ما هي المهاتفة السحابية وكيف تعمل؟ (+ 7 فوائد لعملك)

هل تريد أن تجعل تكلفة نظام هاتفك أقل وتفعل المزيد؟ من المحتمل أنك صادفت خدمة الهاتف السحابي، وتريد معرفة ما إذا كان يمكن أن يساعد في حالة الاستخدام المحددة الخاصة بك.

إذا كنت تناقش التحول من خدمة هاتف العمل الحالية لديك إلى الاتصال الهاتفي عبر السحابة، فأنت في المكان الصحيح. في هذا الدليل، نغطي كل ما تحتاج إلى معرفته، بما في ذلك أساسيات الاتصال الهاتفي السحابي، وكيفية عمله، وكيف يفيد أعمالك، وكيفية اختيار مزود خدمة الهاتف السحابي الخاص بك.

دعونا نقفز مباشرة.

ما هي المهاتفة السحابية؟

المهاتفة السحابية هي نظام هاتف يعمل من خلال اتصالك بالإنترنت. يُعرف أيضًا باسم حل PBX المستضاف المستند إلى VoIP. يساعدك على نقل خدمة هاتف عملك إلى السحابة.

تعمل خدمة الهاتف السحابي على تبسيط اتصالات عملك وتنمو مع عملك. سواء كنت تفتح مكاتب جديدة، أو تقوم بتعيين عاملين عن بعد، أو تقوم بتوسيع فرقك الداخلية، فإن الاتصال الهاتفي السحابي سيجعل التوسع سهلاً وفعالاً من حيث التكلفة.

تعد المهاتفة السحابية أحد أنواع الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS). UCaaS هو نموذج اتصالات موحد، مما يعني أنه يجمع أنظمة الاتصالات وأدوات التعاون المختلفة معًا. باستخدام المهاتفة السحابية، لن تتمكن من نقل مكالماتك الهاتفية إلى السحابة فحسب، بل ستتمكن أيضًا من ربطها باجتماعات الفيديو والمراسلة الفورية وإدارة علاقات العملاء والعمليات التجارية في جميع المجالات.

كجزء من منصة UCaaS الخاصة بك، ستعمل الاتصالات الهاتفية السحابية على ربط فرقك بشكل أفضل وتجعل موظفيك أكثر تركيزًا وتفاعلًا ورضا في أدوارهم. في واقع الأمر، خلصت دراسة أجرتها CMBR لصالح Cisco إلى أن ما يقرب من 8 من كل 10 موظفين يتمتعون بمستويات إنتاجية محسنة بسبب إمكانات العمل عن بعد، مثل الدردشة الجماعية ومؤتمرات الفيديو.

كيف تعمل خدمة الاتصال الهاتفي السحابي؟

تعمل المهاتفة السحابية من خلال مزود خدمة VoIP. عند طلب رقم الهاتف الذي تريد الاتصال به، يتولى مزود الخدمة عملية التوجيه. فهو يحول الإشارات الصوتية التناظرية إلى حزم بيانات وينقلها عبر اتصالك بالإنترنت. وبهذه الطريقة يقوم بتوصيل هاتفك بالشخص الذي تتصل به.

من جانبك، يمكنك استبدال ملحقات الهاتف الفردية بهاتف مكتبي يعمل بتقنية VoIP . بدلاً من الاتصال بخط أرضي، يمكنك توصيل هواتفك بشبكتك الحالية. يمكنك أيضًا استخدام هاتف رقمي أو تطبيق مثبت على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي. وفي كلتا الحالتين، أنت تتصل من واجهة حديثة وسهلة الاستخدام وتجري مكالمة في جزء من الثانية.

نظرًا لأن المهاتفة السحابية تعمل في السحابة، يمكنك إدارة نظام هاتف العمل الخاص بك من خلال لوحة معلومات عبر الإنترنت للتحكم الكامل في أرقام الهواتف، وإعادة توجيه المكالمات، وإضافة مستخدمين جدد، والمزيد.

