مكان عملك منعزلاً للغاية ولا يميل الأشخاص إلى مساعدة بعضهم البعض أو التعاون ، فإن تقديم أدوات الاتصال الداخلي سيكون بمثابة تغيير كبير لثقافة شركتك. تريد توصيل استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك من أعلى إلى أسفل. اطلب من فريقك التنفيذي السماح للموظفين بمعرفة الاتجاه الذي تتحرك فيه ، واجعل الأشخاص المؤثرين في جميع أنحاء شركتك يشترون في وقت مبكر.

إذا كان الموظفون لا يزالون غير مرتاحين لتغيير البيئة التعاونية ويتواصلون كثيرًا عندما يشجعها المسؤولون التنفيذيون ، فسيكونون كذلك عندما يرون الأشخاص المؤثرين في مكان العمل يقومون بالمزيد من ذلك. سيقبل الموظفون التغيير بشكل أكبر عندما يرون موظفين آخرين يقومون بذلك.

شجع الإدارات على عقد اجتماعات فردية أسبوعية بين الموظفين ومديريهم لتشجيع الشفافية والعمل الجماعي. لا ينبغي أن يكون هذا اجتماع مراجعة الأداء. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون طريقة للعمل معًا ، والبقاء على نفس الصفحة ، وترتد الأفكار عن بعضها البعض.

يجب أن تعقد الإدارات والمنظمة ككل اجتماعات مفتوحة مع بقية القسم وبقية المنظمة ، باحترام ، حيث سيعرف الموظفون الأهداف ، وكيف يعمل القسم أو المنظمة ، والمبادرات المستقبلية ، والمزيد.

إن الشفافية تجعل الموظفين يشعرون بأنهم مشمولين ويبني ذلك الاتصال القوي بين الموظف والمؤسسة.

شراء في من جميع الفرق

اتصالات الأعمال الداخلية ليست مجزأة حسب القسم. لا يتم تقسيمها حسب أنواع الأشخاص. إنه شيء تريد أن تفعله شركتك بأكملها. هذا هو السبب في أنك تحتاج لشركتك بأكملها للشراء.

تحتاج إلى العمل مع قادة كل قسم لإعلامهم بما تحاول تحقيقه والالتزام بطلباتهم. إذا كنت تريد أن يعمل الأشخاص معًا ويتعاونوا في جميع أنحاء مؤسستك ، فإن تقديم مبادرتك يعد مكانًا رائعًا للبدء.

يمكن أن يقاوم الناس التغيير. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك مؤسسة تستخدم AOL Instant Messenger كأداة تعاون على الرغم من حقيقة أنها تغرب منذ سنوات ، ولم تكن شائعة منذ ما يقرب من عقدين. إذا كان لا يزال يعمل داخليًا في مؤسسة بها العديد من الموظفين الذين شغلوا وظائفهم منذ أيام مجد AIM ، فربما لا يزالون يستخدمونها.

سيكون تقديم أداة اتصال جديدة مثل Slack بمثابة صدمة كبيرة لهؤلاء الأشخاص. هل يمكنك تخيل القفز من AIM إلى Slack؟ إنها واجهة مختلفة تمامًا ، وهناك المزيد من الميزات. قد لا يحب الناس استخدامه في البداية ، وقد لا يحاول البعض ذلك.

عليك أن تعمل مع هؤلاء الأشخاص لحملهم على الشراء ، بدلاً من مجرد إعطائهم أداة جديدة وتوقع منهم البدء في استخدامها بانتظام بأنفسهم.

ربما هناك أدوات محددة يحبونها أكثر من غيرها. ربما هناك أهداف يريدون تعديلها. مهما كانت طلباتهم وأفكارهم ، استمع إليهم وامنحهم بعض التفكير الجاد ، لكن ساعدهم على قبول الأفكار الجديدة أيضًا.

اختر وحدد الأدوات

في كثير من الحالات ، تتمحور استراتيجية الاتصال الخاصة بك حول أدواتك. ولكن ما هو الاتصال الداخلي وما هي الأدوات التي يمكنك استخدامها لتحسينه؟

الأدوات التي تسمح للموظفين بالعمل معًا بسهولة وتسمح بالتعاون هي أدوات اتصال داخلية رائعة. إذا لم يتمكن الأشخاص في مؤسستك من العمل معًا بسهولة بسبب القيود المفروضة على الأداة التي لديك ، فعليك التفكير في استبدال هذه الأداة.

هناك العديد من التطبيقات السحابية التي يمكن أن تساعد في جهود الاتصالات الداخلية الخاصة بك سواء كنت تعمل عن بُعد أو تعمل جميعًا تحت سقف واحد. يعد كل من Microsoft Teams و Slack مثاليين للمراسلة ، بينما تساعد Zoom و Skype و Cisco Webex ، من بين آخرين ، في المحادثات والعروض التقديمية وجهًا لوجه عبر الدردشة المرئية.

يمكنك التعاون بعدة طرق باستخدام Microsoft Office 365 أو G Suite بواسطة Google Cloud. وهناك مجموعة كبيرة من التطبيقات للاختيار من بينها للعمل مع الآخرين في الوقت الفعلي على تحرير صفحات الويب ومقاطع الفيديو والعمل مع جهات اتصال العملاء والمزيد.

فيما يتعلق بمساعدة الموظفين في الوصول إلى نفس الصفحة ، والحفاظ على رسالتك مضمنة عبر القوى العاملة لديك ، فإن أدوات الدفاع عن الموظفين مثل GaggleAMP هي طريقة رائعة لتعزيز جهود الاتصالات الداخلية الخاصة بك.

باستخدام قنوات الاتصال الداخلية ، يمكنك إجراء مناقشات ومشاركة المحتوى في حديقة مسورة لا يمكن لأي شخص خارج مؤسستك رؤيتها. ومع ذلك ، إذا كان Gaggle Manager (ما نود أن نسميه مسؤولينا) يحب المحتوى الذي يشاركه الموظف ، فيمكنهم التقاط هذا المنشور واقتراحه على جميع الموظفين أو تحديد مجموعات لمشاركتها خارجيًا على منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بهم.

هذه ميزة كبيرة في استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك. ستتمكن من رؤية المحتوى الذي يعتقد الموظفون أنه يجب على كل شخص في المؤسسة مشاركته. بمرور الوقت ، سيكون لديك فكرة أفضل عن أنواع المحتوى التي يحبها الموظفون ، لذا ستتمكن من اقتراح المنشورات التي يحبونها لجعلهم أكثر نشاطًا على وسائل التواصل الاجتماعي. سيكون لديك أيضًا وقت أسهل بكثير في تنسيق المحتوى حيث سيقترحون المحتوى لك.

ما هو الاتصال الداخلي؟ إنه يستمع إلى الموظفين الآخرين ، ويجذب الجميع إلى نفس الصفحة ، ويتعاون في المبادرات.

التقييم المتكرر

استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك لا تكتمل أبدًا.

ستصل إلى مرحلة تكون فيها سعيدًا بها ، وقد أنجزت ما أردت تحقيقه ، لكن عليك أن تستمر في ذلك. تأكد من أنه يظل جزءًا من جهود التوظيف عبر المؤسسة. تأكد من أنها لا تزال تعمل بشكل جيد في كل قسم وعبر المؤسسة.

تريد التحقق من كيفية عمل هذه المجالات والمزيد بين الحين والآخر. في النهاية ، سترى تحولًا في ثقافتك ، وموقف موظفيك ، والإنتاجية والأرباح من الاتصالات الداخلية.