ذات صلة: تكامل الاتصالات الهاتفية بالكمبيوتر: ما هو وفوائده وكيف يعمل

المهاتفة السحابية مقابل PBX التقليدي: ما الفرق؟

بالنسبة لموظفيك، المستخدمين النهائيين لنظام الهاتف الخاص بك، قد لا تبدو الأمور مختلفة كثيرًا بين الهاتف السحابي ونظام PBX التقليدي. عندما ننظر تحت الغطاء، سنجد قصة مختلفة تمامًا.

كما سترون في القسم التالي، فإن الاتصال الهاتفي السحابي يزيل حاجتك إلى المعدات المادية. يمكن لموظفيك التواصل مع بعضهم البعض ومع عملائك باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت. يمكنهم القيام بذلك أينما يمكنهم استخدام اتصال Wi-Fi أو اتصال إنترنت 4G.

من وجهة نظر شركتك، يعد بدء استخدام الاتصال الهاتفي عبر السحابة أمرًا بسيطًا. بدلاً من إجراء عملية معقدة ومكلفة للاتصال بشبكة الهاتف العامة (PSTN) ، كل ما تحتاجه هو موفر خدمة VoIP واتصال واسع النطاق يمكن الاعتماد عليه.

تمثل أنظمة PBX التقليدية تحديًا أكبر بكثير، سواء في بدء تشغيل خدمة الهاتف أو صيانتها. إليكم السبب:

أولاً، هناك تكلفة الإعداد والجهد. يحتاج مزود الهاتف إلى زيارة موقعك وتركيب المعدات الثابتة، وسينتهي بك الأمر بدفع ثمن العمل والمعدات.

يتعين عليك أيضًا الحفاظ على الإعداد الفني لمعدات تبادل الفروع الخاصة (PBX) في موقعك. إذا ارتفعت درجة حرارة شيء ما، أو انكسر، أو أصبح قديمًا، فيجب عليك إصلاحه أو استبداله. إنها ليست مكلفة فحسب، ولكنها تحرم فريقك من إنتاجيتهم وتركيزهم.

إن نظام PBX التقليدي يجعل مكالماتك الهاتفية، وخاصة المكالمات البعيدة المدى، أكثر تكلفة. فهو يوفر ميزات الاتصال الأساسية، والتي يمكن أن تكون مزعجة إذا كنت تريد استخدام ميزات متقدمة مثل الصوت عالي الدقة أو البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني أو تحليلات المكالمات.

إذا كانت شركتك تنمو، فستحتاج إلى فتح مواقع جديدة، أو إضافة المزيد من خطوط الهاتف، أو تقديم خيارات العمل عن بعد. لا يمكن توسيع نطاق أنظمة PBX التقليدية بسهولة لأنها تضيف المزيد من المعدات والصيانة والتكاليف. كما أنها ليست خيارًا مناسبًا للموظفين الذين يسافرون للعمل ويريدون الحفاظ على إنتاجيتهم لأن رقم هاتفهم مرتبط بهاتف مكتب فعلي.

يمكن أن يكون نظام PBX التقليدي خيارًا جيدًا للشركات الصغيرة التي نادرًا ما تتغير احتياجات أعمالها والتي لا تخطط للتوسع. ولكن إذا كنت ترغب في النمو والتأكد من أن إعداد هاتفك لا يبطئك، فسوف تحب المرونة التي يوفرها VoIP.

فوائد الهاتف السحابي

ماذا يعني وجود مشكلة في نظام الهاتف الخاص بك لشركتك؟ من الممكن أن تفقد عميلاً، أو تفوت موعدًا نهائيًا مهمًا، أو تنهي عمل موظف بسبب مشكلة في الاتصال.

ليس من المستغرب. لقد أصبحت الطريقة التي نعمل بها ديناميكية ومتنوعة، ونحن بحاجة إلى التكنولوجيا لمواكبة ذلك.

إذا كنت تريد التأكد من أنك لن تفقد أبدًا عميلاً أو موظفًا أو راحة البال بسبب مشكلات الاتصال، فإليك فوائد الاتصال الهاتفي عبر السحابة التي تريد معرفتها.

1) التنفيذ السريع والسهل

لا يتطلب تنفيذ الاتصالات الهاتفية السحابية أي بنية تحتية في الموقع. وتعني هذه الميزة أنه يمكنك البدء والتشغيل في غضون أيام قليلة، وربما حتى في غضون يوم واحد.

ليس هناك انتظار للفني، ولا تركيب خطوط هاتف، ولا تأخير، ولا توجد عملية طويلة لتوظيف موظف بدوام كامل لتكوين نظام الهاتف الجديد الخاص بك. يعتني مزود خدمة الهاتف السحابي الخاص بك بكل شيء. ستحصل على الفور على أرقام هواتف افتراضية وإمكانية الوصول إلى لوحة التحكم التي تتيح لك إدارة خدمة الهاتف بالكامل.

2) انخفاض تكلفة تشغيل نظام هاتف عملك

هناك العديد من الطرق التي ستوفر لك بها خدمات الهاتف السحابية المال. يمكنك توفير ما يصل إلى 65% من فاتورة هاتفك التقليدي. توفر خدمة الاتصال الهاتفي عبر السحابة أعمالك من عقود الصيانة، ودقائق الاتصال المحدودة، وأرقام الهواتف المحلية والمجانية المقيدة، والدفع مقابل خدمات الرسائل القصيرة المنفصلة للأعمال.

مع المهاتفة السحابية، لا توجد تكاليف صيانة أو فواتير غير متوقعة. وإذا كنت جاهزًا وتريد البدء بأقل تكلفة ممكنة، فيمكنك تخطي شراء هواتف VoIP واستخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة المزودة بسماعات الرأس من خلال تطبيق الهاتف الرقمي.

3) ميزات اتصال قوية وقوية

نحن لا نتحدث فقط عن الميزات التي تبدو جيدة على الورق. تتيح لك ميزات الاتصال المتقدمة التي تأتي مع الاتصال الهاتفي عبر السحابة العمل بذكاء والفعالية والتركيز على المهام المناسبة في الوقت المناسب. يمكنك تجنب المهام اليدوية والمتكررة وزيادة تعاون فريقك ودعم العملاء.

فيما يلي بعض ميزات إدارة المكالمات الأكثر قيمة للاتصالات الهاتفية السحابية:

• الرد الآلي ، والذي يسمح للمتصل بالوصول إلى الفريق المناسب.
• تحويل المكالمات ، الذي يوجه المكالمات الواردة بناءً على معايير محددة مسبقًا.
• الرد الصوتي التفاعلي المتقدم (IVR) ، وهو نهج أكثر تحادثية لخدمة العملاء الآلية.
• تحويل المكالمات ، بحيث يمكنك تحويل المكالمات إلى أي هاتف مكتبي أو هاتف محمول.
• مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة لعقد اجتماعات عن بعد مثمرة.
• أرقام مجانية ، والتي تتيح للعملاء الوصول إليك من الخطوط الأرضية دون رسوم إضافية.
• أرقام محلية ، حتى تتمكن من تأسيس تواجد محلي أينما تريد.
• تسجيل المكالمات بشكل آمن وموثوق، حتى تتمكن من الحفاظ على جودة الخدمة.
• مركز الاتصال ، والذي يتيح لفريق دعم العملاء الخاص بك حل الأسئلة بشكل أسرع.

والأفضل من ذلك أنك ستحصل على هذه الميزات بالإضافة إلى جودة مكالمات الصوت والفيديو عالية الدقة. وهذه فائدة هائلة للفرق البعيدة. لا يوجد شيء أسوأ في الحياة من مكالمة جماعية سيئة الصوت.

ذات صلة: ما هو مركز الاتصال؟ التعريف والميزات والاستخدامات

4) المرونة وقابلية التوسع لنظام الهاتف الخاص بك

سوف تجعل الاتصالات الهاتفية السحابية النمو سلسًا. وبشكل أكثر تحديدًا، سيسمح لك حل VoIP بإضافة المزيد من المستخدمين ببضع نقرات فقط.

باستخدام نظام PBX التقليدي، سيتعين عليك دفع مبلغ إضافي في كل مرة تقوم فيها بتعيين موظف جديد وترغب في تخصيص خط هاتف له. يحتاج هاتفهم المكتبي إلى الأسلاك، الأمر الذي قد يستغرق بعض الوقت لإعداده. سيؤدي نموك دائمًا إلى حدوث تأخيرات وتكاليف إضافية إذا كنت تعتمد على نظام الهاتف الموجود في الموقع.

إن نظام PBX القائم على السحابة ليس قابلاً للتطوير فحسب، بل إنه سهل الإدارة. ليس من الضروري أن تكون خبيرًا في تكنولوجيا المعلومات. على سبيل المثال، إذا زاد حجم مكالماتك بسرعة خلال أوقات العام المزدحمة، فيمكنك بسهولة إضافة الخطوط وإزالتها. سيساعدك هذا في الحفاظ على تجربة العملاء الخاصة بك بفضل النظام المرن الذي يمكنك تخصيصه بسهولة مع تغير احتياجات عملك.

5) زيادة الحركة

تتحول الشركات بشكل متزايد إلى خيارات العمل عن بعد على المدى الطويل. أنظمة الهاتف المستضافة هي الحل الأمثل لهذا الاتجاه.

يمكن لموظفيك الوصول إلى خطوط هاتف الشركة الخاصة بهم أينما كانوا، طالما لديهم اتصال بالإنترنت. لا يقتصر الأمر على الرد على المكالمات الهاتفية فحسب؛ يمكنهم الوصول إلى البريد الصوتي الخاص بهم، وإعداد أو تغيير توجيه المكالمات أثناء التنقل.

تعد الاتصالات الهاتفية السحابية الحل الأمثل للشركات التي تتبنى العمل عن بعد، أو لديها مكاتب فرعية، أو لديها مواقع مكاتب متعددة.

6) تبسيط العمل مع الاتصالات المتكاملة

تساعدك الاتصالات السحابية على تخزين كل جزء من المعلومات والوصول إليها على منصة واحدة.

عند استخدام أنظمة منفصلة لمكالماتك واجتماعاتك، يكون لديك ملاحظات وتفاصيل مهمة في العديد من الأماكن. ملاحظات الكمبيوتر، وجداول البيانات، والملاحظات اللاحقة، والدفاتر، والقائمة تطول. قد يستغرق العثور على التفاعلات السابقة وقتًا طويلاً ويخرج الجميع من تدفقهم.

تعمل المهاتفة السحابية على دمج كل شيء في واجهة مستخدم واحدة. يمكنك استخدامه للتعاون مع الزملاء وإدارة العملاء وتحليل البيانات في الوقت الفعلي وجمع التعليقات والمضي قدمًا بالمشاريع المهمة.

ستجلب سير عمل اتصالات عملك إلى مصدر واحد للحقيقة وتتحرك بكفاءة خلال يومك. لا مزيد من الانقطاعات المحبطة أو إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات المهمة.

7) موثوقية ومرونة فائقة

هل تستطيع أن تكون غير متاح لعملائك؟ في حالة حدوث شيء ما لشبكة الكهرباء، ما هي العواقب على عملك؟ قد تؤدي مشكلة الأسلاك أو ارتفاع درجة الحرارة أو عاصفة صغيرة إلى إحداث ضرر كبير في اتصالاتك وسمعتك.

توفر حلول الاتصالات الهاتفية السحابية ذات السمعة الطيبة وقت تشغيل بنسبة 99.999%، لذا يمكنك الاستمرار في العمل دون أن يتأثر بغض النظر عما يحدث. كما أن لديها تكرارًا مدمجًا؛ في حالة عدم الاستقرار أو مشاكل مماثلة، تظل مكالماتك متصلة بالإنترنت، وسيكون لديك دائمًا نسخة احتياطية يمكنك استخدامها.

ذات صلة: خطة الاستعداد للكوارث في الأعمال – استراتيجية عمل مدير تكنولوجيا المعلومات

كيفية اختيار مزود خدمة الهاتف السحابي

إذا كنت تتطلع إلى الانتقال إلى أحد حلول الاتصالات الهاتفية السحابية، فإليك ما تحتاج إلى أخذه في الاعتبار عند تقييم خياراتك.

جودة الخدمة والموثوقية المؤكدة

وقت التشغيل العالي والموثوقية أمر لا بد منه. يجب أن يوفر موفر خدمة الهاتف السحابي الخاص بك خدمة متكررة مع مراكز بيانات متكررة. الميزات والأسعار الجذابة لا تعد شيئًا إذا لم تعمل هواتفك.

ما وقت التشغيل الذي يقدمه المزود؟ هل يمكنهم التأكد من توفر خدمة الهاتف لديك؟ تحقق من صفحة حالة المزود الخاص بك. بالنسبة إلى Nextiva، يمكنك التحقق من Status.nextiva.com .

من الممكن التوفر العالي باستخدام مراكز البيانات الموجودة بشكل استراتيجي في جميع أنحاء الولايات المتحدة. وجميعها مجهزة بالطاقة غير المنقطعة ولديها اتصالات بشبكة جيجابت من الألياف الضوئية.

يمكنك أيضًا التحقق من مصادر الوسائط الاجتماعية مثل Twitter وFacebook للحصول على صورة غير متحيزة لموثوقية كل مزود. إن البحث عن العلامة التجارية على تويتر باستخدام الرمز "@" قبل اسمها يساعدك على التعمق في جميع الإشارات إلى العلامة التجارية.

علاوة على ذلك، ستحتاج إلى التأكد من أن مزود الخدمة الخاص بك يوفر مراقبة للشبكة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع حتى يمكن وضع علامة على المشكلات وحلها قبل أن تؤثر على عملك.

الامتثال للأمن والصناعة

الخطوة التالية هي التأكد من أن موفر خدمة الهاتف السحابي يلبي معايير الصناعة. فيما يلي بعض الشهادات التي يجب البحث عنها:

• الامتثال HIPAA : خدمات الصوت والفاكس الحيوية لمقدمي خدمات الرعاية الصحية.
• ISO/IEC 20071 : المعيار العالمي للاستجابات للتهديدات الأمنية.
• التوافق مع PCI : التعامل بشكل آمن مع مدفوعات بطاقات الائتمان بثقة.
• امتثال SOC 2 : خطط الاستجابة للحوادث لحماية خصوصيتك وسلامة البيانات.

شيء آخر يجب التحقق منه هو ما إذا كان مزود الخدمة الذي تختاره يضمن تشفير المكالمات. تعني المكالمات المشفرة أنه يمكنك استخدام بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS) وبروتوكول النقل الآمن في الوقت الحقيقي (SRTP) لإنشاء أمان عالي الجودة في كل مكالمة .

الميزات والتكاملات

ما هي احتياجات العمل التي ستلبيها عن طريق إضافة خدمة الاتصال الهاتفي السحابي إلى مجموعة أدواتك؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه ميزات نظام الهاتف وعمليات التكامل.

هل تجري الكثير من المكالمات الصادرة أو تتلقى العديد من المكالمات الواردة؟ هل لديك مواقع عمل متعددة؟ هل عملاؤك في الولايات المتحدة أم على المستوى الدولي؟ هذه بعض الأسئلة العديدة التي يجب مراعاتها عند النظر إلى ميزات الاتصال الهاتفي السحابي. تحدث إلى مقدمي الخدمة المحتملين وتعرف على كيفية تلبية احتياجات عملك.

ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية عمل نظام الهاتف الجديد مع الإجراءات الروتينية وسير العمل الحالية لموظفيك.

هل تحتاج إلى نظام الهاتف الخاص بك للتكامل مع برنامج إدارة المشروع الخاص بك؟ ماذا عن إدارة علاقات العملاء الخاصة بك؟ ما مدى سهولة تنفيذ وصيانة تكوين نظام هاتفك؟ مرة أخرى، هذه هي الأسئلة التي يجب التفكير فيها عند البحث عن مقدمي الخدمة المحتملين.

التكلفة الحقيقية للملكية

غالبًا ما يبدو التسعير رائعًا على الورق. وبعد ذلك، عند بدء استخدام الخدمة، تحصل على فاتورة غير متوقعة وغير مريحة لا تبدو كما رأيتها عند الاشتراك.

ابحث عن أسعار شفافة تحدد كل ما هو مدرج في الأسعار وأي شيء ستحتاج إلى دفع مبلغ إضافي مقابله. تأكيد تفاصيل التسعير مثل:

• عدد المستخدمين الذين سيكون لديك في خطتك.
• خطط سداد (وخصومات) شهرية أو سنوية، إن وجدت.
• هل هناك أي معدات مطلوبة لكي تعمل الخدمة بشكل صحيح؟
• المرونة في تغيير الخطط مع تغير احتياجاتك.
• تكاليف المكالمات الواردة والصادرة (على الأرقام المحلية والمجانية).
• تمت إضافة الميزات الاختيارية حسب الطلب.
• الضرائب الإلزامية والرسوم الإضافية والرسوم الأخرى.

تأكد من أن الأسعار التي تراجعها لا تترك أي جهد دون أن تقلبه. توفر صفحة التسعير الخاصة بنا شفافية كاملة بشأن ما هو مدرج وغير مدرج في كل خيار من خيارات خدمة الهاتف.

دعم العملاء سريع وفعال

أخيرًا، تأكد من أن فريق خدمة العملاء التابع لمزود الخدمة الخاص بك يمكنه مساعدتك عندما تحتاج إليه.

ابحث في خيارات الدعم الخاصة بهم. هل هي متاحة في الدردشة المباشرة؟ هل يمكنك الاتصال بهم؟ هل تحتاج إلى الانتظار لمدة 24 ساعة أو أكثر حتى تحصل على رد عبر البريد الإلكتروني؟

ثم فكر في الإجابات التي تحصل عليها لأسئلتك. هل تأخذ في الاعتبار موقفك المحدد، أم أنها عامة؟ هل يأخذ مندوب الدعم وقته لفهم المشكلة؟ هل من السهل طرح أسئلة المتابعة؟

يمكنك اختبار دعم عملاء مقدم الخدمة من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية، ولكن يمكنك أيضًا الحصول على فكرة قوية من خلال التواصل مع العملاء المحتملين أيضًا. سيعطيك هذا فكرة قوية عن الكيفية التي يمكن لمزود الخدمة الخاص بك من خلالها مساعدتك على النمو وتحسين نظام الاتصال الخاص بك بالكامل لعدة أشهر وسنوات قادمة.

انقل نظام هاتفك إلى الاتصال الهاتفي السحابي

ستعمل الاتصالات الهاتفية السحابية على تقليل تكاليف الاتصال لديك وتعزيز الإنتاجية وزيادة مرونتك. كما أنه بمثابة مصدر واحد للحقيقة للاتصالات التجارية.

سوف تحصل على أكبر قدر من الفوائد إذا اخترت مزود خدمات هاتفية سحابية موثوقًا تم اختباره في المعركة. تبلغ تكلفة خدمة الاتصال الهاتفي السحابي من Nextiva ما يصل إلى 19.95 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا مقابل الميزات التي من شأنها تحسين عملك بالكامل.

لا تأخذ كلمتنا على محمل الجد؛ تقييمات Nextiva تتحدث عن نفسها! إذا كنت تبحث عن نظام هاتف جديد، فلا تبحث أكثر.